1、Excel 表格高效编辑技巧在日常办公中的应用目录一、Excel 自动功能的应用 .21、自动切换输入法 22、自动调整字号和自动换行 33、自动定位小数位 34、自动为 Excel 换页表格加标题 3二、Excel 的快捷操作 .41、对多个工作表快速编辑 42、快速输入分数 43、快速输入文本格式的数字 44、快速应用格式 45、快速输入特定文本 56、快速输入相同文本 67、快速互换两列数据 68、Excel 快速排序 .7三Excel 序列填充中的难点化解 .7参考文献 8Excel 表格高效编辑技巧在日常办公中的应用2Excel 表格高效编辑技巧在日常办公中的应用严龙使 1 范式 2
2、（计算机科学与技术学院 福建厦门 361021）摘要： Excel 的应用过程中，工作量最大的是在 Excel 工作表中输入并编辑修改原始数据，形成一份符合工作要求的数据表格。本文讨论如何巧用 Excel 的自动功能和快捷键操作，有效提高数据的输入和编辑修改的速度和准确性，实现高效办公。关键词：Excel，自动功能，快捷操作，序列填充Excel 是一个功能强大的表格数据管理软件，能够有效地管理日常工作中人员统计、职工工资、学生信息、绩效考评等方面的数据表，受到办公人员的普遍喜爱。在 Excel 的应用过程中，工作量最大的是在 Excel 工作表中输入并编辑修改原始数据，形成一份符合工作要求的数
3、据表格。本文仅限于讨论如何巧用 Excel 的自动功能和快捷键操作，有效提高数据的输入和编辑修改的速度和准确性，实现高效办公。文中涉及的操作以 Excel 2003为例。一、Excel 自动功能的应用1、自动切换输入法当我们使用 Excel 编辑数据时，在一张工作表中通常是既有汉字，又有字母和数字，于是对于不同的单元格，需要不断地切换中英文输入方式，这不仅降低了编辑效率，而且有时让人烦不胜烦。这里介绍一种方法，在不同类型的单元格中实现输入法的自动切换。在当前工作表中，选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据”/“有效性”/“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”并单击“确定”
4、（如图 1 所示） 。选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据”/“有效性”/“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式） ”并单击“确定” （注：默认输入法必须是英文） 。之后，当插入点处于不同的单元格时，Excel 能够根据我们之前的设置，自动在中英文输入法间进行切换。即当插入点处于刚才设置为输入汉字的单元格时，系统自动切换到中文输入状态，当插入点处于设置为输入字母或数字的单元格时，系统自动关闭中文输入法。1计算机科学与技术学院教授，研究方向计算机应用2 数学学院讲师，研究方向人工智能Excel 表格高效编辑技巧在日常办公中的应用3图 1 自动切换输入法 1 图 2 自
5、动切换输入法 2 2、自动调整字号和自动换行使用 Excel 编辑数据时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，有的单元格内容可能超出列宽而不能完全显示出来，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，一种方法是对这些单元格重新定义较小的字号，我们可以让 Excel自动完成该项工作。选中需要根据单元格的宽度自动调整字号的单元格区域。单击“格式”/“单元格”/“对齐”选项卡，在“文本控制”栏选中“缩小字体填充”复选框（如图 2 所示） 。单击“确定”。这之后，在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽相
6、适应，以使数据全部显示在单元格中。如果我们对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。也就是说，字号的增大以原设置的字号为限。如果希望表格内容的字号一致，当一个单元格的内容超出所设定的列宽时，也可以实现自动换行（行高随之改变） 。方法是在“对齐”选项卡改选“自动换行” （如图 2 所示） 。3、自动定位小数位假如有大批量诸如 0.07 之类小于 l 的数字要录入到工作表中，利用 Excel 的“自动设置小数点”的功能，对于大量带有固定小数位的数字，或带有固定位数的“0”结尾的数字的输入，在录入前先进行下面的设置
7、，将会使我们的输入速度成倍提高。单击“工具”/“选项”/“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”框中键入需要显示在小数点右边的位数（这里键入“2” ）并单击“确定” （如图 3 所示） 。现在，如果在工作表的某单元格中键入“9” ，则回车后该单元格的数字就会自动变为“0.09”。如果在单元格中键入的是“8972” ，则结束输入后该单元格中的数字自动变为“89.72”。另外，如果在“位数”框中输入一个负数，比如“-2” ，则 Excel 将在输入的数字后自动添上两个“0” 。如果要暂时取消在“自动设置小数点”功能中设置的选项，可以在输入的数据中自带小数点。Excel 表格高效编辑
8、技巧在日常办公中的应用44、自动为 Excel 换页表格加标题在表格很长无法一页输出而采用自动分页的情况下，如何使打印输出的每一页都能自动加上标题？下述方法可以解决这个问题。单击“文件”/“页面设置”命令打开“页面设置”对话框“工作表”选项卡，在“打印标题”栏的“顶端标题行(R)”文本框中输入行引用（如$1:$3） ，或者单击文本框右边按钮，在 Excel 表格中按住鼠标左键选择要作标题的单元格区域，再单击该按钮回到对话框。选择“确定”按钮。如图 4 所示。图 3 自动设置小数点 图 4 换页表格加标题行 二、Excel 的快捷操作1、对多个工作表快速编辑按住 Ctrl 键或 Shift 键选
9、中多个工作表，在选中的工作表中即可同时进行相同的操作。一般情况下，进行的操作主要有如下几种：（1）页面设置。可快速对选中工作表设置相同的页面效果。（2）输入相同的数据。可快速在多个工作表中输入相同的数据。（3）快速操作。在多个工作表中进行一系列相同的操作，如设置字号、字体、颜色，进行单元格的合并或撤销合并的单元格等。（4）输入公式。快速输入相同的公式，进行公式计算。2、快速输入分数通常在单元格中输入分数 67 会显示为 6 月 7 日，要想确实显示 67，应在输入分数时先输入“0”和空格，但这一方法输入的分母不能超过 99。如果分母超过两位数，处理方法是，选中单元格（或区域） ，单击“格式”/
10、“单元格”命令打开“单元格格式”对话框“数字”选项卡，在“分类”框选择“分数” ，在“类型”中选择“分母为三位数” 。3、快速输入文本格式的数字如果将“00 级 1 班”简写成“00.1”进行输入，Excel 会把它看做数字，显示为“0.1”，把该单元格格式转换为文本格式后即可显示为“00.1” 。如果输入的数据量较大，采用这种单元格格式转换的方法是有效的，但如果是少量输入，可以用一种更快的好方法直接输入文本格式数字，即输入时在前面加一个“” （英文状态下的单引号）即可。Excel 表格高效编辑技巧在日常办公中的应用54、快速应用格式要将某一单元格（或区域）的格式（字体、字号、行高、列宽等）应
11、用于其他区域，可将上述单元格选中，单击或双击工具栏中的“格式刷”按钮，然后将鼠标拖过要设置格式的单元格即可。注意，单击“格式刷”只能应用一次，而双击“格式刷”则可以多次使用，完成后再单击“格式刷”按钮退出操作。5、快速输入特定文本因工作的需要，我们经常要在工作表输入一些特定的文本（如国家标准规范名称、施工企业的名称等） ，为了能准确、统一、快速地输入这些特定文本，可采用以下几个好方法。（1）自动更正法。选择“工具”/“自动更正选项”命令打开“自动更正”对话框，在“替换”下面填入“学籍” ，在“替换为”下面填入“福建省成人高等教育学籍管理规定 ”（不含引号）并单击“确定” 。以后只要在单元格中输
12、入“学籍”按空格键（或回车键）后，系统会自动将其更正为“福建省成人高等教育学籍管理规定 ”。我们可以依照上述方法将有关文本一条一条定义好，方便以后使用。（2）查找替换法。有时我们需要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如） ，非常麻烦，这时可用“替换”的方法来操作：先在需要输入这些符号的单元格中输入一个替代的字母（如 x，但要注意该字母不能与单元格中需要的字母相同，可选择不太常用的符号） ，等表格制作完成后，用“编辑”/“替换”命令打开“替换”对话框，在“查找内容”框中输入替代的字母“x” ，在“替换为”框中输入“” ，将“单元格匹配”前面的“”号去掉（否则会无法替换）
13、 ，然后按“替换全部”按钮即可。（3）剪贴板法。由于 Office 2003 中的多重剪贴板一次可以保存 24 条内容，可以利用这一功能反复输入一些特定的文本。方法是，用“编辑”/“Office 剪贴板”命令打开“剪贴板”工具栏。将特定的短语（如“中华人民共和教育法 ”、 “成人高等教育福建省成人高等教育学籍和学历管理规定 ”等）分别输入到不同单元格中，然后一个一个地选中，用“复制”命令将它们逐条加到“剪贴板”中。以后某一单元格中需要上述短语时，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。（4）选择列表法。如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，且该列中没有空单元格，则可以
14、右击待输入的单元格，在快捷菜单选择“从下拉列表中选择”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其快速输入到选定的单元格中。（5）格式定义法。有时需要给输入的数值加上单位（如“平方米”等） ，少量数据可直接输入，而大量的数据如果一个个输入就显得太慢了。可通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的，其步骤是：选中需要添加单位的单元格，选择“格式”/“单元格”命令打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”框中输入“#平方米” （如果要保留两位小数则输入“#.00 平方米” ）并“确定” ，如图 5 所示
15、。之后在上述单元格中输入数值（注意，此法仅限于数值） ，单位（本例为“平方米” ）会自动加在数值的后面。Excel 表格高效编辑技巧在日常办公中的应用6图 5 单元格格式 1 图 6 单元格格式 2 6、快速输入相同文本在 Excel 表格中，经常要在多个区域或不同的单元格中输入相同的数据，一个个单元格去输入显然比较慢，有一种办法可以提高速度，实现同时输入。方法是，按住 Ctrl 键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域） ，输入数据（如 234） ，然后按下Ctrl+Enter 组合键，即可将该数据同时输入上述选定的单元格中。7、快速互换两列数据在 Excel 中当需要把两列或两行
16、数据互换时，以前总是先把 A 列的数据复制到 C 列，把 B 列的数据移动到 A 列，然后再把 C 列中的数据移动到 B 列，来实现两列数据的互换。改用以下方法可快速实现两列数据的互换：用鼠标选定 A 列数据区域，把鼠标放在 A 列数据区域的右边线，按下 Shift 键的同时按下鼠标左键，这时鼠标变为向左的箭头，拖动鼠标至 B 列数据区域的右边线，可看到一条垂直的虚线（如果是一条水平虚线，表示在 B 列插入数据） ，同时松开 Shift 键和鼠标左键，这样就实现了 A、B 列的数据互换。同样，也可以实现两行数据的互换。8、 Excel 快速排序（1）按行排列数据。在 Excel 工作表中对数据
17、的排序，通常都是按列排序。有些情况下如果需要按行排列数据该怎么办？这时只需单击“数据”/“排序”命令，在“排序”对话框左下角选中“选项”按钮，在弹出的对话框中选择“按行排序”并设置相应关键字，而且还可以更改排序的方法是按拼音还是按笔画排序或是选择自定义序列中的排序方法。（2）自定义排序。假如数据当中有“局长” 、 “处长” 、 “科长” 、 “科员”并按当前顺序排序时，Excel 的现有排序功能就无法直接实现了，应使用“自定义”排序来实现。具体做法是：单击“工具”/“选项” ，在“选项”对话框的“自定义序列”选项卡单击“添加”按钮，在“输入序列”中按排序要求输入排序序列（例如“局长,处长,科长
18、,科员” ） ，这样会在“自定义序列”框加入我们刚才输入的序列，再在“排序”对话框“选项”中选择自定义序列就能够按相应的顺序排序了。Comment a1: 其中双引号必须是英文的标点符号Comment a2: 是否考虑增加一段结束语？Excel表格高效编辑技巧在日常办公中的应用7三Excel 序列填充中的难点化解序列填充是 Excel智能化功能之一，在数据处理中普遍使用，极其便利。但在一些特殊情况下（例如需要填充毕业证书编号、用户身份识别码等大数字编号时）这种便利性受到了限制。假设我们要填充毕业证书编号为“201101200999011”的递增序列，在单元格中输入该数据后首先要保证让它显示为“
19、201101200999011” ，而不是科学计数法形式“2.011012E+15”，因此我们会在输入数据前使用单引号“”引导，或者设置单元格格式为“文本格式” ，或者用“设置单元格式”/“数字”/“自定义”/“”命令，确实可以保证显示为“201101200999011” ，可是经过这样的设置后，数据就不能用序列方式填充了，当你用填充柄拖动填充时会发现，快捷菜单中的“以序列方式填充” 、 “序列”等与序列相关的操作命令项呈灰色不可用状态。怎么办呢?可采用设置单元格格式的方法来解决。以下是两种简单有效的方法：（1）右击该单元格选择“设置单元格格式” ，在“数字”选项卡选择“数值” ，将“小数位数
20、”框的小数位调整为 0，单击“确定”完成格式设置。在设置好的单元格中输入数据“201101200999011”，然后拖动填充柄填充即可。（2）右击该单元格选择“设置单元格格式” ，在“数字”选项卡的“分类”框选择“特殊” ，在“类型”框选择“邮政编码”并单击“确定” 。在设置好的单元格中输入数据“201101200999011”，然后拖动填充柄填充。上面的方法对超过 15位的大数字就不凑效了，因为 Excel默认的精度为 15位，如果一个数字的长度超过 15位，则 15位之后的数字都被视为 0。这种位数较多的大数字编号可以用“自定义”格式进行输入。假设所需的大数字编号形如“2011012009
21、99011001” ，共18位，前 15位不变，最后 3位从“001”开始编号，则方法如下：选中需输入系列数据的第一个单元格（如 D2） ，选择“格式”/“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框的“数字”选项卡选中“自定义”列表项，在“类型”框中输入“201101200999011“000，单击“确定” ，如图 6所示。其中“ “中的内容是由 Excel自动填充的部分，最后面的“000”表示数字占 3位。设置了 D2的自定义格式后，在 D2输入“001”，Excel 会自动将“201101200999011”添加在输入的 3位数字前面，右键拖动 D2填充柄填充，即可获得一系列大数字编号。参考文献 i1范慧琳等. 计算机应用技术基础. 清华大学出版社. 2006.72 范慧琳等. 计算机应用技术学习指导与实验教程. 清华大学出版社 . 2006.83 鄂大伟等. 大学信息技术基础. 厦门大学出版社. 2009.8
