1、山东潍坊市三建集团综合项目管理系统立项报告1 综合项目管理系统建设的紧迫性和必要性1.1新特级资质就位的要求根据建设部发布的建市2007241 号文件建筑企业资质管理规定实施意见的要求，在特级标准颁布前已取得施工总承包特级资质的企业，自特级标准发布之日起设三年过渡期。原资质证书有效期延续到 2010年 3月 13日。过渡期内企业按原资质证书的承包范围承揽业务；过渡期届满三个月前，企业应按照特级标准重新申请资质；有效期届满，企业原资质证书自行失效。2009年 7月 30日，建设部发布住房和城乡建设部关于施工总承包企业特级资质有关问题的通知 （建市函2009178 号）指出原特级资质证书有效期相应
2、延长至 2012年 3月 13日。而施工总承包企业特级资质标准对于信息化建设有非常明确的规定：“企业已建立内部局域网或管理信息平台，实现了内部办公、信息发布、数据交换的网络化；已建立并开通了企业外部网站；使用了综合项目管理信息系统和人事管理系统、工程设计相关软件，实现了档案管理和设计文档管理。”在更细致的施工总承包企业特级资质标准信息化考评表中，明确了内部信息系统各个子系统所占分值,以及信息化达标的具体要求,如下表所示:序号 考核项 考核内容标准分值1 基础设施建设硬件设施、网络环境、安全保障、制度保障、企业门户网站20具备综合项目管理协同平台，并实现项目管理相应功能的集成10具备招投标管理、
3、进度管理、成本管理、合同管理、物资管理、设备管理、竣工管理、风险管理的功能362 项目管理具备质量管理、安全管理的功能 143 人力资源管理具备组织机构管理、人事管理、合同管理，薪资管理、社保管理、培训管理、员工绩效管理、招聘管理的功能54 档案管理 具备文书档案、工程档案的功能 55 财务管理 具备财务账务、成本核算和管理的功能 56 办公管理 具备公文流转、收发文管理、邮件管理、信息发布的功能 5保证性指标总分 1007 加分项 具备电子商务、知识管理、商业智能的功能 5总分 105说明:1信息化考评指标的第1至6项为保证性指标项，满分为100分。2信息化考评指标的第7项为加分项，企业满足
4、指标要求给予加分，满分为5分。3. 项目管理为信息化考评的核心指标。4合格判定：信息化考评指标的最终得分大于等于60分，且第2项“项目管理”指标项的得分必须大于等于30分。从上表可以看出,项目管理子系统是特级资质信息化考评的核心指标，不仅仅占的比重大（60%） ，而且自身必须达到 30分以上要求。而按照信息化项目建设的规律，项目管理系统从开始筹划到系统上线和正常实施，一般需要 8-10个月左右的时间，因此综上所述，公司建设一个符合建设部施工总承包特级资质要求的项目管理系统迫在眉睫。1.2信息化是帮助施工企业实现精细化管理的有效手段工程施工企业是一个典型的传统行业，国内基础建设的高速发展为工程施
5、工企业带来的巨大的机遇，同时行业内部竞争的急剧激烈和国外建筑施工企业的虎视眈眈也使得很多施工企业面临着比以往更大的挑战。行业内部的竞争已经越来越趋向于企业综合实力的竞争，比的是企业的内功。从工程项目施工企业的特点来看，引入精细化管理的思想可以提升施工企业的核心竞争力。信息化的特点是高速运算、海量存储和精确执行，利用信息化工具可以有效帮助建筑企业推行精细化管理。具体体现以下几个方面：首先，企业信息系统可以为企业及时提供完整的企业经营管理数据，而数据化是精细化管理的重要特征；第二，企业信息系统可以标准化企业业务流程，配置好信息系统的权限和操作流程，就可以精确地按照设计好的流程运行，而标准化和专业化
6、也是精细化管理的重要特征；第三，通过企业信息系统可以帮助施工企业有效控制施工项目成本，一方面通过信息化成本核算比手工核算更加细致，另一方面通过费用远程审批的方式可以有效控制项目成本。1.3项目管理信息化是施工企业信息化的核心上图是一个典型的建筑施工企业综合管理信息系统的总体框架，它主要涵盖了信息化建设的软件建设中部门应用部分和集成应用部分的主要内容。如上图所示，建筑施工企业综合管理信息信息系统一般分为三个层次。最底下是基础管理层，主要涵盖的主营业务之外公共职能部门的管理，包括办公自动化系统，人力资源管理系统，财务管理系统，也包括信息系统的基础通讯部分。这一层主要是公共职能部门使用。中间是主营业
7、务管理，涵盖了一个工程项目从前期跟踪，投标中标，内部分配、过程项目管理到最后竣工的全生命周期管理。其中项目管理部分是核心内容，下面又细分了项目资料管理、业主结算、计划进度管理、成本管理等一系列内容。这一层是主营业务部门使用，包括各个项目部、工程管理部门、材料管理部门、财务管理部门、合同管理部门等。最上面是决策支持管理，包括各种统计报表，各种报警信息，同时应该提供一个个人门户，各自看到和自己权限相关的内容。从上图可以看出，项目管理信息化是施工企业信息化的核心。1.4项目管理信息化可以有效提升施工企业核心竞争力首先，项目管理信息化加强了企业总部对于项目部的远程管控企业上马综合管理系统后，公司总部可
8、以通过互联网随时获得项目各种信息，随时督促项目的进度，质量和安全监控，可以通过网上审批来加强对费用的控制，加强对供应商资信的把控，减少实际管理中人为因素，从而加强对项目的远程管控；其次，项目管理信息化可以帮助企业有效控制项目成本一方面应用综合管理系统可以帮助企业制定施工预算，明确成本控制目标，另一方面在项目过程中通过合同管理模式加强对材料采购成本、外包劳务费、设备租赁费等主要施工成本的控制，事后还可以对实际成本和成本计划进行对比分析，为下一个成本周期提供数据参考。这种事先计划、事中控制、事后分析的模式可以帮助企业有效控制项目成本。第三，项目管理信息化可以提高工作效率，规范项目管理业务流程信息化
9、可以提高企业工作效率。比如领导出差后可以远程进行审批，而不需要等到其回来后签字，比如各种报表随时统计可以大大减少人工工作量，另外各种资料可以快速查询搜索，而不需要从大量纸质文件中寻找。而各种审批流程可以将各个业务部门通过计算机工具串联起来，协同工作，提高工作效率。另外信息化实际上也是企业一个业务流程优化的过程。信息化实施过程中，需要详细调研企业整体业务流程，提出优化方案，并在实施中通过软件工具将流程固化下来，实际上帮助企业将业务流程规范化。另外软件系统是可以自定义流程的，因此可以根据企业管理水平的现状随时调整策略，比如刚开始可以将流程设计地宽松一点，随着信息化深入和管理提升，逐渐严格管理，加强
10、管控，并逐步规范化，标准化。第四，项目管理信息化可以为领导决策提供数据支持通过信息化，企业领导可以准确掌握项目的各种经营数据，同时信息系统可以提供及时的统计分析数据，原来人工统计可能很慢，比如需要一个月才能出报表，现在可以随时统计，这样可以大大提供企业的决策速度，也为企业领导决策提供科学的数据支持。综上所述，我们建议三箭建设应该尽快上马项目管理系统信息化项目。2 项目管理系统需求初步规划参考建设部施工总承包企业特级资质标准信息化考评表的要求，并结合三箭建设集团现有管理现状，我们可以对项目管理系统的需求进行初步规划，如下表所示：功能模块 功能需求招投标管理 业主档案信息记录项目跟踪信息记录投标报
11、名审批资格预审记录标书文件记录和审批开标记录保函管理证照资料管理标书资料库管理业主合同记录和审批项目资料管理 项目基本信息项目组织机构信息项目资料管理项目配置信息管理合格供应商申报和审批业主合同管理 业主合同交底工程量清单的记录和查询；工程量清单的变更记录和查询；业主计量情况的记录和统计；业主回款情况的记录和统计进度管理 工作分解结构 WBS管理进度计划编制（总计划、年计划、月计划）实际进度填报进度计划分析对比横道图和 S曲线图分析进度产值分析施工日志记录成本管理 成本定额库管理施工预算管理人材机需用计划成本实际数据录入成本计划和实际对比成本分析合同管理 合格供应商审批合同签订和审批（材料采购
12、、劳务分包、设备租赁等）合同变更和审批合同结算记录和审批合同付款记录和审批合同结算支付情况统计物资管理 材料统一配置材料需用计划材料采购计划材料调拨计划材料出入库管理材料盘点记录周转材料租赁管理材料库存查询材料消耗统计和分析设备管理 设备台帐管理设备采购计划审批设备采购申请设备维护和保养计划设备状态管理设备租赁合同管理设备成本分析备品备件管理设备检查验收设备台班记录技术管理 技术方案审批技术人员台帐专利管理工法管理论文管理技术标准管理测量仪器管理质量管理 创优计划管理质量知识库质量计划质量检查记录质量事故记录和处理预防措施记录不合格品处理QC小组管理安全管理 安全组织保障安全体系记录资源投入重
13、大危险源安全技术安全教育培训安全检查计划和记录奖惩与警示安全事故处理安全考核记录竣工管理 竣工资料管理风险管理 系统事件记录预警设置自动报警3 项目管理系统项目筹备工作时间规划按照企业信息化项目筹备和建设的一般规律，我们可以把项目运作过程分为三个阶段，如下表所示：序号 阶段名称 主要工作 预计时间1 软件供应商选型 明确项目目标 梳理项目需求 供应商初次筛选，选出入围供应商 入围供应商考察和接触 选定供应商 合同谈判2个月2 信息平台实施准备 网络环境搭建 服务器选型和购买 信息部门组建和人员到位 信息化相关制度制定1个月3 信息平台实施和推广 进场准备 产品安装和需求分析 定制开发和产品调整
14、6个月 试点项目运行实施 项目推广试运行 项目正式运行 系统验收 系统维护4 软件供应商选型阶段工作初步规划4.1明确项目目标所有信息化项目建设必须目标明确，企业应该根据自己的战略目标，在企业内部进行充分沟通和调研后制定信息化项目目标，明确项目范围，作为往下推进的基础。本项目目标已如本方案第二章所述。4.2梳理项目需求企业应该在项目开始之前自己进行需求的梳理，作为软件供应商制定方案的根据。企业应该组织主要相关业务部门进行需求调研，并汇总形成功能初步需求。本项目功能初步需求如第三章所述。4.3供应商初次筛选，选出入围供应商在初步明确需求后，可以开始进行供应商初次筛选。在充分了解本行业主要软件供应
15、商和优秀企业信息化案例后，应该选择 2-3家企业管理软件供应商作为候选代表，并进行详细的考察和了解，最后通过投标或者议标的方式选定供应商。4.4入围供应商考察和接触选定入围供应商后，应该开始接触并详细考察，内容包括： 提交产品资料 进行产品演示和讲解 提交初步方案 供应商案例考查4.5选定供应商对供应商有了详细了解后，可以通过投标或者议标的方式选定供应商，内容包括： 制作招标文件，明确选择标准； 发布招标文件，邀请入围供应商撰写标书； 现场给评标委员会进行现场讲解； 审查投标文件 讨论并选定供应商。一般来说，供应商选择标准应该包括： 产品是否与公司需求匹配； 供应商技术实力和品牌； 供应商提供
16、个性化方案的能力； 供应商同行业案例情况； 产品报价； 供应商售后服务能力和承诺；4.6合同谈判确定供应商后可以进行合同谈判，内容包括： 拟定合同初稿； 确定项目预算； 价格谈判； 合同条款谈判； 合同签订。5 项目管理系统实施准备工作规划5.1网络环境搭建要检查企业内部网络环境，能否满足信息平台的要求，包括： 公司内部网络拓扑结构是否合理； 办公计算机是否满足最低配置要求； 是否配备有防火墙； 是否需要 VPN配置； 各个项目部是否具备高速上网条件；5.2服务器选型和购买一般来说，需要为信息平台购买一到两台的服务器作为基本的硬件基础。如果企业现有服务器满足最低配置要求也可以不新添服务器。但是我们一般建议如下： 信息平台的服务器应该是独立的，不承担其他内部应用的职能（文件服务器、网站服务器等） ； 普通 PC服务器就可以满足信息平台的需求，具体配置根据企业用户数量、数据量大小和软件产品配置要求确定； 建议有两台服务器，一台用于日常运营，一台用于数据的备份和双机热备，在主服务器出现故障的时候可以保证系统不间断。5.3信息化相关管理制度制定为了推进信息平台在企业内部的应用和实施，我们要制定信息化相关管理制度，明确各业务职能部门利用信息平台进行日常相关业务的处理，明确信息化相关业务流程（比如需求调研工作业务流程） ，明确信息化工作推进的绩效考核评定方法。
