1、秘书基础,主讲人：张杨帆,上篇：秘书职业导论,第一章 秘书职业概述,第一节 秘书的含义,1.秘书作为一门职业，在世界范围内是最广泛的社会职业之一，属于第三产业体系，也被誉为是世界上常青的职业之一。2.我国秘书的历史源远流长，研究中国秘书发展史的学者将秘书的起源定位在4000年前，但是客观的说，那只是历代各级胥吏僚佐所从事的文牍性很强的工作，他们不是今天职业意义上的秘书。,思考：秘书作为一种社会职业，在我国什么时候兴起的呢？,答：秘书作为一种社会职业，在我国，是于20世纪80年代初改革开放以后勃兴起的。秘书职业已经成为当今社会的热门职业之一，收到越来越多的青睐，被称为现代社会的“第361行”。,
2、改革开放，是1978年12月十一届三中全会起中国开始实行的对内改革、对外开放的政策。中国的对内改革首先从农村开始，1978年11月，安徽省凤阳县小岗村开始实行农村家庭联产承包责任制，拉开了我国对内改革的大幕;对外开放是中国的一项基本国策，中国的强国之路，是社会主义事业发展的强大动力。改革开放建立了社会主义市场经济体制。1992年南巡讲话发布中国改革进入了新的阶段。改革开放使中国发生了巨大的变化。1992年10月召开的党的十四大宣布新时期最鲜明特点是改革开放，中国改革进入新的改革时期。1992年中国正式实行改革开放，中国进入新的改革时期。,思考：秘书的含义究竟是什么呢？,国外秘书的由来及其含义我
3、国秘书的由来及其含义,国外秘书的由来及其含义,由来：在国外，“秘书”一词来源于拉丁语，本意是“可靠的职员”。现代西方国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期，是工业社会的产物，主要指一种职位或者职业及具有此职位的职员或者从事此职业的人员。,国外关于秘书的一些定义：,国际职业秘书组织：“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、在授权范围内作正确决定的经理助手。全美秘书协会：“高级官员的助手，掌握机关职责，并具有在不同上司直接监督下承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力，在其职权范围内对机关工作作出决定。”,我国古代秘书的发展,“秘书”一词在我国由来已久，最早出
4、现在汉代文献里，指宫中秘藏的各种书籍或谶纬图篆之类的文献资料。东汉后期开始，“秘书”开始由指物过渡到指官职，也可以代指从事相关工作的人。魏晋南北朝以后，历代都沿袭“秘书令”制度，出现了“秘书省”、“秘书丞”等官职或机构。,现代意义上的秘书,我国自晚清就开始学习西方的管理制度，建立现代意义上的秘书机构，设置秘书职务，吸收西方的秘书工作方法，秘书的内涵也在不断发生变化。真正使秘书这一职业在我国具有了现代意义的开端，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时仿照欧美等国的政治体制，实习总统制，在总统府设立了秘书处，有秘书长一人，秘书若干，政府各布局也设立秘书室；各省都督府也设立秘书。,当代秘书的发展,王千
5、弓袁维国张家仪候玉珍首先，明确秘书是一门社会职业。其次，明确秘书的职业岗位归属。最后，明确秘书的工作内容和职责。,秘书的分类及其意义,秘书的类别,横向分类,横向分类之业务内容,纵向分类,国外的纵向分类举例：日本,秘书分类的意义,主要体现：,1、是秘书职业向“专业化”、“永业化”发展的重要条件。2.横向分类是提高秘书人员专业知识水平的基础3.纵向分类是稳定秘书队伍，提高秘书人员职业水平的重要保障。,阅读材料：秘书是评价较高的职业,作业,1.阅读材料，写出自己对秘书职业的感想，600字以上。2.复习课文中的关键知识点，下节课检查。,第二节：秘书职业化,主讲人：张杨帆,秘书职业化是社会生产力发展和社
6、会分工细化促动的结果。,秘书工作古今有之，历史悠久。,西方秘书职业化的进程,在西方，秘书职业化是随着资本主义生产方式的出现而产生的。随着资本主义工商业的迅猛发展，社会各行各业开始广泛地使用秘书，具体过程如下：18世纪中叶以后，先后在美国、法国等西方国家，开始出现公务秘书和私人秘书。19世纪中叶以后，配备秘书成为领袖人物的时尚，职业化秘书逐步成为各届要员身边不可缺少的助手。这些秘书主要从事接待来访、协调联络、管理内务、替写信函等工作。随着大批私人秘书的出现，秘书逐渐发展成为与教师、医生、律师等一样的社会职业。总之，西方秘书职业发展至今，已经相当成熟。,我国秘书职业化的过程,在我国，秘书工作的源头
7、和历史发展与西方大体相似，而秘书职业化却远远落后于西方，具体的进程如下：原始社会时期：生产力低下，没有出现秘书职业化。奴隶社会和封建社会时期：官僚性秘书活动和幕僚性秘书活动。资本主义萌芽时期：生产力没有得到实际的发展，秘书职业化没有出现。此后至新中国成立初期：单一的计划经济，社会生产力发展缓慢，不具备职业化的条件。职业化的进程时期：20实际80年代职业化进程的自觉阶段：20实际90年代后期,我国秘书职业化的特征,业务工作专门化,文档工作会议工作信息工作接待工作随从工作“万金油”时代已经被秘书职业抛弃，不懂业务的“漂亮宝贝”也将被秘书职业拒绝，秘书职业化不仅要求秘书是“杂家”，更要求是“专家”，
8、要求其知识技能专业化。,资格认定制度化,目前，我国秘书职业资格认证的主要形式是国家劳动和社会保障部开展的秘书国家职业资格鉴定，属于国家职业资格制度体系，将秘书职业设置为四个职业等级，分别规定了相应的工作要求及申报条件。,服务对象多元化,社会各行各业、各色人等，只需要秘书提供辅助管理和综合服务，只要具备一定的能力，就可以聘请和雇佣秘书，秘书已经不再为国家官僚体系所独有，企业家、科学家、作家、学者、演员、医生、教师、法官、律师、运动员等一切社会人士都可以成为秘书服务的对象，这在秘书职业化之前是不可能的。从业范围广、从业人数众多、服务对象多元化已经成为我国秘书职业化的重要特征之一。,劳动价值商品化,
9、在商品经济时代，秘书的劳动也带有商品性，其价值也就具有商品化特征。在市场经济条件下，秘书职业层级成员的劳动价值的商品化特征日益突出，主要表现为：其一，秘书是靠自己的服务质量、数量和劳动辛苦层度来取得用人单位的报酬，这种报酬既取决于秘书自身的能力、态度和工作效率，也受市场需求因素的影响，因此，秘书的劳动价值是含有商品性的。其二，秘书的劳动成果是可以商品化的。,商务秘书女性化,在我国国内，女秘书占优势是改革开放的结果，具体表现为：一方面，三资企业纷纷出现，很自然地将包括商务秘书女性化这一管理模式带了过来。另一方面，国内纷纷诞生的集体、私人、个体企业也仿效三资企业的管理模式，普遍使用女秘书成了时尚，
10、尤其是随着市场经济的深入发展，这一趋势得到了强化。同时，秘书专业的学生也是女性占绝对优势。所以，商务秘书女性化使我国秘书职业在这一点上与国际接轨了。,案例：商场总经理秘书的一天,分析案例 书本16页,作业：练习题 晚自习写，明天交给我，谢谢！,1.如何理解秘书的含义？2.如何理解秘书职业化的意义？3.想一想，自己对秘书与秘书职业了解情况如何？,第二章 秘书职业环境,第一节 秘书工作环境,秘书的办公环境是指秘书部门和秘书人员工作所处的外部条件的总和，它包括自然环境和人文环境。,办公室环境的构成,办公室自然环境的构成,办公室环境的人文构成要素,办公室环境对秘书工作的影响,办公室环境管理的要求,秘书
11、的办公责任要求,案例：谈谈办公室绿化装饰,分析案例 书本20页,第二节 秘书工作的社会环境,秘书职业活动也会面临一个社会大环境。这个社会大环境，是一种必须监测和适应的不可控的环境，主要有社会经济环境、社会文化环境和科学技术环境等。,经济环境与秘书工作,经济环境的概念,经济环境指国家和地区经济发展的条件水平、市场状况、经济结构、资源配置状况、经济运行机制、经济政策、产业布局、基础设施及收入分配状况等。简言之，经济环境主要包括经济体制和经济实力。,经济环境对秘书工作的影响,经济环境影响着秘书工作的发展变化，主要体现在：,1.经济环境影响着秘书工作的业务内容,不同的社会经济环境下，秘书业务内容均有所
12、不同。,例如，今天的社会主义市场经济体制大大扩大了我国秘书的业务范围，尤其是加入WTO后，更使秘书工作置身于国内和国外两大环境之中，客观上扩大了工作范围，也对其提出了新的要求。,2.经济环境促进了秘书业务素质的提高,市场经济的竞争性客观上要求秘书必须具有较高的业务素质和业务能力，并不断使之更新，才能够适应快速发展的社会对秘书工作的要求，适应新环境下领导工作对秘书工作的要求。,3.经济环境影响着秘书工作的物质基础,经济环境好，就能够为秘书工作提供先进的现代化的办公设备和人性化的办公环境，能够为秘书的培训提供经费支持，也能够提高秘书的收入水平等。,政治环境与秘书工作,政治环境的概念,政治环境主要指
13、国家政治制度、政治体制、政治目标和党的路线、方针、政策以及法律、法规等政治文明程度。,政治环境对秘书工作的影响,社会政治环境决定着秘书工作方向，制约着秘书行为，秘书工作必须要适应其特定的政治环境，具体应该做到：秘书必须遵从社会政治规范，必须在国家政治制度、法律法规允许的框架内开展具体的业务活动。秘书必须适应社会政治的发展和变化，有正确的政治观察力和判断力，正确把握方向。秘书必须按照社会政治原则，维护自身的权利与权益，维护平等的人格地位。,文化环境与秘书工作,文化环境的概念,社会文化环境包括社会成员受教育程度、价值观念、宗教信仰、道德观、伦理观、社会风气、社会习俗等。,文化环境对秘书工作的影响,
14、文化环境为秘书工作提供了智力支持、文化条件和精神动力，也给秘书工作提出了更高要求，具体体现在：传统文化中的小鸡因素仍然在很大程度上影响着甚至制约着秘书工作的发展。在社会文化发达、文明程度高的环境里，领导、秘书和社会公众的综合素质较高，有利于秘书工作的健康发展，有利于激发秘书的积极性、主动性和创造性，尤其是先进的现代文化的影响将使秘书工作向着积极、主动、创造、法治的方向发展。,科技环境与秘书工作,科技环境是指与组织生存发展相关的科学技术、工艺设备、材料等方面水平、成果、发展状况及条件，相关科技理论研究成果及转化为社会生产产业的能力等。,科技环境对秘书工作的影响,1.科技进步深刻影响了秘书的思维方
15、式2.科技进步为秘书职业提供了先进的设备和方法,阅读材料：健康、安全的办公环境基本要求,第三章 秘书职业谋求,第一节 求职准备工作,秘书专业的毕业生和其他有志于从事秘书职业的人（以下统称秘书求职者），必须充分地做好多方面的求职准备，减少求职过程中的盲目性和随意性，少走弯路。一、信息准备工作秘书求职者进行求职准备，必须掌握准确的求职信息。常见的收集招聘信息的途径主要有：1.借助人才市场2.收集招聘启事3.借助学校力量4.借助亲朋好友的帮助,二、实力准备工作1.“硬件”要求学历 专业技能水平 写作能力 英语水平 现代办公设备的使用能力 2.“软件”要求秘书运用知识 表现能力 展现综合素质 良好的人
16、际沟通能力 熟练办事能力 3.“第二专业”要求特指求职者的专业工作经验,三、材料准备工作求职申请：自荐书学历证明：毕业证书、学位证书推荐信：一般涉外企业机构比较重视个人简历：自己设计 求职申请表必要证件：身份证 工作证 下岗证 驾驶证相关证明：秘书职业资格证书 英语等级证书 计算机等级证书 其他培训证书这些材料要根据招聘者的要求选择提供，一些证书和证件在面试时一般要原件，同时还应当准备好复印件。,四、心理准备工作树立两个意识：竞争意识和求职意识1.竞争意识敢于面对竞争对手，善于推销自己。要夯实自身实力，锻炼稳定的心理素质要勇于追求成功，泰然正视失败。2.求职意识清醒的认识,阅读材料：毕业生面试
17、指南注意事项,作业：进智联招聘网制作属于自己的简历,第二节 求职技巧,LOREM IPSUM DOLOR,一、简历设计的技巧,一、制作简历的目的主要有以下几个方面：建立求职者与招聘者的初次有效联系；尽可能给招聘者留下深刻的良好印象；告诉招聘者你符合所应聘岗位的条件；获得招聘者初步认同，获取进一步考察机会。,二、简历的基本内容1.个人基本信息最重要信息：姓名、电话、手机、通讯地址、邮编和电子邮件地址。次重要信息：职称、职务、年龄或者出生年月不重要信息：性别、婚姻状况、国籍、或者出生地、现工作单位。注意：在这部分，除非特别重要，对于不重要的信息应当避免在简历中提供。2.自我描述一般不应超过3句话通
18、常放在简历的开头，以“你是”开头，紧接着简洁地阐明你的关键卖点。强调你的主要经历和能力，刺激招聘者想要详细了解你的欲望。,3.教育背景高等教育普通中等教育专业培训课程其他相关的培训和短期课程值得注意的是：在这个部分，强调高等教育，强调最相关的文凭和资质，按水平高低顺序排列。慎重使用部分敏感的培训课程，而且不要罗列太多的培训课程。,4.工作经历你在这些工作中的角色、任务和贡献。工作中你值得骄傲的事。帮助增加组织效益或者改善服务、提高效率的工作。得到客户满意的工作（内部或者外部）,5.所获成就一般包括如下事项：一个特别的行动使用特殊技术和个人特征得到一个可以量化和可以测定的结果或者利益。6.兴趣爱
19、好你是一个真实的人！7.其他信息获奖项目发表的文章或者出版的书书籍计算机硬件或者软件技术能力语言能力,三、简历制作的形式不同的求职目标，不同的人，往往需要选择不同的简历形式。合适的简历形式，将大大增加求职者获得面试的机会。通常流行的简历的形式主要有以下几种：1.自荐型简历2.目标型简历3.自传型简历,四、应届毕业生制作简历的建议1.重点突出你所受的教育2.展示你的独特体验3.展示你的相关工作经验4.展示你的兴趣和爱好,求职推荐技巧,1.本人自荐2.他人推荐3.学校推荐,约见联系的技巧,案例分析,应对测试的技巧,笔试和面试,试用期间的技巧,案例深圳的一场求职面试实录,练习题：1.找一则招聘秘书的
20、启事，按照本章介绍的简历形式，结合个人实际情况制作一份求职简历。2.通过各种途径收集求职面试的实战问题，进行解析、归纳、理解、领悟。3.面对竞争越来越激烈的人才市场，你做好各方面的准备了吗？,第四章 秘书职业规划,第一节 秘书职业生涯概述,职业是一个人安身立命的根本，也是施展抱负的基础，更是其成就自我的途径，选择了一种职业就是选择了一种生活方式。 职业生涯规划给大家提供了一些对自身的职业进行规划的成功方法与技术，成功地规划了一种职业生涯，就是成功地规划了一种人生状态。,第一节 秘书职业生涯概述,初涉秘书职业的人，应该充分认识自己，客观分析环境，及早做好职业生涯规划。,一、秘书职业生涯的特点,秘
21、书作为一种职业，其职业生涯规划具有以下特点：,（一）自我提高的机遇性 一方面，由于秘书工作涉及面广，时效性强，许多看似“打杂”的工作给秘书造成很大压力。 另一方面，这种压力又给他们提供了快速成长的环境和条件，使自己能够发挥创造性，有利于秘书的自我提高，为今后的横向或者纵向发展积累了经验。（二）生涯时间的早期性 从总的趋势来看，秘书职业属于年轻人的职业，年轻化是其重要的职业特征。所以，现在一般单位招聘秘书时，大多有比较明确的年龄限制。（三）职位升迁的便利性 秘书工作本身的繁杂使秘书了解的情况更多一些，接触的领域要宽一些，在视野和经验上都相对占优势。 同时，秘书位居领导身边，因为工作关系很容易建立
22、良好的感情联系，如果工作出色也特别容易被领导器重和欣赏。 因此，这些都有利于秘书的快速升迁。,（四）工作成绩的内隐性,虽然秘书业务范围涉及面广，综合性强，但更多的常规性工作是接打电话、处理文档、办理会务等。 因此，其工作成绩隐含于领导的工作成绩之内，很难产生轰轰烈烈的业绩。,二、秘书生涯发展的类型,秘书在规划自己的生涯及其发展时，主要有以下几种类型：,几种类型：,阅读材料职业规划的五个“WHAT”,请同学们一起来分析,Who are you?,What can you do?,What can support you ?,What can you be in the end?,What you
23、 want?,五个“W”的归零思考模式,第二节 秘书职业生涯的开始与发展,一个人选择了秘书职业并进入了相应的组织，就意味着秘书职业生涯的正式开始。,一、秘书职业生涯的开始,新人进入新环境，人人都在注意你。组织往往要求新员工进行一段时间的试用或者见习，时间可能两三个月或者更长。这段时间也是新员工适应工作环境的时间，如若给人留下好的印象，就会给职业的发展奠定有益的基础。因此，对于新秘书，树立形象、打开局面最为关键，主要注意以下方面：,（一）尽快熟悉工作环境对工作环境的熟悉是尽早进入角色、融入组织的必要条件，尽快熟悉工作环境会使你工作起来游刃有余，主要应做到：首先，要明确岗位职责。新到工作岗位，主要
24、问题是缺乏经验，所以遇到以前没有经验的事情，自己要先考虑清楚，理清思路，看看主要有什么困难，可把难于处理的事情向同事或者领导咨询。总之，新秘书要争取出色地完成第一个任务。其次，要熟悉周围员工。人是重要的环境，初来乍到尤其要尽快熟悉人的环境。总之，新秘书尤其要利用非正式场合熟悉周围的员工。,（二）培养踏实的工作作风,新秘书从最简单的琐碎工作做起,从事秘书职业要有丰富的经验和能力，而经验和能力的获得需要在平时的工作中不断积累和训练，一件小事也许会成就一个人的未来。,新秘书设法使自己忙起来,要有职业的感觉，紧张有序，富有条理。对于领导交办的任务，应当尽职尽责，尽心尽力的完成。另外，保持办公环境的光亮
25、整洁，仅仅有条。闲暇时可以翻阅一些与工作有关的文件、档案资料。,新秘书要实事求是地对待自己的失误,新秘书总是想展示自己，对待工作往往都会认真谨慎，但是由于环境陌生等因素，工作中还是难免会出现失误。出现失误后，要认真正确地对待失误，实事求是地承认失误，分析原因，总结教训，敢于向领导和同事承认，敢于承担责任，以获得领导和同事的理解，并虚心向领导和同事请教学习，避免类似失误再次发生。,（三）建立和谐的人际关系,注意以下几点：1.新秘书要全身心地投入到新工作中去，表现自己对待现有工作的基本态度和积极性是根本所在。2.新秘书特别要注意不要卷入消极的人际环境，不要掺和到一些喜欢制造事端的人群之中。,（四）
26、树立良好的第一印象,第一印象具有思维定势效应、形象光环效应等，是职业形象的特定组成部分。新秘书务求树立良好的第一印象。新秘书要着重注意三个方面：1.遵守时间 现代职场，守时常常被视为敬业、礼貌、可靠的表现，秘书最好要适当提前到达，既可做一些力所能及的事，也可多熟悉一些人。2.仪表端庄 穿着得体、整洁、符合身份，修饰要自然、清新、体现品味。3.举止大方 亲切、热情、有礼貌、有理智、讲道德、讲信用。,思维定势（Thinking Set），也称“惯所谓思维定势，就是按照积累的思维活动经验教训和已有的思维规律，在反复使用中所形成的比较稳定的、定型化了的思维路线、方式、程序、模式(在感性认识阶段也称作“
27、刻板印象”)。,举个简单的例子。如果给你看两张照片，一张照片上的人英俊、文雅；另一张照片上的人丑陋、粗俗。然后对你说，这两个人中有一个是全国通缉的罪犯，要指出谁是罪犯，大概不会犹豫吧?,（五）积极适应企业文化,1.企业文化内涵2.新秘书要理解企业文化的内容：企业文化的精髓是什么？对员工的要求有哪些？哪些规章制度被严格的遵守着？哪些没有？不成文的规章制度何在及其作用如？3.新秘书了解企业文化的途径：和老员工交谈、自己亲身体验和观察。,二、秘书职业生涯的发展,进入职业生涯领域后，秘书确立职业生涯目标，考虑以下几方面：,（一）职业生涯目标的设定一般而言，可将职业目标划分为：长期目标：一般为510年。
28、中期目标：一般为35年。短期目标：一般为13年。具体实施的时候，先从短期目标开始，等短期目标逐步实现了，就开始实施中期目标。2.注意事项：达到该目标所需要的能力、训练及教育。达到该目标的积极力量。达到该目标的阻力、途径。,（二）实现职业生涯目标,1.适当展示自我：自己的职业理想和追求；二是自己的实际工作表现。；自我展示的艺术,2.适当注意关系3.注意培训学习：知识经济时代的主要资源和第一要素就是知识,职业生涯的选择,练习题,1.你认为职业生涯管理对一个人的发展有什么重要意义？2.职业生涯规划有哪些特点？其类型有哪些？3.请为自己设计职业生涯发展的短期目标、中期目标和长期目标，并努力实现职业生涯目标。,中篇,秘书工作概述,第一章 秘书工作及其发展趋势,PART 1,秘书工作,一、秘书工作的含义与内容,含义：指秘书部门和秘书人员为组织、领导或雇主提供各种综合性、辅助性管理活动的总和。秘书工作是秘书的一种职业行为，要以领导为核心，强调“三服务”，即为领导服务、为部门工作服务、为群众服务。,内容：信息、调研、协调、辅助决策。办公、办会、信访、工作安排、保密。,二、秘书工作的基本属性,THANKS,
