1、企业常用公文及事务文书写作,朱 鹏 杰E-mail: QQ： 121593001,第一节 公文概述,第二节 通知,第三节 报告,第四节 请示,第五节 函,第一节 公文概述,一、公文概念、特点和种类,(一)公文概念,(二) 、公文的特点,作者的法定性,文体的规范性,语言的庄重性,严格的程序性,法定的权威性,明确的公务性,公文的特点,第一节 公文概述,一、公文性质、特点和种类,(三)公文种类,什么是公文格式,公文格式，也称公文体式。它是公文通用的纸张要求、印制要求及公文书面结构各组成要素排列顺序和标识规则的总和。这种格式是公文的形式标志，它不仅可以区别于应用文的其它文种，而且也表示出公文的法规性，
2、使公文更好地发挥效用。,二、公文的一般格式,1.用纸格式：A4型，幅面210297mm。版面尺寸上白边(天头)空37mm，订口(左白边)空28mm。 2.排版格式：正文使用3号仿宋体字。字形有小标宋体、黑体、楷体等。一般每面排22行，每行排28个字。 3.印装格式：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。 4.书面格式,二、公文的一般格式,1.眉首区：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等 2.主体区：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等 3.版记区：主题词、抄送单位、印发机关和印发
3、日期等,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,二、公文的一般格式,2.秘密等级和保密期限 ，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。,二、公文的一般格式,3.紧急程度，标明“特急”、“急件”。,二、公文的一般格式,4.发文机关标识 ，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,5.发文字号 ，由发文机关代字、年份和序号组成。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,6.上报的公文需标识签发人姓名 。此时发文字号居右侧。,二、公文的一般格式,7.红色反线 。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式
4、,1.标题，由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素，但不是所有的标题都具备三要素。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,部、 部、 部、 部 优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知,介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。,二、公文的一般格式,概括为：废止部分规范性文件,二、公文的一般格式,2.主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关。,二
5、、公文的一般格式,3.正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。,二、公文的一般格式,4.附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。,二、公文的一般格式,此处的发文机关可以写，也可省略。,二、公文的一般格式,5.成文日期，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准 。,二、公文的一般格式,6.公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。,二、公文的一般格式,7.附注是指需要说明的其他事项。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,1.主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。,二、公文的一般格式,2.抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其
6、他机关。,二、公文的一般格式,3.印发机关和印发日期。印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,四、公文写作要求,据国家行政机关公文处理办法第五章第二十五条规定，草拟公文应当做到如下事项： （一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。 （二）情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不由，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。 （三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。,（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一
7、）”，第三层为“1”，第四层“（1）”。必须使用国家法定的计量单位。 （五）用词用字准确、规范 文内使用非规范化的简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,公文文体常识,公文概说（概念、种类、特点）,公文格式,行文规则,公文处理（任务、程序图）,书面格式、印装格式 排版格式、用纸格式,行文关系 行文方式 行文原则,本节小结,节后复习题,一份公文的主题词位于公文的哪个部分？ A眉首区 B主体区 C版记区 D附注区 公文的标题必须包括（） A发文机关 B主要内容 C发文意图 D文种,部、 部、 部、 部 优先提高有突出贡献的中青年科学技
8、术管理专家生活待遇的通知,介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。,第二节 通知,一、通知的适用范围,转发和批转性通知1、转发性通知：上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发性通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。 2、批转性通知：上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为批转性通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。,范
9、例：,上海市财政局关于转发 财政部关于印发基本建设财务管理规定的通知的通知 沪财建2002189号国务院批转国家土地管理局 关于加强农村宅基地管理工作的请示的通知 国发xx4号,第二节 通知,二、通知的特点,通知是常用公文中使用频率最高的文种。它有三个特点：,基本格式,标题：发文机关+事由+的+“通知” 主送： 正文：缘由和目的、通知事项、执行要求 落款：署名、日期,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,1.标题,如：大学关于转发国家教育委员会 研究生学籍管理规定的通知,由发文机关+关于+发布(印发、转发、批转)+被发布文件标题+的+通知组成，也可省去发文机关名称。,第
10、二节 通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,2.正文,发布性通知的正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、 “原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、 “参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,2.正文,如：省人民政府同意省公安厅关于我省农村人口迁入城镇落户情况报告，现批转给你们，请认真贯彻执行。农村人口迁入城镇落户，是一项政策性很强的工作，是关系到全局和群众切身利益的大事。各级政府和有关部门要通观全局，把有限的“农转非”指标重点用于解决那些确需
11、解决户口的人员入户问题。一些市、县不考虑本地的实际情况和承受能力，盲目地把大批的农业人口“农转非”，是非常错误的，必须坚决纠正。今后，各地应严格执行规定，从严控制，不得自立法规，擅开口子，随意扩大“农转非”控制指标。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,1.标题,如：国务院关于坚决制止乱集资和加强债券发行管理的通知,由发文机关+关于+主要内容+的+文种组成，也可省去发文机关名称。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,2.正文,由缘由、执行事项、执行要求三部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。执行事项要具体明确、条理清楚。执行要求主要对执行事项的
12、检查落实提出要求。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,2.正文,如：目前一些单位层层召开表彰大会，并借表彰会之机，巧立名目，滥发奖金实物，不仅浪费了国家资财，增加了财政负担，而且败坏了社会风气，为了加强廉政建设，节约财政开支，各级国家机关采取不同措施加以纠正。市人民政府发出通知，要求各区、县原则上不再召开表彰大会。确需召开的必须报经市人民政府批准，凡经批准召开的县、区和各系统范围的表彰大会，可发奖状或口头表扬，一律不得发奖金、实物、纪念品等。各级财务部门和财会人员必须实行严格的财经监督。凡违反上述规定的，要追究领导责任，严肃处理。,第二节 通知,三、通知写作的基本格
13、式,(三)告知性通知的写法,如：为了全面推进素质教育，推动本地区教育事业的发展，在教师节来临之际，我局决定表彰本年度在教育上有突出成就的先进教育工作者。希各县、市教育局在2004年8月30日前将先进教育工作者的材料上报我局办公室。评选办法见附件。特此通知附件：评选先进教育工作者办法,正文主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。一般包括形成该事项的过程、原因、根据，事项的具体内容(性质、状态)。,(四)任免通知上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(五)会议通知的写法,会议通知的正
14、文通常由发文缘由、具体任务、 执行要求等组成。会议通知的内容一般应写明召开 会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。,第二节 通知,四、通知写作的注意事项,节后复习题,常用公文中使用频率最高的文种是（） A通知 B报告 C请示 D函 任免和聘用干部的公文文种为( ) A命令 B、指示 C、通报D、通知,第三节 报告,一、报告的适用范围和特点,报告的特点：,报告的种类： 工作报告：基本情况、成绩和经验、问题与不足、改进办法 情况报告：情况或问题发生的经过、原因、责任分析、处理意见、应吸取的教训等 答复报告：报告的原因、回答询问,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(
15、一)标题,1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。,如：市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(一)标题,2.可以由主要内容+文种构成。,如：关于我市2008年度星级饭店复核工作的情况报告,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。,如：根据省局关于开展2003年度全省星级饭店复核工作的通知精神，我局对全市2003年以前评定的22家星级饭店进行了复核工作。现将有关情况报告如下：,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,答复报告开头要先引述来函文号及
16、询问的问题，然后过渡到下文。,如：前接政发2004106号函，询问我县水质污染原因及治理问题，现将有关情况报告如下：,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,第三节 报告,三、报告写作的注意事项,节后复习题,报告属于？ A、上行文 B、下行文 C、平行文 报告分为那三种？ A、工作报告 B、情况报告 C、请示报告 D、答复报告,第四节 请示,一、请示的适用范围和特点,第四节 请示,一、请示的适用范围和特点,第四节 请示,二、请示写作的基本格式,(一)标题,1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。,如：学院关于建立计算机中心要求拨款的请
17、示,第四节 请示,二、请示写作的基本格式,(一)标题,2.可以由主要内容+文种构成。,如：关于调整函授学员培训费标准的请示,第四节 请示,二、请示写作的基本格式,(二)正文,正文包括请示缘由、请示事项、请示要求三部分。,请示缘由一般是写请示问题或事项的原因、背景、理由。,如：房地产开发公司自今年组建以来，配合市旧城改造，业务发展很快，最近已中标开发市五号地块。该公司现有干部、职工60余名，随着业务扩大，工作人员逐步增加。鉴于目前公司办公用房系租用远郊旧房，面积小，交通不便，影响正常业务的开展。,第四节 请示,二、请示写作的基本格式,(二)正文,将请示上级机关给予指示、批准或批转的具体问题及事情
18、全盘托出，请求上级机关作出答复。,如：为此，该公司拟自筹资金建造综合楼一座，建筑面积7000平方米。其中，为解决拆迁户回迁用 房5300平方米，办公用房1700平方米，总投资1100 万元。,第四节 请示,二、请示写作的基本格式,(二)正文,请示要求是请示的结语部分，常用的结语有：“是否妥当，请批示”、“以上请求，请批复”、“特此请求”等等。,如：现予申报，请求批准列入2004年计划。,第四节 请示,三、请示写作的注意事项,五、相关链接,请示与报告的区别： 1.行文目的不同 2.行文时间不同3.内容含量不同4.公文处理不同5.主送机关的数目不同6.结尾不同,报告、请示均属于报请性上行文，使用的
19、范围和频率都很高。 报告是用来向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问 请示是下级机关请求上级机关对某项工作或问题作出指示、答复或者批准的。 请示和报告是两个不同的文种，注意区分。,小结,节后复习题,请示的结构由以下选项的哪几部分组成( ) A、标题，写明制发机关名称、事由与文种 B、主送机关 C、正文，包括请示理由、请示事项及请示的具体要求 D、制发机关名称与成文日期 关于请示的特点，说法正确的是( ) A、请示的内容必须是属于本机关职权范围内无权或确实难以处理问题与事项 B、使用范围广泛 C、具有执行性 D、有较强的时效性，强调及时快捷,第五节 函,一、函的适用范围
20、和特点,第五节 函,一、函的适用范围和特点,函主要有三个特点：,第五节 函,二、函写作的基本格式,(一)标题,1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。,如：市劳动局关于工伤确认等问题的函劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函,第五节 函,二、函写作的基本格式,(一)标题,2.可以由主要内容+文种构成。,如：关于毕业生分配问题的函,第五节 函,二、函写作的基本格式,(二)正文,发函的缘由一般概括交代商洽、请求、询问或告知事项的目的、依据、背景、原因等。,如：为适应引进国外先进技术和设备的需要，我厂拟选派10名技术员到贵校出国人员英语强化进修班进修半年。,第五节 函,二、函写作的基本格式,(二)正文
21、,复函的缘由一般首先引述来函的日期、标题、发文字号等。,如：贵公司厂200318号关于请求协助解决技术人员进修外语的函收悉，现答复如下：,第五节 函,二、函写作的基本格式,(二)正文,发函一般写清楚商洽、请求、询问或告知事项的主要内容，并向对方提出希望或要求。,如：为此，特与贵校商洽，恳请给予大力支持。有关进修费用等事宜按贵校有关规定办理。,第五节 函,二、函写作的基本格式,(二)正文,复函要有针对性地写答复事项，即针对发函所提出的商洽、请求、询问等问题作出具体明确的答复。,如：经与外语系研究，同意接受贵厂10名技术人员到我校英语强化班进修。关于经费、时间安排等具体事宜，请贵厂速派人到我校与外
22、语系有关人员作具体商议。,第五节 函,二、函写作的基本格式,(二)正文,发函，按是否要回复的要求用不同的惯用语，如要对方回复，一般用“特此函询，请函复”、“即请函复”、“敬请大力支持为盼”；如无须对方回复，一般用“特此函达”、“特此函告”等。复函的结束语一般用“此复”、“特此函复”等。,第五节 函,三、函写作的注意事项,给下面这个商洽函写一个复函,关于选拔出国人员的函xx省外贸局:中国轻工业品进出口总公司定于2月底派一贸易小组赴美国进行推销和调研活动。拟请你省轻工业品进出口总公司派一名熟悉玻璃器皿经营业务并懂英语的业务员参加。如同意,请将你省审批的出国人员的批件于元月底以前寄中国轻工业品进出口总公司。经贸部 20XX年x月x日,关于派遣出国人员的复函,经贸部:来函收悉。经认真挑选,我省轻工业进出口公司决定派遣业务员高xx同志参加中国轻工业进出口总公司组建的出国贸易小组。该同志熟悉玻璃器皿经营业务,商贸英语口语好,且有多次对外洽谈经验,特予选派。专此回复。xx省外贸局2000年x月x日,节后复习题,向级别与本机关相同的有关主管部门请求批准某事项应使用( ) A、请示 B、报告 C、通报 D、函,
