1、会议策划与管理教案使用教材：郑建瑜 主编南开大学出版社出版发行 2008 年 4 月第一版第一章 会议业概述第一节 会议业概述一、 会议的起源二、 会议业产生的基础三、 会议业的价值1. 直接收益（1） 场租收益（2） 城市交通（3） 航空运输（4） 城市建设2. 间接收益（1） 服务业（2） 饭店业（3） 餐饮业（4） 旅游业（5） 零售业和手工业（6） 通信业四、 世界会议业概述1. 国际协会联盟（UIA）会议部统计标准（1） 出席人士至少 300 人；（2） 代表国籍至少 5 国；（3） 外国人出席人数至少占 40%；（4） 会议期至少 3 天。五、 我国会议业概述1 我国会议业发展历史
2、（1）20 世纪 5070 年代花钱开会为了国际形象（2）20 世纪 80 年代会议产生初露端倪（3）20 世纪 90 年代以后国际会议成为一景2.我国会议业发展前景3.我国会议业的不足（1）基础薄弱（2）行业自律和规范机制尚未形成（3）发展思路单一（4）人才缺乏4.加快我国会议业发展的对策（1）培育优秀市场主体。（2）加快市场开发步伐。（3）提高会议产业效益。（4）拓展衍生产品市场。（5）树立品牌意识。六、国内外知名会议模式概览1.达沃斯论坛2.财富全球论坛3.商业周刊CEO 论坛4.博鳌亚洲论坛第二节 会议及其要素一、会议的定义1.会议是一种群体性的活动2.会议是一种围绕特定目标而开展的活
3、动3.会议是一种组织有序的活动4.会议是一种以口头交流为主要方式、以书面交流和声像交流以及其他交流手段为辅助方式的活动二、会议的构成要素1.主办者（1）由相关领导机关主办（2）由会议的发起者主办（3）轮流主办（4）通过一定的申办程序确定2.承办者3.与会者（1）正式成员（2）特邀成员（3）列席成员（4）旁听成员4.会议议题（1）为会议的目标服务（2）会议发言应围绕的核心5.会议的结果6.会议的时间7.会议的地点8.会议的方式第三节 会议举办条件 一、稳定的社会环境、活跃的政治活动和繁荣发展的经济；二、健全和高效的金融、货运、保险、房地产业等为会展业配套的产业活动；三、优越的地理位置；四、独特的
4、自然及人文旅游景观；五、方便快捷的对外对内交通；六、现代化的通信设施；七、充足的、能满足会议业需求的、结构合理的、多层次的饭店和餐厅，以及这些服务机构所提供的价格合理的优质服务；八、政府倾向性的政策；九、开放的文化环境和深入的会议研究；十、先进的会议中心；十一、会议业所需要的、高素质的人力资源；十二、发展会议业所需要的科技水平。第四节 会议的功能与作用一、会议的功能1.地位象征2.科学决策3.发扬民主（1）起着上下沟通的作用。（2）确保现代民主制度中的集体领导原则得以实现。（3）使人民群众的民主权力成为现实。4.产生权威5.信息沟通6.联络感情二、会议的作用1.会议显示组织的存在2.会议是群体
5、沟通的方式3.会议是一个集思广益的渠道4.会议能使人得到各方面的信息第二章 会议类型及特点第一节 会议类型一、按会议性质划分1.法定性会议2.非法定性会议二、按会议规模划分三、按与会者来自或代表的地域范围划分1.国际性会议2.全国性会议3.区域性会议4.单位性会议四、按会议举办单位划分1.公司类会议2.协会类会议3.其他组织会议五、按会议内容和方式划分1.年会2.专业会议3.代表会议4.论坛5.座谈会6.讲座7.研讨会、专家讨论会、谈论会8.专题讨论会9.培训会议10.奖励会议11.其他特殊会议六、按会议特征划分1.商务型会议2.度假型会议3.展销会议4.专业学术会议5.政治性会议6.文化交流
6、会议7.培训会议七、按会议的职权和功能划分1.法定代表性会议2.领导办公型会议3.专题工作性会议4.审批鉴定性会议5.咨询论证性会议6.学术讨论性会议7.传达布置性会议8.总结交流性会议9.宣传教育性会议10.沟通协调性会议11.调查听证性会议12.庆祝表彰性会议13.纪念追调性会议14.谈判商洽性会议15.信息发布性会议16.交友联谊性会议17.典礼仪式性会议八、新型和新颖会议类型1.玻璃鱼缸式会议2.辩论会3.角色扮演4.网络会议第二节 各类会议特点一、公司会议的特点1.时间周期2.前期准备时间3.地理位置4.选择的饭店类型5.出席情况6.会议期限7.展览8.会议厅要求9.会议策划和决策1
7、0.会议的多次预定11.一次会议、一张支票12.公司业务会带来其他业务13.不易收集背景资料二、协会会议的特点1.时间和周期2.选择会址的地理模式和其他因素3.前期时间4.选择饭店的类型5.出席是自愿的6.会议期限7.价格8.容易收集背景资料9.与会者费用10.需要当地分会的邀请三、其他类型会议的特点1.法定性代表大会（1）会议的代表按法定程序或组织程序产生（2）会议代表享有法定权利（3）会议的内容和形式具有法定性或组织规定性（4）有相对固定的会期（5）出席会议的代表必须达到规定人数（6）会议的结果具有法定的效力或组织约束力2.听证会（1）法定性（2）广泛性（3）公开性3.办公会议（1）实行首
8、长负责制（2）周期性短（3）以程序性决策为主4.报告会（1）主题突出 （2）规模较大5.学术研讨会（1）研讨的领域广泛（2）会议主体是专家、学者（3）规模适中（4）提倡学术民主和学术自由6.新闻发布会（1）会议内容具有新闻性、（2）会议的目的具有公关性（3）会议形式的多样性（4）发布对象的广泛性7.座谈会（1）功能广泛（2）规模较小（3）气氛轻松8.现代化远程会议（1）科技含量高（2）超越传统会议的时间和空间观（3）实现会议的无纸化第三节 世博会一、世博会概述1.世博会的起源2.世博会的分类3.举办世博会的意义和作用4.世博会的举办宗旨、内容及形式5.历届世博会6.国际展览局二、2010 上海
9、世博会第三章 会议的组织者和审批程序第一节 会议举办机构一、公司1.管理会议2.区域销售会议3.新产品介绍会议4.全国销售会议5.培训研讨会6.奖励旅行7.专业技术会议8.股东会议9.其他会议二、协会（1）行业协会；（2）专业和科学协会；（3）退伍军人和军事协会；（4）教育协会；（5）技术协会。三、非营利组织1.会议举办者2.会议承办者3.会议协办者4.会议赞助者第二节 会议的组织机构1.会议组织委员会的机构（1）会议秘书机构（2）会议宣传公关机构（3）会议文书机构（4）会议保卫机构（5）会议后勤机构2.会议组织委员会成员构成（1）会议策划人员（2）会议管理人员（3）会议服务人员第三节 会议组
10、织者的主要职责1.确定会议目标（1）认同和理解会议的目标。（2）收集有关的信息和所需的资料。（3）分析、核实会议程序中包括的内容。（4）判断会议中需要和制定的相应目标。（5）会议执行过程中进行目标修正。（6）根据会议活动综合要素决策并删除不必要的环节。（7）编制最佳会议策划。2.策划会议程序（1）招聘、选择、培训职员。（2）策划程序。（3）制定会议的资金来源计划。（4）执行与职员管理相关的职能。（5）为达到目标制定计划。（6）分析与会者如何运用会议知识解决实际问题。（7）协调、调解使得与会者能有效实现会议目标。3.收集会议信息（1）收集、分析会议所需信息。（2）将信息分类。（3）综合信息。（4
11、）测试信息的真实性。（5）传播信息。（6）保证信息畅通和易于理解：使会议工作人员易于理解； 1建立相互之间的信息关系； 2如实反映关于会议策划中的问题； 3保证职员牢记、并完全理解目标； 4明确其他人的责任； 5使信息交流渠道畅通。 64.会议公关宣传（1）会议宣传报道。（2）协调会议组织内部关系。（3）做好对外的公关工作。5.解决会议过程中的问题（1）协助管理检查组织工作中的问题。（2）协助管理检查和解决会议中出现的问题。（3）协助反馈会议结束后短期和长期会议效果。（4）与管理者考察会议进行情况。（5）根据会议组织要求，指导和完善会议策划。（6）收集合适的材料来补充策划。（7）为管理人员在评
12、估会议时提供咨询或重新设计程序。（8）和管理者分析工作步骤，促进问题的解决，强化会议的成果。6.会议内部服务（1）直接为会议组织提供咨询：（2）对会议组织提供间接咨询（顾问）：第四节 PCO 和 DMC一、PCO1.PCO 的定义2.PCO 的工作（1）会议的促销宣传、新闻报道工作；（2）各种印刷品的制作安排；（3）会议地点和会议场所的选择；（4）会议住宿（宾馆）的安排；（5）会议餐饮的安排；（6）会议于先注册和现场注册工作；（7）会议财务管理工作，包括会议预算、会议资金筹措、会议成本控制、会议现金管理等；（8）会议临时员工的招聘和培训、管理工作；（9）会议翻译（口译和笔译）人员的安排；（10
13、）会议技术设备和人员的安排；（11）会议社会活动、学术访问活动的安排；（12）会议旅行、游览等活动的安排；（13）会议附设展览活动的安排（包括国际会议国外参展的展品报关等） ；（14）帮助有关机构进行国际会议的申报、申办；（15）与海关协调参加国际会议的国外代表入境签证事宜；（16）协调、处理与当地政府机构包括公安、消防和海关等部门的关系。3.PCO 的收费方式（1）包价式（2）基本费+ 与会者人头费（3）与会者人头费（4）按小时收费二、DMC第五节 会议审批程序一、会议审批制度（1）限定会议种类；（2）限定会议次数；（3）限定会期；（4）限定会议地点；（5）限定会议规模；（6）限定参会领导及
14、邀请领导参会联系方式；（7）限定会议经费；（8）会务人员；（9）会议伙食标准；（10）会议住宿标准。二、会议审批程序1.会议主办单位写具会议申请表 、 会议经费预算表 ；全局性会议报上级办公部门审核，部门内部会议（非全局性）报本级办公部门审核。2.办公部门认真审核、确定参会领导。3.办公部门对会议经费预算表进行认真审核、核准。4.依据对会议经费预算表的审查结果，以及主要领导和相关领导的意见，对会议审报表签署意见。5.分管会议审批工作的领导签字。6.依照会议审批领导签署的意见，财务部门按照核准的经费指标，集中支付，统一结算，实报实销，结余归财政。第四章 会议的策划第一节 会议策划的概念与方法一、
15、会议策划的概念1策划的概念与特点（1）策划是一项具有明确目标性的活动。（2）策划是具有多重选择的活动。（3）策划是一项具有风险性的活动。（4）策划是一项理性的活动。（5）策划是创意性的活动。2.会议策划的概念二、会议策划的方法1.头脑风暴法（1）头脑风暴法的特点（2）头脑风暴法的原则互不批判原则。 1自由奔放原则； 2数量最大化原则。 3借题发挥原则。 4（3）头脑风暴法的实施程序会前准备。 1第一， 确定会议主题。第二， 选择主持人。第三， 组成专家小组。第四， 确定会议时间。会议召开。 2第一， 会议开始。第二， 自由发言。第三， 随时公布方案。第四， 适时宣布休会。加工处理。 3（4）头
16、脑风暴法的完善（反向头脑风暴法）2.KJ 法（1）先从团体创意中收集各类意见，再将每一个意见写于名片大小的卡片上，而后将卡片如扑克牌般地排列在大桌上。（2）将创意有相似处的卡片聚成一处，则桌面上会形成一个个卡片的小集合。（3）以简洁的文字，浓缩每一堆卡片的意义，在每一堆卡片的最上面，放上一张一一行字代表其内容的卡片。（4）将数张一行字的卡片，按其相似处编成中集合，再把中集合编成大集合。（5）编完大集合后，把这些大集合中方的小卡片，在大张的纸上展开做成相关图或是构照图，而后再贴上各自所属的卡片，形成各个体系的体系图。3.纸牌法4.策划树法第二节 会议策划的原则与内容一、会议策划的原则1.目的性原
17、则2.利益主导原则3.整体规划原则4.客观现实原则5.可操作性原则6.周密性原则7.整合原则8.规范性原则二、会议策划的内容1.会议目标和任务的策划（1）会议目标和任务的含义及作用制约会议的议题和议程 1决定会议的性质 2影响会议的方式 3引导会议的结果 4（2）会议目标和任务策划要注意的问题提出的目标和任务要切实。 1处理好目标层次之间关系 2a 处理好总目标与具体目标的关系b 处理好主要目标和次要目标的关系2.会议议题的策划服务于会议目标和任务 1高效 2a 凡拟提交会议讨论的议题必须是必要的并且是需要立即讨论的，避免让那些没有必要性的问题分散精力和占用会议时间。b 一次会议的议题要适量，
18、避免因议题过多导致会议时间冗长，会议效率下降。c 分清议题的主次轻重，明确中心议题或主要议题，以保证与会者能够把主要精力集中于最重要和最需要认真思考的问题上。d 准备一定要充分。e 相关的议题集中或归并讨论，避免或最大限度地减少重复讨论。准确 3a 议题的表述要清楚准确，避免含混或产生歧义。b 议题的内容必须与会议的权限相符，不能超出会议的职权范围。（2）议题的形式书面形式 1a 议案b 议程表c 提纲口头形式 2（3）议题的提出、汇总与审查提案权与提案义务 1议题提出时间 2a 会前提出b 截止时间提出c 临时提出议题的汇总 3议题的审查 4a 该议题及可能作出的决定是否符合组织的管理目标并
19、属于会议的职权范围；b 该议题理由是否充分，相关材料是否可靠；c 该议题的时机是否成熟，是否必须在本次会议上讨论；d 该议题提出的程序是否符合有关规定。（4）议题的决定和处理议题的决定 1议题的处理 2a 撤题b 转题c 缓题d 协调（5）其他应当注意的事项思想上高度重视议题的安排 1处理好主题与一般性议题的关系 22. 会议性质、与会人员、规模与方式的策划（1）会议性质的策划会议的职权 1会议的功能 2（2）与会人员的确定确定与会人员的几种程序 1a 领导确定b 规则确定c 磋商确定d 选举确定确定与会人员必须注意的问题 2a 合法性b 必要性c 明确性d 代表性（3）会议规模的策划 效果
20、1效率 2场地 3成本 4（4）会议方式的策划会场的座位格局 1会议气氛的渲染手段 2会议的技术手段 34.会议时间与地点的策划（1）会议时间的策划策划会议时间应当把握的几条原则 1a. 时机原则b. 需要原则c. 成本和效率原则d. 协调原则e. 合法合规原则策划会议时间需要注意的几个问题 2a. 会议的主要领导人、嘉宾、演讲者是否能在这一时间参加会议。b. 学术性议、招标性会议、论证会、听证会等，与会者是否有足够的事件准备提交相关文件或发言材料c. 会议的各项组织和准备工作是否能够完成d. 会议的具体日期一定要考虑周到。（2）会议地点的策划选择会议地点的意义 1a. 良好的政治影响和经济效
21、果b. 突出会议的主题c. 营造良好的会议气氛策划会议地点应当综合考虑的几个具体问题 2a. 地点b. 历史c. 服务设施d. 公共区域及施e. 费用f. 景点g. 安全5.会议名称的策划（1）会议名称的作用（2）策划会议名称的基本方法揭示会议主题特征 1揭示会议主办者特征 2揭示会议功能特征 3揭示与会者身份特征 4揭示会议出席范围特征 5揭示会议时间和届次特征 6揭示会议地点特征 7揭示会议方式特征 8（3）策划会议名称的注意事项正式场合、正式文件、会议记录应当用会议全称，以示庄重。 1会议简报、宣传报道可以使用简称，但必须是规范化、习惯 2性简称。第三节 会议策划书的制定一、会议策划书的
22、种类1.代表会议策划书2.工作会议策划书3.表彰奖励性会议策划书二、会议策划书的一般内容1.会议的目标、指导思想和会议名称2.会议的议题、议程和日程安排3.准备邀请的有关领导、贵宾；出席和列席会议的人员；会议的规模。4.会议的起讫时间、报到时间。5会场的地址、规格及布置要求。6.拟设立的会议组织机构。7.会议的方式和技术手段。8.会议的后勤保障措施以及辅助活动的安排。9.会议的宣传方式。10.会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。11.其他应当说明的事项。三、会议策划书的特点1.预测性2.程序性3.请示性四、会议策划书的格式1.标题2.主送机关3.正文4.落款五、会议策划书案例第四节 会议策
23、划应注意的问题一、会议事前信息的收集及策划人员的选择二、明确开会的目的与必要性1.会议目标必须用书面方式列明2.会议目标必须切合实际3.会议目标必须具体且可以衡量三、合适的与会者的选择1.对实现会议目标有潜在贡献的人2.能够因参加会议而得到好处的人四、会议日程的安排要秉承全面、具体、轻松、紧凑的要求1.编排会议日程2.根据议程的具体内容、要求，合理安排日程。3.大会日程的编排要明确具体，一目了然。五、会议的营销与宣传六、会议策划中突发事件与风险的策划与管理1.及早动手2.全面考虑3.订出落实的时间表4.借助它山之石第五章 会议策划方案的实施要点第一节 会议工作的内容及流程一、会前准备1.会议策
24、划（1）会议策划委员会制定目标 1确定人选 2具体运作 3（2）策划方案谁（Who ） 1什么（What） 2何时（When） 3何地（Where） 4为何（Why ） 5如何（How） 62.会议选址（1）会议地点类型：酒店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部的会议地点（2）会议地点的选择：距离和交通情况、举办会议的历史、住宿、费用、安全、会议地点的服务设施、会议地点附近的景点3.制定营销方案（1）受众(2)宣传材料（3）邮寄（4）广告4.预算制定二、实施会议1.编制会场手册2.设立信息中心3.建立指导委员会4.促进会议日常交流三、总结和评估1.会议总结和评估2.做好
25、客户回访工作3.召开总结表彰会，感谢相关人员第二节 会议工作范围狭义：1.提供信息和建议，为会议领导者确定会议目标和议题其参谋作用。2.根据会议领导者确定的议题、时间和形式，制定会议的议程、日程以及程序的草案，呈请领导审批。3.根据会议领导的要求拟写会议的报告、讲话、最后文件的草案，审查与会单位和与会人员提交的会议发言材料。4.根据会议的要求安排会议场地并布置会场。5.做好会议活动的接待工作。6.做好会议的各项记录。7.做好会议对内和对外的宣传联络工作。8.做好会议精神的传达和反馈工作。9处理好代表的提案。10.总结会议工作的经验教训。11.收集会议文件，做好立卷归档工作。12.注意搞好会议活
26、动的综合协调，及时处理好各种突发性事件，保证会议顺利进行和圆满结束。广义：1.关于会议产品要素的工作。2.会议的申办与竞标活动。3.会议的现场事务管理。4.会议的财务管理。5.会议附设展览的运作。6.会议评估与会后工作。第三节 会议工作分工1. 文件组2. 组织组3. 联络组4. 提案组5. 宣传组6. 简报组7. 会务组8. 保卫组第六章 会议的事件节点控制第一节 会议议程 一、 会议议程的含义二、 会议议程确定原则1. 一定要按照议题的轻重缓急编排出来会议的遗产2. 每一个议题应预估所需的时间并明确地标示出来3. 事先通知与会者，以使其做好准备三、 安排议程的顺序1. 先主后次2. 先次后
27、主3. 由报告，到审议，再到表决4. 由总结，到表彰，再到交流四、 会议议程的书面结构1. 标题2. 题注3. 正文五、 会议议程的内容1. 开场2. 基本情况介绍3. 自由发言讨论问题4. 结论5. 会议结束第二节 会议日程一、 会议日程的含义二、 会议日程安排要求三、 会议日程编排要点四、 会议日程的书面结构1. 标题2. 正文（1） 表格式（2） 日期式（3） 条款第三节 会议程序一、 会议程序的含义二、 会议程序的书面结构1. 标题2. 题注3. 正文（1） 序号式（2） 时间序列式4. 落款三、 会议议程、日程和程序的联系与区别第四节 有效控制会议进程一、 控制会议进程的必要性二、
28、控制会议进程的方法1. 为会议规定节奏2. 为会议创造节奏3. 灵活和合理地调整会议节奏4. 控制发言时间5. 在会中尽量减少与议题无关的争辩与讨论6. 可以采取有声互动法和无声互动法控制会议进程（1） 有声互动法（2） 无声互动法第七章 会议的文秘服务第一节 会议文秘服务内容一、 会议文秘服务特点1. 服务性2. 被动性3. 事务性4. 综合性5. 时间性二、 会议文秘服务的工作内容1. 确认时间、地点、日期2. 确认与会人员3. 发送会议通知4. 编组5. 设备准备和调试6. 会场布置7. 接待与会者8. 讲话（1） 预备好要演讲的主要内容，可以草拟一个讲话提纲，也可以将提纲卸载卡片上。（
29、2） 阳江所用的资料一定要进过调查，确保与事实相符。（3） 在镜子面前练习，注重练习自己的面部表情、形体姿态及手势的表达。（4） 站姿挺直，神态自然，眼睛要始终注视着下面的听众，以示尊重。（5） 主题明确，证据充分，举例生动。（6） 语言通俗易懂，语言标准，语调有变化，声音洪亮。（7） 对演讲的时间进行合理安排，并在规定的时间内完成演讲。（8） 在适当的地方停顿一下，以使大家能跟上你的思路，理解所讲的内容。（9） 要有一个良好的精神状态，准备充分。第二节 拟发会议通知一、 会议通知的作用1. 传递会议信息2. 收集信息3. 反馈信息4. 履行相关义务二、 会议通知的种类1. 按通知的形式分2. 按通知的性质分3. 按通知的名称分：会议通知、邀请信、请柬、海报、公告三、 会议通知的内容1. 会议名称2. 主办者3. 会议的内容4. 参加对象5. 会议的时间6. 会议的地点7. 其他事项8. 联络信息四、 会议通知的结构五、 会议通知的形式1. 口头通知2. 电话（传真通知）
