1、会议组织工作安排细则 注意事项如何高质量完成 会议组织工作 海南 张伟 一、会议种类 有桌有椅适合学术讲座、培训等 一课桌式教室式 只有椅子没有桌子或是只有前几排有桌的。 二剧场式 U型台或回形台都是大家围绕在一起进行会议适合小规模会议或研讨会。 三U型台 像鱼刺一样的摆台样式适合小型的培训会 四鱼骨式 圆桌或椭圆桌会议体现公平适合董事会等重要会议与会人员要体现公平、参与与平等。 五圆桌或围桌式 会议的形式不是固定不变的有时会有多种会议类型混用如双U就是把U型和课桌式结合一起按照客人要求摆设的个性化会议种类日渐兴起。 六其他种类 较为特殊的会议种类适用签字类型的发布会一般摆台分为台上台下两种。
2、 七签字仪式 是由贵宾接见而来档次较高 八会见式 一接到任务后 1、成立会议筹备小组做好会务分工限定时间完成。 1谁负责会议总指挥 2谁负责会议总协调 3谁负责酒店选择、确认、酒店使用细节沟通 4谁负责会议接待及会场布置 5谁负责会议资料 6谁负责会议食宿安排 7谁负责会议费用控制 8谁负责车辆协调 9谁负责摄影、摄像、音响、电脑、投影等。 二 、会议组织工作内容 成员分工 总指挥负责事项 1、做好会议方案及费用预算一般会议提前两周重要会议提前一个月以上 2、确定筹备组成员并对筹备组成员实施分工 3、前半个月每周召集筹备组成员开会跟踪各组进展情况临近会议前一周每天跟踪各组进展临近会议前两天随时
3、跟踪各组进展 4、对突发事件快速做出反应与决策。 总协调负责事项 1、根据筹备组分工情况及时间要求按总指挥要求跟踪各组进展确保各组所负责事项按时、保质完成 2、协调酒店、机场、车辆、接待、会场、食宿之间相互关联事项确保相互协调相互配合避免漏洞 3、会议期间每晚召集会务组成员碰头总结当天事项、督办第二天工作。 4、协调处理突发事件。 成员分工 会议接待负责人 1、酒店预订房间数及类型确定提前拿出房卡过程协调房间数变化情况 2、确定客人人数、制作签到表客人姓名、性别、单位、职务、地址、电话、备注 3、确定客人住宿安排是否安排大床或是双标以便向酒店预订房间 4、确定报到当天要发放给客人的资料或礼品的
4、数量及种类。 5、确定报到当天要通知客人的事项如有是书面形式还是口头形式做好记录与统计。 6、给接待组进行分工签到人员、发放资料人员、协调住宿人员。 7、事先拿到客人到位大概时间安排表以便安排。 8、协调酒店做好签到台的布置会议水牌一个签到处桌牌一个桌椅等。 9、确定是否要为客人房间布置水果或鲜花 10、提醒酒店是否要安排叫醒服务 成员分工 在确定了会议的承办酒店后要在会议开始前一周内提供一份详细的需要酒店方提供服务的清单表并以正式函文形式传真或送达酒店主办销售经理以确保酒店方需配合事项的准备完整。 海南正业经销商会议所需服务明细.doc 会议负责人 1、会场选择及布置 2、背景制作、台花制作
5、布置、条幅制作悬挂 3、现场摆放宣传品制作准备现场桌椅数量现场饮用水安排现场纸笔安排 4、会议所需资料准备并发放至各参会人员手中 5、参会人员名牌打印并摆放 6、现场电脑、投影、音响调试 7、确定会议入场引导人员及场内座位安排人员会议前场、中场休息音乐准备会议需讲解电子版资料拷贝 8、会场外水牌摆放安排 9、安排会议期间拍照与摄影。 成员分工 投影能够使用公司的尽量使用公司自己的使用酒店的需额外支付费用。 会场的选择要注意 1、大小适中要根据参会人数选择适合的会议不能太大更不能太小 2、会场设施设备齐全所选择会议室要有较完备的会议设施包括投影、幕布、讲台、音响、麦克、纸笔、桌牌、茶水等 3、会
6、场地点要根据会议规格及性质选择适合的星级及地点。 4、桌面物品水、桌牌、纸笔等要摆放整齐。 餐饮负责人 1、一日三餐用餐时间确定要与会议时间相结合一般早餐为会议开始前一个小时开始中餐为会议结束后十分钟开始晚餐为会议结束后1020分钟期间开始 2、一日三餐菜单确定切记重复即使是自助形式每餐菜样也要变化 3、一日三餐用餐人数统计并确定 4、参会人员多时间在一天以上的建议均以自助形式用餐可制作餐券用以统计数量 5、参会的重要嘉宾要特别安排包厢单独用餐最好打上桌牌并备好红酒 成员分工 1、如有来自各地客人注意考虑口味问题备好辣椒等调味品 2、早餐时间与会议时间确定后记得安排酒店叫早服务。 3、酒水的选
7、择与准备一定要事先做好计划并在外面带酒水过去。 车辆负责人 1、车辆负责人要及时拿到有详细行程安排与联络方式的参会人员通讯录 2、根据客人到位时间统筹安排出车安排 3、要准备一辆备用车以备不时之需 4、车辆至少提前10分钟到达接机或接车现场 5、行车过程中不得超速保持车辆平衡与尽量匀速行使安全第一 成员分工 成员分工 接机需准备接机牌以免造成接机困难。 1、统一着装 2、统一佩带工作牌 3、女性施淡妆长发统一束起 4、女性统一穿黑色包脚高跟鞋、丝袜、裙装或裤装 5、男士统一穿黑色皮鞋深色袜子衬衫、西裤、西装 6、随时面带笑容 7、不能擅离职守 8、手机在会议期间24小时保持开机并确保电充足 9
8、、所负责事项要至少确认三次以上确保万无一失 10、严格遵守时间在规定工作时间前5分钟到达工作岗位做好工作前准备。 要有这样的笑容与仪态 要有这样的形象与气质 职业的自信的才是最美丽的 1、所有会务组成员要在每天工作开始前半个小时到达现场安排当天工作 2、会议进行中会务组负责会议的人员要在现场维持会议纪律与秩序处理突发事件不能离场 3、遇事要镇静切勿推诿、埋怨要共同想办法及时补救 4、会务组成员用餐需统一安排要在将客人安排好后再统一组织用餐 5、会议期间每天中午、晚上会务组成员要在会务组房间召开碰头会查缺补漏 6、最好制作一份会务组通讯录会务组成员一手一份便于相互联系 四、其它需1、小型重要会议
9、还需考虑是否需要准备餐点及水果 2、关注会场温度是否适宜并及时调整 3、准备应急药品创可贴、感冒药、退烧药、止泻药、消炎药等以备不时之需 4、 大型会议有媒体参加的要有专人负责媒体事务的对接并安排相关费用准备及提供新文通稿。 四、其它需会议永恒的主题细节决定成败 一场成功的会议关键就在于细节对细节的把握就是确保会议成功的关键因此每一位参与会议组织的成员在会议组织过程中都要严谨、细心、周到、认真、反复确认、快速反应一定要做到事无俱细、万无一失。将可能发生的情况都事先考虑好并准备好解决的方案。 会议永恒的主题责任重于能力 对于参与组织会议的每一位成员来说能力并不是最重要的勇于担当对分配给自己的任务
10、能够负起责任确保完美的达成才是最重要的能力再强如果不负责任也不可能将事情做好。 对于我们行政管理人员来讲专业、能力并不是我们最重要、最核心的优势我们的核心优势来自于我们的细心、负责任、勇于承担不计较个人得失的奉献精神。 99度差一度 人们往往在做许多事的过程中都会遇到这样的情况付出了99的努力就差那一分就放弃了或是停止努力了。往往有一个好的开始却没有一个坚持的过程和一个完美的结局。 做任何事一定要做到有始有终事前周全布署、全面考虑事中关注细节检查督导到位事后认真总结吸取教训记录经验。整个过程都要全力以赴不要认为计划好了就万事大吉了好的计划只是开始还要有好的过程和好的结果才能确保最终的成功。 99 希望每一位行政中心的同仁都能通过个人的努力与不断总结参与各类会议积累的经验成为会议组织的高手。 成功会议的组织来自于个人的努力与丰富经验的积累
