1、公文中常见的格式错误一、格式方面的常见错误1.结构层次序数使用不当。一般而言，结构层次序数分“一 ”、“（一）”、“1” 、“（1）”四个层次。一（黑色三号字体）（二）（楷体-GB2312）1 (仿宋体-GB2312)（1）（仿宋体-GB2312）只有两个层次时，可分别用“一、”“1.” 标识 。其中，数字序号后用小圆号“.”，而不能用顿号“ 、”，如为“1.” 而不是“1 、”；“（一）” 和“（1）”括号外面不 带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是 ”或“首先、其次、第三”等。不管哪个层次的标题都是“首行缩进”2 字符（即空 2 个汉字）正文首段也是“ 首行缩进”2 字符2
2、.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如kV、KV、Kv 和千伏，kVA 和千伏安，MW 和万千瓦，km 和公里、千米等混用。一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一。4. 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使用公历年份的全称，如 1999 年、2010 年不能略为 99 年、10年。国家政府、企事业单位名称一般先用全称,并注明规范简称，或用约定俗成的简称，如工业
3、和信息化部简称工信部、住房和城乡建设部简称住建部等。5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号 ，而非中括号 或【 】。6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空 2 字处，注明附件的顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“附件：1.”。7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空 1 行、居左空 2 字用 3 号仿宋体字加圆括号标识。一般而言，在上行文的“ 请 示” 等文种中，应当在附注处注明 联系人的姓名和电话。8.关于附件的格式问题。一般 A4 纸，每面排 22 行，每行排 28 个字，页面左上角第一行顶格标
4、识“附件” （用黑体三号字），标题为二号小标宋体或二号宋体加粗，正文为 3 号仿宋体（有时第一层标题可用黑体，第二层标题可用楷体，其他用仿宋），单倍行距或行间距 31 磅。附件的页码，应与正文标注相同（4 号半角白体阿拉伯数码，数码左右各放一条 4 号一字线），单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。9.发文日期不能用汉字小写例如“二一三年一月二十日”。而是要用阿拉伯数字例如“2013 年 1 月 20 日” ，需要注意的是落款日期也不能写成“2013 年 01 月 20 日” ，在 OA 系统中行文时间手动输入。10.红头文件如何插入页码（1）点开“插入 ”菜单 选择“页码”选择 文件的
5、奇数页（第一页）选择页面底端选择普通数字 3（奇数页码设置在右下角，右边空一个汉字距离）（2）页面转到设计页面选择“奇偶页不同” 选择文件的偶数页（第二页）选择页面底端选择普通数字 1（偶数页码设置在左下角，左边空一个汉字距离）3 分别选中第一页、第二页，选择设置页码格式选择“-1-”这种页码格式， 再选中插入的页码，选择仿宋GB2312 四号字体。4 如有有附件，附件和正文在一个文档上，统一插入页码。红头文件必须按照这个格式插入页码，其他文书插入“1”一般插在居中或右下角。11.行距一般使用单倍行距二、内容方面的常见错误1.错别字较多。2.文种选择不当。3.标题成份残缺或多余。如关于上报的报
6、告标题中，“ 上报 ”为多余项 。特别是对转发性通知 标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，解决此问题办法有四：一是只写转发第一次转发机关的通知；二是直接转发原文件；三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；四是只用本机关发文的标题，而将其他机关的标题概括为文件。4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下，当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外，引用附件时，一般情况下只引用文件标题，不带文号。5.主题词已经取消，版记中可不用。6.不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文，部门便函转发上级单位文件等。7.“
7、请 示” 和 “报告”混淆的 问题。一般情况下， 对上级机关而言，“请 示” 偏重于 办件，“报告”偏重于 阅件。要求上级批复的事项，应采用“请 示” 文种，且遵循“一文一事”原则，不应在报告中夹带请示事项。三、一些常用字词的用法及辨析1.“截止 ”与 “截至”的区 别。前者强调“ 止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。 2.“记取 ”与“汲取” 的区别。前者强调强记，后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同：对自己或内部的事或现成的经验教训，多用记取；对他人或外部的经验教训、营养等，则用汲取。 3.“急待 ”
8、与“亟待” 的区别。“ 急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须，急迫待办。“ 急待” 与“亟待” 的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待” 一词。4.“下工夫” 与“下功夫”的区别。一般情况下， 应该用“ 下工夫” 。如 现代汉语词 典强调，“ 下工夫 ”是指为了达到某个目的而花费很多的时间和很大的精力。而“功夫” 是指本领或武术，一般不用“下功夫 ”。5.“和 ”与“与”的区别 。“和”跟“与” 都是做 连词比较多，做介词比较少。做连词时都表示平等联合，意思是一样的。但是，两者的色彩有所不同。“与” 的书面 语色彩比
9、较明显，因此多用于书面语中，口语中用得比较少。“ 和” 则在口语跟书面语中都使用。另外，在书名跟文章的题目中，“与” 使用得要比“和 ”多些。6.“制定 ”与“制订”的区别。“ 制定”即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等；“制订”即制作、订立，公文中 习惯用于具体规章制度的订立。7.“需要 ”与“须要”的区别。“ 需要”即对“缺乏”而言，还有“要求” 的意思， 词性 为及物动词，后可 带宾语。“须要”即说明“应 当 ”、“必须”的意思， 词性为能愿动词 ，修饰限制动词。8.“期间 ”与“其间”的区别。“ 其间”是指某一段时间。从结构上分析，“其”
10、 修饰 “间”，相当于“ 这”“ 那”等指示代词。在使用的时候，“其间” 前面 总有一段关于时间 的叙述，“其间”承上表示“这 段时间里 ”或“那段时间里”。如果 “其间”前面再加上“ 这 ”或“那”，就重复了。我 们熟知的 经典例子是鲁迅先生一件小事里的话：“我从乡下跑到京城里，一转眼已经六年了。其间耳闻目睹的所谓国家大事，算起来也很不少。”“其间”多用于书面，口语中，人们有时会在它前面加上“这” 或“那”，现在也是不容忽视的语言事实。“期间” 的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”“ 那期间”“开会期间”等等。如“ 期 间， 对文件修改了 20 多次。” 这种用法 则不正确。“
11、期间”是指某短时间里，前面要有说明时段的词语，例如“春节期间”、“会 议期 间” 、“国庆期间”、“ 外出期间”等，不能将“期间” 单说。而“其 间” 可以单说 ，是某段时间的意思，如 “其间，对文件修改了 20 多次”。9.列举完后“等”的用法。列举后用“ 等”的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等” ，如 “北京、上海等城市” 。还有一种用法是列举完之后用 “等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”。这里的“ 等”是表示列举完了之后收尾。10.引号内短的并列成分之间的标点符号用法。比如：发扬“ 特 别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献” 的精神这样的句子，引号内是短的并列成分，
12、这种情况应该用顿号，而不应该用逗号。11.“以及 ”前面的标点符号用法。“以及 ”前面可以用逗号，这是“以及 ”跟“及”不同的地方， “及”的前面不能有逗号。当然，“以及 ”的前面也可以不用逗号。用不用逗号，要看“以及”后面的语词的长短。如果比较长，要用逗号停一下，使人好读；如果比较短，“以及 ”前面就可以不用逗号了。 12.“其中 ”及其前后的标点符号用法。有人归纳出使用“ 其中” 一 词，前后 标点符号用法的三条 规则：（1） 总数后只有一个数，“其中” 前用“ ，”，“其中” 后不用“，”。如， 2009 年，公司售 电量 554.51 亿千瓦时，其中省内售电量 538.42 亿千瓦时。
13、（2） 总数后分述几项内容，则总数后用“。”，“ 其中”后用“，”，各分述内容之间视其内容多少，或用 “，”，或用“ ；”。如，2009 年，全省全社会用电量 705.51 亿千瓦时，同比增长 4.09%。其中，第一产业用电量 56.38 亿千瓦时，同比增长 2.02%；第二产业用电量 540.27 亿千瓦时，同比增长 2.66%；第三产业用电量 62.54 亿千瓦时，同比增长 12.45%；城乡居民用电46.32 亿千瓦时，同比增长 14.01%。（3）“其中 ”之后列举分项内容时，“ 其中”之后不要用“：” 。例 1 ，2009 年，全省发电装机容量 1803.99 万千瓦。其中：水电 578.18 万千瓦，火电 1146.3 万千瓦，风电 79.51 万千瓦。该例中，“：” 应改为 “，”。例 2 ，2009 年，全省新增发电装机容量 307.95 万千瓦（其中：新增风电装机容量 19.8 万千瓦）。该例中，“：” 应去掉。
