文件整理与归档方法.ppt

1、各位朋友下午好！,浅谈文件整理与归档的方法 兼谈档案保管 利用 电子档案,吴士健 20140608,口 讨论、研究本题的主要依据 国家档案局2000年12月6日发布的归档文件整理规则。2004年国家档案局 国家经贸委 国家计委发布的企业档案管理规定 2004年国家档案局 国务院国有资产监督管理委员会发布国有企业文件材料归档办法 国家档案局2006年12月18日公布并施行的机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定国家档案局2012年12月17日发布，2013年2月1日起施行的企业文件材料归档范围和档案保管期限的规定中办、国办颁发的电子文件管理办法,口 文件整理与归档的方法 导语,DA Gs,

2、档案是国家和社会历史的真实面貌，是被“浓缩了的世界”; 档案作为积累“人类文化遗产和“世界记忆工程”的重要组成部分，保存着各种“本源性的信息“； 档案工作是一项永恒的事业，档案工作是一种科学文化活动， 档案工作是档案工作者一种神圣的使命 犹如古罗马门神雅努斯的两面像：既要注视过去，成为历史的守护神，又要警示未来，成为新时代国家建设的开拓者。,口 文件整理与归档的方法 导语 2 ,DA Gs,档案工作概述,口 本章研究内容的基本框架,文件整理与归档,档案利用方式,电子档案管理,第一节 档案工作概述,档案工作的内容,档案的概念,档案的类型,口本节讨论的主要内容,档案的保管环境的要求,档案性质和作用

3、,档案工作基本原则和要求,档案的保管期限,一、档案的概念,一、档案的概念根据档案法，就一般组织而言我们对档案的概念做如下表述： 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，办理完毕的，有价值的，作为历史记录保存起来的，以备查考或作为凭证的文字、图表、声像等文书和信息材料的统称。 这个定义表达了四个方面的内容：,口 档案工作概述 档案概念 1 ,DA Gs,1、档案是直接源于社会实践活动的原始记录，其行为主体是机关、组织或个人。2、档案是由文书等信息转化而来的，没有文书，也就没有档案。因此 说;“文书是档案的前身，档案是文书的归宿；今天的档案就是昨天的文书，今天的文书就是明天的档案”；3、文书

4、转化为档案的条件： 办理完毕的； 有查考和利用价值的； 按照一定的规律整理和保存起来的。4、档案是以备查考或作为凭证的文字、图表、声像等文书和信息材料的统称。,口 档案工作概述 档案概念 2 ,DA Gs,二、档案的类型,档案的类性,文书档案,科技档案,专门档案,电子档案,二、档案的类型与划分（一）文书档案文书档案是指由党政机关、企事业单位，社会团体，以及其他社会组织等，在实施管理和社会实践活动中形成的文件转化而成的档案材料。例如：上述机关和组织在其活动中形成的文件，诸如命令、决议、决定、请示、批复、报告、通知和其他文书等，办理完毕的，并归档保存起来的即为文书档案。,口档案工作概述 档案类型

5、1 ,DA Gs,二、档案的类型与换房（二）科技档案 科技档案也称技术档案，是指记述与反映基本建设、生产技术和科学研究等活动的、有价值的，并按照相关制度作为真实的历史记录集中保管起来的图纸、图表、文字材料、计算资料等科技文件材料转化而成的档案材料。科技档案一般包括：基建档案、科研档案、设备档案、产品档案和其他技术档案等。,口 档案工作概述 档案类型 2 ,DA Gs,二、档案的类型与划分（三）专门档案 专门档案是指社会的和社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料，专门档案的类型较多，主要包括： 人事档案、会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、专利档案、艺术档案、新闻档案、书稿档案、声

6、像档案、司法档案、审计档案、统计档案、外交档案等。,口档案工作概述 档案类型 3 ,DA Gs,（四）电子档案电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，电子档案又称机读档案或数字档案。就载体而言，电子档案的存在形式可运用于各种类型的档案；同时在内容上，极具有包容性，它可以容纳各种类型档案的各类信息。,口 档案工作概述 档案类型 4 ,DA Gs,档案类型,文书档案,专门档案,基 建 档 案,科 研 档 案,设 备 档 案,产 品 档 案,人 事 档 案,专 利 档 案,声 像 档 案,会 计 档 案,教 学 档 案,新 闻 档 案,审 计 档 案,书 稿 档 案,艺

7、术 档 案,工 商 档 案,税 务 档 案,电子档案,业务档案,科技档案,等,司 法 档 案,等,三、档案的性质和作用,三、档案的性质和作用 档案的性质可以表现在多方面，但其最本质的属性是原始记录性。 档案是党和国家宝贵的历史文化财富，是国家科学文化事业的组成部分。 档案的作用主要表现在三个方面：1、查考依据作用。2、历史凭证作用。3、现实工作和科学研究的基础作用。,口 档案工作概述 性质作用 1 ,DA Gs,四、档案工作的基本内容,五、档案工作的主要内容 档案工作的内容主要有六项，即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。 这六项工作通常也称为“六个环节”，“六项业务”或“六项任务”

8、。 档案工作的六项内容相互衔接，互为作用，相为因果，是统一的有机整体。,口 档案工作概述 基本内容 1 ,DA Gs,鉴定,保管,统计,利用, 档案工作的基本内容,口 档案工作概述基本内容 2 ,整理,收集,五、档案工作的基本原则和要求,六、档案工作的基本原则、要求与目的（一）档案工作的基本原则 集中统一管理是档案工作最基本的原则。 维护档案的完整与安全，是档案工作的基本要求。 提供和便于利用，是档案工作的根本目的。,口 档案工作概述 基本原则 1 ,DA Gs,六、档案工作的基本原则和要求（二）档案工作的具体要求 完整，指档案收集要完整，没有疏漏； 安全，指保证档案物质安全和内容安全； 有效

9、，即能够有效地利用，充分发挥档案的作用。,口 档案工作概述 具体要求 2 ,DA Gs,六、档案保管期限,六、档案的保管期限 国家档案局1987年12月4日颁布的 机关档案保管期限的规定将档案 保管期限分为永久、长期、短期三种。长期保管期限为16至50年；短期保管期限为1至15年。 国家档案局2006年12月18日公布并施行的机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定将档案保管期限界定为永久、定期两种，定期 一般分为30年、10年。 国家档案局2012年12月17日发布企业文件材料归档范围和档案保管期限规定将企业档案的保管期限也定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。,DA Gs,口

10、档案工作概述 保管期限 1 ,七、档案保管的环境要求,七、档案保管的环境要求 “一封”：严格封闭管理。 “二度”：温度1420；相对湿度50%65。“八防”：防火、防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防光。“三分开”：库房、阅览室、办公室三分开。,口 档案工作概述 保管要求 1 ,DA Gs,第二节 文件整理与归档,文件整理与归档是文书处理工作的最后一个环节，也是档案工作的第一个重要关口。也就是说，文件归整工作上承文书处理下启档案管理，是档案工作的前提和基础。对确保档案的完整、系统、安全、有效，便于存储、保管和利用具有至关重要作用。 本题以国家档案局发布实施的归档文件整理规则为依据，重点讨论下

11、面几个问题：,口 文件整理与归档 导语 1 ,DA Gs,口 本节讨论内容,文书整理与归档的步骤和方法,归档文件整理的相关概念,编制归档文件类目,确定档案保管期限,一、确定档案保管期限,一、确定档案保管期限为了准确划分档案价值，各单位都应根据国家档案保管期限的规定，结合本单位实际，制定本单位的档案保管期限表。 保管期限的划分是档案鉴定工作的主要任务；是衡量价值鉴定质量准确与否的主要标准，是确定本单位归档范围和保管期限的依据。档案保管期限表一般有三种形式：一是四项表格式，即标题、序号、条款名称、保管期限；二是五项表格式，即标题、序号、条款名称、保管期限、附注、说明；三是文稿式。对于“定期”保管的

12、档案，一般都应明确“标时”例如30年、10年等（例见下表）。,口 档案工作概述 保管期限 1 ,口 档案工作概述 保管期限 2 ,口 档案工作概述 保管期限 3 ,口 档案工作概述 保管期限 4 ,二、编制归档类目,口 编制归档类目，即编制或修订新一年度文件归档计划（一）归档类目的含义 归档类目是单位档案室和文书处理部门， 根据本单位工作活动和文件材料的形成规律， 对新一年度可能形成的文件材料，按照归档的要求和方法 预先拟制或修订的下一年度归档文件的类目表，又称归档条款、归档计划。,口 归整步骤和方法 编制类目 . 1 .,DA GZ,二、编制归档类目（二）归档类目表的结构和内容 1、类号。档

13、案类别的编号。 2、类目名称。即文件的类名。 3、条款号。即类目的顺序号。 4、条款名称。一般为文件标题。 5、保管期限。根据文件档案保管期限表确定。 6、责任部门。即文件材料的形成部门或负责整理归档的部门。如下表：,口 归整步骤和方法 编制类目 . 2 .,DA GZ,归档类目表格式公司200年文件归档目表 类号：1 类目名称：党群工作（DQ）,口 归整步骤和方法 编制类目 . 3 .,归档类目表格式公司200年文件归档目表类号：2 类目名称：行政管理类（XZ）,口 归整步骤和方法 编制类目 . 4 .,归档类目表格式公司200年文件归档目表类号：3 类目名称：经营管理（XZ）,口 归整步骤

14、和方法 编制类目 . 4 .,DA Gshu,二、编制归档类目（二）编制类目的依据1、本单位基本职能和任务、内部机构的设置及职责。2、本单位年度工作计划与工作实际，本单位年内可能形成的文件数量和类型。3、本单位上一年度归档类目表。一般而言，编制归档类目，就是对上一年度归档类目的调整与修订。4、本单位档案保管期限表等。,口 归整步骤和方法 编制类目 . 5 .,DA GZ,（一）编制归档类目3 4、编制类目的时间一般在文件形成前一年的年底或当年的年初（春节过后较为适宜）。5、发放类目的办法。最好召开档案工作会议，要求各部门负责该项工作的人员参加，对基层单位来说，此次会议最好由办公室主任协同档案室

15、负责人来主持。6、备足案盒及其相关物品，一次性发给各部门。,口 归整步骤和方法 编制类目 . 6 .,DA GZ,三、归档文件整理规则的相关概念,“件”,案盒,文书整理归档,归档文件整理,归档文件,口 相关概念,口 文书整理与归档 相关概念之一 . 1 .,（一）文书整理归档 文书整理归档是指将处理完毕的，具有一定查考利用价值的，应作为档案保存的纸质文件材料，按照它们形成过程中的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并进行装盒、归档，使之有序化的过程。 这个概念表达了“五层意思”：,DA GZ,（一）文书整理归档1、归整的文书必须是办理完毕的。2、归整的文书必须具有一定的查考利用价值。3、

16、归整的文书主要是指纸质文书。4、归整的文书应以“件”为单位。5、归整的文书应装入“案盒”，以便保管和利用。,口 文书整理与归档 相关概念之一 . 2 .,DA GZ,（二）归档文件 归档文件是指立档单位在其职能活动中 形成的、 办理完毕的， 有价值的， 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。,口 文书整理与归档 相关概念之二 . 1 .,DA GZ,（二）归档文件口 如何理解文书“办毕”的内涵 所谓“办理完毕”，简称“办毕”，并不是说文书内容所涉及的事情全部办完，而是指在文书处理程序上已经办理完毕。 从实践中看，所谓文件“办毕”，大致有四种情况：,口 文书整理与归档 相关概念之二 . 2 .,

17、DA GZ,（二）归档文件口 文书“办毕”的内涵1、文件所言事项，确已办理完毕。2、文件所言事项需长期办理或执行，但只要经过签收、传阅、研究和部署，即属办理完毕。3、对内对外发文，只要经过签发，且由定稿成为正本、发出或部署，即属处理完毕。4、不需要具体承办的文件，只要收发登记和传阅等办理程序了结，同样属处理完毕。例如下列各例：,口 文书整理与归档 相关概念之二 . 3 .,DA GZ,第一，指导性文书 从发文单位来说，文件发出后即属”办毕“ ，就可以将定稿和正本随即归整。例如：市人民政府关于加强节能减排工作的决定 正本+定稿+修改稿即可归整 就收文机关而言，经有关领导人阅知、下达或采取措施之后

18、，即可对文件进行归整。例如： 转发文件+被转发件等一起归整,口 文书整理与归档 相关概念之二 . 4 .,DA GZ,第二，不必办复的收文。经单位有关负责人阅批或传阅后即可归整。例如： 正文+文件处理单等一起归整第三，询问答复性文书，一来一往了结的，也可随时归整。例如： 请示与批复 批复在前请示在后 询问函与答复函 答复函在前询问函在后 求准函与审批函 审批函在前求准函在后 双向往来的商洽函 复函在前商洽函在后,口 文书整理与归档 相关概念之二 . 5 .,DA GZ,第四，需要长期执行的文件只要其中某一具体问题解决，有关处理程序就算处理完毕，因此可以进行归整。例如： 跨年度计划、 发展规划经

19、领导签发或会议通过。 重要会议已结束，文件已发出、执行。 规章制度经领导签发并印发执行。 经济合同合作各方已签署。等。,口 文书整理与归档 相关概念之二 . 6 .,DA GZ,（三）归档文件整理归档文件整理是指将归档文件 以“件”为单位进行 装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程。,口 文书整理与归档 相关概念之三 . 1 .,DA GZ,（四）“件”归档文件的整理单位是“件”。所谓“件”是指内容大致相同，在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条的文件（或称条目）。“件”的界定有几种情况：,口 文书整理与归档 相关概念之四 . 1 .,DA GZ,（四）“件” 一般以每份文件为

20、一件（自然件）； 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可为一件。,口 文书整理与归档 相关概念之四 . 2 .,DA GZ,（五）“案盒“案盒即归档文件的装具，以其取代传统的“案卷”, 案盒、封面、盒脊 外形尺寸310mm220mm（长宽）。 厚度有20mm、30mm、40mm，还有用10mm,口 文书整理与归档 相关概念之五 . 1 .,档案盒封面式样,口 文书整理与归档 相关概念之五 . 2 .,口 文书整理与归档 相关概念之五 . 3 ., 文书整理与归档

21、相关概念之五 “盒脊”与“盒底”样式 . 4 .,四、文书整理与归档的步骤和方法,文件收集,文件分类,文件排列,文件装盒,整理装订,移交归档,室编件号,文件编目,文书归整的步骤和方法,口 归整步骤和方法 步骤与方法,（一）归档文件收集,（一）归档文件收集 口 从宏观上看归档文件的收集范围，包括以下几个方面：1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有利用价值的文件材料；2、本单位工作活动中形成的具有凭证价值的文件材料；3、本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件收集 .

22、1 .,（一）归档文件收集 口 归档文件具体收集范围包括：1、上级机关下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等。2、本单位党务工作形成的文件材料；工、青、妇等群团组织工作形成的文件材料。3、本单位行政管理形成的文件材料，如领导班子变更机构调整、人事任聘、会议记录、纪要等。4、职能部门业务工作形成的文件材料，如请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研材料等。,口 归整步骤和方法 归档文件 . 2 .,DA GZ,（一）归档文件收集口 归档文件具体收集范围：5、本单位对下级单位管理中形成的材料。 6、内容重要的人民来信、来访材料；领导的指示和本机关处理人

23、民来信来访形成的记录、接待单、调查处理报告、统计分析材料等。7、本单位财务工作形成的文件材料。8、本单位经营管理、人力资源管理形成的文件材料。9、本单位与外单位、个人签订的合同、协议，以及债权债务文件。10、其他有保存利用价值的文件材料。,口 归整步骤和方法 归档文件 . 3 .,DA GZ,DA Gshu,（一）归档文件收集 不需要归档的文件1、上级单位普发的、不需要办理的、参考性文件以及征求意见未定稿的文件。2、重份文件、无参考利用价值的临时性、事务性文件以及未正式讨论通过的文件。3、单位内部互相抄送的文件。4、本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；5、从各方面收集来为工

24、作参考的文件材料。,口 归整步骤和方法 归档文件 . 4 .,DA GZ,（一）归档文件收集国有企业文件归档范围 企业归档文件材料的来源：国有企业文件材料归档范围规定，企业归档文件材料的主要来源有：1、本企业内部形成的文件材料；2、本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；3、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；4、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；5、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；6、本企业执行、办理的外来文件材料。归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。,归整步骤和方法

25、归档文件 . 5 .,（一）归档文件收集国有企业文件归档范围口 企业管理类文件归档的具体范围，共11大类，1、党群工作形成的文件材料。2、行政管理工作形成的文件材料3、经营管理工作形成的文件材料4、生产技术管理工作形成的文件材料5、产品生产或业务开发工作形成的文件材料,口 归整步骤和方法 归档文件 . 6 .,DA GZ,（一）归档文件收集口 企业管理类文件归档的具体范围6、科学技术研究工作形成的文件材料7、基本建设和技术改造工作形成的文件材料8、设备仪器管理形成的文件材料9、会计工作形成的文件材料10、职工个人管理形成的文件材料11、其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。,DA Gs,

26、口 归整步骤和方法 归档文件 . 7 .,DA Gshu,（一）归档文件收集 归档文件收集的具体要求：1、收集要齐全、完整。2、注意纸张规格和字迹材料： 纸张规格用国际标准A4型，书写字迹材料不使用圆珠笔、红墨水笔、铅笔，可用碳素签字笔、碳素钢笔、蓝黑墨水钢笔。3、会议记录用纸要规范（格式一般为自行设计）。,口 归整步骤和方法 整理装订 . 8 .,DA GZ,（二）整理装订,（二）整理装订包括下述五个方面的问题：1、修整缺陷为确保档案能够长期保存和有效地提供利用， 装订前应对不符合归档质量要求的文件进行必要的修整。（1）对破损、残缺等文件要进行修补或托裱。对有孔洞、磨损、断裂的文件材料可采用

27、粘合的方法进行修补或修复。（2）复制字迹模糊或易褪变的文件。档案字迹材料应采用耐久性的书写材料， 如墨汁、碳素墨水。 不能使用复写纸、热敏纸、铅笔、红笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的字迹材料。,口 归整步骤和方法 整理装订 . 1 .,DA GZ,（二）整理装订1、修整缺陷 （3）对超大型纸张的文件应按A4型的规格进行折叠；对小于A4型的文件，如合格证、证明书、介绍信等，应使用A4型纸进行托裱； 两面均有文字的可采用贴角方法来处理； （4）去除易锈蚀的金属物。,口 归整步骤和方法 整理装订 . 2 .,DA GZ,DA Gshu,（二）整理装订2、装订以“件”为单位 正本与定稿为一件。工作规划、

28、计划、总结、经济合同等 正文与附件为一件。重要的请示、批复、商洽函等。 原件与复制件为一件。 转发文与被转发文为一件。 请示与批复为一件： 发文稿纸及有关领导重要批示或有处理结果的，文件处理单与被处理文件合为一件。,口 归整步骤和方法 整理装订 . 3 .,DA GZ,DA Gshu, 报表、名册、图册等，一册（本）为一件；未装订的，样式相同的表格，可按一定单位进行组合，以件为单位进行装订 会议纪要或会议记录一年为一件；重要会议记录每次会议可为一件，用记录本记录的，一本为一件；较大型会议的成套文件，各类文件应各为一件。 介绍信、介绍存根经白纸托裱各满30张为一件。 如果定稿是计算机的打印稿，没

29、有修改笔迹，与正文内容一致，只将文头纸或领导签字的一页附在正本之后归。,口 归整步骤和方法 整理装订 . 4 .,DA GZ,（二）整理装订3、装订排序归档文件应按“件”装订。对两份以上的文件作为一件时，应注意：正本在前，定稿在后。正文在前，附件在后。原件在前，复制件在后。转发件在前，被转发件在后。来文与复文作为一件时复文在前，来文在后。例如：批复在前，请示在后；复函在前，来函在后；批示在前，报告在后。多种文本时，中文在前，外文在后。有文件处理单的，可放在文件之前作为首页。,口 归整步骤和方法 整理装订 . 5 .,DA GZ,（日）整理装订4、装订方式 线装式。常见做法是用缝纫机在文件左侧或

30、左上角轧线。 包角式。即在文件左上角用不干胶包贴。 粘接式。采用浆糊及胶水粘贴。 变形材料装订。如不锈钢夹、燕尾夹、不锈钢书钉等。 三孔一线式。系传统装订方法，适用于页数较多的文件。 短期和已装订成册的刊物、书籍等，可不拆开重新装订。 进馆档案不宜使用金属制品装订，以防到期进馆使用微波设备消毒时引起事故。,口 归整步骤和方法 归档文件 . 4 .,口 归整步骤和方法 整理装订 . 6 .,DA GZ,（二）整理装订5、装订位置及要求 在文件的左侧或左上角。装订时应将文件的各页按一定方式对齐。 左侧装订的，对齐左侧页边和下侧页边； 左上角装订的，对齐左侧页边和上侧页边。,口 归整步骤和方法 整理

31、装订 . 7 .,DA GZ,（三）归档文件分类,（三）归档文件分类 归档文件分类法分为单项分类法和复式分类法1、单项分类法,口 归整步骤和方法 文件分类 . 1 .,DA GZ,按保管期限分类,按年度分类,按机构分类,按问题分类,1、单项分类法 （1）按年度分类，就是根据形成或处理的年度对归档文件进行分类。这是运用最广泛的分类方法归档文件按年度特征分类，可以反映出一个单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况。在运用年度分类法时要注意以下几种情况：,口 归整步骤和方法 文件分类 . 2 .,DA GZ,第一，文件有多个时间特征， 以最能说明该文件特点的日期作为分类的依据。例如：法律、法令、法规和

32、条例等法规性文件，以批准日期为根据；公布生效的文件，以公布日期为根据；指示、命令等领导性文件以签署日期为根据；会议记录以开会日期为依据；计划、总结、预算、决算、统计报表以内容形成或处理的年度为根据。第二，跨年度的会议文件材料归入闭幕年；跨年度的案件，归入结案年；跨年度的请示与批复，归入批复年；跨年度的计划归入开始年等。跨年度的总结归入最后一年。第三，几份文件作为一“件”时，应以装订在前的文件日期为准。第四，实行专业年度的的文件，可以把自然年和专业年结合起来。第五，档案上没有具体的时间情况。可采用考证的方法来判断文件的准确时间。,口 归整步骤和方法 文件分类 . 3 .,（三）归档文件分类 1、

33、单项分类法 （2）按保管期限分类。就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分 （3）按机构分类，就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类，例如办公室、人资部、财务部、市场部、物资部等。 （4） 按问题分类，就是根据归档文件内容所涉及的不同问题对归档文件进行分类。例如党群工作类、行政管理类、经营决策类、生产管理类、业务管理类等。,口 归整步骤和方法 文件分类 . 4 .,DA GZ,DA guiz,（三）归档文件分类 2、复式分类法 档案整理将几种分类方法结合使用。 一般采用年度保管期限机构（问题）相结合的复式分类法。 在用复式分类法时，年度、保管期限是必选项，机构（问题）

34、为选择项。 复式分类法主要有两级分类法和三级分类法,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件分类 . 5 .,口 两级分类法 年度保管期限，或保管期限年度。例如： 年度 保管期限2010 30年2011 30年保管期限 年度30年 201030年 2011 此法适用于内部机构设置简单，每年形成文件较少的小型机关或单位。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件分类 . 6 .,口 归整步骤和方法分类方法 排架法：年度保管期限 . 7 .,口 归整步骤和方法分类方法 排架法 保管期限年度 . 8 ., 三级分类法（采用较多有四种方式）1、2年度 机构 保管期限分类法，例如：2010 办公室 人资部 永久

35、2011 办公室 人资部 永久年度 问题 保管期限分类法，例如2010 党群类 行政类 永久2011 党群类 行政类 永久,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件分类 . 9 .,2010年度,办公室 （300份）,人资部 （300份）,业务部 （400份）,永 久,永 久,30 年,30 年,10 年,10 年,10 年,30 年,永 久,10 年,30 年,永 久,30 年,30 年,永 久,永 久,业务部 （400份）,人资部 （300份）,办公室 （300份）,2011年度,10 年,10 年,口 归整步骤和方法 文件分类法 年度机构保管期限 . 10 ., 三级复式分类 保管期限年度机

36、构分类法，例如：永久 2008 办公室 人资部 财务部2009 办公室 人资部 财务部 保管期限年度问题分类法。例如： 永久 2008 党群类 行政类 业务类2009 党群类 行政类 业务类 三级复式分类法适用于内部机构设置复杂，每年形成文件较多的大、中型机关或单位。,口 归整步骤和方法 文件分类 . 11 .,2010年 （150份）,30年（450份）,办 公 室,办 公 室,业 务 部,人 资 部,人 资 部,办 公 室,业 务 部,示意如左标注,永久（350份）,业 务 部,2008年 （100份）,业 务 部,业 务 部,办 公 室,办 公 室,2008年 （150份）,办 公 室,

37、人 资 部,人 资 部,人 资 部,人 资 部,2009年 （100份）,2010年 （150份）,2010年 （150份）,10年（500份）,2008年 （100份）,2009年 （100份）,2009年 （150份）,业 务 部,口 归整步骤和方法 文件分类法 年度机构保管期限 . 12 .,（四）归档文件排列,（四）归档文件排列 按照归档文件整理规则的规定：在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。其具体排列方法是：,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件排列 . 1 .,（四）归档文件排列 第一，将同一年度内的文件按永久、30年、20年保管期限的顺序流水排列，例如：某

38、单位2009年文书档案如下排列：永久：办公室 人资部 财务部 30年：办公室 人资部 财务部 10年：办公室 人资部 财务部 同一保管期限的文件按机构（问题）的排列。顺序一经确定，原则上应保持不变，2009年如此、2010年，乃至以后，都应如此排列。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件排列 . 2 .,（四）归档文件排列 第二，同事由文件的排列， 归档文件的排列以事由为原则，同一事由的相关文件应当排列在一起。 所谓事由可以是：一个具体事项、一个具体问题、一项具体工作、一个具体情况，或是一次会议、一项活动、一项工程、一个案件、一件纠纷、一次突发事件等。 具体排列方法是：,口 归整步骤和方法 文

39、件排列 . 3 .,DA GZ,（1）同一事由归档文件排列一是按文件形成时间的先后顺序排列：日期在前的排列在前，日期在后的排列在后；二是按文件重要程度排列，重要的放在前面，相对重要的放在后面。（2）不同事由的归档文件排列一是按不同事由形成时间的先后顺序排列；二是按事由的重要程度排列：基本职能活动形成的文件排列在前，其他工作形成的文件排列在后；综合性文件排列在前，业务性文件排列在后；或按责任者或承办部门分别集中排列。,口 归整步骤和方法 文件排列 . 4 .,DA GZ,（四）归档文件排列 第三，会议文件、统计报表、简报、 刊物等成套性文件一般集中排列。第四，对未及时归整的零散文件， 可排在同一

40、类(问题)年度的所有文件的最后。并在备考表中加以说明。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件排列 . 5 ., 随办随归 所有归档文件，一般都应做到办后即整，随办随归，千万不可积压，年终算总账。 这就需要在日常工作中准备足够的案盒及其相关用品。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件排列 . 6 .,（五）归档文件编号,（五）归档文件编号 归档文件应在分类的基础上，以归档章的形式进行编件号排列。1、编号的作用和要求 固定位置，统计数量，保护文件，方便查找，便于利用 归档章不能压住字迹，也不能与批示文字或收文章交叉 填写档号章项目时字迹材料应符合存档要求。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件编号

41、 . 1 .,（五）归档文件编号 2、件号编制方法 件号包括室编件号和馆编件号。分别在文件整理和移交进馆时编制。 室编件号的编制方法为： 在分类方案的最低一级类目内按文件排列顺序，从“1”开始标注。 馆编件号按进馆要求标注。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件编号 . 2 .,（五）归档文件编号 3、编号顺序 按机构或问题分开，每一类中分三个保管期限。每一保管期限中从“1”开始编年度小流水号。例如: 2008年在办公室归档文件中，有永久、30年、10年三个流水号，分别从“1”开始，共有三个小流水号。 人资部的归档文件中同样有永久、30年、10年三个流水号，分别从“1”开始。其他机构的归档文件

42、以此类推。 2009年，2010年依然分别从“1”开始编件号。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件编号 . 3 .,例 假设天地科技股份公司三年文件总数为1300份，其编号顺序如上所示,2010年 （150份）,140,130,130,140,150,150,30年（450份）,办 公 室,办 公 室,业 务 部,人 资 部,人 资 部,办 公 室,业 务 部,示意如左标注,永久（350份）,业 务 部,2008年 （100份）,150,业 务 部,业 务 部,办 公 室,办 公 室,2008年 （150份）,150,150,150,150,150,130,150,150,150,130,1

43、50,办 公 室,人 资 部,人 资 部,业 务 部,人 资 部,人 资 部,2009年 （100份）,2010年 （150份）,2010年 （150份）,10年（500份）,2008年 （100份）,2009年 （100份）,2009年 （150份）,口 归整步骤和方法 文件编号 保管期限年度机构 . 4 .,综上所述 结合事由，按照时间排列“件”（保管单位） 以机构为单位，每个机构从“1”开始编制顺序号（流水号） 有多少个机构，每种保管期限就有多少个流水号。 如果一个立档单位有20个机构，3种保管期限，每年度就有60个从“1”开始编写的顺序号。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件编号 .

44、 5 .,2010年（1000分）,2011年（1000分）,办公室 （300份）,办公室 （300份）,人资部 （300份）,人资部 （300份）,业务部 （400份）,业务部 （400份）,永 久,永 久,30 年,30 年,10 年,10 年,10 年,10 年,30 年,30 年,永 久,永 久,1100,101200,201300,1100,1100,101200,101300,201300,301400,例：公司共有2000份,永 久,永 久,30 年,30 年,10 年,10 年,示意如左标注,口 归整步骤和方法 文件编号 年度机构保管期限 . 6 .,综上所述 一个机构，如档案

45、相对较少，不同保管期限的档案可排列在一起，编写一个顺序号（流水号）， 一个立档单位有20个机构，有20个顺序号（流水号）。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件编号 . 7 .,（五）归档文件编号 5、编号位置文件编号以归档章的形式一般在每件的首页上端注明。文件首页无盖章位置或重要文件保持原貌的，可在文件首页前另附纸页加盖归档章。 归档章的位置：不限于首页的右上角，首页上端空白处均可，但在整个案盒文件中，其位置必须一致。如下图：,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件编号 . 8 .,（六）归档文件编号 6、 归档章结构和填写方法 全宗号、年度、保管期限、室件编号、馆件编号。 必备项目必须填写。

46、如年度、保管期限。 归档章格式长宽:(153) (82) mm 归档章样式,口 归整步骤和方法 文件编号 . 9 .,DA guiz,7、归档章各项目的填写方法：（1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。没有该项的可以空留。（2）年度：以4位阿拉伯数字标注公元年，例如：“2008” “2009”（3）保管期限：标注各保管期限的简称。例如：永久：“永”；长期：“长”；短期：“短”。（4）件号：即文件排列的顺序号，包括室件号和馆件号。 填写归档章时， 应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，也可使用打号机打号,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件编号 . 10 .,（六）编目填写案盒,DA guiz, 编目1、填写盒内文件目录表编制填写归档文件目录表，用于介绍盒内文件的成分和内容。其项目一般包括 7项：（1）件号。即室编件号。（2）责任者。文件署名者或发文机关。（3）文号。制发机关的发文字号。（4）文件标题。文件标题名称；无标题可自拟，外加 “ ”号。,DA GZ,口 归整步骤和方法 填写案盒 . 1 .,DA guiz,