1、,PowerPoint,主讲:张相喜,Word,电脑常见故障排除,办公软件操作技巧,Excel,第一讲 EXCEL篇,第一章 EXCEL中综合性精华小技巧的应用,1,问题,在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的 数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默 认是右对齐而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元 格格式为数字也无济于事,答案,在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格， 执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择 “选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了,巧变文本为数字,2,“选择性粘贴”命令的应用,快速输入数据小技巧,1、快速输入前面带0的数字
2、,3、另有妙用的 号,4、一次输入多个单元格以字符,2、快速输入分数,用“设置单元格格式”，把属性改为“文本”太慢啦！,在带0的数字前加单引号如“001”即可,“0 3/4”（注意：中间有一个空格） 无空格结果是日期（3月4日）,输入“3/4”该怎么办？,在输入11位及以上数字，在数字前面加上一个英文状态下的“”，即能正常显示，反之以科学计数法显示。此时，该单元格格式为文本形式，其“数值”只能排序，不能用于函数计算,按住Ctrl键，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如），然后按下“Ctrl+Enter”键，可将该文本同时输入上述选定的单元格中,变为,变为,变为,矩形,Shi
3、ft在绘制线段及图形中的作用,直线,圆形,正方形,椭圆形,斜线,Shift键的应用,数据的排序,1、对数据清 单进行排序,2、创建自定义 排序,如何设置输入信息的有效性,用户在制作表格时可能基于现实的考虑，想要对某些单元格中的 信息设定限制，此时就需要进行数据有效性的设置。其具体的步 骤如下。,选中要设置数据有效性的区域，单击【数据】|【有效性】菜单 项，打开【数据有效性】对话框。,切换到【设置】选项卡中，分别在【允许】、【数据】下拉列表 中选择【任何值】和【介于】选项，在【最小值】、【最大值】文 本框中分别输入“2”和“100”。,单击 按钮返回到工作表中。当用户在输入过程中输入了不合要求的
4、数据时，就会弹出【Microsoft Excel】对话框，提示所输入的信息有误,如何导入外部数据,选择【数据】|【导入外部数据】|【导入数据】菜单项。,随即会弹出【选取数据源】对话框，然后在【查找范围】下拉列表中选择导入数据所在的路径或者文件夹，然后在列表框中选择需要导入的文件。,单击”打开” 按钮弹出【文本导入向导3步骤之1】对话框，然后选中【原始数据类型】组合框中的【固定宽度】单选按钮。,单击”下一步”按钮弹出【文本导入向导3步骤之2】对话框，此时在【数据预览】列表框中显示出预览效果。,单击”下一步” 按钮弹出【文本导入向导3步骤之3】对话框。,单击”完成”按钮弹出【导入数据】对话框，然后
5、选中【数据的放置位置】组合框中的【新建工作表】单选按钮,单击”确定”按钮即可在当前工作簿中插入一个工作表，此工作表中显示出导入的外部数据。,如何将不相邻的列打印到相邻的位置上,选中不需要打印的列，然后选择【格式】|【列】|【隐藏】菜单项将其隐藏。 设置一个包含所有列的打印区域，其中也包含隐藏的列，然后执行选定区域的打印操作即可。,Excel中双击格式刷的妙用,提出问题: 如何点选一次格式刷,实现多次应用,答案: 双击格式刷即可,不用时按”ESC”退出即可,首先在Word中选中要复制的内容，然后单击 “编辑复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑粘贴图片”命令，即可将刚才复制的
6、内容以图片格式插入到Excel表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。,Word内容以图片形式插入到Excel,以此法亦可将Word中的内容作为图片链接插入Excel,绘制多斜线表头,只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。或是适当调整单元格属性也可达到目的!,第二章 图表篇,图表背景的处理,为了使图表看起来清晰、明朗容易读懂 我们可以利用辅助数据对其进行处理,如下图示：,数据透
7、视表,创建数据透视表 编辑数据透视表,认识函数: 函数Excel预先定义好的特殊公式 SUM(number1,number2,) 公式用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式 =SUM(E1:H1)*A1+26,第三章 函数篇,统计函数 单元格引用,单元格引用方式： 相对引用、绝对引用、混合引用 使用“$”号来锁定引用 “F4”变相对引用为绝对引用 ”F9”定义一个区域为数组 引用实例 相对引用:A1、B5 绝对引用：$ A $5、 $C $2 混合引用： $A2、D $1,跨表操作数据,如何通过函数合并字符,如果要将通过分列填充的姓和名重新合并到一起，可以通过 函数来实现。如要将下面的姓和
8、名合并，具体的操作步骤如下。,选中单元格C30，在编辑栏中输入“A30&B30”。 按下【Enter】键后单元格C30中填充上“李小炜”。,平均值函数average,按列查找函数vlookup,VLOOKUP 表间数据对应非它莫属 VLOOKUP（查找值，数据表，列序号， 匹配条件） 可用0或1代替FALSE和TRUE，0=精确查找，支持无序查找。1=近似查找，首列必需是升序排列 支持通配符进行查找,字段截取函数mid left right,MID(text, start_num, num_chars) 翻译为中文为： 中间（文本，开始位数，截取字长） 例：A2单元格中为某人的身份证号6227
9、23197802181232，请从中提取出生日期。 =mid(A2,7,4)&”年”&mid(A2,11,2)&”月”&mid(A2,13,2）&”日”结果：1978年02月18日LEFT(text,num_chars)在text中从左边取num_chars个字符 RIGHT(text,num_chars)在text中从右边取num_chars字符,统计函数count countif,-count(range) 统计选择范围内数字单元格的个数 例：COUNT(A4:A7) A4:A7范围内数字单元格个数-countif(range,criteria)统计满足条件的单元格个数 例：=counti
10、f(A4:A7,“=80”) A4:A7范围内大于80的单元格个数,计算两个日期间差值 Datedif,=datedif(date1,date2,”y”)统计日期1与日期2相差的年数 计算年龄的利器 =datedif(date1,date2,”m”)统计日期1与日期2相差的月数 =datedif(date1,date2,”d”)统计日期1与日期2相差的天数 例：某人的出生日期为1978-12-20，到今天的年龄为=DATEDIF(“1978-12-20“,TODAY(),“y“),如果否则 if函数,-IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)翻
11、译成中文为“如果logical_test=是，符合要求，不符合要求） 例：A2单元格为乡镇，要在B2单元格填写邮编，输入=IF(A2=“中台镇“,744400,“其它乡镇“) 该公式多嵌套，在excel2003中最多7重，在excel2007以上版本中灵台全县的都嵌套上没有问题。,第二讲 WORD篇,请参考2013最新：党政机关公文格式的要求制作一份公文。内容为关于报送教育系统关心下一代工作总结的通知，此文为下行文，印发份数为30份。,第三讲 POWERPOINT 篇,本节内容皆选自网络论谈精华篇及微软Office技巧大赛获奖作品,打开将要保存为幻灯片放映的演示文稿 单击“文件”-“另存为”命
12、令，在“保存类型”列表中，选择“PowerPoint放映” 该幻灯片放映文件将保存为扩展名为.pps的文件。 在完成放映后,PowerPoint将自动关闭并返回到桌面。如果需要编辑该幻灯片放映文件，可以通过文件菜单中的打开命令打开该文件。,1、 将要演示文稿保存为幻灯片放映文件,添加图片的PPt文件会变得非常大。你可以手动压缩这些图片，但还有一个更简单的方法:让PowerPoint为你自动完成这些工作。 单击“图片”-“压缩图片”按钮。如果你看不到图片工具栏，就指向“视图”菜单中的工具栏，单击“图片”，若要压缩演示文稿中的所有图片，请选中“文档中的所有图片”按钮，更改分辨率下面，选择你要使用:
13、Web/屏幕或者打印，若要进一步减小文件大小，选中“删除图片的裁剪区域”复选框，单击“确定”。 （注意:如果你对图片进行了压缩或者删除了图片的裁剪区域，就不能再把它们恢复到原来的分辨率或大小。这个技巧同样适用于Word ）,2、缩减PowerPoint图片所占用的空间,以下技巧可一次将同一镜头切换效果应用到多张幻灯片: 单击“视图”菜单中的“幻灯片浏览”，单击选择一张幻灯片，并在单击下一张幻灯片时按住Ctrl键，直至选择了所有将应用该过渡效果的幻灯片。单击“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”，在效果框中选择所需的切换效果，单击“应用于所有幻灯片”按钮，现在这些幻灯片将使用完全相同的效果。,3
14、、多张幻灯片应用镜头切换效果,4、使用PowerPoint制作相册,启动PowerPoint新建一个幻灯文件， 单击“插入图片新建相册”命令，打开相册对话框，在该对话框中选择要放入本相册的图片，你可以选择从磁盘或是像扫描仪、数码相机这样的外设添加图片。若要从文件或磁盘添加图片，请执行下列操作之一:,在“插入图片来自”下面，单击“文件/磁盘”，定位包含要添加到相册中的图片的文件夹或磁盘，选中图片然后“插入”，重复第二步以向相册中添加所需的图片。或者按住Ctrl键一次把它们都添加进去。 接下来，指定相册的外观，单击“创建”按钮关闭对话框，回到编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、切换、背景、声
15、音等设置，最后保存文档，你就可以和你的朋友一起慢慢欣赏自己创作的精美相册了。 （注意:相册是PowerPoint 2002以后版本的新增功能，尽管不通过此功能也可以制作相册。但该功能可以更快捷、更自动化地完成工作。）,打开PowerPoint，单击“视图工具栏控件工具箱”命令，打开ActiveX控件工具箱面板，在工具箱的底部有一个“其他控件”的按钮，单击该按钮，打开系统上已安装的ActiveX控制的清单，选中“Shokewave Flash Object”选项后光标将变成十字形。用十字标在幻灯片上拖出一块Flash电影播放的屏幕空间。Flash电影能随意占用屏幕上的任意大小或位置。右击该空间窗
16、口。在弹出的菜单里的选择“属性”项，在Flash的页面属性对话框中的Movie框中键入SWF格式电影文件的URL或路径。,5 、在PowerPoint中插入Flash动画,如果要将一张幻灯的配色方案传给另一张或多张，重新进行配色则比较麻烦。其实有很简单的方法:在幻灯片浏览视图中，选择一张具有所需配色方案的幻灯片。然后单击“格式刷”，可以对一张幻灯片进行重新着色;如果要同时重新着色多张幻灯片，请双击，然后依次单击要应用配色方案的一张或多张幻灯片。注意，如果重新着色多张幻灯片，请在完成之后，按Esc键中止“格式刷”。如果重新着色一张幻灯片，“格式刷”会自动中止。利用这种方法，我们也可以将一份演示文
17、稿的配色方案应用于另一份。方法是:同时打开两份演示文稿，单击“窗口”菜单上的“全部重排”，然后按上述步骤操作即可。,6、 复制配色方案,使用PPT时，往往需要与其他程序窗口的数据配合以增强演示的效果，我们惯用方式: 单击“幻灯片放映”-“观看放映” ，用“AltTab”或“AltEsc”组合键与其他窗口切换实现 另有高招: 打开演示文稿:按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键激活播放操作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作，例如最小化和自定义大小，非常方便。,7、 快速切换窗口播放模式,PowerPoint新引入的“
18、图表”命令使得在幻灯片中添加一个图表元素非常简单。像幻灯片中的其他部件那样，图表元素可以移动和改变大小。 单击“插入图表”命令，就可以在当前页码中插入一个默认图表，如果想改变图表的样式，可以单击“图表图表类型”命令在弹出的窗口选择相应的类型即可。,8、 添加图表,在PowerPoint中如果想执行同一动作，比如重复修改字体、字型号等，这时按F4键可轻松实现。,9 、重复操作,如果要在一张图片中加入文字说明，可将图片先放到PowerPoint中，然后再将幻灯片保存为图片格式，这样不会像Windows自带的画图板，把整个文本框覆盖在图片上。当然我们也可将文字保存为图片，方便浏览。 具体操作如下:单
19、击“文件”-“另存为”命令，在“保存类型”框中选择图片格式，如GIF、BMP、JPG、PNG等，然后单击“确定”， 这时可选择是将所有幻灯片保存为图片，还是将当前幻灯片保存为图片。,10、 将文字幻灯片保存为图片,为了形式美观一致，我们要求每一页的按钮通常放在同一位置。在一个页面做好按钮以后，选定所有按钮，按“Ctrl+C”复制，然后换一页，按“Ctrl+V”粘贴就行了，并且以前设置好的动作在其它页面同样有效，这样就简单多了。利用这种方法还可以将其他对象也放在不同页面的同一位置。,11、 快速复制对象,在PowerPoint中，每次输入文本都要插入一个文本框，操作起来很不方便。其实可以先在Wo
20、rd中将所有内容按一定样式输入，再将它发送给PowerPoint。具体方法是:在Word中打开文档，单击“文件”菜单中的“发送” ，再单击“Microsoft PowerPoint”。每个标题1样式的段落都会成为新幻灯片的标题;每个标题2样式的段落都会成为第一级文本，依此类推。,12 、将Word文档发送到PowerPoint,以下是一些简化幻灯片放映操作的方法: 进到下一张幻灯片:N、Enter、PageDown、右箭头、下箭头、空格键（或单击鼠标） 退到上一张幻灯片:P、PageUp、左箭头、上箭头、空格键 终止幻灯片放映:Esc或“-”键 停止或重新开始自动幻灯片放映: S或“+”键 进
21、到第n张幻灯片:“数字n+回车键” 显示黑屏，或从黑屏返回到幻灯片放映:B或“.”键 显示白屏，或从白屏返回到幻灯片放映: W或“,” 隐藏鼠标指针:“Ctrl+H” 显示指针:“Ctrl+A” 返回到第一张幻灯片:同时按住鼠标左右键2秒钟,13 、10个最受欢迎的PPt快捷方式,14、更改新演示文稿的默认设计,当单击“常用”工具栏上的“新建”按钮时，PowerPoint 将会显示一个使用默认的设计幻灯片。其实，完全可以更改这个设计以使它总是包括一些常用元素，这样就不需要每次创建演示文稿都去更改这些内容了，带来很多方便： 单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。然后选择“视图”“母版”“幻灯片母版
22、”。接着，在母版上进行更改了。改后单击“关闭母版视图”。最后，选择“文件”“另存为”。在“保存类型”框中，选择“演示文稿设计模板”；在“文件名”框中，键入“blank”，再单击“保存”。关闭模板 小提示 必须要注意，如果想要将 blank.pot 作为默认设计，必须将它保存在“另存为”对话框的默认路径下。而且必须将模板命名为“blank.pot”。,设置默认模板,如果更改了默认的“空白”设计模板，却又希望重新将原始默认设计应用于演示文稿。可以这样操作：首先打开要应用默认设计的演示文稿，再单击工具栏上的“设计”按钮，在“可供使用”之下，单击第一项“默认设计模板”即可。如果希望对所有新演示文稿都应用原始默认设计，可以重命名blank.pot文件或删除它,培训结束 谢谢个位的聆听,
