1、综合经营管理部培训教程,行政办公室工作规范,1,Contents,目录,职能定位,工作内容,工作要求,工作案例,2,3,办公室职能定位,4,办公室的重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。 枢纽：联结决策层与执行层的纽带、联结各职能部门的纽带。 窗口：需要与上下左右各职能部门接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表一个单位的形象。,4,办公室职能定位：,5,行政 助手,信息 传输,综合 协调,参谋 辅助,6,办公室工作内容,7,办公室工作内容：按性质分：程序性工作；智囊性工作；临时性工作。按内容分：办
2、文；办会；办事。（简称“三办”）,7,被动型,前瞻性,机要性,8,综合性,服务性,程序性,8,办公室工作特点：,工作 特点,综合办公室日常事务汇总表,9,综合办公室日常事务汇总表,10,11,办公室工作要求,12,办公室人员角色定位,办事员,笔杆子,领导 助手,参谋 智囊,13,办公室工作对人员的要求,弊,一、要讲事业心和责任感；,二、要认真细致；,三、要讲究程序(不要打乱仗)；,四、要讲工作效率。,14,一、思想素养热爱本职。干一行，爱一行，专一行。政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工 作，听招呼，能自律，严保密。责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起，具有
3、高度的责任意识。踏实肯干。舍得为工作投入。,办公室工作对人员的要求,15,二、业务素养 具备较高的政策水平。 具有较强的综合分析能力。调研能力。善于通过调研掌握大量信息。思维能力。善于思考问题，抓住关键。表达能力。能准确简明地阐述己见。 良好的协调能力。 较强的应变能力。,办公室工作对人员的要求,16,三、心理素养心理素养。指人对环境及其相互关系的适应能力。注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有 职业的注意力。 调控力(控制情绪的能力)。 意志力。,办公室工作对人员的要求,17,http:/ 全局意识 责任意识 创新意识奉献意识 信息意识 程序意识 学习意识,办公室工作对人员的要求,1
4、8,工作案例,19,案例一：如何提高工作效率及合理安排时间,周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速进入工作状态，搞 得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜； 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表； 3、拟定一份请示，申请近期组织工会活动的经费； 4、拟定一份给某客户的回函，发出并复印备存； 5、接收、分类和传递今天收到的文件、信件； 6、布置下午要使用的会议室，准备会议用品、茶水； 7、为上司预订周末去北京的火车票； 8、将财务部新发的办公经费报销规定印发至各单位； 9、在做
5、这些事情的同时，她还接待了3位访客、接听了几个电话等。,20,一、用ABCD法则排出工作的优先等级,A类：重而急，重要的并紧急的，必须立即做、优先做。B类：急而不重，A之后迅速处理。C类：重而不急，在合适的时间段内有效完成。D类：不急不重，最后做、延后做，或请他人代劳。方法：每日从A类依轻重缓急，循序着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。,案例一分析：如何提高工作效率及合理安排时间,21,二、有效利用时间，事半功倍1、明确自己的工作任务和职责。你必须非常清楚上司给你安排的工作任务中，哪些工作应由你亲自完成；哪些工作应协助他人做；哪些工作不参与。2、要区分常规工作和非常规工作。哪些是每日都有的工
6、作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料的、突然出现的工作。3、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的、紧急的工作先做，科学有序的一项一项完成工作任务。不是机械的来一件事干一件事。4、巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。如：把所有要复印的文件集中在一起复印，把所有要打的电话集中在一起打。,案例一分析：如何提高工作效率及合理安排时间,22,二、有效利用时间，事半功倍5、使用办公辅助手段帮助组织工作。如工作日志、时间表、日程安排表等。 6、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、不延误、不降低团队的整体效益。 7、要遵照组织制定的规章制度和有关工作
7、的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作。8、应尽量坚持记工作笔记，通过时间和活动的详细记录，可以分析、评估自已利用时间的有效程度，从而得到启发，持续改进。,案例一分析：如何提高工作效率及合理安排时间,23,某公司经理突然收到一封措施无礼的信函，是与公司合作多年、交往很深的一家代理商发来的。经理怒气冲冲地把秘书叫来，口述回函大意，并明确将中止双方之间的一切业务。然后，经理让秘书迅速成文并发出。秘书应该怎么做？,案例二：如何做好领导助手,24,聪明的秘书，应该在经理冷静之后再把拟好的回函交给经理，并征求意见确认是否发出，实际上是无声地提醒经理冲动行为也许是错误的。 作为公司领导人，经理有自己思
8、考问题的角度和方式，必须权衡各方面的关系和利益。经理提出要中止与代理商的业务关系，也许并非是一时之怒，来信仅充当了导火索；也可能是一时之怒，中止业务是气头上说说而已。 在不明白经理的真实想法之前，秘书绝不能越俎代庖，替经理做主。秘书不是政策的制定者，也不是最后的决策人，但必须是一个好助手 。,案例二分析：如何做好领导助手,25,某高校为了保证教学工作顺利进行，一般都把各种会议安排在星期五下午，时间通常为下午1:30到3:00，这虽然保证了教学时间，但同时产生了另一个矛盾，即会议时间过于集中，往往产生七、八个单位同时开会，都邀请校领导参加，造成校长应接不暇。 如果你是校长办公室主任，该怎么做？,
9、案例三：如何做好沟通协调,26,校长办公室要求各单位把要召开的会议提前一周申报，说明会议内容、所需要的时间、拟请那位校领导参加，分别轻重缓急进行协调安排。有些会议由校长参加；有些则由分管的副校长参加；有些会议只需要领导去听一听、了解情况的，可以分别安排在1:30到2:00；2:00到2: 30；2: 30到3: 00去参加；有些会议不很紧急的，建议延后安排；甚至有些内容并不很重要的，就不安排校长参加，建议他们把会议纪要送校长办公室，由校长抽时间审阅后，提出书面或口头意见。 校长办公室把每周的会议安排打印成表格，在星期三以前发到各单位再次征求意见，进行局部调整，在星期四下午定下来，通知各单位，准
10、备好星期五下午的会议。 校长办公室用这种方法既协调解决了会议集中的矛盾，又很好地取得了各单位的支持和理解。,案例三分析：如何做好沟通协调,27,案例四：公文写作,武汉市教育局、财政局： 我校拟着手建设校园网，经过计算机网络公司设计预算需要投入经费100万元，为使工程尽快上马，我校特向两局提出要求拨款以解燃眉之急。还请求增加教师10名。附件：校园网建设具体方案校园网建设预算书 特此报告，请批复！ 武汉市高级职业中学 2014年5月10日,请示报告,一、题目内容不明确，且“请示”与“报告”不可共用。可改为“关于申请校园网建设经费的请示”,二、主送单位只能有一个。,三、一事一文。,四、附件：1、*2、*,六、落款金字塔式或倒金字塔式；落款日期大写。,五、妥否，请批复。,THANKS！,
