1、,采购业务处理,课程目标,能力目标能够操作采购业务模块处理企业物流中的各种采购业务 知识目标掌握常规采购业务、暂估入库、退货业务、直运业务、代管物资、受托代销等业务处理的流程,采购系统模块,采购管理系统，是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理、质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。 该系统可以独立执行采购操作；与供应链其他子系统、应付款管理系统等其他系统结合运用，将能提供更完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。,建立供应商档案 在
2、质量模块提供对供应商考核的管理,规范的采购价格管理，严密的限价预警控制，提供历史价格对比分析手段，有效控制采购成本,可由MRP直接生成采购申请单，也可由配套查询和缺料查询生成 提供供应商配额管理，大宗原材料按比例采购,可自定义多种采购业务流程 合理配置业务流程可帮助企业优化流程，加快实施进度,采购订单可由销售订单或采购申请单生成。 采购订单是采购系统的核心单据，需重点掌握 采购订单可下推成多种业务单据 可在“系统设置”中配置采购预警功能,由采购发票直接生成应付款，准确及时地进行应收账款的结算和分析,采购管理业务整体应用流程,业务处理,采购申请单采购申请单是各业务部门或计划部门根据主生产计划、物
3、料需求计划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况，向采购部门提请购货申请、并可批准采购的业务单据。采购申请也可以由采购部门统一汇总输入或系统自动合并。,采购申请单可以手工录入，也可以从库存缺货查询录入，或物料配套查询生成，或根据计划自动生成，或根据销售订单关联生成 单据中的建议采购日期是扣除了提前期的采购到货日期 系统提供采购申请单合并功能，合并时可以直接合并和按需求日期合并 采购申请单通过下推可以生成采购订单,注意：,采购订单采购订单是企业采购部门根据各种采购申请单制定，并交给供应商资料作为订货依据的单据。采购订单是采购订货业务工作中非常重要的一个管理方式，通过采购订单可以直接向供应
4、商资料订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况。此单据用户可以不填制，单据生成后要审核。,采购订单是根据采购申请单制定并提交给供应商的订货单据 采购订单可以手工录入，或通过关联采购申请单、采购合同以及销售订单生成 订单中的单价、折扣可以根据一定规则自动获取 根据采购申请单生成采购订单时，按照供应商供货信息中的供货比例自动进行数量分配,注意：,业务处理,收料通知单,收料通知单是采购部门在物料到达企业后，登记由谁验收、由那个仓库入库等情况的详细单据，便于物料的跟踪与查询 企业中存在一些受托加工物料，这些物料的暂时处置权虽然在本企业，但所有权还在委托单位。这些物料只计算数量、不需要核算成本，称为
5、代管物料。收料通知单和退料通知单可以帮助企业处理代管物料的业务。 一般来说，收料通知单可以通过手工录入、订单确认、采购发票关联、由销售出库单自动生成等多途径生成。,注意：,业务处理,外购入库单外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面证明，外购入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证 。,外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面证明 表体中的单价按照相应的价格规则进行携带，但当外购入库核算完成后，系统会根据采购发票、费用发票核算出相应的单位入库成本，此入库成本会反写到入库单的单价中 审核后的外购入库单可以在存货核算系统中进行入库核算，确认采购成本 如
6、果是采购退货，则在外购入库单据中选择红字,注意：,业务处理,采购发票采购发票是企业采购物料时供应商开据的发票，是财务上非常重要的一种原始单据。采购发票在形式上分为专用和普通两种，它们的区别在于专用发票涉及增值税，而普通发票不涉及，具体选择可以按用户实际情况选择。不管是专用发票还是普通发票也分两种，即蓝字、红字发票，它们的生成方式也有所不同。蓝字发票是真正的采购发票，而红字采购发票则是指退货发票。普通发票在格式上只比专用发票少了几个与增值税有关的项目其他操作相同 。,费用发票是运输单位开给购货单位、加工单位开给来料单位等，据以付款、记账、纳税的依据 多张入库单可对应一张开票，一张入库单也可拆单对
7、应多张发票 如果是采购退货，则在采购发票单据中选择红字,业务处理,钩稽钩稽即是将入库单的数量与发票进行核对，是核算入库成本的依据。在企业的采购业务开展过程中，并不是一张发票严格地对应一张入库单，经常可能是一笔采购业务，企业分多次收货入库，而供应商汇总开出一张发票，为了正确核算出每一次采购的成本，需要将每次的采购发票和外购入库单进行钩对。或者运输途中发生的运费需要由企业承担，也需要将运费发票和入库单进行钩对。,业务处理,钩稽,采购发票和外购入库单钩稽的条件是：1、两者供应商相同2、两者单据状态必须是已审核、尚未完全钩稽（即钩稽状态是部分钩稽或未钩稽）3、对于受托入库采购方式的单据钩稽时，两者的采
8、购方式必须一致4、对于委外加工类型的入库单进行钩稽时，两者的业务类型必须一致5、两者都必须是以前期间或当期的单据6、两者的物料、辅助属性、本次钩稽数量必须一致 一张发票可以与多张入库单钩稽，多张发票也可以与一张入库单钩稽，同样，多张发票可以与多张入库单钩稽。,业务处理,回顾:普通采购业务流程图,其中，黄色单据在采购系统处理，也是最基本的业务流程。采购申请单、收料通知单可以根据企业需要选择是否使用。该流程体现的实际业务是：货先到，发票后到，最后付款，同时入库单和发票都在同一个期间入账，处理相对简单。需要注意的是：如果发票和入库单不在同一个期间入账，则仓库账和财务账可以存在不一致的情况，为了保证账
9、实相符，此时需要财务根据入库单进行估价入账。,采购业务案例介绍-采购价格,上海电线电缆厂对电源订货在100个以内（含100个），报价为10元，100个以上，报价为9元。 为了控制采购成本，绿色原野公司要求电源采购的最高价格不得超过12元。,业务处理,1、9月5日拟采购鼠标、键盘各50个，拟采购单价为10元。 2、经过几轮询价，9月10日和苏州电子厂签定协议，采购鼠标、键盘各50个，采购单价为10元，并约定12日到货。 3、通知仓管人员准备收货。9月12日收到苏州电子厂送来的50个鼠标及键盘，当日入原料仓。9月13日收到苏州电子厂开来的增值税发票，金额1000元，税额170元。同时还有代垫的运费
10、发票200元。 各业务主管人员负责审核所负责业务的所有单据。,采购业务案例介绍-普通采购业务,采购部崔小燕于2011-9-20日向石家庄电子厂购买多媒体音箱100个，单价50元（不含税）；2011-9-20货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员何佳入原料仓，发票本月未到。 操作处理流程：,采购业务案例介绍-暂估入库,业务处理,采购申请单,采购订单,收料通知单,外购入库单,采购发票（下月做）,采购部崔小燕于2019-9-20日向广东电力仪器制造有限公司购买主机100个，单价200元（不含税）； 2019-9-25日收到广东电力仪器制造有限公司开出的增值税发票，2011-9-30日货到，当日采
11、购部门通知仓库入库，仓库管理员何佳入原料仓。 案例分析：该案例也是企业中常见的一种采购业务。但其中有一点要说明：单到货后到，一般企业在货物不到时是不付款的，此时企业可以将该发票暂放，等货到后一起处理。,采购业务案例介绍-单先到货后到,业务处理,仓库管理员何佳发现9月13日向苏州电子厂购买入库的键盘10个有质量问题，采购人员决定于9月13日从材料库退货。9月14日苏州电子厂开出红字增值税发票。 案例分析：该案例也是工业企业中常见的一种业务。特点是一般先退货，然后供应商再开发票。,采购业务案例介绍-退货业务,业务处理,采购部门业务员崔小燕应供应商深圳有限公司的订单要求9月10日向深圳有限公司订购内
12、存条50个，不含税单价为50，不进行入库，直接发送给客户深圳荣普公司.,采购业务案例介绍-直运采购业务,业务处理,采购订单,采购发票,2011-9-25日收到广东省电力仪器制造有限公司发来的代管物资CPU 100片，入代管库。 案例分析：该业务类型不核算企业的实际仓库，通过虚仓进行管理，只核算数量不核算金额。不进行成本计算。,采购业务案例介绍-代管物资,收料通知单,退料通知单,业务处理,采购业务案例介绍-受托代销,收料通知单,外购入库单,采购发票,钩稽,销售出库单,销售发票,钩稽,退料通知单,1、2011-9-25日收到受托方北京公司发来的飞利浦显示器200台，单价1000元。 2、2011-
13、9-28日代销给江门电器公司150台，单价1500元。 3、2011-9-30日把未销售完的显示器50台退回给受托方北京公司。 案例分析：收到代销商品时，先放入代管仓。根据实际销售的数量情况，先做同样数量的采购入库，同时再做销售出库，未销售完成的商品退回给受托方。,业务处理,采购业务案例介绍-委外加工,该流程体现的实际业务是：委托伙伴代为加工商品，提供加工商品的原材料，并支付一定的加工费用。,委外加工生产任务单,委外加工发出,采购发票(加工费),钩稽,委外加工入库,费用发票(运费等),一款新式的框架外壳NEW由镀锌钢板加工而成，2011-9-5日何佳从原料仓领料镀锌钢板100克，发送到杭州电子
14、厂采用新工艺进行加工。2011-9-15日将加工好的物料框架外壳NEW90个送回半成品仓。同日加工单位开来加工发票金额1800元，以及发生运费400元（可抵扣税金40元）,业务处理,采购业务与系统的对应图,供应商,采购人员,仓管人员,会计,答复报价等,采购处理,接收商品,财务处理,业务流程,系统实现流程,订购,签定合同 （采购订单）,开票 （采购发票）,发货 （外购入库单）,钩稽 （发票、入库单核对）,凭证制作,付款 （付款单）,采购申请 （采购申请单）,入库核算,付款,出纳,所用系统,采购系统,采购系统,采购系统,应付系统,仓存系统,存货核算,现金系统,入库通知 （收料通知单）,采购价格控制,
