1、诚信合规相关工作流程,公司法律合规部,湖南省第五工程有限公司,目录,一、商业伙伴尽职调查（一般程序）二、商业伙伴尽职调查（个案豁免程序）三、商业伙伴尽职调查（小金额豁免程序）四、礼品、招待及差旅费用申请、审批程序五、捐赠和赞助申请、审批程序,一、商业伙伴尽职调查（一般程序）,（一）适用范围拟与集团（包括集团所属各单位、总公司本部各单位）进行商业交易或往来的所有商业伙伴，都应对其进行尽职调查。（符合“个案豁免”、“小金额豁免”条件的商业伙伴除外）,(二）尽职调查（一般程序）操作流程,对符合工作要求的商业伙伴进行比选，初步确定拟合作商业伙伴,请比选后确定的商业伙伴协助填写拟合作的商业伙伴信息表,商
2、业伙伴信息真实准确完整，显示商业伙伴符合合规政策要求,商业伙伴信息提供虚假信息或应当提供的基本信息不完整，不符合合规政策要求,与商业伙伴联系工作的集团员工填写拟合作的商业伙伴举荐人申请表，草拟双方拟签订的合同或协议,终止与商业伙伴的合作计划，重新选定商业伙伴,将商业伙伴信息表、举荐人申请表、其他相关证明材料以及草拟的合同上交合规负责人审查批准,签署合规负责人批准书,符合合规政策要求,不予批准，写明不予批准的理由，将资料返回责任单位,不符合合规政策要求,与商业伙伴签署合同，同时签署合规证书与反贿赂陈述、保证及承诺函,将所列名的资料加上合同复印件以及商业伙伴相关证明资料复印件整理为一份完整的尽职调
3、查（一般程序）资料，交本单位法律合规部归档,各公司所签合同或协议在1亿元人民币以上（含）的商业伙伴，再报集团首席合规官备案,拟合作的商业伙伴信息表 第部分： 第2项，若有关申请人的介绍、广告或其他材料已经向公司提供，请选“是”，并在信息表后附上材料原件或复印件； 第3项(a)表一申请人负责人个人信息表，左边第一列“职务”可以根据商业伙伴实际情况进行更改设置；对于本表中列明的商业伙伴负责人，请在本表后附上其简历。 第部分： 第11项，填写一家商业伙伴开户银行或者提供一名商业伙伴信贷证明人,（三）尽职调查（一般程序）相关资料填写注意事项,第13项，列举的外部证明人须非为商业伙伴本公司或者是关联公司
4、（子、母公司，分支机构）员工，最好为与商业伙伴曾经有过业务往来，能够证明商业伙伴业务信誉和能力的其他公司员工。 第部分 第15-19项，请如实填写，如有选项选“是”，请根据选项后的要求作出相应的描述或提供相应的材料复印件。 第部分 第20项，调查国家法律法规对聘用或禁止、限制聘用该商业伙伴有相关规定，如选“是”，请根据选项要求，在选项后列明该规定。,第21项，调查商业伙伴的主要管理人员与政府官员的关系以及其政府机构任职经历。如选“是”，则请仔细、如实填写选项下(a)-(i)的调查事项。 表格签署部分 “签署”“日期”两栏应由商业伙伴的合法授权代表亲笔签署，不得打印或代签，对方合法授权代表具有证
5、明并保证信息表中商业伙伴信息真实、准确的义务； “姓名”、“职务”、“公司”三栏为合法授权代表基本信息，必填，可选择手写或打印； 签署完毕后在签署部分加盖商业伙伴行政印章。,举荐人申请表 填写主体：主要与商业伙伴洽谈业务、联系工作的集团员工。 第4项，拟建立的业务关系和提供的服务应与双方签订的合同或协议中约定建立的业务关系或提供的服务一致。 第6项，对商业伙伴的报酬预估总额，请写合同或协议中约定的合同总金额，如合同只写明单价，请根据合同约定的数量或时间预估合同总额。 第11项，只有在通过“电汇”支付价款时才需填写，通过其他方式支付，此项可不填写；如通过电汇以商业伙伴以外其他人为收款人，请在此项
6、横线部分解释：实际收款人与商业伙伴的关系，是否得到商业伙伴书面、合法授权。 第12项，指合同或协议约定的价格是否符合交易时提供的该产品或服务的市场价格。,第14项，指将与商业伙伴签订的合同或协议是否与集团现已签订的合同或协议有矛盾、冲突，要与商业伙伴进行交易必须终止或修改集团现有合同或协议。 表格签署部分： “签署”“日期”两栏须由本表格第3项列明的集团举荐人亲笔签署，不得打印或代签； “姓名”“职务”“公司”三栏为举荐人基本信息，可以手写，也可打印。,首席合规官批准书/合规负责人批准书 适用范围： 首席合规官批准书适用于总公司本部各管理部室、各经营单位与商业伙伴进行交易的审批。 合规负责人批
7、准书适用于各子公司与商业伙伴进行交易的审批。 签署主体： 首席合规官批准书集团首席合规官 方拯 合规负责人批准书经过首席合规官授权的各子公司合规负责人 两份批准书“予以批准：”之后申请部门都应写明：是何单位（或项目部）因何种事由签订何种合同，如合同有合同编号，则写明合同编号，方便以后查询。,合规证书 签署时间：在首席合规官或合规负责人批准进行交易后，与商业伙伴正式签署合同或协议时，同时签署合规证书。 签署时的解释义务：由集团授权与对方签订合同的员工向对方解释合规证书条款，确保对方在签署前清楚、明白合规证书所有条款含义及签署后产生的效力。 合规证书的形式：应带有商业伙伴公司的正式信头（如有）。
8、证书签署部分：基本信息均用印刷体书写，在“公司公章”处加盖商业伙伴行政印章。,反贿赂陈述、保证及承诺函 签署时间：在首席合规官或合规负责人批准进行交易后，与商业伙伴正式签署合同或协议时，同时签署反贿赂陈述、保证及承诺函。 签署时的解释义务：由集团授权与对方签订合同的员工向对方解释反贿赂陈述、保证及承诺函条款，确保对方在签署前清楚、明白其所有条款含义及签署后产生的效力。,2.3. 我方在此承诺并同意(a)及时回应湖南建工集团或其审计师、法律顾问发出的任何有关上述1条下陈述与保证的通知，并提供合理具体的信息；(b)在集团或其审计师、法律顾问要求下提供证明其回应的书面文件【注：除非针对集团的代理、代
9、表或商业伙伴，否则删除以下非斜体方括号里的内容】 【；以及(c)在此协议期间，(x)为核实我公司对1条的陈述与保证的遵守情况为目的，以及(y)与任何政府机构对湖南建工集团商业活动的任何调查有关，在湖南建工集团要求下允许集团及其审计师、法律顾问不时地查阅相关帐簿和记录】。注：以上红色字体部分适用于所有商业伙伴，蓝色字体部分仅适用于特殊商业伙伴（指集团代理、代表、商业合作伙伴），非特殊商业伙伴，应删除蓝色部分表述。,2.4. 【注：以下仅适用于可能成为或让外界视其为集团的代理、代表或者商业合作伙伴】在签订本协议前以及本协议有效期内的每一年，代表我公司的董事会主席（或法定代表人）、总裁（首席执行官或
10、总经理）、首席财务官（或财务负责人）、法律总顾问（或首席法务官或法律及合规负责人）及与集团开展具体业务的负责人员应当共同签署一份基于本政策附录C-3格式的合规证书并向湖南建工集团提交该证书【注：附上附录C-3的表格】或【注：以下适用作为集团的任何供应商、普通承包商或普通服务商的商业伙伴】在本协议有效期内，代表我公司的董事会主席或法定代表人应当每两年签署一份基于本政策附录C-2格式的合规证书并向集团提交该证书【注：附上本政策附录C-2的表格】。注：以上红色字体部分适用于所有商业伙伴，蓝色字体部分仅适用于特殊商业伙伴（指集团代理、代表、商业合作伙伴），非特殊商业伙伴，应删除蓝色部分表述。,二、商业
11、伙伴尽职调查（个案豁免）程序,（一）适用条件1、商业伙伴因为某种可被接受的理由（如基于商业信息的保护等）拒绝我方对其进行尽职调查，拟签订的合同金额大于10万元；2、经我方调查，商业伙伴不存在合规政策中规定“危险信号”（详见合规政策第2.2条）与“可疑行为”（详见合规政策第3.4条）；3、商业伙伴不属于：（1）集团公开招标的中标人；（2）集团的代理、代表、顾问、咨询者、专业服务提供者、经销商或商业合作伙伴）；（3）集团总承包商。,（二）尽职调查（个案豁免）操作流程,（三）尽职调查（个案豁免）相关资料填写注意事项,拟合作的商业伙伴举荐人申请表 同前所述尽职调查（一般程序）。个案豁免申请表 一、拟合
12、作商业伙伴信息： 第2项，“工作性质”请填写对方单位性质，如“国有企业”、“有限责任公司”、“股份有限公司”、“独资公司”等。 第5项，填写在合作前负责核实对方具体情况、在合作后将负责核实对方工作状况的相关负责领导名字。 第6项，“拟支付的金额”，请填写合同预估总额，合同中只约定单价的，要根据数量或时间预计总额。,三、个案豁免的理由和支持性文件 此部分为此表最重要、最核心部分，请认真填写，不得空缺。 个案豁免理由应说明三个问题： 商业伙伴因何理由拒绝我方对其进行商业调查； 商业伙伴为何符合集团合规政策中规定的“个案豁免”条件； 相关部门为何决定为商业伙伴申请个案豁免。 写明理由后须在本表格后附
13、上能证明对方信誉或业务能力的相关支持性文件，如营业执照复印件、组织机构代码证复印件、招投标文件等。 四、集团相关举荐单位或部门负责人承诺 签署主体：左边“签署”、“日期”两栏由总公司管理部室或经营单位或子公司相关部门负责人亲笔签署，右边“签署”、“日期”由填写拟合作的商业伙伴举荐人申请表中的举荐人亲笔签署，均不得印刷体书写，不得代签；左右两边“姓名”、“职务”两栏为签署人的基本信息，可手写，可印刷体书写。,首席合规关于豁免申请的批准书 适用范围： 适用于集团所有单位（包括集团总公司各管理部室、各经营单位、集团各子公司）申请个案豁免。 签署主体： 集团首席合规官 方拯,申请部门在“就以下原因”之
14、后应写明个案豁免的理由，同个案豁免申请表第三部分说明的个案豁免理由。 首席合规官经过审查，认为符合个案豁免条件，将“批准豁免”，并在签署部分亲笔签名；认为不符合个案豁免条件的，将“不批准豁免”，并在后面写上不予批准的理由，在签署部分亲笔签名。,三、尽职调查（小金额豁免）程序,（一）适用条件1、商业伙伴因为某种可被接受的理由（如基于商业信息的保护等）拒绝我方对其进行尽职调查，拟签订的合同金额不超过10万元人民币； 2、商业伙伴不属于：（1）集团公开招标的中标人；（2）集团的代理、代表、顾问、咨询者、专业服务提供者、经销商或商业合作伙伴）；（3）集团总承包商。 3、商业伙伴符合小金额豁免表第二部分
15、所列问题的标准答案。,（二）尽职调查（小金额豁免）操作流程,（三）尽职调查（小金额豁免）相关资料填写注意事项,小金额合同豁免表 二、申请小金额合同豁免标准 商业伙伴要符合第二部分所列问题的标准答案，才达到合规政策中规定的小金额豁免标准，其中一个问题与问题后提供的答案不符，即不得申请小金额豁免。三、签署部分 右边“签署”、“日期”两栏由总公司相关业务部门主要负责人或相关子公司总经理亲笔签署，不得印刷体签署，不得代签；右边“签署”、“日期”两栏由总公司财务负责人或相关子公司财务负责人亲笔签署，不得印刷体签署，不得代签；左右两边“姓名”、“职务”、“单位”三栏为签署人基本信息，可印刷体书写，可手动书
16、写。,四、礼品、招待及差旅费用申请、审批,（一）适用条件仅适用于针对政府官员（“政府官员”定义见合规政策1.3）的礼品、招待及差旅费用的申请、审批。招待：仅限于餐饮招待，其他任何形式的招待均不允许。根据中央“八项规定”、省委“九条规定”： 不允许向政府官员赠送礼品、报销差旅费用。,（二）礼品、招待及差旅费用申请、审批程序,（三）礼品、招待及差旅费用相关资料填写注意事项,礼品、招待及差旅费用申请表 第1项与第4项，表一“政府官员人员明细表”、表二“湖南省建筑工程集团总公司参加接待人员明细表”，按照党政机关国内公务接待管理规定，如招待人数为10人以下（包括10人），则招待单位陪同人员原则上不得超过
17、3人；如招待人数为10人以上，则陪同人员原则上不得超过招待人数的1/3。请大家在进行招待活动时严格按照此规定进行招待并填写表一与表二。 第5项，需说明进行招待活动的目的，根据合规政策规定，对政府关于进行餐饮招待的目的仅限于推广、展示或解释集团设施与服务之目的才是适当的。 第20项，需项目描述预计的招待活动，此项须写明招待活动时间、地点、事由等具体情况。 第21项，表七“预计招待费用明细表”，此表填写的内容应与表一、表二填写的内容相符合，不能前后矛盾，请相关部门核实后认真填写。,第22项，需提供招待活动中，属于该等政府官员的费用金额以及该金额的计算方式，此项应提供详细描述，假设参加招待总人数（包
18、含我方陪同人数）为10人，其中政府官员有7人，此项应表述为：预计参加人数10人，其中政府官员7人，预计金额2000元。则该政府官员的费用金额与计算公式为：按人均200元/餐标准计算，预计政府官员费用为200元/人/餐*7人=1400元。 第25项，需列举招待活动期间将会发生的与集团产品或服务的推广、展示或解释有关的具体活动。 表格签署部分，由申请部门相关工作人员填写申请表并在“签署”栏亲笔签名，不得印刷体书写，不得代签。,礼品、招待及差旅费用批准表 批准表前八栏填写的信息应与礼品、招待及差旅费用申请表中相关信息相对应。 批准表的审批栏审批顺序为从上至下、从左至右的顺序进行审批。 批准表最下方“填表人”应与礼品、招待及差旅费用申请表中的“申请人”保持一致。,五、捐赠、赞助申请、审批,（一）适用条件政治捐款。在中国境内，禁止一切性质和形式的政治捐款。在中国以外的地区，仅可根据适用法律向政党。政党官员和候选人捐款。 慈善捐款。目的必须具有慈善性质，并非为了获取任何商业利益或优势。给予行业协会的捐款一般具有商业目的，不属于慈善捐款。 赞助。只能对合法登记并有较高声誉的第三方机构进行赞助。,（二）捐赠、赞助申请、审批程序,
