1、基于 Microsoft Excel 的工具借还管理系统 使用说明 编写时间 20150425 PENGLONG 原创 工具借还管理系统 一 基本 功能 1 查询 电子方式 查询 工具 当前 位置 状态 及 过去 操作 历史记录 2 登记 通过工具 编 号与人员 编 号 对 工具 借还 状态 进行自动 登记 3 统计 对借出未还的物品及对物品借还工作量进行统计 4 分析 对物品利用率进行分析 对借用人借还效率进行分析 二 简要介绍 1 工具由两个 Microsoft Excel 二进制工作 薄 组成 主 工作 薄 1 工具借还登记 辅 工 作 薄 2 借还数据分析 2 主 工作 薄 1 工具借
2、还登记 分为 四 个 可见工作表 第一部分为 使用说明 用来介绍 管理表格的使用方法及相关参数 第二部分为 设置 用来对管理表格的运行逻辑提供基础数据 如部门 人员名称 及编号 公司名 工具名称及编号等 第三部分 借还登记 这一部分为主工作 界面 此 界面 用来进行工具的借还登记及 相关 数据的自动显示 通过锁定方式此截面的上四分之一部分为锁定区 锁定区的左 上部为工具的实时查询显示区 右 半部分为工具借出数量的统计显示区 中部是 错误 容量 预警 及 实时登记区间的显示区 界面 的下四分之三的左侧为登记区 右侧为自动 显示区 第 四 部分 查询 其中可自动显示临近当前借出未还的 100 件工
3、具 另外还可通过 工具编号 人员编号或备注信息自动生成临近的 20 次历史借还操作记录 3 辅 工作薄 2 借还数据分析 分为两个 分作表 第一部分 查询分析 对选定日期段的数据进行查询 每月借还次数 分时借还次 数 分部门借还次数平均每次借出时间 分个人借还次数平均每次借出时间 第二部分 统计分析 对选定日期段的借还数据进行统计 对使用频率最高的 100 件工具依次进行自动统计使用次数 单次时间 当前状态 三 使用 说明 第一步 进行设置 1 找到 PENGLONG 工具管理 文件 并打开 基于 Microsoft Excel 的工具借还管理系统 使用说明 编写时间 20150425 PEN
4、GLONG 2 找到主 工作薄 1 工具借还登记 并打开 3 选择 工作表 设置 并打开 4 分别对部门 人员 工具 设置名称与编号 设置注解 1 部门 确定可能会进行工具使用所涉及的部门及组别 2 警告语 在借还操作出现冲突时的提示语 如无个性化需求 无需更改 3 工具状态 工具状态变更时的显示 如无特别要求 无需更改 4 超期预警 长时间借出超过设定时间未还的工具数量进行提示 单位为小时 基于 Microsoft Excel 的工具借还管理系统 使用说明 编写时间 20150425 PENGLONG 5 用途备注 对于借出工具需要额外注备的信息 如工单号 车身号 其它 6 公司名 借还登记
5、 主 界面 的 抬头 显示 7 借还登记号 借还工具当事人的编号代码 用来实现自动登记功能 8 组别 借还工具当事人所在公司的部门或组别 9 姓名 借还工具当事人的姓名 10 工具号 借还工具时 用来实现自动登记的工具号 如无工具号可自编号 11 工具位置 工具所存放的位置 12 工具名称 工具的中文名称及相关特征备注 第二步 开始正常的借还登记 1 选择 工作表 借还登记 并打开 2 进行工具状态查询及借还的自动登记 输入 操作在 13 16 17 进行 其它信息全部自动生 成 在 13 处输入要借出或需查询的工具号 此时会在 14 15 两处自动显示工具目前状态与位置 基于 Microso
6、ft Excel 的工具借还管理系统 使用说明 编写时间 20150425 PENGLONG 如需借出此工具则在 16 处输入借用人的编号 此时会在 18 处自动生成借用人的姓名与当前时 间 14 的信息此时自动隐藏 19 自动显示当前借出工具的数量 此时 21 变为高亮蓝色表示 可对借出的工具进行用途备注 比如输入工单号或车身号 另起一行进行其它工具借出操作 还回工具时 在 17 处输入还回工具人的编号 22 处会自动生成还回人的姓名及还回时间 23 处自动生成此次工具借出耗时 3 在借还 登记操作时出现的预警提示如下 在 13 处输入工具号时如果此工具已经借出 14 查询二次由橙色变为红色
7、 并提示工具已 借出的相关信息与目前位置 基于 Microsoft Excel 的工具借还管理系统 使用说明 编写时间 20150425 PENGLONG 如果工具已被借出 而仍然在 16 处输入借用人编号进行借出操作 21 处会出现红灯提示 并自动生成重复的位置信息 24 借还登记容量信息 20 借还登记区间信息 目前借出未还工具在 9 至 15 行之间 第三步进行查询操作 1 选择 查询 并打开 2 根据工作需要进行查询 基于 Microsoft Excel 的工具借还管理系统 使用说明 编写时间 20150425 PENGLONG 如果需要查询特定件 工具 人员 工单号 最进 20 次的
8、借还历史操作记录 可 在 25 处输 入 对应的工具编号 人员编号或 工单号 26 处会自动显示临近的最多 20 次历史记录 如果需查询某个人目前为止借出未还的工具 仍然在 25 处 输入对应的人员编号 27 处会自动 显示未还工具及在登记页面借出时的具体位置 行号 无需进行操作 在 28 处显示的是当前所有借出未还的记录 第四步统计 分析 1 找到 PENGLONG 工具管理 文件并打开 2 选择 辅 工作薄 2 借还数据分析 并打开 3 选择 工作表 查询分析 并打开 基于 Microsoft Excel 的工具借还管理系统 使用说明 编写时间 20150425 PENGLONG 在 29
9、 30 选择需要统计与分析的借还时间段 分部门统计可分别在 31 32 选择需要查询与分析的部门班组和工具编号 单个班组人员分析时可在 33 34 选择需查询的班组和工具编号 4 选择 统计分析 并打开 基于 Microsoft Excel 的工具借还管理系统 使用说明 编写时间 20150425 PENGLONG 4 选择工作表 统计分析 并打开 在 查询分析 界面 选定好时间段后 统计分析 界面 会自动显示出使用频率最高的工具 使 用频率从高到低最多 100 件的相关信息 四 特别说明 1 本 应用 表格开 发和使用环境为 Excel2010 以上版本 由于环境不同造成的兼容与不兼容问题不
10、 在此处讨论 2 经测试本 表格内部运 算 逻辑 在 Excel2010 以上版本中可正常使用 3 容量 借还登记操作 30000 次 工具设置 3500 件 部门设置 17 个 人员设置 145 人 四 此定型版本 20141108 20150422 V 01 后继改进 更新容内待定 五 创作说明书 基于 Microsoft Excel 的工具借还管理系统 使用说明 编写时间 20150425 PENGLONG 作品创作说明书 作品名称 工具借还管理系统 作品类型 应用性表格工具 一 创作目的 以 office excel 为基础创作设计 实现能对工具进行自动化管理 目标功能如下 1 工具借
11、还登记电子 化 信息显示自动 化 2 通过输入工具编号自动生成工具位置 实现快速工具位置查找 3 通过输入工具编号人员编号 实现工具借还信息自动记录 4 能对借还数据进行自动分析 并能提供借还管理工作量 工具利用率 人 员借还效率等管理数据 5 操作界面友好 对相关信息有预警与错误提示及正确导引功能 二 创作过程 本人对工具借还管理系统的设计 于 2011 年 2 月开始构思着手创作 通过 4S 店专用工具管理房的多年实际应用与反复多次修改最终定型完善 本作品以 office excel 二进制工作薄 为创作平台 通过对 if countif vlookup countblank max mi
12、n now iserror countifs large day date match counta trunc mod and or 这些基础公式函数进行独特 的组合与逻辑编排来实现自动化功能 色彩搭配方面主色为天蓝色与白色 其 它显示应用到 红 黄 绿 黑 蓝 5 种搭配不同的颜色 接合 视图 冻结窗格 条件格式 数据 数据有效性 这些功能的特殊集成组合 实现直观便捷的操 作界面 三 独创性 此系统充分将 office excel 的多项功能与公式函数进行独特的逻辑组合 将 关键的公式函数与操作 显示分开布置 实现此系统具备显明的输入 运算 显 基于 Microsoft Excel 的工具借还管理系统 使用说明 编写时间 20150425 PENGLONG 示输出三大功能特征结构 在使用中 所有的登记与查询只需进行少量输入操作 大部分数据全部自动生成 在操作过程中对于可能出错的情况 会人性化的自动 进行预警 提示 引导 实现了用普通 office excel 低成本解决自动化的高效高水 平工具管理问题 四 作品应用环境 办公软件 Microsoft Excel2010 及以上版本 申请人 彭龙 QQ 5377556 2015 年 4 月 27 日
