1、- 1 - 中国中铁股份有限公司文件 中铁股份办2007160 号 关于印发中国中铁股份有限公司 公文处理办法的通知 股份公司各子、分公司并党委： 现将中国中铁股份有限公司公文 处理办法印发给你们，请遵照执行。 附件：中国中铁股份有限公司公文格式（单独装订） 二 七年十二月二十九日 - 2 - 中国中铁股份有限公司公文处理办法 第一章 总 则 第一条 为使中国中铁股份有限公司（以下简称股份公司）公文处理工作规范化、制度化、科 学化，特制定本办法。 第二条 公司公文(包括电报，下同)，是公司党政机构在实施领导、 处理公务和企业管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的公务文书，是传达贯彻党的路线、
2、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，依法经营和进行企业公务活动的重要工具。 第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当贯彻党政分开、实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。 第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、 法规和其他有关规定，确保国家和企业秘密安全。 第六条 股份公司各级党政负责人应当高度重视公文处理工作， 模范遵守本办法并加强对本公司公文处理工作的领导和检查。 第七条 股份公司和各子、 分公司行政办公室和党委办公室是公文处理工作的管理机构，主管本公司的公文处理工作，指导- 3
3、 - 下级公司的公文处理工作。 第八条 股份公司和各子、 分公司行政办公室和党委办公室应当设立文秘部门或配备专职人员负责公文处理工作。 第二章 公文种类 第九条 股份公司使用 “中共中国中铁股份有限公司委员会文件” 、 “中国中铁股份有限公司文件” （文件式公文）格式的公文种类主要有: 一、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排， 奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机 关不适当的决定事项。 二、通知 适用于批转下级单位的公文， 转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；印发会议纪要；任免人员。 三、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重
4、要精神或者情况。 四、报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。 五、请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 六、批复 - 4 - 适用于答复下级单位的重大请示事项。 七、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 第十条 股份公司使用“中共中国中铁股份有限公司委员会” 、 “中国中铁股份有限公司 ”（信函式公文）格式的公文种类有： 一、函 适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。 二、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 三、通知 传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；印发会议纪要。 四、通报 适用于批评错误
5、，传达重要精神或者情况。 五、批复 适用于答复下级单位的具体请示事项。 第三章 公文格式 第十一条 股份公司公文格式一般分为七类 （附件式样以行政公文格式为例） ： 一、 文件式公文： 样式见公文格式式样 1(平行文和下行文)、- 5 - 式样 2(上行文） ； 二、 信函式公文:样式见公文格式式样 3 （公司函） 、 式样 4(公司部门函） ； 三、会议纪要:样式见公文格式式样 5，适用于记载、传达会议情况和议定事项； 四、信息、简报:样式见公文格式式样 6； 五、签报:样式见公文格式式样 8，适用于公司内部部门向领导人书面请示、报告工作，可选文种有 “请示 ”、 “报告 ”和 “意见 ”；
6、 六、普通传真电报:样式见公文格式式样 9，适用于处理紧急公务； 七、便函：可使用信函式公文用纸，不编发文字号。适用于单位内、外处理一般公务。 第十二条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期、受控标识等部分组成。 一、秘密公文应当分别标明“绝密” 、 “机密” 、 “秘密”及保密期限，其中， “绝密” 、 “机密”级公文还应当标明份数序号。 二、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急” 、 “急件” 。其中电报应当分别标明“特提” 、 “特急” 、 “加急” 、
7、“平急” 。 三、发文单位标识应当使用发文单 位全称或者规范化简称；- 6 - 公司内部机构联合行文，排列顺序按党委、行政、工会、团委排列。 四、发文字号应当包括单位代字、 年份、序号，联合发文，只标明主办单位发文字号。 五、上行文应当在首页发文字号的 同一行右端注明签发人、会签人姓名。其中， “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 六、 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 电报也应当有标题。 七、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 八、 抄送单位指除主送单位
8、外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 九、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如附件页数较多不能与主件一并装订， 则应在单独装订的附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号，与主件一起发送。 十、文件式公文、信函式公文及普通传真电报，都应当加盖印章， 且印章应与发文机关标识 （即文头） 所示的单位名称一致。如系上报、 下发会议纪要， 由于涉及印章生效问题可采用 “报告”或“通知”文种办理。联合上报的公文由主办单位加盖印章；联- 7 - 合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。 十一、成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；印
9、 发时间，以文件印制的日期为准。电报以发出日期为准。 十二、公文如有附注(需要说明的其他事项，如：上行文“请示”文种须注明的联系人姓名和联系电话)，应当加括号标注。 十三、公文应当标注主题词；标引顺序应当先标类别词，再标类属词，尾词标文种，最多不超过 5 个词。 第十三条 公文中各组成部分的标识规则，按照中国中铁股份有限公司公文格式 （见附件）执行。 第十四条 公文用纸一般采用国际标准 A4 型(210mmX297 mm)，左侧装订。 第四章 行文规则 第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定， 一般应逐级行文， 不得越级行文； 如确需越级， 应抄送越过的上级机关。 第十六条 公司总部内设
10、机构除总裁办公室（党委办公室）外一般不得以部门名义（即以 “某部门文件 ”文头）对外(包括本系统)正式行文（即制发政策性和规范性文件） 。 第十七条 公司总部各部门在职权范围内可以利用四种形式（即文头）行文： （1）公司党委文件、公司文件(主办)； （2）公司党委函、公司函(主办)； （3）公司总裁办公室（党委办公室）文件(主办)； （4）部门函(自办)。各种形式适用内容见本办法第- 8 - 二十七条、第二十八条。 第十八条 公司内部一般不行文，工作需要时可以抄送。公司各部门之间，有事当面商洽解决，一般不相互行文。 第十九条 在公司内部， 部门向单位负责人请示汇报工作用“签报” 。签报应区分
11、“请示 ”、 “报告 ”和 “意见 ”，一般只送单位分管领导， 涉及其他部门职权范围内的事项要会签； 签报不盖章，由部门负责人亲笔签署姓名。 第二十条 公司各部门之间对有关问题未协商一致不得各自向下行文，如擅自行文，公司办 公室有权责令纠正或者撤销。 第二十一条 同级企业党政机构、 公司各级党政机构与同级党委、人民团体可以联合行文。联合行文应确有必要，单位不宜过多。联合行文应明确主办单位，主办单位应先签署意见，然后协办单位依次签署意见。 第二十二条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送方式，但不得抄送其下级单位。 “报告 ”中不得夹带请示事项。 “意见
12、”用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；用于下行文， 文中对贯彻执行有明确要求的， 下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行； 用于平行文，所提意见供对方参考。 第二十三条 除上级单位负责人直接交办的事项外不得以- 9 - 单位名义向上级单位负责人报送“请示” 、 “意见 ” 和“报告” 。 第二十四条 受双重领导的单位向上级单位行文， 应当写明主送单位和抄送单位，不得平列报送 两个以上单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要 时应当抄送其另一上级单位。 第二十五条 行文应当确有必要，注重效用。凡是不行文可解决的问题，坚决不行文；凡能统盘解决的，就不零星行文；能不转发的
13、就不转发；确需执行的， 应结合实际，提出贯彻意见，一般不应照抄照转。领导同志在会议上的讲话，一般不以正式文件印发,可以 “情况通报 ”（见公文格式式样 6）印发。 第五章 发文办理 第二十六条 发文办理指制发公文的过程， 包括草拟、 会签、审核、签发、复核、编号、登记、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档等程序。 第二十七条 股份公司党委公文的形式及适用内容划分如下： 一、 中共中国中铁股份有限公司委员会文件 （文件式公文） 1发布、传达贯彻党的方针、政策，做出重要工作部署，转发上级机关的文件； 2批转、批复下级机关党组 织的重要报告、请示； 3.与同级政府、企业、社会团体及党群组织联合行文；
14、4.发布股份公司党委内部管理规章； 5.其他需发中共中国中铁股份有限公司委员会文件的事- 10 - 项。 二、 中共中国中铁股份有限公司委员会 （信函式公文） 1.向下属单位党组织布置具体工作； 2.答复下属单位党组织的请示事项； 3.其他需以股份公司党委名义行文的事项。 三、 中共中国中铁股份有限公司委员会办公室文件 （文件式公文） 1.根据股份公司党委授权，传达党委指示，答复下级党组织的请示，转发上级机关的文件，批 转下级党组织的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。 2.在股份公司党委办公室职权范围内与下级单位党组织联系工作、询问和答复问题,布置、指导工作，通报情况； 3.
15、其他需以股份公司党委办 公室名义行文的事项。 第二十八条 股份公司公文的形式及适用内容划分如下： 一、 中国中铁股份有限公司文件 （文件式公文） 1.向国务院国有资产监督管理委员会（以下简称国资委）和其他上级机关行文； 2.转发国资委和其他上级机关文件； 3.与同级政府、企业、社会团体及党群组织联合行文； 4.发布股份公司内部管理规章； 5.部署股份公司全局性重大工作； 6.下达和调整长远规划、中长期计划、重要年度计划； - 11 - 7.重要的机构变动、人员调整、奖惩事项； 8.其他需发中国中铁股份有限公司文件的事项。 二、 中国中铁股份有限公司 （信函式公文） 1.与股份公司不相隶属的单
16、位联系工作，商洽、答复问题； 2.向下属单位布置具体工作,下达、调整单项任务计划； 3.答复下属单位的请示事项； 4.向下属单位通报情况,批评错误,表彰奖励先进； 5.其他需以股份公司名义行文的事项。 三、 中国中铁股份有限公司总裁办公室文件 （文件式公文） 1.股份公司总部发布内部管理方面的政策性、规定性、审批性及工作安排等事项（此情况下发文 ，由股份公司有关分管领导签发） ； 2.向下属单位传达有关事项； 3.在股份公司总裁办公室职权范围内与下属单位及其部门联系工作、询问和答复问题,布置、指导业务工作，通报情况； 4.其他需以股份公司总裁办 公室名义行文的事项。 四、 中国中铁股份有限公司
17、 （部门信函式公文） 1.在职权范围内与股份公司下属单位的部门联系工作， 询问和答复问题，布置、指导业务工作，通报情况； 2.在职权范围内与股份公司外部单位联系工作、 询问和答复问题； 3.其他需以部门名义行文的事项。 - 12 - 第二十九条 草拟公文应当做到： 一、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定 等，要切实可行并加以说明。 二、情况确实，观点明确，开门见山，表述准确,结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。 三、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。 四、拟制紧急公文，应当体现
18、紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 五、人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 六、结构层次序数，第一层为“一、 ” ，第二层为“(一)” ，第三层为“1.” ，第四层为“(1)” 。 七、应当使用国家法定计量单位。 八、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式， 应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 九、 公文中的数字， 除成文日期、 部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 - 13
19、- 第三十条 公文拟出送办公室审核前， 主办部门负责人应认真审核、修改、签字。审核的重点是：是否需要行文，行文目的是否表述明白，处理意见是否适当可行，是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及其他 有关规定，涉及其他部门职权范围内的问题是否协商一致。 第三十一条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见并会签后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时， 主办部门可以列明各方理据， 提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司分管领导协调或裁定。 第三十二条 公文送分管领导签发前， 应当由办公室进行审核。审核的重点是：
20、是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求， 公文格式是否符合本办法的规定等。 第三十三条 上行文由单位主要负责人或者主持工作的负责人签发；下行文或平行文，由单位主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 经签发后的文稿， 他人不得擅自改动。如必须改动，须经签发人同意。 第三十四条 重要公文发出后，主办部门应当及时了解、掌握办理、执行情况，并向分管领导反馈。 第三十五条 公文正式印制前， 文秘部门在编文号登记的同时应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料- 14 - 是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。公
21、文用印前，要全面检查公文印制质量。 第三十六条 校对由拟稿人负责， 拟稿人外出时应委托代办人，认真校对，确认无误并签字后方可付印。 第三十七条 公司普通传真电报用于处理紧急公务。 办理基本程序为：拟稿 核稿 签发 编号、登记、用印 传真发送 存档,与发文办理程序基本相同。通过传真机发送时应取得收方人员的收到确认,做好传发记录,以备核查。 当收方传真机处于自动接收状态时,必须通过其它话路取 得收方确认,以免误事。 第六章 收文办理 第三十八条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、传递、承办、催办、立卷、归档等程序。 第三十九条 收到上级或本系统以外单位的来文， 办公
22、室文秘部门应当进行审核，审核的重点是：是否应由本单位办理。收到下级单位上报的需要办理的公文， 审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范。 第四十条 经审核，对符合本办法规定和可受理的公文，办公室文秘部门应当及时提出拟办 意见送分管领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急- 15 - 公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定或不应由本单位办理的公文，经办公室负责人批准后 ，可以退回来文单位并说明理由。 第四十一条 承办部门要建立收文登记制度， 确定兼职文书人员，负责签收、登记、传递、
23、催办、退销。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时 予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的， 应当附注理由并及时退回交办的文秘部门。需要传阅的公文，一般不得在部门、个人之间直接横传。 第四十二条 办理收到公文中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门 协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得 一致，可以报请分管领导协调或裁定。 第四十三条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期 ，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 第四十四条 送
24、分管领导批示或者交有关部门办理的公文，文秘和业务部门的专、兼职 文书人员要负责催办。 第七章 公文归档 第四十五条 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和本单位档案管理有关规定，及时整理(立卷)、归档。 - 16 - 个人不得保存应当归档的公文。 第四十六条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理(立卷)， 要保证归档公文的齐全、 完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。 第四十七条 联合办理的公文，原件由主办单位整理(立卷)、归档，其他单位保存复 制件或其他形式的公文副本。 第四十八条 本单位负责人兼任其他单位职务， 在履行所兼职务职责过程中形成
25、的公文，由其兼职单位整理(立卷)、归档。 第四十九条 归档范围内的公文应当确定保管期限， 按照有关规定定期向档案部门移交。 第五十条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。纸张用 A4 方格稿纸，不得使用铅笔和圆珠笔，不得使用纯兰墨水。 第八章 公文管理 第五十一条 公文由文秘部门或专（兼）职人员统一收发登记、审核、用印、归档。 第五十二条 各级公司办公室应当建立健全本单位公文处理的有关规章制度。 第五十三条 上级单位的公文， 除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级单位经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。 第五十四条
26、公开发布单位党政公文，必须经发文单位批- 17 - 准。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。 第五十五条 公文复印件作为正式公文使用时， 应当加盖复印单位证明章。 第五十六条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第五十七条 不具备归档和存查价值的公文， 经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。 第五十八条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。 第五十九条 企业、机构合并时，全部公文应当随之合并管理。企业、机构撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案
27、部门。 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第六十条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。 第九章 附 则 第六十一条 行政法规、规章和人事任免方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文， 按照外交部的有关规定处理。 第六十二条 公文处理中涉及电子公文的形成、归档时，应执行电子公文的有关管理规定。 - 18 - 第六十三条 股份公司所属各子、分公司应根据本办法，结合实际,制定本单位的公文处理工作制度。各级行政办公室和和党委办公室对上级单位和本单位 下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。 第六十四条 本办法由股份公司总裁办公室（党委办公室）负责解释。 第六十五条 本办法自印发之日起施行。 主题词 ：政务工作 公文 处理 办法 通知 抄送：股份公司总部各部门、各项目公司、指挥部。 中国中铁股份有限公司总裁办公室 2007 年 12 月 29 日印发
