1、尽管邮件用户量如此庞大，但不是所有人都能高效地写邮件，本次话题给大家分享怎么写邮件。 邮件的用途 电子邮件不可或缺，即使我们有大量的会议，面对面工作，人手一部电话，电子邮件依然非常重要。这是因为，电子邮件能够将事情书面化，沉淀声音，落实决策，能够不受人在不在场影响，能够更加广泛知会信息、征询建议。 所以，发送有效的电子邮件，能够： 提升我们的工作效率 让邮件更加有效得到反应，让事情更加有效得到推动； 增强我们的影响力与专业性 邮件的覆盖面更加广泛，一封简介利落重点突出的邮件会让你的合作伙伴对你的印象更加好。 办公室邮件的作用，大概有以下几种(私人邮件不在其列)： 通知事情发生如项目发布通知与预
2、发布通知，决定我们已经做了，写邮件只是通知你们，你们是否回应一点都不重要，但是只要没说没收到就好。 征询意见决定未正式做，或者只是有个想法，希望大家给出意见和建议，你们的回应与否，尤其是回应的质量对于事情的推动进度非常重要。 纯粹分享FYI 型邮件(For your information),我觉得有趣或者有用的东西，发给各位参考，通常我会期待一个“谢谢 ”，但是没有也没关系。即使这种邮件不重要，也确保不要让大家读完才发现原来是 FYI 类型邮件，而是在一开始就说明白：分享某某某。 要求确认和拍板重要!一定要得到收件人，尤其是里面的关键人物的明确意见，否则事情无法开展，可能会造成延时和其他后果
3、。 邀约一般是会议和讨论的邀约，会被收件人登记到备忘录里，建议此类邮件在标注清楚时间、地点、主题、内容的同时，使用 OutLook 的会议邀请系统发送。 【说明】一般在工作里，“征询意见” 和“要求确认拍板”的邮件会占多数。这两种邮件都需要针对性的技巧。在工作中，有些人容易把“要求确认和拍板” 的邮件误发送成为“征询意见 ”的邮件。明明期限都到了，事情无法落实，一看原来是确认邮件无人响应，收件人不理解事情的重要程度，看似纷纷程观望状态，发送人又不给力去进行催促。所以到了点，发现决策无法达成。 如果你要发送的邮件属于“要求确认和拍板” 类型的，请先检查事情是否已经经过了几轮的公开讨论，确实已经到
4、了确认阶段，其次，请在邮件里标明下一步的行动，若你们不确认，事情将会如何如何做等等。给出你希望得到最终答复的时间点。如有必要，请将你期望得到答复的人名附上，并强化指出。 邮件原则 1、礼貌原则 语句保持通顺，标点无错。不只是邮件，所有类型的写作都有这一条。这个问题虽小，但是很能反映发件人的态度。如果连最基本的语句和汉子都不能写对，那么他人就无法对你的工作态度报以百分百的信任。 办公环境请使用环境中通行的语言。 学会区别 To 和 Cc。确实希望对方读到，请务必将其放入 To 栏，其他可以放入 Cc 栏。很多人遇到只在Cc 栏的情况时是不读邮件的。 抬头和落款。内部讨论可以随便，但正式一点的邮件
5、就需要。 用词。正式信函请使用规范用语，避免口语化。 要尽快回复。收到邮件后不要拖延，哪怕是先告诉发信人您需要更多时间来给出回复。 2、“战地记者“原则 废话、套话、官话、空话一概省略，直切主题是最合适的。收件方收到邮件时，首先映入眼帘的就是主题，如果主题不能引起收件人的注意，那么对方有什么理由点开它?主题应该点明邮件意图，如果是他们转发的，在主题中写出来。 长度。邮件不是你写长篇小说的地方。一到两个自然段足够，将最最重要的信息写出来即可。多的内容请放进附件或打电话。 内容单一。一封邮件不要说两件事，除非两件事的确紧密相关。如果有两个问题，请发两封邮件，在两个列表中讨论。 3、“金字塔“原理
6、所有电邮都应该遵循这种结构：中心明确，分层叙事，逐层铺开。 在写邮件的时候，就需要采用倒金字塔的叙事方法：在邮件的开头，用一段话，言简意赅地概括大意，讲清楚“四个 W 和一个 H”。如果不能在一开始说清楚问题，大多数人是没有耐心读到最后一段并且搞清楚你的真实用意的。 Who需要在邮件开始打招呼的时候就要明确你的收件人是谁，最好指明唯一的任务所属人。如果你只是一个Hi开头，却有若干个收件人，那么谁也不知道要响应这封邮件;而如果你一下子和多个人打招呼，那么这件事情就会因为所有收件人都觉得事不关己而告吹。 What需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要发些模棱两可的表态，这样对于邮件沟通没有任何益处
7、。如果你自己都不知道自己要什么或者要表达什么，就别发出这封邮件。 When明确这个需求的时限。“越快越好” 在大多数时候等于“没有截止日期 ”。 Why让对方明白这件事情对对方(收信人)而言的重要性，或者起码是对团队或公司而言的重要性，而不是对你而言的重要性。 How所有做过乙方的人都知道，如果你收到一封没有具体操作指示的邮件，是非常难处理的。除非收发双方已经有非常明确的上下文，比如几分钟之前的电话沟通，或者事出紧急已经不能在邮件里花费更多时间，建议给出尽可能明确的操作办法。 邮件结构 工作邮件的结构 从邮件的结构看，有：1、发送地址； 2、标题；3、抬头；4、正文； 5、附件；6、恭祝语；7
8、、签名档。 下面介绍每部分需要注意的要点： 1、发送地址 发送地址区，有收件人、抄送人、密送人三个部分。 a)收件人 收件人需要处理该邮件的人，或者是通知发布的对象。 在这里注意不要一事二报，也就是一件事情不要同时申请两个领导批示;一件事情不要安排给两个人去做。这个也牵扯到做事情的方法上了： 比如你明天想要请一天假，同时发给部门经理和总经理，请求批准。 部门经理一看，我 C，大领导在呢，我批不批啊，还是让大领导先发话吧，这厮是想在老总面前让我好看么? 总经理一看，妈的，这种事情也要我批，想累死老子啊？ 结果谁都不鸟你，你这假算请了还是没请呢？ b)抄送人 放在抄送人里，只是让对方知会一下，他可
9、以不回复。 比如请假的例子，就应该主送自己的部门经理，抄送总经理。 这样部门经理好处理，总经理还会感觉你是很规矩的人，动向都让他知道。 如果是跨部门，需要两个领导都确认的邮件，最好只请示自己的领导，跨部门的沟通让领导去协调。 尽量不要做跨越自己部门范围请示的事情，因为你的命运主要把握在直接领导手里，别让他觉得你很难搞。c)密送人 密送人其实很有用！ 不方便让别人看到在收件人列表里出现的人，可以放在密送里； 重要的、容易忘的邮件，密送给自己一份，可以方便管理查看； 在发送通知类邮件时，不想让大家在邮件里群体回复，可以把发送对象的邮件地址列表放在密送人里。这样大家看到的收件人里只有自己，全部回复也
10、不会打扰到其他人。 2、标题 标题是整个邮件的金字塔顶端，避免使用口语化的文字，会显得很不职业。 多次或者转发的邮件，标题上会被加上很多的 re：fw：re ：re：re：re： 而且这种邮件 1、最好不要参与进去 2、非要参与的话，把标题清理清理 为什么不要参与，因为了这么多次的邮件肯定是已经靠邮件无法解决的问题了，不如开会讨论一下，节约大家的时间，不管是当面或电话会议都好。 电话或会议之后不要忘了发一封讨论结果确认邮件。 如果需要每天发一次的邮件，比如日报、例行数据发送等，建议标题这么写：11 月 8 日关于 xxx 的 xxx 用当日的日期开头，方便以后检索。 3、抬头 抬头也就是称呼，
11、这里最好是按照公司文化写，有的公司文化领导就喜欢直呼名字，有的公司文化必须称呼 x 总，xx 总。 一般这么处理比较妥当：单独写给领导的邮件直呼姓名或昵称;有第三人的时候称呼 x 总。单独写邮件，称呼 x 总，感觉对领导不够信任、不够亲切;有其他人的时候，不称呼 x 总，显得对领导不够尊重。 尤其是在创业团队里，大家没什么级别概念，内部发邮件都称呼名字。但是在对外部公司写邮件的时候，一定要把级别表明出来，这样对合作有好处。 否则外部公司的人可能会想：这特么什么破公司啊，找了一帮没级别的人跟我来谈合作，能靠谱吗？ 4、正文 正文，首先要注意遵循金字塔原理，先说中心思想，再详细阐述细节。 一行内容
12、不要超过 15 个字，字体不要太小，不要太大，不要颜色怪异。 一行字太多，有的人邮件查看是竖着的三栏，他看到的就是有很多行的文字，很可能就不仔细看了。 建议用字号用小四(20 号)，字体用宋体，颜色用黑色，强调的关键词用红色，但红色不要用太多。(PS: 别人的名字不要用红色，别人的名字不要用红色，别人的名字不要用红色，重要的事说三遍！) 多条内容，一定要用编号排列一下，显得你非常有条理，别人读的时候效率也高。 总之，要把邮件当成是网页去设计，根据读者的体验去考虑文案和排版。 5、附件 附件少的时候最好不要打包，这个跟产品设计非常类似，能在一级页面看的东西，用户一般不愿意到二级页面去看。 附件不
13、要太大，这个很好理解，有的公司网速很慢，你发大附件肯定有人会想要掐死你。 附件多，必须打包的时候，一定要在邮件正文里做一下附件说明：附件中是 xx，请查收 因附件较多，必须要打成压缩包发送的话，一定要在邮件正文里做一下附件说明，比如这样： 压缩包中包括： 1、xxxx 文档，是对 xxx 的说明 2、xxxx 文档，是对 xxx 的说明 3、xxxx 文档，是对 xxx 的说明 讲一下每个附件是干什么的，方便收到邮件的人查看。 6、恭祝语、签名及其他信息 恭祝语、签名及其他信息，这些都好理解，按公司的要求来就好，不多说了。 如果贵公司没有这方面的规范，你可以你一封邮件提个建议，恭喜你，又升值了
14、哦。 撰写顺序 估计大多数人都是先写收件人，然后写标题，然后写正文，然后 pia发送了。 这个流程在你很忙乱的时候很可能会出错，我们最好用一个容错率高的流程，像这样： 标题正文 附件收件人 先写标题，这是整个邮件金字塔的塔尖，先写出来，不跑题。同时也防止标题遗漏，没有标题的邮件让人非常不爽，显得你非常不职业。 先不要写收件人地址，即使按错了钮，或者按错了快捷键，也不会发出去。 从流程上确保不犯错误，这就是咱普通青年的牛逼之处。 其他注意事项 1、发出去的邮件，泼出去的水 邮件是书面形式的，发送出去就很难收回来。收信人可能把您的邮件打印出来，也可能转发您的邮件。在邮件中不要写你不想在整个公司甚至
15、公司以外传播的内容。绝大多数“邮件车祸现场”来自一时冲动。在回复任何邮件之前，请想想下面这个问题：在法庭上，我的这封邮件会成为对我不利的证据吗？我的这封邮件会让别人觉得我是一个坏人吗？在数字时代，邮件就是所谓的“白底黑字”。很多“ 坏事儿”的邮件，虽然来自一时脑热，却成了全世界的把柄。就算你有天大的不满，哪怕去跟人在会议室里大吵一架，也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。 2、不要在邮件里产生争论 除非迫不得已，或者可以一锤定音，否则，不在邮件中争论。不要出现一个主题在多人之间来回很多轮的情况。最忌讳的做法，就是在邮件讨论陷入某种僵局的时候，把部门或者公司里的头头加入邮件。成熟的老板并不会因为
16、忽然被加入一个争论而立刻做出反应，也不会冒着得罪一拨人的风险给另一拨人“做主”。 3、切忌踢皮球 如果同一封邮件来来回回三四次了，但是问题还是没能解决，那么果断通电话或者面谈，说不定十分钟就搞定了！ 4、避免在周一和周五发送重要邮件 否则你的邮件会被淹没在垃圾邮件里，有可能被忽视。 最后，邮件和口头、电话是好朋友：即使发送了邮件，也别忘记了口头或者电话方式告知重要人物，这会提升他对于邮件的响应速度。邮件其实作为正式文本和备忘信息。 多为他人着想做人按这个思想去做，朋友多;做事按这个思想去做，效率高; 邮件按这个思想去写，升值快。升值了离升职加薪还会远吗?写邮件虽然是一件小事，但是用这个思想去写，能给你带来很多好处、避免很多麻烦。一起来学习让邮件发送得更加有效吧!
