1、XXXXXXXXXXXX股 份 有 限 公 司程 序 文 件文件名称：采购管理程序文件编号：生效日期：版 本 号：适用范围：编制：审核：批准：程 序 文 件编号：标题: 采购管理程序版次：生效日期：文件 制 定/修 改 情 况 记 录版次修改内容制定审核批准修改日期/修改人第 1 页 共 6 页程 序 文 件编号：标题: 采购管理程序版次：生效日期：1 目的:为了规范各相关部门采购运作，确保采购产品/物料符合相关要求,提高公司资金的使用效益，维护公司整体利益，特制定本程序。2 适用范围:本程序适用于XX公司各职能中心及一级分公司所有物料、辅料、固定资产的供应商开发、评估、采购等过程的管理和控制
2、。3 职责:3.1 物流管理中心3.1.1 材料采购部：负责原材料（详见 4.1 定义）供应商的开发、下单采购及日常管理。3.1.2 供应链管理部3.1.2.1 负责生产物料（详见 4.2 定义）的单价审批、下单比例的调控；3.1.2.2 负责所有新开发供应商的资料及现场评审，关键零部件/高风险物料供应商年度审核计划的制定；3.1.2.3 负责对供应商档案进行管理、及对来料重大质量事故和供应商的投诉进行调查处理；3.1.2.4 负责对各分公司上传的供应商绩效考核数据进行真实性评估及汇总。3.1.3 固定资产及辅料采购部3.1.3.1 负责职能中心使用的固定资产和非生产物料的下单采购，以及固定资
3、产维修的受理；3.1.3.2 负责分公司使用但金额大于 2000 元的固定资产下单采购、金额大于 10000 元的所有固定资产的维修受理；3.1.3.3 负责固定资产及辅料的单价审批、下单比例的调控、新供应商的开发及合格供应商的日常管理。3.2 分公司 PMC 部3.2.1 负责分公司使用的生产物料、固定资产及辅料（金额少于或等于 2000 元）的下单采购，金额小于或等于 10000元的所有固定资产的维修受理；3.2.2 负责分公司下单采购物料、固定资产及辅料的供应商开发和日常管理等。3.3 分公司品管部：负责来料的检验，定期对供应商的来料品质（含 HSF 状况评估）状况的汇总。4 定义:4.
4、1 原材料：本程序中原材料主要包括大宗原材料（钢材等）、进口电器配件、客户指定进口特殊材料等物料。4.2 生产物料：本程序中生产物料主要指除“4.1 原材料”范围以外的国内采购的物料，电镀、喷涂等加工。5 程序:5.1 物料需求计划的制定第 2 页 共 6 页程 序 文 件编号：标题: 采购管理程序版次：生效日期：海外营销公司生产管理部根据国内外客户货期等要求，发出生产通知书及出货计划、订单预测等订单信息，具体运作过程见订单运作程序。各分公司 PMC 部根据生产管理部提供的信息，制定原材料的需求计划，提交物流管理中心材料采购部，具体按原材料需求计划作业指导书实施。同时分公司 PMC 部负责根据
5、生产通知书、出货计划及分公司主计划，确定生产物料的采购需求。5.2 采购过程5.2.1 原材料采购计划材料采购部根据分公司提报的需求计划及进出口仓库存量，结合分公司递交的领款购物申请单制定采购计划，国内原材料采购根据分公司提交的需求计划进行采购并合理安排回货；原材料市场价格急剧变化，物流管理中心可制定策略性采购计划，具体按原材料决策性采购作业指导书执行。5.2.2 下单采购5.2.2.1 分公司 PMC 部及材料采购部根据相关的采购计划/需求计划，在供应链管理部制定的合格供应商一览表（EIP 共享）中选择供应商（合格供应商一览表的建立参照 5.3 供应商开发条款实施），并根据与物流管理中心确定
6、的下单比例进行下单。若合格供应商中没有符合要求的供应商或其它情况时,则需开发新供应商，具体按照 5.3 供应商开发条款实施。5.2.2.2 因特殊原因需临时选择合格供应商一览表以外的供应商时,则需经相关分公司品管部经理、物流管理中心最高负责人书面批准，并书面通知品管部 IQC，由其视物料的性质在进料检验时适当加严。 5.2.3 采购信息的传递5.2.3.1 MC 员（或采购员）向供应商采购物料/产品时应将相关要求，通过采购订单及图纸、工程评估资料等方式，及时、准确、完整的传递给供应商（如：品名规格、数量、交期、质量要求、价格及其付款方式、交货地点或其它交易条件或过程控制要求等），HSF 物料、
7、食品卫生、安规防火阻燃等特殊要求（如：RoHS、REACH、LFGB、PAH、FDA、UL、VDE、EMC 等）,必须在采购订单上注明；5.2.3.2 当采购信息有更改时，各 MC 员（或采购员）应及时、有效通知相关供应商更新相关资料；5.2.3.3 当物料需在供应商处实施检验时，采购信息中必须对产品放行做出明确规定，并通知分公司品管部，安排到供应商现场验货。5.3 供应商的开发5.3.1 开发时机 ：当有以下情况时，由相关部门提出申请交物流管理中心批准后由责任采购员开发，具体按供应商管理程序执行。5.3.1.1 因工程变更需更改物料规格或新产品开发需要，需导入新供应商时；第 3 页 共 6
8、页程 序 文 件编号：标题: 采购管理程序版次：生效日期：5.3.1.2 原供应商因故无法配合本公司采购需求，需寻找生产相同产品的供应商时；5.3.1.3 避免供货不足、质量不稳定等情况，需有数家以上生产相同产品的供应商时；5.3.1.4 为了降低材料成本寻求其他供应商时。5.3.2 新供应商来源采购员通过各种传统媒体(如黄页/专业杂志等)及网络资讯、产品展览会/供应商广告宣传及推销、家电协会/同行/政府/供应商/客户介绍及其它渠道寻找适合的供应商。5.3.3 寻找供应商及文件评定寻找到意向供应商后,须要求新供应商如实提供供应商基本资料表中要求提供的资料。采购员收到供应商的相关资料，初步判断合
9、格后, 将资料提交给供应链管理部进行文件评定。若文件评定为合格，供应链管理部反馈结果给采购员，若评估不合格，供应链管理部将资料退给采购员，要求其补充所缺资料或放弃对此供应商评审。5.3.4 现场评审5.3.4.1 现场评审时机原则上所有新开发且生产场地在国内的生产物料供应商都要进行现场评估，有特殊情况不能进行现场评估的，采购员可提出书面申请，须经过物流管理中心总监批准后可不进行现场评审，客户指定供应商的豁免需经总裁办和董事会审批生效；对于创新技术、市场采购瓶颈类物料的供应商可申请豁免一切，直接纳入合格供应商，具体按供应商管理程序执行。5.3.4.2 现场评审过程供应链管理部应组织品管、采购人员
10、组成审核组（必要时可包括相关的开发/工程人员），根据供应商现场评估检查表对供应商进行现场评审。评审合格但有不符合项者，要求供应商对不符合项进行改善。评审不合格者，则通知供应商限期整改，整改后再向本公司申请重新实地评审。若评审再不合格,则取消其相应资格或视情况处理，具体按供应商管理程序执行。5.3.5 新物料评估采购员/分公司 MC 员在大批量正式下单前，应需确保物料已工程评估合格。采购员将相关的技术资料（如图纸、检测标准、样板等）给到供应商，并由其打样送相关的开发/工程部门进行工程评估，具体按工程评估作业指导书操作。5.3.6 价格确定及合同签订文件评定、现场评审、物料评估均合格后，由采购员按
11、物料采购单价管理作业指导书与供应商议定价格，签订合同、质保协议、符合声明等，若涉及 RoHS、食品卫生（FDA/LFGB）、PAH、REACH 等方面物料，也应要求供应第 4 页 共 6 页程 序 文 件编号：标题: 采购管理程序版次：生效日期：商提供相关有效的测试报告。且将相关资料提交给供应链管理部进行审核、物流管理中心总监审批，审批后由供应链管理部将新供应商列入合格供应商一览表中，并将相关资料存档。5.4 来料验证5.4.1 来料必须经过品管部检验并出具合格报告才可以入仓,具体按监视量测与过程控制程序执行。5.4.2 若供应商物料需在供应商现场实施检验时，IQC 按本司检验标准检验并出具报
12、告。5.4.3 若因供应商问题造成的所有损失按质量保证协议书、原材料质量问题处理作业指导书执行。5.5 合格供应商管理5.5.1 日常考核各分公司品管部和 PMC 部每月负责对所有供应商的来料品质、交期和服务状况，按照供应商绩效及奖惩管理作业指导书的考核项目统计出该分公司所有供应商的绩效数据，并将绩效数据上传到 EIP 指定位置；进口物料供应商的绩效数据由材料采购部以邮件形式提交。供应链管理部负责对各分公司上传和材料采购部提交的数据进行调查、汇总，并按评分等级方案进行评比及采取对应措施，同时将结果知会分公司 PMC 部和品管部门,具体按供应商管理程序执行。5.5.2 定期评审5.5.2.1 供
13、应链管理部每年至少一次，组织品管、采购等人员组成审核组（必要时可包括相关的开发/工程人员）对合格供应商中的关键零部件或物料、HSF 高风险物料供应商，进行例行实地评估。可根据供应商的供货量、产品质量及年度考评结果等适当调整实地评估频率。5.5.2.2 根据供应商管理程序中的年度审核内容对供应商进行现场评审，评审合格但有不符合项者，要求供应商进行改善；评审不合格者，则通知供应商限期整改，整改后再向本公司申请重新实地评审；若评审再不合格,则取消其相应资格或视情况处理，具体按供应商管理程序执行。5.5.3 有害物质测试报告的更新5.5.3.1 各分公司PMC部采购科（负责分公司下单采购的物料及辅料）
14、及物流管理中心材料采购部（负责原材料）、固定资产及辅料采购部（负责本部门下单采购的辅料）应定期收集供应商所提供的RoHS、REACH、食品卫生（如FDA/LFGB）、PAH等有害物质类的有效测试报告，各测试报告的有效期原则上为一年，且要求供应商定期测试和更新；特殊供应商由相关单位按照具体的三阶文件执行。5.5.3.2 测试报告应为具有一定公信力的第三方机构出具，报告中提到的样品型号、规格、材质及颜色、应与实际物料一致，同时报告上注明的测试日期距现在不超过一年，报告清晰、整洁、完整。测试报告有效性判定具体可参照工程评估作业指导书中“供应商测试报告确认”条款执行。第 5 页 共 6 页程 序 文
15、件编号：标题: 采购管理程序版次：生效日期：5.6 其它5.6.1 公司采购如果进行招标投标的,除按以上流程实施外，其它参照采购招标作业指导书执行。5.6.2 设备模具仪器等固定资料、非生产用的辅料的采购过程运作，具体采购流程参照固定资产采购作业指导书、固定资产外发维修作业指导书、辅料采购管理作业指导书等执行。6 相关文件：6.1订单运作程序编号：COP-0056.2原材料需求计划作业指导书编号：10-01-WI-0236.3原材料决策性采购作业指导书编号：10-01-WI-0216.4供应商管理程序编号：COP-0206.5工程评估作业指导书编号：13-01-WI-0236.6物料采购单价管
16、理作业指导书编号：10-01-WI-0016.7监视量测与过程控制程序编号：COP-0156.8原材料质量问题处理作业指导书编号：10-01-WI-0176.9供应商绩效及奖惩管理作业指导书编号：10-05-WI-0176.10采购招标作业指导书编号：10-01-WI-0166.11固定资产采购作业指导书编号：10-01-WI-0056.12固定资产外发维修作业指导书编号：10-01-WI-0256.13辅料采购管理作业指导书编号：10-06-WI-0017 相关记录:7.1采购计划编号：09-025-X7.2合格供应商一览表编号：01-357-X7.3采购订单编号：09-026-X7.4供应
17、商基本资料表编号：06-044-X7.5供应商现场评估检查表编号：08-046/047/048-X8 相关附件:8.1 采购过程流程图第 6 页 共 6 页8.1 采购过程流程图负责部门流程图相关文件质量记录营销中心/进出口业务订单订单运作程序/部、PMC部原材料生产物料各分公司PMC部原材料需求计生产物料需求/划原材料需求计划作业指导书材料采购部原材料采购计采购计划划各分公司PMC部/旧应商物流管理中心材供应商选择供应商现场料采购部、固定评估检查表资料及辅料采购新应商供应商管理程序合格供应商部工程评估作业指导一览表供书物料采购单价应商基本资料管理作业指导书表N各分公司PMC部、供应商新供应商开发整改供应链管理部评审Y固定资产采购作业指导书固定资产各分公司PMC部/下单采购外发维修作业指导书采购订单/图纸物流管理中心采购信息传递辅料采购管理作 /工程评估报告业指导书采购招标作业指导书监视量测与过程控分公司品管部来料验证制程序原材料质IQC检验报告量问题处理作业指导书各分公司PMC部/供应商日常供应商管理程序物流管理中心管理
