1、项目三 展览会服务,项目要点,一、学习目标 1. 熟悉展览会筹备期间的服务内容 2. 掌握展出期间向客户提供的服务内容与技巧 3. 熟悉展览会配套活动的类型，增强学生配套活动策划与服务的能力 4. 了解展会结束后要做的相关工作，提高服务意识 二、学习重点 1. 展览会展出现场服务 2. 展览会配套活动的服务 三、学习难点 展览会展出现场服务,任务一 展览会筹备期间的服务,一、展览会主题的确定,产业结构因素,1,主导产业因素,2,城市自然因素,3,市场细分因素,4,5,办展企业自身因素,二、确定展览会主题的原则,前瞻性原则,1,2,3,4,完整性原则,规模最大化原则,专业性原则,1.办展机构的确
2、定 2.展览会标识的设计 3.展出场馆的落实 4.展区的划分 5.招展函的制作 6.执行方案的策划 7.参展指南的制作 8.人员招聘 9.资金筹措 10.营销网络的建立,1.信息发布服务 2.对营销人员的服务 3.对代理商的服务 4.咨询服务 5.展位预定服务,1.营销队伍管理 2.营销目标管理 3.加强营销计划的执行力 4.招展进度管理 5.资金管理 6.招展代理管理,三、招展 阶段的服 务与管理,招展前的准备,招展期间的服务,招展工作管理,1.观众邀请函的制作 2.宣传推广 3.观众登记表的准备 4.证件的准备及邮寄 5.观众信息的收集与整理,1.咨询服务 2.为观众服务要注意细节 3.酒
3、店预订 4.境外观众的邀请 5.VIP观众的接待,1.实行招商计划的过程管理 2.实行招商目标管理,四、招商阶段的服务与管理,招商工作准备,招商期间的服务,招商工作管理,任务二 展览会展出现场服务,一、布展服务与管理 二、展出期间办展机构的服务与管理 三、参展企业的服务 四、撤展服务与管理,一、布置服务与管理,（一）正式布展前的准备,（二）办展机构的服务与管理,（三）场地提供机构的服务,（五）运输公司的服务,（四）展位搭建商的服务,（六）礼仪公司的服务,（一）正式布展前的准备,1.有关报批手续的办理 展览会资格审批 消防审批 办理境外展品入关和监管手续 上报当地公安部门 2.与服务商沟通 3.
4、展馆的整体规划,（二）办展机构的服务与管理,1.咨询服务 2.展位搭建的管理与服务 展位搭建服务 展位搭建的管理 3.现场施工管理与验收 4.境外展品入关服务 5.安保服务 6.布展车辆管理,（三）场地提供机构的服务,1.按要求在规定时间内搭设标准展位 2.负责提供展具租赁服务 3.负责提供参展企业用电、用水和用气服务 4.协助办展机构通过消防安全检查 5.展品及其包装物存储服务 6.提供清洁服务 7.协助做好安保及车辆管理与疏导工作 8.提供餐饮及复印、打字、传真等服务,（四）展位搭建商的服务,1.接受委托，负责为参展企业进行特装展位的搭建与装修工作 2.受办展机构的委托，负责中心展台的搭建
5、与装修工作 3.受办展机构的委托，负责开幕式主席台及背景板的搭建与装修工作 4.受办展机构的委托，负责咨询处的搭建与装修工作,（五）运输公司的服务,1.受参展企业的委托，负责展品的运输工作 2.负责将展品从机场、码头运至展台 3.提供境外展品清单及展品入关所需的各种单证，并负责办理境外展品的入关手续 4.提供展品及包装物的寄存和仓储服务,（六）礼仪公司的服务,1.负责展出现场和开幕式现场气氛烘托物的设置和维护 2.负责提供开幕式礼仪服务 3.为参展企业提供礼仪服务,1.入场观众登记服务 2.咨询与引导服务 3.会展资料发放服务 4.征求意见与建议服务 5.知识产权保护服务 6.安全保卫服务 7
6、.清洁服务,办展机构提供的服务,办展机构的服务管理,1.证件与门票管理 2.展出现场秩序管理 适当控制观众流量 适当控制音量 展位转租与挤占通道管理 3.突发事件管理,二、展出期间办展机构的服务与管理,三、参展企业的服务,4.市场调研,2.展台记录,6.业务洽谈,1.展台接待服务,3.资料和纪念品的发放,5.展品演示,（一）撤展管理,（二）撤展工作,四、撤展服务与管理,1.展位拆除 2.租用展具退还 3.展品处理 4.展场清洁 5.费用结算,撤展工作主要包括展位拆除、参展商租用展具退还、展品处理和回运、展场的清洁和撤展安全保卫等工作。,任务三 展览会展出现场服务,1.开幕式地点的确定 2.开幕
7、式主席台和背景板的策划与搭建 3.确定礼仪公司，并落实相关事宜 4.确定出席开幕式嘉宾和媒体的名单 5.准备开幕式讲话稿和新闻稿 6.确定开幕式的程序 7.落实贵宾休息室、接待人员及所需物品 8.确定与购置礼品或纪念品的 9.聘请临时接待人员，并对其进行短暂培训,1.贵宾的迎接与引导 2.贵宾室服务 3.开幕式现场检查与管理 4.媒体接待与管理 5.车辆调度 6.安保服务 7.礼品或纪念品的发放,一、开幕式的服务与管理,开幕式前的准备,开幕式现场的服务与管理,二、开幕式招待会,开幕招待会是会展活动的一项重要公关活动，它可以进一步密切办展机构与参展商、行业领导及各合作机构之间的关系。开幕招待会一
8、般在展览会开幕当天的中午或晚上举行。出席的人员主要包括出席开幕式的领导和嘉宾、办展机构的领导和代表、行业协会和商会的领导、参展商代表、行业主管部门官员、新闻媒体、有关外国驻华机构代表以及合作机构代表等。,三、论坛或行业峰会,1.论坛主题的确定 2.成立论坛组织机构 3.论坛嘉宾的邀请 4.论坛日程安排 5.论坛的宣传推广 6.论坛的赞助 7.论坛的现场管理 8.善后处理,四、产品推介会,产品发布会又称为产品推介会，这是企业在新产品投放市场前经常采用的一种产品推广方式。由于展览会的特殊作用，许多参展企业都会在展览会展出现场组织这一活动，以提高自己产品的知名度。在展出期间举办的绝大部分产品发布会都
9、是由办展机构和产品发布者共同完成的，产品发布者承担主要工作和全部费用，办展机构则处在配合与协助的地位。,五、其他活动,现在，在展出期间组织一些其他相关的配套活动已经成为一个会展业的发展趋势。主要目的是活跃展出现场气氛，丰富展出内容，增强展览会的影响力。展出期间除了组织开幕式、招待会、论坛和产品推介会之外，还会组织下列活动：1.竞赛2.表演3.文艺晚会,任务四 展览会结束后的服务,一、意见与建议的收集与反馈,1.意见与建议收集的方法 2.观众意见的收集 3.参展商的意见收集 4.媒体意见的收集 5.社会公众 6.意见收集的目的 7.意见反馈,二、合作机构间的沟通与感谢,会展活动合作机构包括：主办
10、单位、承办单位、协办单位、支持单位、赞助单位、场馆提供单位、招商与招展代理、运输代理、旅游代理、指定宾馆及餐饮提供等机构等。活动结束后，办展机构可以组织一次由上述机构代表参加的宴请活动，既表示办展机构的谢意，又可提供一次相互交流、增进感情和听取意见与建议的机会。另外，相互之间有利益关系的，办展机构要及时与其结清相关费用，这样有利于合作关系的建立与维护。,1.绩效制度的执行 2.绩效评估 注意评估方法的适用性 注意评估员工的表现力 注意评估标准的合理性 注意提高员工的满意度 注意评估过程的完整性,（一）内部员工绩效机制的执行与评估,1.双方签订合约，明确各自的责任与义务 2.加强对代理商的培训
11、3.加强对代理商的指导 4.建立有效的沟通机制 5.加强对代理商的价格管理 6.加强对代理商的目标管理 7.加强代理商的过程管理 8.及时拨付相关费用,（二）代理商管理制度执行与评估,三、绩效制度的执行与评估,2.会展评估的作用,3.会展评估的目的,4.会展评估服务,四、评估及其服务,1.会展评估的概念,项目小结,展览会作为会展活动的主要组成部分，本项目主要向大家介绍了一个展览会从开始筹备到结束全过程的主要服务内容，如展览会主题的确定；招展和招商阶段的服务；布展与撤展期间的服务；展出期间参展企业所提供的服务；展览会配套活动服务以及展览会结束后需要提供的服务等。其目的主要是让大家进一步熟悉展览会的组织流程和服务内容与范围，熟练掌握不同阶段的服务技巧，提高大家的服务能力，增强大家以后从事会展业的实际动手能力和管理能力。,复习思考题,1. 确定展览会主题应遵循哪几项原则？ 2. 在招展和招商阶段主要向客户提供哪些服务？ 3. 展位搭建商布展期间主要向客户提供什么服务？ 4. 参展企业在展出期间如何向客户提供服务？ 5. 办展机构如何进行撤展服务与管理？ 6. 为什么要收集和反馈参展商和观众的意见与建议，其作用何在？,
