1、1,WRITING,写 作,第八章,2,内容结构：, 报告的写作 商务信函（中文、英文）的写作 调查问卷的设计 其他商务文书的写作,3,一、报告的写作,报告是一种搜集研究事实的人由于某种目的而要求提交报告的人之间的信息或建议的交流形式。,4,1.报告的常见类型,开题报告 中期报告 工程报告 财务报告 营销报告 事故报告调研报告 计划报告 评估报告 可行性报告 工作报告 口头报告,5,2、成功报告的必备条件,报告内容统一，只涉及一个主题报告内容应该完整所提供的信息准确应按照一定的逻辑顺序、有层次地描述主题内容内容表述清楚报告以简单、精练的风格写作报告对于所有可能的读者来说都应是易于了解的,6,3
2、、报告的基本结构,（1）内容简介要素：主题，报告目的（相关背景信息），获取信息的方式，简单总结结论、事实和建议，报告结构要求：清晰、简单 正确地吸引读者注意力 与后面内容协调,7,（2）正文部分,调查性质使用方法的详细解释整个程序结果分析,8,（3）最后部分,结论建议附录实例分析：CNNIC提供的中国互联网市场调查报告（网址：),9,4、报告的格式,带有公司名称地址的信头 尊敬的刘总经理： 根据您的指示，我前往冷港工业园调查我公司是否可以在该区择址建一个工厂，现在我非常高兴地提交我的初步报告。 该工业园区是专门用于建立企业的，位于 尽管存在这些问题，冷港工业园区的厂址在其他方面都非常符合公司的
3、要求，我觉得公司应该接受这一地点，并马上开始动工。 此致！ 发展部经理 2004年12月25日,简介部分（授权调查范围及过程，主题）,正文部分（事实）,最后部分（结论与建议）,信函式报告,10,带有公司名称地址的信头 关于新厂址的建议报告1、授权调查范围 按照刘总的指示，调查在冷港工业园区择址建一个新工厂的可能性，并提出合适的建议。2、过程 报告在参观冷港工业园区，分别与3、冷港工业园区 3.1地点和设施 4.结论 5.建议 签字：发展部经理 2004年12月25日,纲要式报告,11,5、长篇正式报告的要素,（a）前页 1.扉页（见下例） 2.授权（授权调查范围、区域、目标） 3.目录 4.附
4、表与附图一览表 5.前言、引言 6.致谢 7.摘要,12,博达公司 关于在冷港工业园区设立新厂址的报告 提交给：刘总经理 撰写人：李明 地址 发展部经理 联系方式 2004年12月25日,思考：这样的标题布局合理吗？ 海峡 群岛上苹果 树树皮虫 害的影响,13,授权调查范围实例,“关于全国互联网络发展调查报告”的调查范围 我国互联网络上网计算机数、用户人数、用户分布、信息流量分布、域名注册等方面情况的统计信息，对国家和企业动态掌握互联网络在我国的发展情况，提供决策依据有着十分重要的意义。1997年，经国家主管部门研究，决定由中国互联网络信息中心（CNNIC）联合互联网络单位来实施这项统计工作。
5、为了使这项工作制度化、正规化，从1998年起CNNIC决定于每年1月和7月发布“中国互联网络发展状况统计报告”。统计报告发表后，受到各个方面的重视，被国内外用户广泛引用。本次为CNNIC第十六次调查。该项工作得到了信息产业部等国家主管部门的大力支持,各互联网单位、调查支持网站以及媒体等也对CNNIC的调查工作给予了支持与配合，保证了中国互联网络发展状况统计调查工作的顺利进行。,14,引言实例,这次调查是应李明先生的要求，在与中华大学工商管理学院的教师探讨之后进行的。 该调查是TE资助的一个大型商业发展项目的组成部分，于2004年夏天进行。调查的目标是： 背景情况 调研方法 研究的结果 建议 感
6、谢本次调查涉及到的所有国家娱乐器械有限公司的职员，是他们不惜时间和精力为我们提供帮助才使调查工作顺利进行。,15,（b）主报告,1.内容简介2.事实和讨论3.结论（如果合适的话，提出一些建议）,16,（c）附页,1.参考书目和文献2.附录3.索引,17,附：毕业论文的一般要素,1.摘要2.目录3.附图与附表一览表（非必备）4.正文5.注释6.参考文献7.附录（非必备）8.致谢,18,6、报告的写作过程,（1）确定目标要点：做好受众分析受众对信息的第一反应是什么受众需要多少信息以何种方式编辑信息会激发受众的兴趣,19,确定目标要点,为什么写这份报告？为谁写？他们希望你包括哪些内容？他们希望以什么
7、方式表述？什么时间提交报告？以中心思想句概括,20,（2）研究和搜集材料（综合阶段）,搜集一手的信息调查法、观察法、实验法a.抽样方法 选择抽样 便捷抽样 系统抽样,21,b.调查方法,人员调查：成本高，易受到调查人员影响电话调查：受众范围有限邮寄调查：反馈率低网络调查：受众有限，受到网速、垃圾邮件的限制，但成本低，快速,22,搜集二手信息,a.图书馆b.报纸、杂志c.网络,23,（3）组织材料和计划报告,步骤：整理分析数据、文字资料,整理组材方式,拟定提纲,24,常见的组材方式时间顺序空间顺序重要性顺序复杂性顺序熟悉性顺序因果关系排序专题顺序,25,报告正文全篇主题思想,第2节,第3节,小节
8、1.1,小节1.2,小节1.3,1.1.1.,1.1.2,第1节,提纲的思路,26,（4）写作报告初稿,写作内容简介写作报告的正文写作最后部分写作摘要准备目录、附录等 现在把报告放上一两天，然后再进行 无情而客观的修改。,27,（5）修改报告,从整体上看一看你的初稿考虑标题、目录、简介和结论，以及它们之间的关系检查正文大声朗读，最好找别人作为听众检查你的视觉辅助材料,28,（6）制作报告,留给打印、编辑和校对的时间永远不够！密排的版面容易使眼睛疲劳。,一般而言，正文单倍行距，段落之间双倍行距，标题和其正文之间一倍半行距。但是在列表、数据、图表、表格周围应有大量空白。,29,附：公司年度工作报告
9、的结构,第一部分：过去一年的工作回顾。第二部分：提出下年度工作总体思路。第三部分：确定下年度的工作目标和工作任务。第四部分：明确完成上述目标和任务的措施。第五部分：简要总结，发出号召。,30,三、 商务信函的写作,1.信函是商务沟通的重要工具 信函是商务文书的最主要形式商务信函关系到形象问题信函是商务沟通的重要工具,31,2.常用的商务函件及示例,（1）介绍信 应注明介绍信者的真实姓名、身份；接洽和联系的事项要写得简明扼要，办什么事就写什么事，与此无关不写；不得任意涂改。,32,介绍信张明总经理： 兹有我公司业务主管李雄先生前往贵公司联系购买Windows XP版软件事项，请接洽为盼。 此致敬
10、礼 张相 2004年12月21日 大明汽车公司（盖章）,33,（2）证明信,以公司、企业、团体、个人名义证明某人的身份、经历或证明有关事件的真实情况个人证明某人、某事真实情况的证明信，由个人负责，但是证明信的末尾须有写证明信者所在单位签署的意见。,34,证明信市人事局： 李明先生原是我公司职员，1998年7月至2004年11月在我公司业务部工作，工作努力，业绩出色，没有违纪记录。离职出于自愿。特此证明。 天宝饮料公司 2004年12月,35,（3）致谢函,致谢函是向对方的好意表示感谢的函件。致谢函的写法，依对方好意的程度，以及对方和本公司或个人关系的深浅而有所不同。在写作时，要先了解情况，然后
11、下笔。,36,公司部经理先生： 这次请您了解商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。 希今后加强往来，并请给予大力支持！ 特此书面表达感谢之意！ 此致致礼 敬上 年月日,37,公司经理先生： 敬启者，最近我公司接到贵埠公司来函订购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。 今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。 公司经理 年月日,查询函实例,38,公司： 经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之季结算清单一份，共计￥1，
12、200，000元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。 公司(盖单) 年月日,结帐清单实例,39,总公司： 敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函附上。 五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算，六月一日以后，则以新价目表为准。 因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早，以免误失时机。 公司 年月日,通知提价函实例,40,3.信函的版式,齐头式,半齐头式,半缩头式,41,4.英文商务信函的格式,带有公司名称的信纸 （1）信头 （
13、2）日期（3）存档号码（4）收信人的名字、职务和地址（5）称谓 （6）主题行 （8）信的正文 （5）结束语 （7）签字,42,（1）信头,信纸的右上角，包括公司的名称、地址、邮编、电话、公司的标识等（2）日期25（th） Dec 2004 (欧式写法）Dec 25（th) 2004（美国写法）,43,（3）存档号,我方存档号、你方存档号（一定的编码规则，如写信人姓名缩写/秘书姓名缩写/某一特定文件的号码 (4)收信人名字、职务、地址R A 琼司先生英国工程有限公司万斯路20号约克郡,44,（5）称谓和结束语,Dear SirDear Madam,Yours faithfully,Dear Mr
14、 SmithDear Mrs Jones,Yours Sincerely,45,（6）主题行,每封商务书信应该只涉及一个主题（7）签名 姓名 职位（8）信的正文,46,思考：请分析下列案例，针对收信人可能的反应，你可能采用何种方式写信？（主要考虑态度）,Case1：假如你为佛罗里达航空公司工作，你所在部门负责处理客户抱怨。最近你收到一封信，写信的女士抱怨说在她从纽约飞往墨西哥的途中，就餐时送上来一只活青蛙。她意识到既然事情已经过去，你们也无能为力，但是她觉得应该让你们知道这件事，并且避免类似事情再次发生。你该如何回信？,47,Case2：假如你为一家公司工作，所在部门是信贷控制部。最近收到一封
15、例行的信函，要求对一家小公司提供资信证明。你们和这家小公司在信用方面从未有过什么问题。你该如何回信？ Case3:一家公司要举行一次公司交流研讨会，邀请你们老板出席并且发言。但是，你们老板不能去，因为他要对各地区的分公司进行例行视察，并且讨论下一年的发展规划。今天，他有事要离开办公室，要求你起草一封信，等他回来时过目。在他离开办公室时，他咕哝着“或许我能让老温去做这件事情”。,48,5、英语信函信封的写法,在信封正面的左上角，写上发信人姓名、地址。在信封上面中央偏左一点，写收信人的姓名、地址（如图1）。如果信封的正面写不下发信人的姓名和地址也可写在信封反面的三角尖上（见下图2）。,49,50,
16、51,52,三、调查问卷的设计,1.设计问卷的基本要求简明扼要不要有偏见、误导，保持中立以逻辑方式安排问题让被调查者有一种参加某个重要活动的感觉忌将两个或两个以上不相关的问题放在同一个问题中通过小规模实验测试问卷,53,2.执行过程中应注意,（1）对于封闭式问题，执行前最好先通过开放式进行前期调查（例）（2）结构安排：先易后难，先熟悉后陌生，先客观后主观问卷上方介绍主题、目的等，结尾表示感谢,54,关于本市公交车服务情况调查,你认为本市的公交车服务如何？ 本市公交车服务良好程度？ 优秀 5 4 3 2 1 极差,55,本市公交车服务中你喜欢和不喜欢的都是什么？同意 不同意 时间安排使我感到很方
17、便同意 不同意 路线使我感到很方便同意 不同意 驾驶员很有礼貌同意 不同意 车子很清洁,56,你认为本市的公交汽车服务怎样才能进一步提高？按照你认为的重要程度将下列需改进的项目排序：购买新的车子平常增加非高峰时间的车次平时增加车次平时提早并延长有车时间 ,57,（3）做好测试工作,（4）过滤性问题的使用（5）长度一般为20个，时间控制在10分钟内，否则可考虑分系列思考：下列问题如果出现在问卷中，是否合适？为什么？,58,1.你认为这个网站是否易于浏览且具有吸引力？2.你们是否乐意缴纳更高的税金，用以支持提高教师生活费的议案的实施？3.你经常到图书馆吗？4.对于某个小企业，所发放的问卷中，有一个
18、问题是：你有多少雇员？,59,四、其他商务文书的写作,1.电子邮件的写作（1）有效使用Email的要点把中心要点放在屏幕的第一页利用小标题和目录有效格式化大写的适当使用主题句的选择,60,（2）Email的使用礼仪,检查并且尽快回复适当附上原文标明主题简短书写，不要过多无谓的感情词语最好分别发送,61,CASE分析：你在一家工厂的组装线上工作，在查阅电子邮件时，看到工厂质量监督经理发来的一封信。主题：脑子也有洞吗？昨天我检查废品时看到3件铸造件，上面的洞太多了。你们作为专业机械师，怎么搞的？回答很简单。这些洞不是操作的技师出了差错，而是工艺的需要。因为你们使用的是旧机器，没有计算机控制系统的支
19、持，所以，必须使用实验的方式核准对齐位置和洞的大小。每次实际操作之前都要实验一次。大家为了节省原材料，决定实验用料反复利用，直到全是洞了，不能用了才扔掉。你所在的车间是全厂生产效率较高的一个。用电子邮件回复上述信件。,62,2.备忘录的写作,（1）与信函的区别礼貌程度篇幅格式（2）备忘录的特点 开门见山、尽量简洁、一份备忘录涵盖一个主题,63,（3）备忘录的写作风格,受到级别、关系亲疏的影响试比较以下两个备忘录。,64,送达：刘宾 人事部经理发送人：李明 培训班经理主题：就职培训计划 时间：12月21日9点 应你的要求，我附寄了一份草拟计划课程单。 M女士将于周三下午到你处，因为我必须在周五之
20、前安排好整个事情，周三正好适合你和她核对此事，而且请让我在周三前知道你对此事的个人意见。,65,送达：常务董事发送人：李明 培训部经理主题：就职培训计划 时间：12月21日9点 遵照您秘书的电话，现另函邮寄我们计划从1月3日到20日进行的就职培训计划的草案。 您将看到按照您所同意的，我们暂时安排您对新员工的讲话在1月9日下午两点钟进行。 我将很快地定案。因此如果可能的话，希望让我能在周五前拿到您对该计划的意见。谢谢！,66,实践练习,根据以下选题，选择其中之一，要求写作书面报告，并且通过口头报告来说明你的方案。(参见教材263页的评价标准）,67,Case1：你们董事会要庆祝从业5周年，打算带领全公司（30个员工，年龄各异，但都很健康）作一次不同寻常的出游。他们要求你提出2个建议，并且推荐你认为是最好的一个。根据这些情况，写一份报告。Case2：假如你所在公司的人力资源部邀请你（你是分管销售的副总经理）给新来的销售人员做一次报告，时间安排在这些销售人员参加培训以前。根据这些情况（可以虚构细节）准备一次口头报告。,
