1、文件名称 文件编码管理规则 文件版本 A 页 次 第 页，共 页定制部门 外联部 发行日期 2014.10.22 文件编码 DC-WL-GL-001大创事业部文件编码管理规则一、目的为有效管理大创事业部内外部各种文件及记录表单等文件，使得各文件编号具有唯一性、统一性、识别性、可控性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转，特制定本规则。二、适用范围本规则适用于大创事业部及下属于各部门对内以外所有文件及表单记录文件的管理。三、文件编号要求3.1 事业部文件分为管理类和项目类。3.2 管理类包括事业部相关规章制度、行政指令、公示通告、请示汇报、会议纪要等适用于全事业部的相关文件（不涉及具体项目实
2、施过程中的具体文件） ；3.3 项目类仅适用于单个具体项目工程实施过程中所产生的所有文件。3.4 所有文件，包括上报、平送、下发、对外往来文件均需编号存档。四、管理类文件编号格式4. 1 管理类文件编写格式 格式为：文件所属部门+文件类型+ 序列号如： DC CW TG0001指：为四位数的序列号，从 0001 起指：该部门发出的相关通告指：事项涉及的该管部门指：指大创事业部代码4. 2 文件所属部门编码部 门 代码 部 门 代码 部 门 代码大创本部 DC 设计部 SJ 造价部 ZJ外联部 WL 监理部 JL 工程部 GC合约部 HY 采购部 CG 后勤部 HQ 财务部 CW4. 3 文件类
3、型编码序号 文件类型 代码 序号 文件类型 代码1 管理制度 ZD 11 联系 LX2 管理规定 GD 12 报审 BS3 管理办法 BF 13 措施 CS4 通知 TZ 14 会议纪要 JY5 通报 TB 15 报表 BB6 告示 GS 16 函件 HJ7 请示 QS 17 复函 FH8 汇报 HB 189 决定 JD 1910 计划 JH 20（上述文件类型及代码若有增加时，由各部门填写后上报事业部核准后实施，并在实施过程中逐步完善）五、项目类文件编号格式5.1 项目类文件编码格式格式为：项目代码+ 部门代码+ 文件类型+序列号如： 粤 S001HTHT0001指：为四位数的序列号,从 0
4、001起指：文件类型指：部门代码指：项目代码5.2 文件类型编码序号 文件类型 代码 序号 文件类型 代码1 112 123 134 145 156 167 178 189 1910 20（上述文件类型及代码由各部门填写后上报事业部核准后实施，并在实施过程中逐步完善）5.3 项目代码编码格式说明A、事业部适用主项目代码为 DC000000（六位阿拉伯数字） ，仅适用于事业部本部与嘉龙公司往来的相关文件，编码跨年不归零。B、各单项项目代码的编码格式为：车牌号城市代码加三位数序列号（如“粤 S001”表示在东莞市区域内的第一个项目） ，本编码由事业部本部统一编制并下发，所有与该项目相关的文件均须列入本编码项下。六、使用规定 1、受控文件包括编号文件、纸介文件以及电子文件。2、各部门在文件编写、整理、合同签订、归档等过程中，均须以此规定进行编号管理。3、各部门进行合同盖章时，在申请单上注明合同号，交由合同部管理；其他文件编制、归档等由资料部建立台帐管理，统一归档整理和管理。4、各文件的序列号均为四位数，从 0001 开始，依次进行，项目跨年不得归零。作业过程中的所有文件必须存电子档，并及时发送至相应部门，最终交由资料部整理、盖章及归档。大创事业部 二一四年十月二十二日
