1、OA 办公系统管理制度第一章 总则第一条 为规范集团 OA 办公系统的运行维护管理工作，确保 OA 办公系统的安全、可靠地运行，切实提高生产效率和服务质量，使信息系统更好地服务于生产运营和管理，特制定本管理制度。第二条 OA 系统管理员基本任务：1. 进行对办公系统的日常运行和维护管理，观测系统运行状态，确保系统内各项办公流程顺利运行；2. 迅速而准确地解决日常使用者遇到的使用问题，保障办公流程正常运行，确保所承载的各类应用和业务正常。第三条 OA 系统管理员权限和维护管理：1 表单制作与管理1.1 公司内部有需要新制 OA 表单的，需要有相对应的申请文件，文件应包含清晰的表单样式和审批流程，
2、如无申请文件管理员不能私自建立以及发布新表单。1.2 公司内正在使用的表单，有需要变更或修改表单样式的，需要有相对应的变更修改申请，申请文件应包含清晰的变更或修改方案，如无申请文件管理员不能私自变动表单样式内容及表单模板，特殊情况或有公司总经理级以上签字确认的，可以先行调整。1.3 公司内正在使用的所有表单，OA 管理员都要留有相应备份(模板)文件，修改或调整过的表单也要做好相应的记录，避免出现问题无从查证。1.4 公司内部门自用(非共用)的表单制作，制作条件同样需遵守本文件(1.1)的条件。1.5 如需要使用再次修改过的表单，在旧表单已发生过使用情况下，为保存数据的完整性，务必只做停用操作，
3、禁止删除已发生过数据交换的旧表单。2 流程制作与管理2.1 公司内表单正在使用的流转流程，有需要变更或修改的，需要有相对应的变更修改申请，申请文件应包含清晰的流转流程调整方案，如无申请文件管理员不能私自变动表单内流程执行内容，特殊情况或有公司总经理级以上签字确认的，可以先行调整。2.2 已经发起的表单流程(包含自建流程)需要做临时性修改的，应由表单发起人或者当前节点经办人提出，管理员方可在后台进行流程的变更或流程终止，调整或终止了的流程也要做好相应的记录，避免出现问题无从查证。2.3 表单管理员在制作流转流程时，务必注意，分支节点的条件设立，一定要结合公司内各部门、各级领导的审批权限进行设立，
4、同时需注意表单条件字符的使用例如：“and” 、 “or”、 “=”、 “”、 “当前节点”和“发起人” ，避免发生流程错误、审批错误、超权限审批等问题。2.4 如发生人员变动、岗位变动等人事变动从而涉及到需要调整 OA 表单流程的情况，以公司人力资源部发布的通知或申请为准，表单管理员不能私自改动表单流程中各节点人员的设置。特殊情况或有公司总经理级以上签字确认的，可以先行调整。3 人员调整与管理3.1 公司 OA 办公系统人员账户的设立与开通，须有人力资源部发布的通知或申请，公司管理员不能私自建立和开通 OA 账户。3.2 系统内人员部门和岗位的设定也须遵守人力资源部发布的通知或申请中所标识出
5、的部门和岗位进行设定，公司管理员不能私自更改公司系统内人员部门和岗位的设定。3.3 公司 OA 系统中人员“个人角色”的设定，可根据员工部门领导或公司总经理级以上人员批准后，方可告知公司 OA 管理员进行调整，也可在新建立账户时一并设置完成，不硬性要求以人力资源部文件为准。(HR、工资和绩效权限除外)3.4 公司 OA 系统中人员“副岗”的设定，可根据员工部门领导或公司总经理级以上人员批准后，方可告知公司 OA 管理员进行调整，也可在新建立账户时一并设置完成，员工副岗不硬性要求以人力资源部文件为准。4 其他管理注意事项4.1 如非必要，管理员不能私自查看已发起的表单。涉及泄露公司机密信息的，由
6、操作人承担相应后果。4.2 管理员须维护好本公司流程表单，及时处理 OA 使用过程中的问题，优化处理表单流程。4.3 分子公司管理员不能做人员跨公司的兼职操作，如有人员需要做跨公司兼职操作一定要上报公司总部，由总部进行设置。4.4 公司 OA 管理员要定期在公司内组织新员工及其他人员进行 OA 使用基础培训，确保公司内员工能正常使用 OA 系统办公，完成相应的操作步骤。4.5 公司 OA 管理员分为单位管理员和表单管理员，可由一人担任，管理员变更时需要向公司总部信息办公室报备人员变更信息。4.6 公司 OA 管理员账号由公司 OA 管理员保管和使用，如非必要，禁止交由他人使用和外传。4.7 公司 OA 管理员是公司 OA 系统栏目，版面变更唯一的指定人，禁止在 OA 系统上传带有病毒的文件、图片等，未经许可，不得私自改变 OA 系统的桌面内容，不得对网络运行进行人为设限。4.8 系统出现故障，导致 OA 自动化办公系统无法正常工作时，应及时通知集团办，由其尽快组织有关单位查明原因，排除故障。若长时间系统不能正常运行的，须报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知相关使用单位，保障流程与信息交换工作的正常运行。XXXXXX（集团）股份有限公司综合行政部信息办公室20XX 年 X 月制
