1、第八章 管理信息系统建设的原则与条件,2,第一节 管理信息系统建设的原则,一、组织的定义组织是一从环境吸收资源并加工生产产品的稳定的正式的社会结构。从技术角度将组织看成是由三个基本要素组成：资本和劳动力、产品生产和环境。组织不仅仅生产产品，还伴随着信息处理过程。简单化接近现实的行为定义是，组织是权利、特权、义务和责任的集合体，在冲突和协调中的平衡体。这两个定义并不矛盾，前者着重从外部环境和整体功能探讨，后者从组织内部讨论如何组织生产，两者互为补充。根据后一定义，信息系统对组织的影响不仅仅是技术上的，还可能涉及到权利、义务、责任等调整和变化，甚至可能引起新的冲突和矛盾。,3,组织共性,韦博在19
2、11年的提出“理想化组织”的特点，他将组织的机构看作是结构化为现代组织机构应该有劳动和专业分工，组织雇佣员工和训练员工具有一定能力和特长。组织是层次性结构，并建立一定的权威和负责制。权威和行动是受到组织的规则和流程约束的，这些规章制度体现组织的公正和不偏不移的决策原则，每个人都是平等的。组织的目标应该是最大化效率，以较少输入提供最大输出。标准化操作流程(SOP) 组织是一稳定的正式的机构。在一段时间内，组织根据实际生产和管理需要，制定一系列的规则、流程以处理现实中难以预料的问题。标准化操作流程的建立可以提高工作效率，如汽车组装分工，但这种流程一旦建立就可能很难变化，有时变化时可能需要付出很大代
3、价。标准流程的改进不一定依赖于信息系统，通过对工作重新安排和任务分工，也可以提高效率。,4,组织共性,组织政策 组织通过安排将不同职业的人员协调在一起，由于所处的位置和角度不同，因此对组织中的生产、管理、奖惩产生不同观点，产生矛盾。为协调解决组织内部矛盾，因此必须制定一系列政策解决矛盾冲突。由于组织政策对组织变化的对抗性，建立信息系统产生巨大的变化，必将导致政策调整。组织文化 组织文化是对组织应该生产什么、如何生产、那里生产和如何生产一系列基本假设。它是对组织中一些基本的公开问题不假思索的态度和观点。组织文化是一强有力的无形力量，约束规则制定、流程形成，同时对变化特别是技术变化具有很强的反抗性
4、。因此，技术的开始使用不是用来改变基本文化的，而是用来支持现存文化的。组织的变化具有惰性，技术变化远比组织的变化快。,5,组织差异性,组织有不同的结构、目标、机构、领导风格、任务和生存环境简单型结构 一般是年轻的小型的业主公司，它能较快适应环境变化，信息系统主要用来提高工作效率。机器型结构 在环境变化慢、标准化程度高的大型的组织结构。一般由战略高级经理进行集中处理信息和进行决策，分成若干功能性组织，如生产部门、财务部门、营销部门等。专业型机构 典型的是律师事务所、教育系统。该类型组织需要大量知识和专家，一般由部门分开领导，很少进行集中管理。分支型机构 500强公司一般都属于这种类型，每一个分之
5、机构就是一个相对独立的机器型结构，具有相对独立的决策和管理能力。（事业部制）自主型机构 这类机构要求反应速度快、灵活度高的组织。一般都是“任务型”的临时组织。,6,组织的特征,共同特征：标准化的运作程序、自身的政治和文化 个别特征：组织的类型、环境、业务过程、信息系统应用的分析层次,7,二、组织和信息系统之间的关系,组织是信息系统实施的基础，信息系统可以提高组织的效率和效用。信息系统对组织的影响不仅是外在效率上的，更深层的是结构和模式上的现在存在许多争论，信息系统是否可以减少中间层使组织“扁平化”？信息系统能否减少办公用纸？能否对组织进行“重建(re-engineer)”提高组织的工作效率、简
6、化结构？能否利用信息系统下放决策权，激发广大员工的创造性？回答这些问题须从两个方面考虑，一是组织对信息系统影响，另一方面是信息系统对组织的影响。,8,组织对信息系统的影响,组织对信息系统影响的主要是通过管理者和员工的决策施加考虑的是采用什么信息技术，以及在组织中作用。信息系统作用从操作层提升到管理决策层，以及现在关系到企业组织的生存问题和竞争问题。（信息系统组织的变迁： EDP（部门） IS（内部）通信连接（外部）网络计算）决定在组织内部由谁设计和实现信息系统，信息系统的实施在有的组织是由信息系统部门承担的，有时临时成立工作小组负责实施，又的是请外面公司全部负责承建信息系统。（信息系统部门：管
7、理人员、分析、设计、程序、数据库管理、程序维护、网络管理）为什么构建信息系统，信息系统的构建是一复杂的组织问题，随着信息系统功能增强涉及部门越来越多，涉及层次也越高，由于组织的惰性，信息系统的构建是由内部因素和外部环境综合影响的。SWOT,9,信息系统对组织影响,组织对信息系统的发展起着约束和管理作用，而信息系统对组织的影响则是多层次和多方面的经济方面理论分析,资本,劳 动,产出Q（IT）,产出Q,说明：等产量曲线Q在信息技术的作用下向左方（下面）移动，表示信息技术可以提高企业生产效率减少资本和劳动要素的投入。,代理成本,企业规模,E（IT）,E,说明：代理成本随着企业规模扩大而增加。代理成本
8、曲线在信息技术作用下向右下方移动，表明信息技术可以降低代理成本同时，企业可以保持规模不变，甚至扩大规模。,企业规模变小,企业规模变大,10,信息系统对组织影响的经济分析,总交易费用/总组织成本,企业规模,M,M,E,E,说 明ME 为曲线M与E交叉点ME企业规模扩大ME企业规模扩大ME 企业规模缩小,ME,ME,TME,TME,ME,ME,11,信息系统对组织影响的其他分析,根据决策和控制理论，组织的功能就是在不确定的条件下和约束关系下进行决策，组织的决策结构就是用来减少不确定性。在传统的层次结构下，中层管理者主要是收集具体操作信息，为高级经理提供决策依据，而信息技术提供信息直接通路，高级管理
9、者可以直接从操作层获取数据。权威应建立在知识和竞争基础上，而不是所占据位置组织是稳定性和利益的协调体，组织变化的成本相当大，相当缓慢。信息技术要改变组织，必须同时改变组织的结构、任务安排和人事，否则它们都将吸收、抵抗或偏转信息技术的影响。组织只是在基本环境发生变化时才创新，只在迫不得以情况下才做；对变化的对抗主要取决于根治在组织内部中的结构、价值观和利益集团；组织变革相当困难和复杂，为充分利用信息技术，必须适时进行管理和变革；领导喜欢利用外部环境加强自己的地位。,12,网络时代组织变化趋势,顾客导向虚拟化扁平化工作组,13,三、管理信息系统建设原则,在建设系统之初制定出正确的建设管理信息系统的
10、指导原则。（1）稳定性（2）抓主线（3）实用性和先进性在系统开发中必须既要把实用性放在第一位，注重信息系统与现行管理的使用关系，使系统目标明确、功能齐全、易于理解、便于掌握、运行可靠、工作效率高，又要突出系统技术上的先进性，勇于采用先进的硬软件技术，积极引入现代化管理思想和手段，使建立的系统具有时代的先进性。 （4）系统工程方法（5）四个统一性管理信息系统的建设要做到四个统一，即“统一领导，统一规划，统一目标规范，统一软硬件环境”。（6）面向用户（7）“一把手”（8）阶段性系统开发要划分若干个工作阶段，制定各个阶段的明确目标、任务和进度计划，并动员全体工作人员严格地按其进行工作。对每个阶段的工
11、作完成情况和取得的阶段成果，都必须建立详尽的文档资料，并通过开发领导小组或技术负责人的审核，发现问题及时提出修改方案，直至完成符合要求方可转入下一个阶段。（9）安全性管理信息系统的安全性至关重要；任何系统故障都可能会给用户带来不可估量的损失，要求系统具有很高的可靠性。（10）动态适应性原则,14,第二节 管理信息系统建设的条件,管理信息系统建设的内在规律管理信息系统建设的特点1. 管理信息系统建设是一项复杂的社会过程管理信息系统建设除了要考虑理论、技术和方法等因素外，更多地需要考虑社会、文化、环境、管理和经济等人文社会因素。2. 管理信息系统建设是一项复杂的认知过程3管理信息系统建设是一项系统
12、工程需要用系统观点来看待和认识管理信息系统，用系统方法来指导管理信息系统建设。在建设管理信息系统过程中，要运用系统工程方法，正确地处理系统与环境的关系、系统目标与系统功能和结构的关系、系统整体与部分的关系、系统内部诸多要素之间的关系、系统各建设要素之间的关系、系统建设各项工作之间的关系、系统建设各工作阶段之间的关系。最终把管理信息系统建设成一个满足企业系统的要求、与系统环境形成和谐关系、目标明确、功能结构合理的系统。4管理信息系统建设具有显著的工程特性,15,管理信息系统建设的基本条件,（1）领导重视与业务部门的支持。管理信息系统建设周期长，耗资大，涉及企业管理体制、管理方法、业务流程、人员变
13、动等诸多因素，单靠系统分析员和开发小组是无力解决的，必须得到主管领导和业务部门的重视和支持才有可能实现。主管领导可以综观全局，协调各方面的关系；各级业务部门的管理人员最熟悉业务管理活动和信息需求，熟悉业务流程和工作特点。吸收主管领导和业务人员参与管理信息系统的建设，是成功建设管理信息系统的最重要的保障。（2）具有一定科学管理工作基础。管理信息系统是在科学管理的基础上发展起来的。只有在合理的管理体制、完善的规章制度、稳定的生产秩序、科学的管理方法和完整准确的原始数据的基础上，才能考虑管理信息系统的建设问题。管理工作程序化就是要有整个企业以及各个职能部门的工作流程图，以便于计算机处理，并能从中找出
14、不合理的环节予以更正；管理业务标准化就是把管理工作中重复出现的业务，按照现代化生产对管理的客观要求以及管理人员长期积累的经验，规定标准的工作程序和工作方法，用制度将它固定下来，成为行动的准则；报表文件的统一化就是要设计一套通用的报表格式和内容，报表泛滥会给基层工作带来压力，数据多次重复、往返传抄也会造成遗漏和错误；数据资料的完善化与代码化就是企业的数据资料一定要完整，而且对数据设计系统化代码。（3）具有一支系统建设的专门队伍。,16,管理信息系统建设的认知过程,17,系统开发的不同方式,1、自行开发信息系统的整个开发过程均由用户自己完成。好处：需求明确，特点鲜明，锻炼队伍，便于维护 有希望成为
15、行业解决方案提供商不足：低水平,18,系统开发的不同方式,2、合作开发用户企业与专业性、有实力的技术开发单位协作，共同完成开发任务。好处：优势互补，分散风险，加快进度，提高水平难处：合作困难,19,系统开发的不同方式,3、委托开发企业将系统开发项目完整地承包出去，由专业性公司或科研机构进行开发。好处：无需专业开发人员难处：找对伙伴，控制风险，项目管理,20,系统开发的不同方式,4、购买软件购买现成的商用软件好处：成熟可靠，通用规范，直接使用不足：特殊要求难以满足,21,系统开发的不同方式,5、购买服务(Outsourcing)企业通过外包合同，让外部专业化的信息服务组织代为执行通信网络的运营、
16、应用系统的开发管理、信息服务中心的建设等任务。好处：充分利用外部的信息资源和信息技术难处：需求表达的难度，信息服务市场的发育,22,外包决策的选择因素,23,外包决策的选择因素(续),24,管理信息系统建设的组织基础,自造和购买的权衡，企业选择管理信息系统的参与方式需要考虑如下因素：（1）企业自身对管理信息系统采取的战略。信息作为企业的一种重要战略资源，管理信息系统是完成信息处理的重要系统，因此企业必定对信息的管理、信息的利用以及管理信息系统开发有相应的战略。（2）需要解决问题的特点。管理信息系统的不同子系统解决的企业运作与管理的问题有不同，例如会计管理、生产管理等。企业运作与管理有的是较为规
17、范的或类似的，而有的则是不规范的或个性化的。如进销存是企业物品管理中的重要业务，若信息处理只是简单地将相关的数据收集和存储，那么系统的功能是很相似的，但是若考虑到要真正实现物品的进销存流程，不同的企业则可能有较大的差异，因为物品的进销存流程中，不同的企业有不同的规则。（3）相应的专业人才。,25,系统建设的人员结构,系统开发管理人员（1）信息主管。（2）项目经理。即项目负责人，一般是具有管理能力、项目管理知识和经验、管理信息系统开发管理知识和经验的人员担任。项目经理的任务是对项目实行全面负责，制定计划，报告项目进展，控制反馈，组建团队，在不确定环境下对不确定问题进行决策，在必要的时候进行谈判及
18、解决冲突。（3）系统开发技术人员根据职责的不同，系统开发技术人员可分为以下类型：1）系统分析员。负责分析用户的业务需求，设计解决方案，并利用计算机等有关技术实施设计方案。2）系统设计员。负责系统的设计工作，称为系统设计师。参与系统开发的总体设计、模块设计及各种具体的物理设计工作。具有熟练的计算机专业知识，掌握建立管理信息系统的技术基础，责任心强，熟悉系统实施与转换的一般技术方法。3）程序设计员。负责系统的程序设计、调试和转换工作。4）系统维护人员。参与系统调试与转换工作，负责系统正常运行期间对系统功能的执行，包括数据的录入、查删改、统计、打印输出、数据备份与恢复等。此外，还应根据需要配备设备维护、数据库管理、文档资料管理以及网络系统管理等专门人员或兼职人员。系统建设不同阶段的人员需求,26,案例阅读:,p306 顾客付款收据的设计调查方法比较与分析需求分析,27,
