Excel 2007 技巧篇.pdf

1、 1 Excel 2007 技巧篇 目录 保护 Excel 表格的隐藏单元格数据不被删除 3 Excel2007 中数字格式与文本格式的互转 . 6 使用 Excel2007 自动添加表格字段标题功能 7 在 Excel2007 中快速删除重复数据项 11 PowerPoint2007 将 Excel 图表转为图形对象 12 用好精致美观的 Excel2007 文档主题样式 12 Excel2007 中的单元格定位快捷键 . 13 Excel2007 与 2003 中的功能项目数量比较 . 14 巧用热键快选 Excel2007/2003 可见单元格 . 14 小技巧恢复被弄乱的 Excel

2、菜单和工具栏 15 用 Excel 制作漂亮的工资条的方法 15 用 Alt 键玩转 Office2007 快捷键小魔术 17 Excel2007 公式常见显示错误原因与解决方法 . 19 Excel2007 界面详解： Ribbon 功能区 19 用好 Excel 2007 六则小技巧 帮你节省时间 . 23 Excel 2007 中用填充序列填数据的两种方法 27 用好 Excel 2007 中新增的多重条件函数 . 30 Excel 2007 中应用表样式而不新插入表 31 Excel 2007 中轻松设置文本的样式 32 Excel 2007 单元格中数据重定位的不同方式 33 Exc

3、el 2007 中使用表样式快速给表格加格式 34 在 Excel 2007 中用图形创造出水印效果 . 36 Excel 2007 文本颜色及其背景色的设置 37 Excel 2007 表格中应用或删除单元格边框 38 Excel 2007 中添加或删除工作表背景 39 Excel 2007 中应用、创建或删除单元格样式 40 Excel 2007 单元格应用或删除单元格底纹 41 2 Excel 2007 表格行和列的移动或复制 42 Excel 2007 工作表的插入与删除方法 43 Excel 2007 工作表的移动与复制 45 Excel 2007 中隐藏或显示行和列的方法 46 冻

4、结或锁定 Excel 2007 表格的行和列 . 48 Excel 2007 单元格内容的移动或复制 49 用 Excel 2007 制作能互动的函数图像 . 51 举手之劳 实现 Excel 2007 文档逆序打印 . 55 Excel 2007 中批量删除超链接的两种方法 57 Excel 2007 单元格内容的编辑与控制 60 Excel 2007 单元格及内容的合并、拆分 61 Excel 2007 中撤消、恢复或重复操作 63 Excel 2007 中更改列宽和行高的方法 64 在 Excel 2007 中添加、编辑或删除批注 . 66 Excel 2007 中对重复数据的巧妙处理

5、67 Excel 2007 中选择一个或多个工作表 69 管理 Excel2007 条件格式规则的优先级 69 Excel2007 实现双面打印的两种另类方法 . 70 Excel2007 帮您处理信息的十种主要方式 . 72 添加开关和参数 定制 Excel2007 启动方式 73 八招设置 Excel2007 让我们用得更顺手 . 75 为 Excel2007 添加一个“双面打印”按钮 78 在 Excel2007 中快速删除重复记录 82 Excel2007 中插入页眉和页脚超简单 . 84 Excel2007 以人为本的 15 个新功能挨个看 . 86 3 保护 Excel 表格的隐藏

6、单元格数据不被删除 如果 Excel 表格中含有 隐藏 行或者隐藏列，我们简单用全选所有单元格再按 “Del”键 删除数据 的时候，会发现隐藏单元格的数据也跟着被删除了。 今天我们介绍一个 Excel 中的数据删除小技巧 在批量删除数据时保护隐藏单元格的数据不被删除。 比如下图的 Excel 表格，有五列数据。 现在我们隐藏 C 列和 D 列的数据（用 鼠标 右键点击 C，从菜单中选择 “隐藏 ”）。 4 如果我们只是简单地全选所有数据，按下 “Del”键，当我们展开隐藏列时，会发现所有的数据都被删除了。 展开隐藏列方法： Excel2007 中，在 “开始 ”选项卡中选择 “格式隐藏和取消隐

7、藏取消隐藏列 ”，或者按快捷键 “Ctrl+Shift_)”。 其他 Excel 版本，点击菜单 “格式列取消隐藏 ”。 5 现在我们想 保留隐藏列中的数据 ，只删除其他的数据，该怎么办呢？ 在隐藏列的状态下按 “F5”键，调出 “定位 ”对话框。点击 “点位条件 ”按钮， 在弹出的定位条件对话框中选择 “可见单元格 ”，按 “确定 ”按钮返回。 现在，再全选所有数据范围，按下 “Del”键删除数据。展开隐藏列，原来的数据还好好地呆在里面呢！ 6 充分利用这个技巧，可以帮助我们在 Excel 中游选择地删除数据。 Excel2007 中数字格式与文本格式的互转 本文介绍在 Exce2007 中

8、如何采用不同的方法完成 数字格式 和 文本格式 的转换。 数字 格式转文本格式 数字格式转文本格式的操作大家比较熟悉：选择单元格，点 鼠标 右键，从菜单中选择 “设置单元格格式 ”。 从弹出菜单中的 “数字 ”选项卡中选择 “文本 ”即可。 7 或者在数字前面添加一个半角的单引号 “ ”。 文本格式转为数字格式 针对上述两种不同的转换方式，自然也有不同的逆转方法。 对于采用 “设置单元格格式 ”方式设置的数字文本，我们一样采用选择单元格，点鼠标右键，从菜单中选择 “设置单元格格式 ”，再从弹出菜单中的 “数字 ”选项卡中选择 “数值 ”即可。 对于采用添加半角引号方法数值的数字文本，我们可以这

9、样操作： 选择单元格，单元格右边会出现黄色的 “！ ”号提醒标志，提醒 “此单元格中的数字为文本格式，或者是前面有撇号 ”，点击 “！ ”号右边的小三角按钮。 从下拉菜单中选择 “转换为数字 ”即可。 使用 Excel2007 自动添加表格字段标题功能 Excel 2007 中有 自动添加表格字段标题的功能 。当我们在 Excel2007 中进行表格数据的输入时，如果给表格套用了表格样式，只要在表格右侧的空白单元格里输入数据， Excel2007 会自动添加新的字段标题，并自动辨别和套用适当的名称与格式。你只需专注后续重要数据的输入，而不必花费任何心思在表格的格式设定与外观的操作上，非常方便。

10、 图示： 自动添加字段标题 8 下面我们一起来看看怎样 具体使用 Excel 2007 自动添加表格字段标题 这个功能 。 先随意制作一个简单的表格（如图）。 图示：制作表格 框选表格数据。 图示：框选表格 在 Excel2007 Ribbon 功能区中为选中的表格数据套用表格格式。 图示：为所选表格套用格式 9 在弹出的提示对话框中勾选 “表包含标题 ”，表示我们现在所选表格的第一行就是标题行。否则 Excel 会为我们自动添加一个多余的标题行。 图示：勾选 “表包含标题 ” 确定后表格如下图，我们之前建立的表格已经套用上选择的表格样式了。 图示：样式生效 现在我们在作表右侧空白处继续输入数

11、字（下图的红框部分），看看接下来会发生什么？ 图示：输入数据 触发自动标题 Excel 2007 自动添加表格字段标题功能生效 标题栏自动出现了 “星期二 ”。 图示：自动添加表格字段标题 “星期二 ” 现在我们 再在表格横向扩展区域输入一个数字 45，如下图。（注意：输入数字的时候应该紧挨已有数据列，不要跳列输入） 10 图示：继续输入数字 标题栏自动出现了 “星期三 ”， Excel 2007 自动添加表格字段标题功能生效。 图示：自动添加表格字段标题 “星期三 ” 现在我们将 鼠标 移动到表格有效范围的右下角（下图红色圆圈部分），当鼠标变成斜向双箭头的时候，按下鼠标左健往右边拉伸，扩宽表

12、格范围。 图示：准备用鼠标手柄扩宽表格 Excel 2007 自动添加表格字段标题功能会在标题栏中依次出现 “星期四 ”、 “星期五 ”、 “星期六 ”、 “星期日 ”。非常方便。 图示：扩宽表格也可以触发自动添加功能 如果我们继续向右边扩宽表格，标题栏中会出现 “星期日 2”、 “星期日 3”。大家在使用的时候注意一下。 图示：缺省自动填充结果 我们将表格范围回缩至初始宽度（两列），将之前的 “星期一 ”修改成 “星期日 ”，重新扩宽表格，看看 Excel 2007 的表现如何。 图示：修改第一个标题为 “星期日 ” 11 我们 看到，表格字段标题在 “星期日 ”后面依次自动生成 “星期一

13、”、 “星期二 ”、 “星期三 ”、 “星期四 ”、 “星期五 ”、 “星期六 ”，如果继续扩宽表格则会出现 “星期六 2”。 图示：过度扩宽表格产生的字段 下面我们总结一下 Excel 2007 自动添加表格字段标题这个功能的使用注意事项： 1、需要先对表格套用表格样式。 2、紧挨已有数据列输入数字， Excel 会自动填充字段标题，跳列输入则功能无效。 3、对表格用鼠标扩宽操作， Excel 也会自动填充字段标题。 4、该功能的默认自动填充主要是字段内容的顺序增 长，表格扩宽过度可能会产生一些不合逻辑的字段内容，使用时应注意。 图示：表格扩宽过度可能会产生一些不合逻辑的字段内容 在 Exc

14、el2007 中快速删除重复数据项 Excel 以前的版本中，可以通过 “高级筛选 ”来删除重复记录，在 Excle 2007 中不但保留了 “高级筛选 ”这个功能，而更为值得注意的是 Excel 2007 增加了一个 “删除重复项 ”按钮，从而这项操作变得更加方便、快捷。 首先选择需要删除重复项的所有单元格。如果是要对所有数据进行这一操作，可以任意选择一个单元格。 在工具栏中选择 “数据 ”选项卡，再单击 “排序与筛选 ”区中的 “删除重复项 ”按钮。 12 在弹出的 “删除重复项 ”对话框选择要检查的字段，最终将只对选中的字段进行比较。这里选择后三个字段。 最后单击 “确定 ”按钮，多余的

15、重复项就被删除了。 PowerPoint2007 将 Excel 图表转为图形对象 在 PowerPoint 2007 中，我们会经常尝试将 Excel 2007 图表转换为 Office 图形对象 ，以便将图表的某些部分设置为不同格式。但是，当我们尝试将 Excel 2007 图表转换为 Office 图形对象时，转换功能不可用。 这个功能在早期版本的 Office 中是可用的。比如在早期版本的 Office 中，可以将 Excel 图表转换为 Office 图形对象。然后，可以取消图形组合并将图表的某些部分设置为不同的格式。 问题原因： 在 2007 Office system 中， Of

16、fice 图形对象功能已被替换。 PowerPoint 2007 和 Excel 2007 现在共享相同的绘图功能。 解决方法： 若要在 PowerPoint 2007 中将 Excel 图表的某些部分设置为不同的格式，请单击 图表中要设置不同格式的部分。然后，使用 “设计 ”、 “选项 ”和 “格式 ”选项卡上适当的绘图工具对格式进行更改。 用好精致美观的 Excel2007 文档主题样式 Excel2007 提 供了很多非常精 美的 文档主题， 这些主题由一组字体、颜色、线条和填充效果预定义，可以应用于整个工作簿并在不同的 Office 文档间共享。也可以通过指定主题元素来创建自定义的主题

17、。 样式基于当前的主题，可以应用到 Excel 表、数据透视表、图表、图示和形状。这里有一个优秀的功能，即实时预览 当 鼠标 移动某样式上时，所选对象上将自动显示出应用该样式后的效果，这可以帮助用户选择合适的样式。 13 图：当鼠标移到库中的某样式上时，所选表将临时呈现该样式应用后的效果 如果内置的样式都不满足您的要求，可以创建自已的样式，但不能创建自已的图表样式。Excel 2007 也包括预定义的单元格样式，可以应用于单个的单元格或区域，有些样式独立于文档主题。当然，您也可以创建自已的自定义单元格样式。 Excel2007 中的单元格定位快捷键 本文介绍 Excel2007 中的单元格定位

18、快捷键。 技巧： 使用 Shift 键 与下表中的组合键组合使用，可以选择单元格区域，例如，按Ctrl+Shift+Home组合键将选择从单元格 A1开始到当前单元格的所有单元格。要选择当前区域，即活动单元格所在的数据区域，按 Ctrl+ Shift+*。 单元格定位 快捷键 单元格 A1 Ctrl+Home 当前行所在的 A 列 Home 工作表中最后使用的单元格 (即使该单元格当前为空 ) Ctrl+End 数据区的第一行 (所提供的数据中无空单元格 ) Ctrl+向上箭头键 数据区的最后一行 (所提供的数据中无空单元格 ) Ctrl+向下箭头键 数据区的第一列 (所提供的数据中无空单元格

19、 ) Ctrl+左箭头键 数据区的最后一列 (所提供的数据中无空单元格 ) Ctrl+右箭头键 下一个工作表 Ctrl+PageDown 上一个工作表 Ctrl+PageUp 14 Excel2007 与 2003 中的功能项目数量比较 与 Excel2003 相比， Excel2007 中的功能项目数量范围大得多，下面我们就来比较一下。 项目 Excel 2003 Excel 2007 列 256 16384 行 65536 1048576 Excel 可以使用的 内存 1GB Windows 允许的最大值 工作簿中独立的颜色 56(索引的颜色 ) 43 亿 (32 位颜色 ) 独立的单元格

20、格式 /单元格样式 4000 64000 单元格中的条件格式 3 受可用的内存限制 表格或单元格区域中排序层级 3 64 自动筛选中下拉列表的项目 1000 10000 可以显示在单元格中的字符数 1024(格式为文本时为 255) 32768 单元格中可以打印的字符数 1024 32768 工作簿中单元格样式 4096 65536 公式中的字符数 1024 8192 公式中的嵌套层级 7 64 函数中的参数 30 255 使用查找全部可以找到的项目 65000 1 百万 数据透视表中的列数 255 16384 透视表字段中的项目 32768 1 百万 数据透视表中的字段数 255 16384

21、 巧用热键快选 Excel2007/2003 可见单元格 在对 Excel 工作表中的数据进行分类汇总后，很多时候我们往往只需要汇总的结果而不需要原先参与汇总的数据，于是你将汇总后的结果显示到 2 级，即将参与汇总的数据隐藏起来，然后选择并复制它们。可当你将它们粘贴到其他工作表后，却发现原来隐藏的参与汇总的数据也被复制过来并显现出来。这该怎么办呢？ 为解决该问题，你可以重新进行如下操作： 1.将汇总后的结果显示到 2 级 ; 2.对 Excel2003 来说，在 “编辑 ”菜单中，单击 “定位 ”命令，然后单击 “定位条件 ”，选中 “可见单元格 ”复选钮，最后单击 “确定 ”按钮。 15 对

22、 Excel2007 来说，单击 “开始 ”选项卡，在 “编辑 ”组中，单击 “查找和选择 ”，然后单击 “定位条件 ”，选中 “可见单元格 ”复选钮，最 后单击 “确定 ”按钮 ; 3.将选中内容复制并粘贴到新工作表中。 其实，上面的步骤 2 可以用一个热键来代替，即 Alt+;(分号 )键，因为该热键的作用即是只选取当前区域中的可见单元格。虽然功用一样，但使用热键比使用命令可是快捷多了。 小技巧恢复被弄乱的 Excel 菜单和工具栏 如果您的 Excel 应用程序中的菜单和工具栏无意中搞乱了，例如调整了菜单项的位置、禁用了一些菜单项而又未恢复、删除了一些菜单项等，您想要恢复为默认的状态，这

23、里有一个简便的方法 即删除 *.xlb 文件。 这个文件这个目录中： C:Documents and SettingsApplication DataMicrosoftExcel 其中， 代表您计算机上的登录名。对于 Excel 2003 来说，该文件名为 Excel11.xlb。 此时，您不必担心。当您重新开启 Excel 时， Excel 会为您自动重新生成新的 .xlb 文件。这里的秘密是： Excel 将工具栏和菜单栏的配置存储在 xlb 文件中，当您改变工具栏和菜单栏并退出 Excel 时，当前的配置将会被保存到 xlb 文件。如果 xlb 文件被破坏，那么在 Excel 启动时可能

24、导致 Excel 崩溃。此时可以删除 xlb 文件或者重新命名 xlb 文件， Excel 将创建新的 xlb 文件。 注：通常情况下，该文件夹是隐藏的，需要更改 “文件夹选项 ”以显示所有的文件和文件夹。 用 Excel 制作漂亮的工资条的方法 如何使用 Excel 进行工资条的制作，也许有些网友使用已经很长时间了，但如何更快更好的做出漂亮的 工资 条，看看作者的方法吧。 “小问题难倒老财务 ”，也许你已经在财务口上工作多年，也许你天天都要面对 Excel 那张老脸，也许你已经习惯了用工资明细表做员工工资统计并向上级汇报， 把表中的条目一条条复制粘贴后打印发给每个员工。可你是否想过，找一个更

25、简单更有效率的方法 ?看起来这似乎有些困难：在工资明细表中，工资的项目 (即表头 )一般只出现在表格开头的某一行，而在工资条中，为了便于阅读则要求每个人的工资都有表头，那么如何巧妙地把工资明细表制作成便于打印的工资条呢 ?如图所示，这就是我们要完成的工作 (原工资表见图 1，转换成工资条后的效果见图 2)： 图 1 原工资表 16 图 2 转换后效果 “条条大路通罗马 ”，不过路有远近之分，方法也有难易之别，这里给大家提供三种最简单易用的方法。 方法一：宏命令控制法 对于 Office 家族的宏功能，大家或许早有耳闻，但由于需要使用 VBA 进行编程，所以宏一直让许多人望而却步，不过要使用一个

26、现成的宏就简单多了。首先打开要处理的 Excel 表，选择 “工具 宏 Visual Basic 编辑器 ”，在编辑器左边的窗口中用 鼠标 双击 Sheet1，会出现代码编辑窗口，在代码编辑窗口输入如下代码 (为了不破坏原有的工资表，所以这里采用了将 Sheet1的内容复制到 Sheet2 的方法，所以最后的生成结果是在 Sheet2 中显示 )： Sub MakeSalaryList() Dim i As Integer Dim endrow As Integer 测出数据的最后一行 endrow = Sheet1.Range(“a65536“).End(xlUp).Row - 1 把标题贴

27、过去 Worksheets(1).Range(“1:1“).Copy (Worksheets(2).Cells(1, 1) For i = 3 To endrow 把每条数据抬头贴过去 Worksheets(1).Range(“2:2“).Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i - 7, 1) 把数据贴过去 Worksheets(1).Range(Cells(i, 1), Cells(i, 256).Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i - 6, 1) Next i End Sub 关闭编辑器，将自动返回到刚才的 Excel 表，选择 “工具

28、宏 宏 ”，将弹出如下对话框： (见图 3) 17 图 3 添加宏 点击 “执行 ”，将在 Sheet2 生成如 Gz-2 所示的转换成工资条，怎样，不复杂吧 。当然，如果你的表总 Sheet2 已经输入了别的内容，就可以将他复制到 Sheet3 来生成，代码修改也很简单，把其中的 Sheet2 修改成 Sheet3 就可以了，其它代码不变。 用 Alt 键玩转 Office2007 快捷键小魔术 今天我们介绍一个 Office2007 中的一个特别之处 我们可以 Alt 键呼出 Office2007 菜单项快捷方式提醒信息，十分方便快捷，一起来用 Alt 键玩玩 Office2007 的小魔

29、术吧！ 打开一个 Office2007 组件，这里我们用 Powerpoint2007 为例， 按下 Alt 键 ，菜单栏上 的按钮或菜单项上马上就会显示出一个个圈住字母的小方框，这些方框中的字母就是每个选项卡对应的快捷方式。 图示： PowerPoint2007 菜单栏 我们可以看到 “开始 H”、 “插入 N”、 “设计 G”、 “动画 A”、 “幻灯片放映 S”、 “审阅 R”、 “视图 W”、 “加载项 X”等。当然还有 F 对应的 Office 按钮、 1 对应保存、 2、 3 对应返回和重做等。 图示：按下 Alt 键以后，显示快捷方式提示 18 继续按下这些菜单上相应的字母，我们

30、就可以其对应的分支选项界面。非常方便！ 比如我们在这里按下 “N”表示选择 “插入 ”， “插入 ”下面的分支项界面马上出现在我们眼前，并且同样用带方框的字母标明了这些分支选项对应的快捷键。 图示：按下 “N”表示选择 “插入 ”（图片较大，请拉动滚动条观看） 我们再按下 “P”，表示选择插入图片，就可以看到插图图片的对话框了。 怎么样？这种快捷键的使用方式在以前还没有尝试过吧？这个方法在 Word2007、 Excel 2007 等 Office2007 组件中都可以运用，帮助我们快速掌握与使用快捷键。 下面是使用过程的动画演示，我们想要在 Powerpoint2007 中插入图片，我们就依

31、次按下 Alt、N、 P 即可。 19 图示：想在 Powerpoint2007 中调出 “插入 ”选项卡，依次按下 Alt、 N 即可。 Excel2007 公式常见显示错误原因与解决方法 Excel2007 的公式如果写错，就会在单元格中显示各种各样的错误信息。看到这些奇怪的错误代码，有的朋友可能会手忙脚乱，甚至感到烦躁。 其实，任何错误均有它内在的原因，下面我们就和大家探讨根据公式返回错误值的代码识别错误的类型和原因，以及相应的处理方法，帮助朋友们轻松地应对各种常见错误。 错误显示 1： #! 原因：单元格所包含的数字、日期或时间占位比单元格宽。 解决方案：拖动 鼠标 指针更改列宽。 错

32、误显示 2： #NUM! 原因：顾名思义，公式中的数字出现问题 类型错误，或者数字超出 Excel 表示的有效范围。 解决方案：让数字类型和大小都符合要求。 错误显示 3： #REF! 原因：公式引用的单元格被删除或者被错误覆盖。 解决方案：临时修改后及时 “撤销 ”，恢复单元格原状。 错误显示 4： #VALUE! 原因 a：需要数字或逻辑值时输入了文本，如单元格 B1 为数字 15，单元格 B2 为文本， 则B3 中输入公式 “=B1+B2”将返回错误值 #VALUE! 解决方案 a：确保公式引用的单元格中包含有效值。上例中可在 B3 中输入 =SUM(B1:B2)，SUM 函数忽略文本，

33、所以结果显示 15。 原因 b：本来应该引用单一数值，却引用了一个区域。 解决方案 b：将数值区域改成单一数值，或者修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。 Excel2007 界面详解： Ribbon 功能区 Office2007 的 界面 和以往版本相比有很大的变化，最大的变化就是使用 功能区（ Ribbon）代替了以前版本中的 菜单和工具栏 。 今天我们详细介绍 Excel 2007 的功能区（ Ribbon）。 一、 Excel2007 功能区（ Ribbon）概况 下图就是 Excel 2007 的界面，大家点击看大图可以更清楚一些。 图中紫色圆圈部分是 Microsoft Of

34、fice 按钮。 绿色部分是快速访问工具栏。 红色部分是功能区（ Ribbon）。 桔色部分是智能化的屏幕提示。 蓝色部分是 鼠标 右键点击单元格出现的微型工具栏和快捷菜单。 20 图示： Excel2007 界面 Office2007 的功能区（ Ribbon）由不同的内容组成，包括对话框、库、一些熟悉的工具栏按钮。在每个 Office 应用程序中， Ribbon 有不同的内容，但都位于应用程序顶部且由类似的组件组成。 选项卡： 位于 Ribbon 的顶部。标准的选项卡为 “开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图、加载项 ”，缺省的选项卡为 “开始 ”选项卡，用户可以在想选择的选项卡上

35、单击在选择该选项卡。 组 ：位于每个选项卡内部。例如， “开始 ”选项卡中包括 “剪贴板、字体、对齐 ”等组，相关的命令组合在一起来完成各种任务。 命令 ：其表现形式有框、菜单或按钮，被安排在组内。 注：在任一选项卡中双击鼠标可以隐藏功能区（ Ribbon），在隐藏状态下，可单击某选项卡来查看 Ribbon 并选择其中的命令。再次双击鼠标功能区（ Ribbon）恢复显示。 关于 Ribbon 用户界面 比尔 盖茨说， “Office 2007采 Fluent/Ribbon 用户界面，微软冒着一定风险。多年以来，在我们的 Windows 和 Mac 软件中，采用 文件 ， 编辑 ， 视图 的菜单

36、模式，俨然成为标准。但是我们发现这样做隐藏部分功能。现实情况是，下拉菜单越来越长，用户根 本不清楚菜单底部的选项。这意味着用户要求我们实现的功能，其实我们早已经具有了。 ” Office 2007 采用 Fluent/Ribbon 图形用户界面后，微软在 Office 2008 for Mac 中采用了类似的概念。微软还授权第三方开放商来增强 Ribbon 的功能。 盖茨说， “所以我们认为，如果不改变 UI，那么用户将对不知道使用一些功能。所以我们采用 Ribbon 主题。我们进行了严禁的可用性测试，我们得到了十分积极的反馈。 ” 现在， Fluent/Ribbon 不仅在 Office 中

37、采用，微软还将其做为 Windows 7 的图形界面的一部分。盖茨说， “Ribbon从 Office 2007 真正开始，但是我们希望它扩展到所有的软件中。已经证明该界面能很好地适合 触摸屏 ，并能充分发挥软件地功能。 ” 下面我们详细介绍 Excel2007 的功能区。 21 图示： Excel2003 界面 二、功能区（ Ribbon）中的选项卡 在 Excel 2007 的中，功能区（ Ribbon）将相关的命令和功能组合在一起，并划分为不同的选项卡，以及根据所执行的任务出现的选项卡。 Excel2007 的 “开始 ”选项卡 图示： Excel 2007 的功能区中，每个选项卡都包含

38、多组相关的命令 如果想插入一个对象，则选择功能区（ Ribbon）的 “插入 ”选项卡，其中包括可以在工作表中插入的对象和相关命令；如果继续选择 “插入 ”中的 “图表 ”，功能区则会出现与图表相关的选项卡。也就是说，用户可以很容易找到当前需要使用的命令，而不必像原先一样，一个菜单一个菜单地查找。 与标准的选项卡一样，功能区（ Ribbon）中会出现与当前任务相关的其它两类选项卡： 上下文选项卡 和 程序选项卡 。 在使用、艺术字、图表或表时，会出现 上下文选项卡 。例如，选择图表时，在 “图表工具 ”下会增加出现 “设计、布局、格式 ”选项卡，这些上下文选项卡为操作图表提供了更多合适的命令。

39、当没有选中这些对象时，与之相关的上下文选项卡也将隐藏。 22 图示：在选择了 “图表工具 ”后出现的上下文选项卡 在使用某种创作模式或视图时， 程序选项卡 会替换标准选项卡。例如，在点击了 “打印预览 ”命令后，打印预览选项卡将取代标准选项卡。 图示：在选择了 “打印预览 ”命令后出现的程序选项卡 “开发工具 ”选项卡 “开发工具 ”选项卡该选项卡中包含了与程序开发和 XML 功能相关的命令，平时这个选 项卡是隐藏的。 要在功能区（ Ribbon）中显示隐藏的 “开发工具 ”选项卡，必须在按下圆形的 Office 按钮，选择菜单中的 “Excel选项常用 ”，勾选的 “在功能区显示 开发工具

40、选项卡 ”。 在功能区中的一些组中，例如图 1 中的 “剪贴板 ”、 “字体 ”、 “对齐方式 ”等，其右下角有一个小图标，称为对话框启动器。单击该图标，将打开相关的对话框或带有一组命令的任务面板，允许选择更多的选项。 23 图示：单击剪贴板右下角的对话框启动器后，出现任务面板 三、功能区（ Ribbon）中的智能屏幕提示 Excel 2007 的功能区中增强了工具提示功能。当将 鼠标 指向在功能区中某命令上时，弹出的悬浮窗口中不仅显示该命令的名称，而且将提示其详细的功能或使用描述，例如该命令的快捷键、该命令执行的操作、典型使用情况，有图形化演示命令执行的操作还可以可显示可以打开来访问更多选项

41、的对话框。 图示：鼠标指向 “合并和居中 ”，出现智能屏幕提示 如果想要取消智能提示，可以按下圆形的 Office 按钮，选择菜单中的 “Excel 选项 ”，在 “Excel选项 ”对话框的 “常用 ”选项卡中，可以选择 “屏幕提示样式 ”为 “不在屏幕提示中显示功能说明 ”或“不显示屏幕提示 ”。 用好 Excel 2007 六则小技巧 帮你节省时间 本文将介绍一些鲜为人知的 Excel 2007 操作 技巧 ，它们将帮助您更加高效地使用 Excel。它们主要是针对启动 Excel 2007 时默认的设置作改进，从而使得 Excel 用起来更高效。 如果使用下面介绍的这些自定义选项，需要单

42、击 “Office”按钮，然后单击 “Excel选项 ”按钮打开 “Excel选项 ”对话框 (除了最后一个 )。 1.更改默认工作表数 默认情况下，当打开 Excel 时，会新建一个空白工作簿，该工作簿包含 3 个空白工作表。但你是否会总是用到这 3 个工作表呢 ?或者如果可能会用到更多的工作表呢 ?事实上，这个数值可以被更改为从 1 到 255 的任何数值。当然，很少有人会用到 255 个工作表。在 “Excel选项 ”对话框的 “常规 ”选项卡中，可以将新建工作簿时 “包含的工作表数 ”更改为你所希望的数值，如图 1 所示。 24 图 1 2.更改最近使用的文档列表数 当使用 Excel

43、 2007 打开过若干工作簿后，单击 “Office 按钮 ”就会看到在右边窗格中列出最近使用的文档列表。默认情况下这个列表的数目为 17，我们也可以将其更改为从 1 到 50 之间的任意数值。单击 “Excel 选项 ”对话框中的 “高级 ”选项卡，然后在 “显示 ”区域的 “显示此数目的 最近使用的文档 ”右侧设置自己所希望的数值即可，如图 2 所示。 图 2 25 3.更改用户名称 有些事情挺简单，但几乎没人用到。添加用户名称可以使你将来的文档中嵌入名称作为作者名。当打开工作簿属性对话框时，可以看到作者的署名。如果要更改用户名称，可以在 “Excel选项 ”对话框的 “常规 ”选项卡中进

44、行更改，如图 3 所示。 图 3 4.更改标准字体 当你保存工作簿时，是否会经常将字体和字号更改为另一种 大小 ?如果这样的话，可以将Excel 的标准字体和字号更改为你所希望的类型。在 “Excel 选项 ”对话框的 “常规 ”选项卡可以更改标准字体，如图 4 所示。 图 4 26 5.更改默认的文件存储位置 在你保存工作簿时，是否会经常在 “另存为 ”对话框中寻找自己所喜欢的目标文件夹 ?通过改变文件的存储位置，可以避免这种情况的发生。这样每次存储文件时就会节省不少的时间。在“Excel选项 ”对话框的 “保存 ”选项卡中可以更改默认文件存储位置，如图 5 所示。 图 5 6.自定义状态栏

45、 当在工作表中选中某些单元格时，状态栏 中会显示与所选项目相关的一些信息。例如，当前选中的单元格数目、所选数据中的最大值与平均值等。这一功能非常实用，它可以让你不必使用公式就能得到一些所需要的信息。 右键单击状态栏可以打开 “自定义状态栏 ”菜单，从中可以选择状态栏中要显示或隐藏的项目，如图 6 所示。 27 图 6 Excel 2007 中用填充序列填数据的两种方法 使用 Excel2007 录入数据时，经常会需要输入一系列具有相同特征的数据，例如周一到周日、一组按一定顺序编号的产品名称等。如果经常用到同样的数据，可以将其添加到 填充序列列表中，以方便日后的使用。 第 1 种方法是自己手动添

46、加一个新的自动填充序列，具体操作步骤如下。 1.单击 Office 按钮，然后单击 “Excel选项 ”按钮，打开 “Excel 选项 ”对话框。 2.单击左侧的 “常规 ”选项卡，然后单击右侧的 “编辑自定义列表 ”按钮，如图 1 所示。此时将会打开 “自定义序列 ”对话框。 28 图 1 3.在 “输入序列 ”下方输入要创建的自动填充序列，如图 2 所示。 图 2 4.单击 “添加 ”按钮，则新的自定义填充序列出现在左侧 “自定义序列 ”列表的最下方，如图 3所示。 29 图 3 5.单击 “确定 ”按钮，关闭对话框。 第 2 种方法是从当前工作表中导入一个自定义的自动填充序列，具体操作步

47、骤如下。 1.在工作表中输入自动填充序列，或者打开一个包含自动填充序列的工作表，并选中该序列。 2.单击 Office 按钮，然后单击 “Excel选项 ”按钮，打开 “Excel 选项 ”对话框。 3.单击左侧的 “常规 ”选项卡，然后单击右侧的 “编辑自定义列表 ”按钮，打开 “自定义序列 ”对话框。此时在 “从单元格中导入序列 ”右侧框中出现选中的序列，如图 4 所示。 图 4 4.单击 “导入 ”按钮，序列出现在 左侧 “自定义序列 ”列表的最下方。 30 用好 Excel 2007 中新增的多重条件函数 Excel 2007 中增加了 AVERAGEIF、 AVERAGEIFS、 S

48、UMIFS、 COUNTIFS 和 IFERROR五个函数，它们都可以在一定范围内根据条件自行计算。特别是 多重条件函数 AVERAGEIFS、COUNTIFS 和 SUMIFS 给我们的工作带来了极大的方便，如在年级段总成绩表中计算各班各科的平均分、及格率和优秀率时，就不用先按班级排序、分班后再计算平均分和两率了。具体实现方法如下： 1、先在 “准考证号 ”这列单元格的下方空白单元格中输入班级，然后到 “姓名 ”列下方分别输入平均分、及格率和优秀率。 2、在 “语文 ”这列单元格下方 “平均分 ”所对应的单元格中输入=AVERAGEIFS(C2:C132,$G$2:$G$132,“=1“)。

49、 (如图 1) AVERAGEIFS 是利用多重条件计算指定范围的单元格平均值的函数。其语法格式是：AVERAGEIFS(average_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2) ， Average_range 是要计算平均值的单元格区域，其中包括数字或包含数字的名称、数组或引用 ;Criteria_range1, criteria_range2, 是指在哪些单元格区域中指定条件 ;Criteria1, criteria2, 则是指具体条件是什么。 公式中 Average_range是指 C2:c132，即 “语文 ”这列的所有成绩。 Criteria_range1是指 G2:G132，即班级这列数据，而 G 前后所加的 $是为了接下来可以拖动填充另外的数学和英语学科 ($为绝对应用，拖动公式时所引应用的单元格不发生变化 )。 Criteria1 是指 “=1“，即条件为班级是一班。 3、在 “语文 ”这列单元格下方 “及格率 ”所对应的单元格中输入=COUNTIFS(C2:C132,“=90“,$G$2:$G$