1、Ch2 資訊系統文件製作,學習目標,閱讀與評估資料流程圖。 閱讀與評估系統流程圖。 根據文字敘述製作資料流程圖。 根據文字敘述製作系統流程圖。,針對AIS輪軸上的流程製作系統文件,製作程序文件是會計工作的重要技能 資料流程圖係用來描述一個企業流程的作業活動、資料儲存點、以及資料流動 另一方面，系統流程圖呈現管理、作業、資訊系統、以及企業流程所包含之程序控制的整體圖像,圖2.1 資料流程圖符號,圖2.2 背景圖,實體性 DFD,實體性資料流程圖(physical data flow diagram)以圖形描述系統的內部和外部個體以及流入與流出這些個體的資料。 實體性DFD描述系統程序由誰、在何處
2、、以何種方式加以執行。 實體DFD並沒有告訴我們執行了什麼。 在下一個投影片中，我們看到現金被送往何處與如何紀錄收現的資料（也就是，在收銀機紙帶上），但是我們無法確切得知銷售人員做了些什麼。,圖2.3 實體性資料流程圖,邏輯性 DFD,邏輯性資料流程圖以圖形描述系統的程序（以氣泡顯示）、資料儲存點、以及流入與流出程序和資料儲存點的資料。 我們使用邏輯性DFD記錄資訊系統，因為它們可以描述一個系統的邏輯本質；亦即它描述系統執行哪些工作，但不說明是由誰、在什麼時候、以何種方式執行這些工作。 邏輯性DFD的優點（相對於實體性DFD而言）是，我們能專注於系統所執行的功能。 因此，邏輯性DFD描述系統的
3、作業活動，而實體DFD則顯示系統的基礎結構。 我們需要使用這兩種圖，才能完全瞭解一個系統。,圖2.4 邏輯性資料流程圖(第0階圖),平衡的DFDs,下一章投影片顯示一個平衡的資料流程圖。 當上下階層的DFD，其外部資料流對等時，此種DFD即為平衡的 DFDs 。 DFD (a) 是一個背景圖， (b) 則是將其擴展而成的 第0 階邏輯性 DFD. DFD (c), (d) and (e) 則是第0 階邏輯性 DFD的進一步擴展, 依此類推。,圖2.5 一組平衡的DFD,圖2.6 系統流程圖符號,通用的系統流程圖作圖常式,下面的幾張投影片顯示幾個用來描述處理程序的系統流程圖常式。 請特別注意各個
4、欄位如何建立，以利於顯示各個資料處理單位的作業活動流程。,使用鍵盤將文件資料輸入電腦、 編校並記錄輸入資料,使用者查詢電腦,更新循序資料檔案,計算並隨後人工比對批次控制總數,鍵入資料與鍵入驗證,使用掃描器將文件輸入電腦,使用掃瞄與人工鍵入方式輸入文件資料,繪製資料流程圖,仔細閱讀文字敘述- 對各行與各節加以編號。 製作個體與活動列表。 繪製背景圖- 應用 DFD 繪製準則。,DFD 繪製準則,1.將任何執行一種或多種資訊處理活動的個體包括在系統背景（圓圈）之內。 2.一開始時，在背景圖、實體性DFD、和階層0邏輯性DFD上，僅包括正常處理程序，暫時不包括例外程序或錯誤處理程序。 3.將文字敘述
5、中所提及的活動與個體包含在系統文件記錄，既不能少也不能多。 4.當多個個體的運作性質相同時，僅以一個方框代表全體。,圖2.9 Causeway背景圖,DFD 繪製準則 (續）,5.為了清處起見，對進出檔案的每一個流動全都畫出一個資料流。為了驗證圖中已包含了所有必要的活動，將每個流動標記產生該流動的活動編號，或者以文字加以說明。（例如，“查詢應收帳款主檔資料”）。 6.如果一個資料儲存點在邏輯上有其必要（也就是，由於程序之間的延遲），無論文字敘述中是否提到，都要將其包括在圖中。,圖2.10 Causeway公司實體性DFD,DFD 繪製準則 (續）,7.如果某些活動連續在同一地點執行，就可以將它
6、們歸為同組。例如，活動2和3係由收發室人員在收到支付款項時連續執行。 8.如果某些活動連續在不同地點執行，也可以將它們歸為同組。例如，出納在電腦印出存款單後（活動13），立即執行活動14。 9.將看起來具有邏輯相關的活動歸為同組。 10.為了使DFD容易閱讀，使用五至七個圓圈。,圖2.11 Causeway公司邏輯性資料流程圖,DFD 繪製準則 (續）,11.只有當某個體執行作業功能（例如儲存貨物、從貨架上檢取貨物、包裝貨物）時，資料流才可以流向一個作業個體方框。如果作業個體執行資訊處理活動，資料流應當進入個體氣泡（圓圈）。 12.在一個實體性DFD上，由電腦檔案讀取資料與將資料寫入電腦之間，
7、必須經過一個電腦圓圈。 13.在一個邏輯性DFD上，資料流不能從編號較高的氣泡流向編號較低的圓圈。,圖2.12 Causeway公司現金收入系統流程圖,系統流程圖繪製準則,1.將流程圖分成數欄。每一欄供一個內部或外部個體使用。標記每一個欄位。 2.流程圖欄位的佈置應使流程圖所包括的活動從左向右流動，但是各欄應選擇適當的位置，以使用最少的交叉線和連結符號。,系統流程圖繪製準則（續）,3.流程圖邏輯應當自上而下、自左而右。為了清晰起見，應對所有流程線加上箭頭。 4.儘量將整個流程圖維持在一頁之中。如果做不到，可以使用多頁，並且使用非同頁連接符號將這些圖頁連結起來。,系統流程圖繪製準則（續）,5.個
8、別欄位內部，在兩個書面文件之間，至少必須有一個人工作業程序、鍵入操作、或是資料儲存點。也就是，不要直接連結同一欄中的文件。 6.當一個書面文件流跨部門界線（也就是從一欄流到另一欄）時，應該在流程線的兩端都顯示一個文件符號，除非連接距離短到不至於混淆不清。,系統流程圖繪製準則（續）,7.電腦設施所列印的文件或報表，應當先在電腦設施欄中繪出，然後再顯示它們被送往目標部門。 8.由中央電腦設施利用其他部門（例如，倉儲或運送部門）的設備所列印的文件或報告，不應顯示在電腦設施的欄位之中。,系統流程圖繪製準則（續）,9.組織部門使用個人電腦或電子收銀機執行交易處理時，應該將該項活動顯示於該部門欄位或緊鄰的
9、其他欄位中，不應將其顯示於電腦設施欄位。 10.數個連續的處理步驟（無論是電腦化的還是人工作業），如果它們之間沒有任何延遲（並為同一輸入的結果），則可以將其顯示為一個程序或一連串程序。,11.當由電腦檔案讀取資料或將資料寫入電腦檔案時，均必須使用電腦處理的矩形符號。 12.不需使用人工程序來顯示文件的發送。發送應當可以由文件本身的移動明顯看出。 13.不需要使用一個人工程序來顯示對文件建檔，只需要顯示文件被歸入檔案。,系統流程圖繪製準則（續）,Causeway公司的系統流程圖,下一投影片顯示Causeway 公司的系統流程圖。 這個流程圖並未包含一個企業整體資料庫。,圖2.12 Causeway公司現金收入系統流程圖,繪製企業整體系統之系統文件,由一個以個別檔案為基礎的系統轉為企業整體資料庫時，對系統流程圖會產生下列改變： 一個企業整體資料庫取代了所有的交易檔與主檔。 視系統建置的情況，其他的流動也可能發生改變。,Causeway 公司的系統流程圖,下一投影片顯示Causeway 公司的系統流程圖。 這個流程圖包含一個企業整體資料庫。,圖2.13 Causeway公司企業整合資料庫系統流程圖,
