1、常用公文排版及写作技巧,公文的作用及重要性,公文写作的概述,公文写作的排版形式,常用公文的写作技巧,目 录,公文的作用及重要性,公文的作用上传下达、互通情报使工作有依据、有凭证有宣传教育的作用。能够规范员工工作行为,公文的作用及重要性,公文的重要性,行政公文是企业的政令指导，一诺千金，是企业传达贯彻有关政策、决定和规定的方式。公文在企业中又是权利和权威，要求员工慎重而严肃地对待，自觉遵守相关规定，令行禁止。公文又是联系的纽带，企业之间的许多工作是通过公文进行联系、协调的，许多具体问题也是因此而得到及时处理的。所以要了解行文情况以便开展工作。,公文概述,公文构成要素公文写作基本要求公文的种类,公
2、文概述,公文构成要素公文写作基本要求公文的种类,公文写作概述,公文构成要素,标题、主送单位、正文,发文单位、发文日期、主题词、抄报,抄送单位、文件版头,签发人、机密等级,紧急程度、阅读范围,附件、其他,标题,公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。,标 题,公文写作概述,正文,这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确、力求简明扼要，条理清楚，实事求是。请示问题应当一文一事，不要一文数事。,正 文,公文写作概述,发文单位,写在正文的下面偏右处，又称落款。一般要写全称。也可盖印，不写发
3、文单位。印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文单位对公文生效的凭证。,发文单位,公文写作概述,发文日期,公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。,发文日期,公文写作概述,主题词,一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务管理规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。,主题词,公文写作概述,抄送、抄报单位,抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关部门。送往单位是上级的列
4、为抄报，是平级或下级机关列为抄送。,抄送、抄报单位,公文写作概述,公文编号,一般包括单位代字、年号、顺序号。如：“乔发20141号”，代表的是乔天置业2014年第1号发文。“乔发”是乔天置业的代字，“2014”是年号，（年号要使用方括号“ ”），“1号”是发文顺序号。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。,公文编号,公文写作概述,公文编号,红头文件：主要用于公司对外发文；公布公司体制机构变动或人事任免事项；公布公司性的重大开发、项目、经营管理、其他有关公司的重大事项。公司发文：主要用于公布公司规章制度；其他公司性的文件。工作请示单：用于各部门
5、的请示事项。工作联系单：用于公司内各部门间需协调工作而使用的发文文件。会议通知：用于公司召开会议通知等。会议纪要：用于记载、上传下达会议情况和议定事项的公文。,乔天公文编号管理,公文写作概述,一、公文种类说明,公文编号,（一）各部门名称简写 综合部：综 财务部：财 外联部：外（二）各类文件编号 1、公司红头文件：郑乔天办字2014XXX号 2、公司发文：乔天发2014XXX号 3、工作联系单：乔天（发起部门简称）联2014XXX号 4、工作请示单：乔天（发起部门简称）请2014XXX号 5、会议通知：乔天会2014XXX号 6、会议纪要：乔天纪2014XXX号,乔天公文编号管理,公文写作概述,
6、二、编号管理,公文编号,（三）合同编号 综合部：QTHT（类别）-ZH（部门简称）-2014001 财务部：QTHT-CW-2014001 设计部：QTHT-SJ-2014001（四）付款编号 综合部：QTFK（类别）-ZH（部门简称）-2014001 财务部：QTFK-CW-2014001 设计部：QTFK-SJ-2014001 ,乔天公文编号管理,公文写作概述,二、编号管理,机密等级,机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文部门根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上
7、方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。,机密等级,公文写作概述,紧急程度,这是对文件送达时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。,紧急程度,公文写作概述,附件,这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件件”。,附件,公文写作概述,其他,公文
8、文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用黑色笔记，严禁使用圆珠笔和铅笔。公文纸一般用16开，在左侧装订。,其他,公文写作概述,公文概述,公文构成要素公文写作基本要求公文的种类,公文写作概述,公文写作基本要求,条理要清楚：公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。文字要精炼，篇幅要简短。遣词用句要准确：措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，影响工作。造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的部门应使用全称。正确使用标点符号
9、：正确使用顺序号 一、（一）、1、（1）。要符合保密制度的要求。,公文概述,公文构成要素公文写作基本要求公文的种类,公文写作概述,公文的种类,公文的种类,上行文,平行文,下行文,1,2,3,通知 通报 报告 请示,函 会议 纪要 决定 意见,规定 办法 计划 总结,上行文下级上级的发文，如请示、报告。,平行文平行部门之间的发文，如通知、函、意见。,下行文公司的发文，如指令、决定、规定、办法。,公文排版和形式,公文用纸幅面尺寸采用国际标准A4型纸，210mm*297mm。天头（上白边）为37mm1mm订口（左白边）为28mm1mm页边距：上下边距为2.54cm；左右边距为2.5cm页眉：1.5c
10、m页脚：1.75cm 行间距：24P行距,公文排版和形式,公文书写形式从左至右横排、横写。其标识第一层为“一、”，第二层为（一）第三层为“1.”第四层为（1）,公文排版和形式,样表,样式标题样式正文内容 一、样式小标题 1. 2. 1. 二、样式小标郑州乔天置业有限公司二一四年八月二十一日,公文排版和形式,字体字号发文单位标识使用2号小标宋体字，红色标识；密级、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送单位、附注、抄送单位、印发部门、印发时间用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。,公文排版和形式
11、,页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线。单页码居右空1字，双页码居左空1字。,公文排版和形式,标题与正文之间行距为固定值15磅 正文一、小标题 (一) (1)二、小标题(一)(1)页边距：上、下、左、右均为2.8厘米 行距：固定值24磅 特殊格式：首行缩进2字符 落款 插入日期,注：标题字体为二号方正小标宋简体加粗。,注：正文字体为三号仿宋字体,注：右对齐 日期需是插入日期格式,空两行,标 题,文档排版要求,常用公文写作目录,请示,通知,报告,工作计划,常用公文的写作技巧,常用公文的写作技巧,请 示,根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：请求指
12、示性请示。请求批准性请示。请求批转性请示。,请示的分类,常用公文的写作技巧,请示的写法,请示由首部、正文和尾部三部分组成，具体写法如下：1.首部： 一般请示有事由和文种构成。如关于*的请示2.正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。 2.1开头，主要交代请示的理由。 2.2主题，主要说明请示事项，是提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。 2.3结语。另起一段，其习惯用语有“当否，请批示“、“妥否、请批复“、“以上请示，请予审批“、或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行“。3.尾部：其主要结构为落款与成文时间两部分。,请 示,常用公文的写作技巧,请示注意问题,一文一事原则材料真实
13、，不要为得到领导批准而虚构情况理由充分，请示事项明确语气平实、恳切，以引起上级的重视,请 示,常用公文的写作技巧,报 告,报告的种类,汇报性报告答复性报告呈报性报告例行工作报告,常用公文的写作技巧,汇报性报告,汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：综合报告。 这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。专题报告。 这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。,报 告,常用公文的写作技巧,答复性报告,这种报告是针对上
14、级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。,报 告,常用公文的写作技巧,呈报性报告,呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。,报 告,常用公文的写作技巧,例行工作报告,例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用支出报告等。,报 告,常用公文的写作技巧,通 知,通知的种类,批示性通知指示性通知一般性通知会议性通知任免通知,常用公文的写作技巧,一般性通知,在公司或平行部门有关事宜需要使各部门或全员知晓或办理时使用。
15、这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。,通 知,常用公文的写作技巧,会议通知,公司层级或平行部门间举行会议时，下发的会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、会议内容、开始时间、参加人员、会议地点、准备材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。,通 知,常用公文的写作技巧,任免通知,公司下发关任免事项需要各部门知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、部门、或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。,通 知,常用公文的写作技巧,工作计划,工作计划,工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。,感谢聆听,
