1、Microsoft Office 2007 工作流系统概述Microsoft Office 2007 2目录Microsoft Office 2007 工作流系统概述 11. 什么是工作流系统？ 32. 什么是我的审批文档库？ .3提交文档 51. 创建待审批的文档并将其保存。 62. 设置审批流。 133. 附加文件 .234. 为文档加上图章并提交。 .25批准 381. 检查待批准的文档 .392. 批准 .41检查文档状态 .511. 检查已提交的文档 .532. 检查已批准的文档 .55存档其审批已完成的文档 .591. 存档其审批已完成的文档 .602. 浏览已批准的文档 .62我
2、的配置和其它内容 661. 设置外出代理 672. 连接证书 .703. 检查所用的证书 80Microsoft Office 2007 31. 什么是工作流系统？Microsoft Office 2007 工作流系统是一个电子审批解决方案 ，可允许组织基于 Office SharePoint Server 2007 以电子方式执行整个审批过程。通过该系统，您可以高效地执行和审批有关的所有活动，从创建待审批的文档，到在已创建路径中传送文档、使用图章或签名进行审批、决策制定（如拒绝或待定） 、加入审批者的批注以及使用文档 ID 联机管理审批文档，而以前您只能通过书面流程来处理这些操作。 2. 什
3、么是我的审批文档库？如果您使用 Windows 凭据或窗体身份验证登录到安装有 Microsoft Office 2007 工作流系统的 Office SharePoint Server 2007 网站，将会在其主页屏幕的左边列表中看到“工作流”链接。 单击此链接，会为您导航到工作流系统的“我的审批”文档库。您可以在“我的审批”文档库中创建一个待批准的文档，检查是否存在待批准的文档，并验证您已提交或已批准文档的状态。此外，还可以在整个组织中传送已审批的文档。在“我的审批”文档库主页（“我的审批主页” ）屏幕中，顶端显示的是当前登录用户的帐户信息，左边是“我的审批”文档库的层次结构。 “我的审批
4、”文档库中包含“个人文件夹”和“存档文件夹” 。 “个人文件夹”又分为“由我提交的审批” 、 “指定给我的审批” 、 “我被拒绝的审批”和“已由我批准的审批” 。在整个审批过程期间，系统将对这些文件夹中的文档分类并显示为未激活或进行中。可以在屏幕的右边一次显示每个文件夹的所有内容，这便于您一眼看出由您提交或批准、但其审批过程尚未完成的文档审批状态和相关信息。当文档完成审批过程时（即已经过审批流中的所有用户的批准） ，系统会自动将它们从“个人文件夹”移到“存档文件夹”进行存档。 可以基于系统管理员设置的组织层次结构自动创建存档文件夹。还可以将其审批过程已完成的文档自动存储在提交者所属部门的存档文
5、件夹中，这样可以按部门高效管理文档。Microsoft Office 2007 4“由我提交的审批”文件夹中显示“我的审批”文档库中由您提交、但其审批过程尚未完成的文档。该文件夹中显示的审批状态如下所示： 正等待审批 文档正等待当前审批者进行审批。 未激活 文档已创建但尚未请求对其审批。在某些情况下，可能会因为文档错误而无法启动审批过程。如果文档在提交后仍显示为“未激活”状态，请与您的系统管理员联系。 待定 当前审批者将已提交文档指定为“待定” ，没有确定是否对其审批。 取消 提交者取消正在执行的文档审批请求。“指定给我的审批”文件夹中显示您需要审批的文档。“我被拒绝的审批”文件夹中显示由您提
6、交但被拒绝的文档。您可以修改并重新提交被拒绝的文档，也可以将其删除。“已由我批准的审批”文件夹中显示由您批准但其审批过程尚未完成的文档。对于经过审批流上所有用户批准、已完成审批过程的文档，系统会将它们自动移到存档文件夹中，不再显示在“已由我批准的审批”文件夹中。 Microsoft Office 2007 5提交文档1. 创建待审批的文档并将其保存。2. 设置审批流。3. 附加文件。4. 为文档加上图章并提交。注释：工作流系统的使用要求1. 在计算机上安装 Microsoft Office 2007。 2. 获取在服务器上安装工作流系统所需的权限（如有问题，请与您的系统管理员联系） 。3. 根
7、据需要，基于公司策略来决定是否要将该证书与系统相连接（如果需要，请与您的系统管理员联系） 。Microsoft Office 2007 61. 创建待审批的文档并将其保存。如果工作流系统提供有默认的文档模板或您注册了管理员已将其用作工作流模板的模板，则可以基于已注册模板创建待审批的文档。与组织的其他成员共享相同的模板，可以使整个组织内文档的使用标准化，这可确保实现组织内所用的不同模板的规范化。1. 在“我的审批主页”左边选择“个人文件夹”中的任一文件夹，可以在屏幕右边显示该文件夹的内容。Microsoft Office 2007 72. 单击命令栏中“新建”按钮右边的“下箭头” ，以显示可用的
8、模板列表。单击“新建”按钮以在应用程序中打开默认模板。如果列表中没有您需要的模板，请与您的系统管理员联系。3. 为待提交的文档选择一个模板。 Microsoft Office 2007 84. 此时所选模板会在应用程序中打开。Microsoft Office 2007 工作流系统仅支持在 Microsoft Office Word 2007 或 Excel 2007 中创建的文件，因此只能使用 Word 2007 的 doc 和 docx 文件类型以及 Excel 2007 的 xls 和 xlsx 文件类型。5. 在应用程序中创建待审批的文档。Microsoft Office 2007 9注
9、释：文档 ID 字段文档 ID 字段的使用取决于相关的公司策略。 - 如果文档 ID 字段中显示有字段名称，在审批过程启动时会自动指定文档 ID，因此您不必在该字段中输入值。 - 如果文档 ID 字段中没有显示字段名称，可能需要您输入文档 ID。- 根据相关的公司策略，也可能不需要文档 ID 字段。注释：设置文档的公开范围根据文档顶端属性区域中的“公开范围”下拉框的值，确定审批结束后有哪些员工可以传递存档文件夹中的文档。如果为文档的公开范围选择“公共” ，则公司内的所有员工都可以传递该文档。如果选择“个人” ，则只允许审批流上指定的人员传递该文档。公开范围的默认值为“公共” 。Microsof
10、t Office 2007 106. 如果文档创建已完成，在工作区上方单击“工作流”消息栏上的“启动”按钮，可以先将文档保存在“我的审批”文档库中。也可以通过单击“快速启动”工具栏上的“保存”按钮来保存文档。“另存为”对话框的文件列表中只显示由您提交但尚未请求其审批过程的文档。实际上，审批过程中由您提交的文档以及其他用户创建的文档都会存储在“我的审批”文档库中。因此，您指定的文件名可能会替换列表中未显示的其它文件名。在这种情况下，会显示警告消息，以提醒您指定的文件名会替换库中的另一个文件名。单击“取消”按钮，然后为其指定其它名称。为避免文件名重复，创建自己的文件命名方案不失为一个好方法。重要！
11、如果已在 Word 2007 创建了文档，应留出足够的时间来识别文档中包含的图章控件，然后单击“工作流”消息栏上的“启动”按钮。这可能需要 5 10 秒钟，具体情况取决于文档大小。如果所花费的时间与上述不符，单击“启动”按钮保存文档时可能会显示下面的信息框。在这种情况下，Microsoft Office 2007 11应留出所需的时间，然后再次单击“启动”按钮继续审批请求过程。7. 若要在保存文档后立即请求审批权限，请继续“工作流”对话框中的审批请求过程。若要稍后启动，请单击“工作流”对话框中的“关闭”以关闭文档。编辑不是由您提交的现有文档1. 打开“我的审批主页”或“由我提交的审批” 。 “
12、由我提交的审批”文件夹中显示审批过程尚未完成的所有文档，包括由您提交但未请求审批过程的文档。 Microsoft Office 2007 122. 如果在文件上移动鼠标以进行编辑，然后单击“下箭头”选择“在 Microsoft Office Excel 中编辑”或“在 Microsoft Office Word 中编辑” ，则该文档将以编辑模式打开。也可以单击要编辑的文档将其以只读方式打开，然后在应用程序工作区上方单击消息栏中的“编辑文档”或“编辑工作簿”按钮，将文档切换为编辑模式。重要！只能编辑其“状态”字段值为“未激活”的文档，而不能编辑“进行中”状态的文档。如果编辑状态为“进行中”的文档
13、，则已加上的签名将会失效。3. 以多种方式编辑文档。如果想在编辑时将文档设置更改为“个人” ，请参考“创建待审批的文档并将其保存”中的第 5 步。如果屏幕上未显示属性区域，请依次单击 Microsoft Office 按钮、 “准备”和“属性”来显示属性区域。无需打开文档，即可更改其公开范围设置。在“我的审批主页”或“由我提交的审批”文件夹中，将鼠标移到所需的文件名上，然后单击右边的“下箭头”以选择“编辑属性” 。在显示的屏幕上设置文档的公开范围。4. 完成编辑后保存文件。Microsoft Office 2007 132. 设置审批流。按照提交者指定的从审阅到审批的审批流完成审批。1. 新建
14、待审批的文档或以“编辑模式”打开保存在“由我提交的审批”文件夹中的文档。只能为“未激活”状态的文档指定审批流。 2. 单击“工作流”消息栏上的“启动”按钮。 也可以依次单击 Microsoft Office 按钮、 “工作流”和“工作流”对话框，然后单击“工作流”下的“启动”按钮。Microsoft Office 2007 14重要！如果提交者属于多个部门，则会同时显示“工作流”对话框和“选择部门”对话框。选择提交者所属的部门，然后单击“确定”按钮。Microsoft Office 2007 153. 单击“工作流”对话框中的“设置审批流”按钮。4. 在“设置审批流”对话框中的“标准审批者”框
15、中，单击并突出显示审批步骤中要设定的“签署人” 。提交者姓名会默认显示在“标准审批者”框中的第一步中。Microsoft Office 2007 165. 使用以下方式之一选择所需的人员或角色。如果选择了重复的人员或角色，会显示一条错误消息。 单击“组织”选项卡以从组织结构图中选择所需的人员。人员信息将显示在下面的“审批者属性”区域中。 单击“角色”选项卡以选择所需的审批角色。角色信息将显示在下面的“审批者属性”区域中。注释：指定一个审批角色作为审批者请求审批时，有时更适合指定一个审批角色而不是某个人作为审批者。如果指定人员与组织内的多个部门相关，可以指定审批角色（例如财务部门的采购员） ，而
16、不必检查并指定其它部门的代理人姓名。尤其是在代理人经常变更的情况下，通过指定审批角色作为审批者，可以避免在发生审批延迟和审批流修改时出现混淆。此外，可以将审批角色指定为多位人员，并让他们共享审批授权。在这种情况下，如果将请求提交至属于审批角色的所有用户，并经过审批角色的任一成员批准后，则审批过程将继续执行下一步骤。代表审批角色的 图标会显示在角色名称前。 使用“搜索”选项卡基于合适的搜索条件查找并选择所需的审批者。Microsoft Office 2007 176. 单击 按钮或双击选定的人员或审批角色以将其添加到“标准审批者”框中。若要删除已添加的审批者或审批角色，请从“标准审批者”框中将其
17、选中，然后单击 ，或双击该审批者或角色。Microsoft Office 2007 18如果添加一个审批角色，先选中所需的角色名称，然后该名称即显示在“标准审批者”框中。再次单击该名称以将其显示在下拉框中，您可以在此框中查看该角色的所有成员而不是角色名称。7. 选择所有审批者，然后单击“确定”按钮。即使单击“工作流”对话框中的“关闭”稍后请求审批，也会保存已设置的审批流。 将已完成审批的文档存档在属于提交者部门的存档文件夹中。如果要将已完成审批的文档副本保存在其它部门的存档文件夹中，请单击“副本存档”旁边的 按钮，以在“选择部门”对话框中选择所需的部门名称。有关已完成审批的文档的存档状态信息，
18、请参阅“已完成审批文档的存档”一章。Microsoft Office 2007 19在同一审批步骤中设置多个审批者1. 若要在一个审批步骤中指定多个共同签署人，在“设置审批流”对话框中的“标准审批者”框中，请在要执行并行审批的步骤中选择“签署人” ，并单击 按钮。通过并行审批步骤会添加上面所选的“签署人” 。Microsoft Office 2007 202. 如果需要在同一审批步骤中指定的多位审批者的一致审批，请从“并行审批”中选择“共同审批” 。如果不需要，请选择“合作审批” 。合作审批仅在需要参考或查阅其他部门或人员的意见时使用。共同审批：审批过程仅在所有的共同签署人一致批准文档后才能继
19、续执行下一步骤。如果任一共同签署人拒绝批准，则该文档将被拒绝。Microsoft Office 2007 21合作审批：只要任一共同签署人批准文档，审批过程就能继续执行下一步骤。如果所有的共同签署人一致拒绝批准，则该文档将被拒绝。重要！不管是合作关系的审批还是共同关系的审批，共同签署人都必须批准文档，文档才能转到下一审批Microsoft Office 2007 22步骤或被拒绝。如果不经过任一共同签署人的批准，整个审批过程都将会延迟。3. 从“并行审批”框中选择所需的“共同签署人” 。选择所需的人员或审批角色作为共同签署人，与上述的指定标准审批者的步骤相同，但是若要添加/删除并行审批者，请单
20、击“并行审批”框左边的 和 按钮。Microsoft Office 2007 233. 附加文件可以将文件附加到要提交的文档。 1. 在“工作流”对话框中单击“附加文件”下的“插入项” 。2. 单击“单击此处以附加文件”以显示“附加文件”对话框。Microsoft Office 2007 243. 选择要附加的文件并单击“插入”按钮，然后附加文件。一次只能附加一个文件。4. 重复步骤 1 3 ，附加所需的多个文件。若要删除附加的文件，右键单击要删除的文件名，然后选择“删除”或“删除附件” 。Microsoft Office 2007 254. 为文档加上图章并提交。提交的最后一步是将用户图章与
21、证书相连接，并提交文档以请求审批。将证书与图章或签名相连接，以确保由该用户签署文档。Microsoft Office 2007 工作流系统支持商业证书颁发机构或内部证书颁发机构基于证书标准颁发的所有数字证书。但是，可以使用哪些证书还要取决于您的组织策略。您可能需要使用不同的过程将证书与您的图章或签名相连接。请与您的系统管理员核实是否需要不同的过程。1. 单击“工作流”对话框中的“提交”按钮。如果“工作流”对话框未显示，单击“工作流”消息栏上的“启动”按钮。 Microsoft Office 2007 262. 如果此时显示有关签名的法律授权的信息框，请单击“确定” 。3. 确保“签名”对话框中
22、心是您的图章。4. 如果您需要让审批者知道一些信息，请在“签署此文档的目的”框中加上批注，并检查与该图章连接的证书信息，然后单击“签名”按钮。与您的系统管理员核实是否需要根据您的公司策略更改证书。若要更改证书，请参阅“更改与图章连接的证书” 。Microsoft Office 2007 275. 单击“签名确认”信息框中的“确定”按钮，并确认文档的审核字段中显示的图章。6. 关闭文档并退出程序。 Microsoft Office 2007 28取消审批请求提交者可以在审批过程中取消文档的审批请求。如果取消审批请求，将使用电子邮件向现有审批者和当前审批者发送取消通知。此后当前审批者的“指定给我的
23、审批”文件夹和现有审批者的“已由我批准的审批”文件夹中将不再显示该文档。但是，其状态更改为“取消”的文档在删除前仍继续显示在提交者的“由我提交的审批”文件夹中。 1. 打开“由我提交的审批”文件夹。在审批过程完成前，已创建的文档将一直显示在“由我提交的审批”文件夹中。Microsoft Office 2007 292. 单击要取消文档的“取消”链接。只显示已请求审批的文档的“取消”链接。3. 单击“修改工作流”页面中的“是”取消审批请求。 Microsoft Office 2007 304. 确认已取消文件的“状态”字段是否更改为“取消” 。可以修改已取消的文档并重新请求审批。有关详细信息，请参阅“修改并重新提交已拒绝或已取消的文档” 。 5. 若要永久删除已取消的文件，单击将鼠标移到该文件名上时出现的“下箭头” ，然后单击“删除” 。
