1、机关单位行文规范过去听一些领导臧否手下，最难听的话就是“办啥不像啥” 。为什么？一个公文报上去，字体字号大小不一，行距间距风中凌乱，就算文通句顺，领导也看不下去，第一印象就坏了。上周与最高人民法院首批实习助理和书记员座谈，大家普遍反映，进了机关，打水扫地拿快递时常有人提醒，但办文办件的“规矩”却没有人教。想想也是，我刚进机关时，也是“两眼一抹黑” ，每天捧着前辈的作品琢磨门道，生怕“做多错多” ，输在细节上。任处长后，经手的公文更多，见到的问题也多。有时改件批件，看到些低级错误，也会气得眼冒金星。认真想想，每个人都是从“生瓜蛋子”阶段过来的，与其拍桌子训人，不如好好查摆问题。低级错误反复出现，
2、恰恰说明队伍没带好、规矩没树好。更何况，自己有时也难免犯各种错误呢！日积月累，手头逐渐攒了些常见问题和心得体会，除了与处内同事交流，也想总结梳理，与广大公号订户分享。需要强调的是，本文所指“公文” ，是指党政机关公文。因为我在最高法院机关工作，对法院内部的公文更为熟悉，所以主要以法院“公文”为例。我没有办公厅工作经历，绝对算不上党政公文“专家” ，所谈皆为个人感受，仅供“有心人”参考，不代表官方立场。1. 关于正文标题字体。许多人爱用黑体，但黑体既不规范，也不美观。按照条例，公文标题应当是“宋体（标题） ，小二，加粗” ，Word 中会有提示。当然，如果不是正式发文，个人偏好“华文中宋，小二，
3、加粗” ，这样打印出来效果最美观。不过，审美之事，见仁见智，如果你一定喜欢“华文彩云，一号，加粗”这么豪迈的字体，我也没办法。2关于正文标题位置。一般来说，正文标题距离顶端至少空二行，顶格既不美观，也不规范。话说回来，有次上级要求篇幅必须限制在 2 页内，删无可删，不顶格又超篇幅，只好顶格了。如果是纸质件，非正式发文，且无报批页，而领导又可能有大段批示，建议多空几行，多多留白。3. 关于正文标题格式。标题过长时，可以回行，但应当做到词意完整，排列对称，间距适当，标题排列应当是梯形或菱形，不能采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。虚词不能作为下一行的第一个字，如“在司法体制改革试点工
4、作培训会上的辅导报告” ， “的”字就不能作为第二行首字。正文有多个发文机关的，名称之间用空格分开，不加顿号，换行时可省略。如图：公文如果有副标题，副标题应当随破折号另起一行，字体为“楷体，三号” 。如“贯彻五个发展理念 坚持群众需求导向 扎实推进人民法院诉讼服务中心建设在全国法院诉讼服务中心建设推进会上的讲话” ，破折号之后就为楷体。另外，标题引用法律法规和司法解释简称时，不应使用书名号；使用全称时，不应使用引号。正文也是一样，如法院组织法这样的简称就不该用书名号，规范表述是中华人民共和国人民法院组织法4. 关于作者和时间。如果是领导讲话，一般要标明作者、讲话时间。这里又分两种情况：第一，标
5、题为“XX 院长在 XX 会议上的讲话” ，这样就不用标明作者了，直接在标题下加注讲话时间， “楷体，三号，居中” ，用括弧圈住，如“（2015 年 12 月 11 日） ”。第二，标题为“贯彻五个发展理念 坚持群众需求导向 扎实推进人民法院诉讼服务中心建设在全国法院诉讼服务中心建设推进会上的讲话” ，在标题下一行加注讲话者职务、姓名，例如：“最高人民法院院长 周 强” 。名字为两个字的，中间要空格。另起一行写明讲话时间：“（2015 年 12 月 11 日） ”。职务、姓名、时间均为“楷体，三号，居中” 。事实上，即使是领导职务，也有讲究。如果是在有党务性质的场合，一般需要表明党内职务，如“
6、最高人民法院党组书记、院长 周 强”或“最高人民法院党组副书记、常务副院长 沈德咏” 。特别是党组副书记、常务副院长，因为党组副书记的地位与一般党组成员还有差距。如果是外事活动场合，一般还要标注法官等级，如“最高人民法院院长、首席大法官 周 强” 。5. 关于正文的层次结构。层次序数依次可以用“一、 ”“（一） ”“1.”“（1） ”标注，不能逆向。这里，常见错误是滥用顿号， “（一） 、 ”“1、 ”“（1） 、 ”都是错误用法。第一层 “一、 ”一般为“黑体，三号，不加粗” ，作为小标题时句尾无标点。第二层 “（一） ”一般为“楷体，三号” ，作为小标题时句尾标点可有可无。第三层“1.”一
7、般为“仿宋，三号” ，无论是否作为小标题，句尾要有标点。第四层 “（1） ”一般为“仿宋，三号” ，句尾必须有标点。如果正文层次结构不想太细，可以使用 “一是”“二是” “三是”划分层次，并以“楷体，三号”标注，以示区别。需要强调的是，如果已使用“一是” ，项下内容就不要再用“一是” “二是” “三是” ，以免层次混乱，如“一是对改革重要性认识不足，主要存在三种看法：一是觉得改革应该先谈待遇、再谈责任；二是觉得改革动了自己的利益；三是觉得改革应当设置较长的过渡期。 ”6. 关于全角半角。使用阿拉伯数字作为序号时，后面应当跟“.” ，而非顿号。这时建议使用全角输入法， “1.”会占用两个中文字的
8、位置。 “.”与后面的字之间有适当间隔，比较美观。如果使用半角输入法， “1.”只占用一个中文字的位置， “.”与后面的字间距过小，显得局促不美观，如“2.不美观” ，实在不行，空半格总是可以的。7. 关于文号及年份。文号年份应当用六角括号标明，如“法20153 号” ，而不是【】 （） 等括号。8. 关于联系人和联系方式。机关发通知或公函，往往会留具体联系人和联系方式，有些公文习惯将这些信息放在“发文单位、成文日期”下方，规范表述应当是在正文之后空一行， “发文单位、成文日期”左上方。如果有附件说明，则联系人信息与正文不空行。9. 关于发文机关和成文日期。成文日期应当用阿拉伯数字将年、月、日
9、标全，如“2015 年 12 月 30 日” ，而非“二零一五年十二月三十日” 。不加盖印章的文尾规范表示，包括两种情况：第一，正文下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。第二，成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。10. 关于附件说明。如果正文包含附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，则使用阿拉伯数字标注附件顺序号，如“附件：1. 关于人民陪审员制度改革督查情况的报告” 。切记，用汉字“一、二、三”标注是不规范的。另外，附件名称后不加标点符
10、号。附件名称较长，需要另起一行时，应当与上一行附件名称首字对齐。附件说明之后，才是发文机关和成文日期，顺序不得颠倒。如图：11. 关于附件。附件应当另起一面编排，不得与正文同面，但应当与正文一起装订。 “附件”二字及附件顺序号应当以“黑体，三号”编排在左上角第一行，附件标题居中编排在第三行，附件顺序号和附件标题应当与附件说明一致，附件格式要求同正文。如图：12. 关于文种。法院公文种类主要有 14 种，即决议、决定、命令(令)、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要。最高人民法院的司法解释则包括 “解释” “规定” “批复”和“决定”四种形式。因此，诸如总结、要点、方案
11、、计划、安排、规划、建议和答复，都不是正式公文文种。类似XX 省高级人民法院关于 XXX 的请示报告 ，就把两个文种完全搅和到一起了，类似情况还包括“意见报告” “请示函” ”“批复函”等。实践中，最常用的是文体是报告、请示、批复和函，而最容易混淆的是报告和请示。报告主要适用于向同级人民代表大会及其常务委员会、上级机关汇报工作、反映情况、回复询问。请示主要适用于向上级机关请求指示、批准。报告是陈述某一情况，请上级阅知。请示是提出请求事项，请上级予以答复。报告的受文主体没有答复义务，请示的受文主体则有答复义务。如XX 省高级人民法院关于报请批准由 XX 市中级人民法院集中管辖辖区内行政案件的报告
12、 ，内容其实是“请示” ，却选择 “报告”形式。严格意义上讲，最高人民法院可以不批复他的“报告” 。13. 关于数字和英文。标题、正文中所有阿拉伯数字与英文，建议采用 Times New Roman 字体。现代社会生活中出现的事物、现象、事件，名称的书写形式中包含阿拉伯数字，已经广泛使用而稳定下来，应采用阿拉伯数字。如：“75”事件、 “125”枪击案。但是，汉语中长期使用已经稳定下来的包含汉字数字形式的词语，应采用汉字数字，如：五四运动、 “一二八”事变、 “一二九”运动。如果要突出庄重典雅的表达效果，应使用汉字数字。如十一届全国人大一次会议，不应写为“11 届全国人大 1 次会议” ；十八
13、届四中全会，不应写为“18 届 4 中全会” 。两个数字连用表示概数时，两数之间不用顿号“、 ”隔开。如“美国法官平均年龄四十五六岁，中国法官大多二十七八岁” ，不应是“美国法官平均年龄四十五、六岁，中国法官大多二十七、八岁” 。14. 关于顿号。关于标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。例 1：他在现场打出 “不加工资的司法改革就是耍流氓” “从优待警必须落实”等横幅。例 2：这些人以为看几本政法笔记 送法下乡法边馀墨就了解中国司法了。但是，若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间（如引语或书名号之后还有括注） ，宜用顿号。例 1：李白的“白发三千丈”（秋浦歌
14、 ） 、 “朝如青丝暮成雪” （将进酒 ）都是脍炙人口的诗句。例 2：办公室里订有人民日报 （海外版） 、光明日报和时代周刊等报刊。15. 关于书名号。书名号的形式有双书名号“ ”和单书名号“ ”两种。当书名号中还需要书名号时，里面一层用单书名号，外面一层用双书名号。例如，欢迎订阅最高人民法院关于全面深化人民法院改革的意见读本 。最容易出现的错误，是用尖括号或数学中的“大于号”或“小于号”代替单书名号，如最高人民法院关于全面深化人民法院改革的意见读本 。16. 关于连接号。连接号的形式有短横线“-” 、一字线“一”和浪纹线“”三种。标示相关项目（如时间、地域等）的起止，一般用一字线，有时也可用
15、浪纹线。实践中常见错误是用短横线代替一字线，如人民法院第四个五年改革纲要（2014-2018） ，正确表述应该是人民法院第四个五年改革纲要（20142018） 。17. 关于地理名称。地名一般用全称，根据情况注明所在省、市、县。如果一个地方有几个名称，要使用国家行政机关认可的正规名称。如果后续内容包括台湾、香港地区，就不要以“其他国家”指代，可以称“其他国家和地区” 。在规范性文件中，更需注意，以免歧义。如某司法解释原来表述为：“外国人、无国籍人以及港澳台居民未依法取得就业证件即与中国境内的用人单位签订劳动合同，当事人请求确认与用人单位存在劳动关系的，人民法院不予支持” 。后经研究，修改为“外
16、国人、无国籍人未依法取得就业证件即与中国境内的用人单位签订劳动合同，以及香港特别行政区、澳门特别行政区和台湾地区居民未依法取得就业证件即与内地用人单位签订劳动合同，当事人请求确认与用人单位存在劳动关系的，人民法院不予支持” 。18. 关于页面设置和页码。一般要求为每页 22 行，每行 28 字。具体设置是：在 Word 文档页面设置里，左右页边距可将默认的 3.17 改为 2.7；上下页边距改为上 3.4，下 2.2 ；正文行间距固定值为 28.8 磅。页码一般应当用“宋体，四号，半角”阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。19. 关于常见错字。如“截
17、至”和“截止” 、 “制定”和“制订” 、 “做”和“作” 。20. 关于可读性。写作本身就是一门大学问，公文写作虽然枯燥，却有许多讲究。这里不具体展开，仅提供若干心得体会：（1）段落之前，最好有主题句，让人明白你这一段在说什么。 （2）文字最好简洁有力，少用长句，每句话最长不超过一行半，超过八行就可考虑分段。超过半页纸仍不分段，就得考虑在段落内划分层次。 （3）公文不是论文，不要大谈学理。 （4）删掉一半“的、地、得” ，可以确保文字更有节奏感。 （5）少用“其、该、之、前者、后者”等法律人行文习惯用语，忌用“滥觞、圭臬”等法律人装逼习惯用语。基本依据：第一，2012 年 7 月 1 日起施行的党政机关公文处理工作条例 ，它取代了 1996 年 5 月 3 日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和 2000 年 8 月 24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法 ，后两者都已停止执行。第二，2013 年 1 月 1 日起施行的人民法院公文处理办法 。第三，2012 年 7 月 1 日起施行的 GB/T9704-2012党政机关公文格式国家标准。第四，2012 年 6 月 1 日起施行的 GB/T 15834标点符号用法国家标准。第五，2012 年 11 月 1 日起实施的 GB/T 15835出版物上数字用法国家标准。
