1、时间管理,在你的生命中，你怎样诠释时间？,时间是什么,人生的每一刹那都是唯一的,时间对盼望的人来说“实在太短”； 时间对恐惧的人来说“实在太长”； 时间对痛苦的人来说“实在太慢”； 时间对快乐的人来说“实在太快”； 时间对有爱心的人来说是永恒。 朝菌朝生暮死；寒蝉春生夏死； 海龟生存500年；松柏树、黄杨树活数千年,时间是什么,我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，我们利用时间，否则时间利用我们。,时间是什么,时间的概念,任何人都没有无限多的时间，同时每个人又拥有 自己的全部时间。,时间：一种被相等地分配给所有人的资源。,平均80岁寿命,我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？,一寸
2、光阴一寸金,1-20、60-80忽略不计，余40 5年为1节点项目 每天耗时 40年耗时 结余,睡眠 8小时 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5,交通 1.5小时 2.5年 20,电话 1小时 1.7年 18.3,看电视、上网 3小时 5年 13.3,看报、聊天 3小时 5年 8.3,刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6,3.3,什么是时间管理,时间管理就是管理时间？,“管理”时间是不对的， “时间管理”就是“自我”管理,“不能管理时间，便什么都不能管理”（美）杜拉克,1、为什么要进行时间管理？2、什么是时间障碍 3、如何有效的控制时间4、提高时间效力的7大法
3、宝,课程目标,认识时间障碍,时间管理只是常识，只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错！,时间管理的错误观念,我在压力下表现较好，时间管理会令我失去我的优势！,我有使用记事本和行事历，这还不够吗？,这个课程带给大家最重要的讯息是,明白自己问题所在, 我们需要作出怎样的决定, 及 我可以做些什么和要做些什么,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？
4、 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？ 8 你经常占用用餐时间工作吗？ 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？ 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,测测你的时间安排是否合理,总结你的时间掌控,1316“yes”,救命！你在时间管理
5、上急需改进,912 “yes”,58“yes”,04 “yes”,当心！你需要重新审视你的时间行动指南,可以！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！坚持并保留你的方法,什么是时间杀手?,时间杀手的分类,时间杀手的分类,时间管理的三大原则,一、能不能取消它？二、能不能与别的工作合并？三、能不能简便的东西替代它？,如何有效的运用时间,订立目标 完善计划 分配时间 权衡轻重 权力下放 自我约束 持之以恒, 制订长期目标、短期目标 根据目标的轻重, 安排优先次序 认清个人的活力周期, 再根据最有效的工作时间, 勾勒出“理想工作时间表 ” 以目标, 优先次序, 理想工作时间表这三块积木为基础, 订好一天、一个
6、月、全年的工作计划,计划组成的基础,成功就等于目标， 其他的一切都是这句话的注解。美国潜能大师伯恩崔西语,为什么需要目标？,哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ： 27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标,为什么需要目标？,25年后调查发现 ： 27%的人没有目标60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标,社会的最底层，抱怨整个世界,社会的中下层面安稳地生活与工作,成为各行业的专业人士,成为社会各界的顶尖人士,为什么需要目标？,1、个人目标 2、事业目标,长期的目标应该是 可以鼓
7、励自己和推动自己!,长期目标,项目计划 日常运作计划 ( 编写每月工作报告) 每周的行事安排 每日需要完成的工作,短期目标,短期的目标应该是现实的!,Specific - 明确的Measurable - 可以量度的Achievable - 可以达成的Realistic - 实际可行的Time Bound - 有时间性的,计划目标的原则,命中是偶然的，打不中是必然的！,如 果 没 有 目 标,1、明 确 的 目 标 2、工 作 排 列 优 先 次 序,大石头,小沙子,水,杯子理论,区分优先工作,紧急,重要,防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲,繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有
8、趣的活动,危机急迫的问题有期限压力的计划,不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动,不紧急,不重要,紧急,重要,不重要,偏重第一类事务，结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局,不紧急,压力人,偏重第三类事务，结果短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛，甚至破裂,紧急,重要,不重要,不紧急,无聊人,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务，结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生,无用人,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务，结果有远见，有理想平衡纪律自制少有危机,从容人,如何制订计划,将目标写下来 - 是什么目标? 要达
9、致什么的成果? 行动 要做些什么? 次序 - 哪些应该先做/哪些为后? 订下完成日期 及排列优先次序 时间估计 每项的行动需要多长时间? 灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事情 时间表 什么时候处理什么事项？,如何制定工作计划,几点开始工作? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?, 能不能早点开始? 你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去) 你最有效率和最没有效率是什么时候? 你将当天的主要目标完成到什么程度? 你会照着优先次序的书面计划做事吗? 你在适当的时间做适当的事吗? 你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权? 手边的工作要如何做得更有成
10、效, 更为简化, 并减少细节? 你花的时间与你的优先次序是否相称?,看看你的工作日志, 然后问自己:,The main thing is to keep the main thing the main thing at all times,- 哲学家 施格兰,最重要的是我们必须常常 把最重要的事列为最重要,你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最 后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将 有助于在短时间内达到要的成果。,请记着 : 巴雷德“80/20”定理,立 即 行 动 !,1、改 变 你 的 习 惯 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯
11、性的。,罗曼罗兰名言：性情即命运 !,立 即 行 动 !,2、修 正 你 的 态 度 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。,增加时间效力的 “7大法宝”,你的工作环境是怎么样? 有什么方法能使你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?,1. 你的办公桌,将所有可以吸引你视线的东西全挪开 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座) 将你要用的器材放在容易找到的地方 把可以鼓励自己的金玉良言放在你抬头可以看到的地方,改善工作环境,1、将一些你知道不会作出反应的信件抛弃2、利用文件夹来将不同的文件归档,改善工作环境,所有的文件和书信应只分成三类: 马
12、上处理 只作参考 归档,2. 归档,一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS,归档系统,如果找不到要通话的对方 - 切记要留言, 并说明事情的严重性, 以确保对方回电 打电话之前, 要把事情重点写下来 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给对方先看, 减少详细解释的时间 备有有关文件 自设时限,3、如何处理电话,每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议会议之前应派发
13、议程说明开会的目的如果你是主席, 你应鼓励发言和要求言之有 物 , 要避免发言同事偏离主题最好设定一个时限, 以方便大家安排工作,4. 处理会议,授权的定义和原因委派授权是一个向下级分配工作的过程, 它通常与一个经理的责任以及决策权利有关委派授权可以帮助你节约时间的有力武器委派授权可以增强一个经理的聪明才智,5. 授权,委派授权技巧,解释所分配工作的重要性 订出需要的结果 订出下属的权利范围及规定 达到完成工作限期的共识 询问下属的意见及疑问 订出跟进时间表 肯定成就, 提高士气,如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷 时，你的工作品质势必会大受影响。,NO！,NO！,NO！,6. 要懂
14、得说不,说“不”应该是有礼貌要给对方的清晰的解释给对方另外的选择和建议,要有技巧的说“不”,为什么我们会拖延?不知道如何或从何入手 不知道为什么要做? 不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励 没有迫切性 找借口 过分忧虑 忙碌过后,7. 处理拖延心态,问题 文件洗牌 著手工作时间,行动 每次只处理一项工作 - 即时去做 - 交付下属去做- 把工作分成若干部分 - 订出工作时间,改善拖延方法,建立自信 - 跟自己说 “ 我一定可以做到” 设立目标 找出与自己相关的地方- 对自己的好处 储蓄时间全力再战 自我奖励 立完工期限 时刻提醒自己事情的重要性 有充分的准备, 才会把事情做好 时间就是金
15、钱,改善拖延方法,总结,希望你能够: 看到自己的问题在那里要改变生活的习惯和工作方式订立目标, 策略, 行动去应付每一个挑战在自己所能控制的情况下, 把握每分钟在不能完全自己控制的情况下, 把负面的影响 减到最低,在新的天地里, 你会.,有清晰的目标, 知道自己在做什么和要做什么分辨事情的先后次序知道自己是否朝着目标前进选择做对的事, 而不是说只念着把事情做对讲求效率, 以最少的资源追求最大的成效计划每天,每周, 每年要做的事情估计需要完成时间, 并编排时间表行事,懂得在适当时候说 “ 不” 建立一套方法和技巧减少打扰 缩短必须要做的事所花的时间 抗拒拖延 求取生活和工作平衡,随时检视自己的时间管理状况，如果觉得不满意，可重新检查自身的时间管理方法，发现问题点后再做调整。,随时检视,谢谢大家的积极参与!,联系电话 : 0769-22020566 E-mail : http:/,
