1、机关管理课程介绍Theory and Way of Official Management,马老师,1.课程的性质、目的与任务本课程是公共管理学科行政管理专业和公共事业管理专业的专业模块课程，通过本课程的教学，使学生了解和掌握公共管理机关为实现自身职能而奠定基础、提供条件的事务活动的基本规律、基本知识和方法、途径，以适应实际工作活动的要求。2.教学基本要求在讲述机关管理的原理与方法的一般理论的基础上，联系机关管理的工作实际，分析机关管理的人员素质要求和行为规范，养成和提升机关管理实际工作的能力。,3.教材 机关管理的原理与方法修订版 赵国俊 中国人民大学出版社 20054.参考书目公共部门机关
2、管理 段甲强、李积万编著 中国国际广播出版社，2002 （华农索取号C93/153 ）机关管理一得黄炎培 商务印书馆1947 （华农索取号C92/MF/13）,5.教学方法以课堂讲授为主，辅以案例分析、视频演示与同学讨论。6. 考试形式 期末考试，标准试卷，常见题型。考试主要依据教材和笔记。不举行期中考试。期末考试70%,平时30%。开卷闭卷待定。,第一章 机关管理概述,新华网北京2009年月日电 中共中央政治局常委、国务院总理温家宝日在北京会见全国机关事务工作协会第四次会员代表大会暨建设节约型机关经验交流会代表时强调，国家机关工作人员要认真学习贯彻党的十七届四中全会精神，坚持廉洁、服务、节俭
3、的原则，努力搞好机关事务管理工作。 http:/ 机关与机关管理,一 机关 （请问，什么是机关？）机关的三项基本功能 1 发动功能 2 控制功能 3 代表功能机关必须具备的三个条件 1 按照法定的程序建立和组织 2 具有法定的权威 3 具有独立活动的能力,机关就是指国家、政党或其他社会组织为实现其职能而建立的具有发动、控制、代表功能，按照法定的程序建立和组织，具有法定的权威，具有独立活动能力的固定机构。,二 机关管理,以为全面提高组织效能提供必要保障为目的，而对机关内部部分办公事务、后勤事务活动的构成要素及其流通过程所作的规划、组织、监督、控制、协调。首先，这里的“机关管理”只是对机关自身事务
4、活动的管理，而并不针对机关的职能活动。 其次， “机关管理”也不是针对机关自身所有事务活动的管理，而只涉及一部分办公事务和后勤事务活动。,三 机关管理的功能 机关管理的功能在于： 它可以使机关内部的办公事务、后勤事务的功效得到放大和充分发挥。之所以如此，就在于它能使这些事务的要素构成及流通过程达到最佳状态。,四 机关管理的基本任务 机关管理的基本任务就是通过对事务活动的构成要素及其流通过程实施科学有效的规划、组织、监督、控制、协调，为机关职能活动的高效展开创造条件、奠定基础、提供保障。,机关管理的基本任务（5个要使）：,人尽其才物尽其力财尽其用时尽其能文畅其流,五 机关管理的特性,1 事务性
5、职能之外但却为实现职能所必需的例行的、程序性的、辅助性的事情的总体。 2 综合性 一是管理对象广泛 二是居于机关工作活动的中枢地位。3 技术性 机关管理需要遵行特定的技术规律，需要从事各种管理活动的人掌握特定的技术知识和方法技巧。,一、机关管理体制 机关管理体制是指在机关管理过程中制度化的关系模式，它对机关管理有很强的规范性，对包括从机关管理的基本制度规范到具体管理方法措施在内的各个方面都有重要影响。,第二节 我国机关管理体制 与管理机构,1、总体上“统一领导指导，分级负责”。2、机关内部“直接领导，集中管理，分工负责”。（1）直接领导：机关首长中有人分工领导机关管理工作。（2）集中管理：在机
6、关中设置专门机构以多种方式集中管理各类事务。（3）分工负责：根据事务性质或其他标准进行科学分工，各有关机构和工作人员在特定范围内专司其职、专负其责。,机关管理体制特点,（一）机关管理机构的设置1、在公共管理机关分别以分理制和综理制设置机关管理机构。 目前，我国党政系统的机关一般采用分理制；各级人民代表大会、政治协商会议等机关基本上采用综理制。 2、在一般基层企事业单位参照党政机关设置机关管理机构或配置专门人员。3、在工会、共青团、妇联组织，一般根据组织级别及人员规模分别以分理制和综理制设置机关管理机构。4、在民主党派、学术团体一般按综理制设置机关管理机构。,二、机关管理机构,（二）机关管理机构
7、的管理职责 机关管理机构除了要参与一部分带有政策性的职能性活动，直接处理一部分事务之外，在机关管理方面需要履行的管理职责主要是：1 管理本机关的文件工作、会务工作、机要工作、保密工作、通信工作、档案工作、督办查办工作、值班工作、信访工作、政务信息工作、办公自动化工作；根据授权对下级机关上述方面中的有关工作进行管理。2 管理本机关财务工作、物材供应工作、生活服务工作、交通保障工作、基建房产工作、接待工作、环境管制工作；据授权对下级机关或平级机关上述方面中的有关工作进行管理。,机关管理机构在履行自身管理职责时，需要采用以下15项管理方式：1、制定机关事务处理、管理方面的方针政策、规章制 度、程序规
8、范、工作标准，并监督执行。2、编制机关事务处理、管理方面的计划、规划并组织 和监督实施。3、制定并组织实施本机关事务工作系统的改进方案。4、审核下级机关和其他部门起草的有关计划、方案、制度、标准。,（三）机关管理机构的主要管理方式,5、组织并监督控制本机关有关事务的处理过程。6、指导解决本机关事务处理过程中出现的随机事件。7、指导本机关其他部门内设机关管理机构的工作。8、建立并完善本机关事务质量保障体系和工作效能保障体系。9、总结和推广机关事务处理与管理的经验与先进技术。10、在机关内进行事务处理与管理方法技能的培训。11、检查下级机关的事务处理与管理工作情况，指导其总结经验教训，纠正错误。1
9、2、对下级机关和其他有关机关的事物处理、管理工作进行业务指导和咨询。13、协调本机关与其他机关之间、本机关各部门之间在事务处理过程中的关系，解决有关矛盾和问题。14、奖优罚劣，表彰先进，批评错误，依法严惩违法乱纪行为。15、指导和协助下级机关建立事务质量保障体系与工作效能保障体系等。,机关管理是具有特定内容、特定性质的特殊行政管理活动，需要遵循一些特殊的规律，遵行一些特殊的原则。,第三节 机关管理的基本原则,一、系统原则,系统原则的内涵是： 将整个机关的全部事务活动视为 一个整体，注意以系统的思想、系统 工程的方法认识和分析解决实际问题。,二、服务第一原则,服务第一原则的内涵是： 始终将为公民
10、、为领导、为基层、 为其他各级各类工作人员，为实现机 关的各项职能提供服务放在首位。,三、全面质量管理,全面质量原则的内涵是： 强化质量意识，强化全面质量管 理，追求事务活动的全面优化。,四、时效性,时效性原则的内涵是： 处处事事、时时刻刻讲究时效， 确立切实保障、维护机关事务在特定 时间范围内的有效性。,五、经济性,经济性原则的内涵是： 力争以最小的投入（人力、物力、 财力、时间等）产生最大的效益。,六、集中化,集中化原则的内涵是： 根据机关事务分散处理、分工负 责的特点，以集中的管理建立秩序， 提高效能。,七、规范化,规范化原则的内涵是： 充分制定、严格实施各类统一规范。,八、简化,简化原
11、则的内涵是： 在满足既定目标要求，保证具有相同功能的前提下，对事务活动的过程、方法等尽可能化繁为简。,第二章 文件工作管理,第一节 概述,一、文件与公文 文件是人类社会活动中为处理事务的需要，而直接形成并使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。 公文是公务文件的简称，公务文件是文件的一个主要的门类，它具有文件的基本属性，同时又具有其他文件所不具备的一些特点。,公文的功能在于它可以打破时间空间的限制，有效地传递权威性、凭证性的公务信息。公文的功能具体表现：法律规范的重要表现形式；传达政令采取重要管理措施的主要工具；下情上达的基本手段；横向联系的纽带；教育激励的有效教材；印证事实的真凭实据。,二、
12、公文的功能,三、公文的效用,公文的效用是指公文的实际效力和功用。公文有两个方面的效用：第一是现实执行效用；第二是历史效用。,公文效用生成的条件：1 公文作者必须依法成立并具有法定职权，公文必须在作者法定职权范围内依法制发，越权无效。2 公文内容不得与宪法、法律和上级机关制定的公文相抵触，应与平级机关的公文协调一致，如无法一致时，须请示上级机关裁定。3 公文必须注明作者并加盖印章或由主要负责人签署；必须注明生效日期。4 公文的制发必须履行法定程序与审批手续。,根据形成和作用的具体公务活动领域划分 根据公文传递方向划分根据内容性质的差异划分根据公文涉及秘密的程度划分根据对公文处理时间方面的限制和要
13、求划分根据在机关内的来源划分,四、公文的主要类别,文件工作又称为公文处理，就是对公文的创造、处置和管理。 公文处理的基本任务就是及时、准确、有效地创制、加工、传递、保管、处置公文，为公务活动提供适用的信息。其具体内容主要有：创制公文、传递公文、办理公文、处置办毕公文、管理公文。,五、文件工作及其基本任务,六、文件工作的地位,文件工作是公务活动的组成部分，在公务活动中占有不可替代的重要地位。具体表现为：文件工作是机关实现职能的必要条件；文件工作是国家档案事业的基础。,七、文件工作管理,文件工作管理的主要任务包括两个方面：使文件工作构成要素确立最佳组合关系。这需要管理职能中的组织职能来实现；使文件
14、工作构成要素的流通过程有序、有效、顺畅、快捷，相互间取得最佳配合，这就需要管理职能中的监督控制、综合协调职能来实现。,第二节 文件工作的组织,一、文件工作的组织形式 文件工作的组织形式就是文件工作组织结构的形式，即文件工作要素的具体构成及组合的基本形制。 文件工作的组织形式主要有三种基本类型：集中型、分散型、复合型。,文件工作机构是指机关中专设的从事文件收发、传递、审核、制作等文件管理工作的专（兼）职机构。 大中型机关大都在综合办公部门下设专职文件机构；实行分散型或复合型组织形式的一部分机关，在职能部门下的办公室内设置专职或兼职的文件机构；小型机关特别是基层单位是由综合办公部门直接兼管。,二、
15、文件工作机构,（一）机关首长的文件工作责任 （二）综合办公部门负责人的文件工作责任 （三）业务部门负责人的文件工作责任 （四）文件工作机构负责人的文件工作责任 （五）专（兼）职文件工作人员的文件工作 责任 （六）一般业务人员的文件工作责任,三、文件工作责任,这里的分工主要是指以科学的方法和标准，对文件工作各个岗位进行认真分解，从而确定每一个工作岗位的职责任务以及任职条件。科学地进行分工有利于合理用人，有利于充分发挥人的潜能，实现文件工作各要素及要素内部各方面的最佳配合，提高工作效率与质量。,四、文件工作的分工要则,一、文件运转过程控制（提问） （一）旨在稳定文件运转秩序的控制措施 （二）控制文
16、件运转方向的主要措施 （三）控制文件运转速度的措施,第三节 文件运转过程与传递过程控制,（一）文件传递过程控制规则1.必须按机关间的工作关系行文2.选择适宜的行文方式3.正确区分主送与抄送的对象4.坚持党政公文分开5.联合行文时作者应为“同级”6.行文前应就有关问题协商一致7.禁绝有严重问题的文件进入传递过程8.简化手续，开辟多种传递通道,二、文件传递过程控制,（二）控制文件传递速度的措施,1.确保传递方向正确，减少无效的传递过程2.在保证有效的前提下，尽量采用层次少、短截方便的传递路线，扩大直接行文3.充分利用公共邮递系统和通用文件传递系统，开辟足够的通道4.根据文件的保密要求、时效以及双方
17、的距离和各自的交通通讯条件，选择适宜的传递方式5.采用电信设备时，应使其有较高的传信率6.协调各通道的实际通过能力，消除瓶颈7.合理安排传递次序8.以统一鲜明的标志表明文件在传递速度方面的要求9.实事求是地标注保密等级10.提高文件自身的质量，减少无效的时间耗费11.确保传递的可靠性，减少重复过程,一、决定文件形成量的主要因素文件形成量是指一个机关对外制发的文件的数量，在文件数量控制中，它是最根本的控制对象，因为只有把握住文件的“生产量”，文件运转量、留存量的控制才具备了最基本的条件和可能性。1 环境因素2 文件工作自身的因素,第四节 文件数量控制,公文的发文处理程序,1.拟稿2.会商3.核稿
18、4.签发：签发是指由机关领导人对文稿批注核准发出的意见并签署 姓名及日期的活动。签发是绝大多数公文生效的法定程序，文稿经履行签发手续后即为定稿，具有正式文件的效用。不经签发人同意任何人不得对其内容进行修改。5.注发：注发是指在定稿形成后批注制发要求的活动。其作用是使 签发意见进一步具体化，技术化。注发包括：明确文件的发受范围、阅读范围；标注文件的紧急程序、保密等级；规定印刷份数、印刷和发出时限；明确公文的制作与发送方式；编制发文字号；进行版式设计等。6.缮印7.传递,二、控制文件形成量的主要方法措施,控制文件形成量的具体措施和方法主要包括： （一）旨在使人们的文件需求正常的方 法措施 （二）旨
19、在满足正常文件需求、抑制不 正常需求的方法措施 案例讨论：P54案例2,第五节 文件质量控制,一、文件质量特性与质量标准 文件质量是指文件自身，以及围绕文件的形成和产生效用所进行的一系列活动文件工作的优劣程度。 （一）文件质量特性 适用性、可靠性 、时效性 、经济性 （二）文件质量标准 一）文件自身的质量标准 1合法 2求实 3合体 4简明 5严谨 6准确 7规范 8完整 9清晰 10耐久 二）文件工作的质量标准 1合“法” 2及时适时 3有效 4有序 5可靠 6保密 7安全 8简便 9低耗 案例讨论：P62案例9,二、提高文件质量的措施,1 强化全员质量意识，确立质量第一思想，更新文件质量控
20、制观念。2 加强领导，完善文件工作机构的质量控制职能。3 加强教育培训，全面提高各级各类工作人员的素质。 4 科学分工，明确岗位质量责任。 5 稳定文件工作人员队伍。 6 建立灵敏有效的文件质量信息反馈机制。7 提高文件标准化程度。8 提高文件工作程序化水平。,9 简化文件，简化制作过程，简化程序手续。10 强化“过滤”能力。11 对关键性工作环节采取“多重保险”措施。12 保持文件运转量的大致均衡。13 严格审核监督、加强检验。14 加强质量考核，奖优罚劣。15 配置性能优良的设备工具。16 强化文件的成本控制。17 努力改善本机关的工作环境。18 创造更有力的办公环境条件。,第六节 文件工
21、作的综合协调,一、文件工作综合协调的原则 （一）分层协调原则 （二）权威性原则 （三）全局原则 （四）客观公正原则 （五）沟通原则 （六）服务性原则,二、文件工作综合协调的内容与方法,1.收发文件时，双方易因其中一方拒收一部分文件产生矛盾。2. 分办工作中易出现的矛盾，主要是在机关内部分工不明或文件内容特殊时，内部机构争要或拒办一部分文件。3.批办文件时容易形成的矛盾主要是集体批办时，领导者之间不能达成一致意见。4.承办中涉及的内外关系最为复杂，因此，产生矛盾的可能性也更大更多一些。5.在审核修改文件过程中，审核人与拟稿人之间，修改人与拟稿人之间，不同审核人之间都有可能就某些问题有不同意见甚至
22、对立的认识。6.签发中易出现的矛盾主要是领导者的签发意见不一致。7.缮印过程中在文印人员与承办人员之间，文印工作上下工序间的关系方面易出现矛盾。案例讨论：P56案例4,第七节 表格文件管理,一、表格文件 （一）表格文件的种类 1从结构特点上划分，可以分为登录式 和情报式。 2从外观式样上划分，可以分为单页式、 表册式、联单式、骑缝式、鱼鳞片式、 开式、封闭式等。 （二）表格文件的结构格式 表格文件一般由标题（表名）、正表、说明组成。,二、表格设计,（一）表格设计的内容 （二）表格设计规则 实用、标准、 通用、简便等。,三、表格文件控制,（一）检查与改进 1确定对象。 2改进完善。（二）表格管制
23、 1集中管理。 2加强对表格的注册与编码。 3提高库存的计划性。 4确立组织保障。,第八节 案卷管理,立卷就是将本机关形成或处理的有查考利用价值的业已办毕的文件，按照一定的联系编立成为案卷。一、立卷的方法与工作步骤 （一）立卷的基本方法 （二）立卷程序 二、案卷管理工作的基本内容1 有效地控制立卷范围，使文件留存量合理2 做好确保案卷质量的前提性基础工作3 完善组织保障措施，形成案卷质量保障体系4 做好归档前的保管和提供利用工作,第三章 会议管理,第一节 会议概述,一、会议的功能一是它可以实现信息的多向即时传递，二是它可以有效聚集集体的智慧和力量。会议特别适用于：深化或统一人们的认识；沟通感情
24、；处理事务。, 按时间方面的规定性，可分为定期和不定期两类；按出席对象，可分为联席会、内部会、代表会、群众会等；按功能性质，可分为决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、动员性、纪念性等；按议题性质，可分为专业性、专题性、综合性等；按照规模大小，可分为特大型、大型、中型、小型等；按会议采用的方式手段，可分为常规会、广播会、电话会、电视会等；按与会者的国籍及议题的范围，可分为国内会议与国际会议等。,二、会议的种类,2 Key Organizations in International Association Meetings国际会议市场的两个关键组织,UIA Union of Inte
25、rnational Associations国际协会联盟 ICCA International Congress & Convention Association国际会议协会,UIA Criteria for an International Meeting UIA对国际会议的定义标准,Minimum number of participants:300 参加人数不少于300人；Minimum number of foreigner:40%出席会议的国际成员不少于总数的40%；Minimum number of nationality:5参加会议成员的国籍不少于5个；Minimum durat
26、ion:3 days会议期限不少于3 天。,会议要素即会议的组成因素，这些因素被分为两类： 一类是基本要素，包括目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、事项、议程、信息、会议规则等。 一类是其他要素，包括名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。,三、会议要素,一、会议规则的制定 会议规则又称会议的组织规则，是会议组织活动的指导原则、行为规范。 （一）会议规则的基本组成 （二）制定会议规则的注意事项,第二节 会议的组织,（一）主持人的组织责任 （二）会议管理者的组织责任（三）会议秘书机构的组织责任（四）其他服务与办事机构的组织责任,二、会议组织职责,三、会前的
27、组织工作,（一）会前组织工作的基本要求 充分、 周密、安全（二）会前准备工作的主要内容 会议规模、出席人数、会期、重要程度、是否驻会等因素不同，会前准备工作的具体内容就将有所区别。,流程图,起草会务通知,议程PPT制作,食品采买,指导服务员工作,场所布置与熟悉,会议室、汇报人员、用餐、娱乐、住宿保障工作,人员离会车辆安排,退房,设备整理,结帐,返回公司,设备归还,报销,会务总结,结束,人员确认（住宿，交通）,N,Y,会务细节表,四、会间的组织工作,（一）会间组织工作的基本要求 会间的组织工作是指在会议进行中所作的组织工作。其主要任务是协助会议主持人组织好会议的各项活动，使会议顺利而有效地进行。
28、 会间组织工作的基本要求是： 主动、周到、有序、有效。（二）会间组织工作的主要内容,五、会后的组织工作,（一）会后组织工作的基本要求 会后组织工作的任务是完成善后工作，总结经验，维护并扩大会议成果。 会后组织工作的要求是： 迅速、妥善。（二）会后组织工作的主要内容,（一）会议通知的发送 （二）会址选择 （三）会场布置 （四）会议主席台座次的编排 （五）会议报到工作的组织 （六）会议签到的组织 （七）会议接待,六、会议组织工作的方法技巧,会议管理案例分析1,A公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关
29、于内部沟通的发言。如果你是行政人员，请制定一个会议议程表。,点评：公司销售团队会议将于5月30日星期一上午9点在公司总部的3楼会议室举行。1 宣布议程2 说明有关人员缺席情况3 宣读并通过上次会议的记录4 东部地区销售情况总结5 销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言6 公司销售人员的招聘和重组7 销售二部经理的人选8 下季度销售目标,会议管理案例分析2,广州B公司准备召开一个各部门负责人的培训会议，经理让行政部的钟苗选择一个会议地点。钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊南沙风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。请予评价。,点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是
30、比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。,会议管理案例分析5,E公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书钟苗负责嘉宾的邀请。她发手机短信通知各位嘉宾。请予评价。,点评：印发票证（包括请柬）、向与会者发出通知是会前准备工作的主要内容之一，也是会议组织工作的方法技巧。,一、会议数量控制及其意义 必须对会议数量加以控制，改变或多或少现象，机关的管理工作才能真正有效率有质量。 滥用会议方式造成会议泛滥成为会议数量失控的主要表现，为此，对会议数量控制就常常表现为努力减少会议。,第三节 会议数量控制,1、领导者的领导水平不高，掌握的工作方 式有限。 2、官僚主义作祟。 3
31、、机关内部机构设置不合理，事权过于集 中或分散。 4、会议自身质量低劣，效果差，议而不 决，决而不行。 5、会风不正。,二、造成会议泛滥的主要原因,1、提高各级领导者的素质，提高其领导 水平。 2、合理设置机构。 3、建立并严格实施会议审批标准和审批权高 度集中的制度。 4、建立会议协调安排机制。 5、全面控制会议质量。 6、加强会议成本控制，严肃财经纪律。http:/ 7、对例行会议做定期检查分析。,三、控制会议数量的主要方法措施,一、决定会议效果的主要因素1是否具有召开会议的必要2召集会议的单位是否具备必要的行政权力3会议准备是否充分4与会人员范围与人数是否有利于必要的信 息交流5会议期间
32、能否排除各种干扰6主持人、与会者的学识、业务水平、工作作风、情感等条件7环境卫生条件8技术设备条件9议程是否合理科学10对会议决议的执行是否实施有效的监督,第四节 会议质量控制,衡量会议优劣的主要标准：必要， 端正；适时，适度，简短；有备，有序；有术，有效。,二、会议质量标准,三、提高会议质量的主要方法措施,1 严格执行会议审批制度2 建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度3 科学、有效、充分地做好会议准备工作4 主持人和与会者应具有足够的权利和明确的责任5 严格控制会议人数6 保证会场秩序7 议题应集中8 以各种方式提高与会者水平9 以切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程1
33、0充分运用现代化技术手段11 提高会议主持人控制会议进程的能力与水平,第五节 会议进程控制,一、会议进程控制责任 对会议进程控制的主要责任者就是会议的主持人，以及专门的会议管理者，其中尤以主持人的责任更为直接和重要。,二、会议进程控制的一般方法技巧,会议进程控制是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况，灵活采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题，为此，它又需要从事控制活动的人，特别是会议主持人掌握一定的控制技巧。,三、会议进程控制的特殊方法技巧,（一）政策研究会（二）对策性会议（三）协调性会议（四）讨论会（五）提案开发会（六）发布会,
34、第六节 会议成本控制,一、会议成本 会议成本即一次会议所需费用的总和。 会议成本的公式为： 会议成本2ABT 其中，A为与会者的平均工资（以小时计）的3倍；B为与会人数；T为会议时间（以小时计）。,二、会议成本控制方法,它强化了人们的会议成本观念、时间观念和效率观念，不仅减少了会议的有形和无形的支出，而且简化和减少了会议，提高了会议的效果。会议超支费,第七节 正确与会的方法,一、对与会者的基本要求 与会者要正确与会，为会议取得积极的结果作出贡献，需要有正确的态度，需要掌握一些特殊的技巧，需要遵行有关规则。二、提案的方法 这里的提案是指提出动议。正确作出提案是与会者的权利，也是义务和责任。,三、
35、汇报工作的技巧,1、内容贴切、简短。 2、讲究内容的表达次序。 四、讲话的方法技巧 会议上各种与会者大都需要讲话，无论作何种讲话都有一些共同性的问题需要注意。,第四章 机关档案工作与信息工作管理,第一节 档案与档案工作,一、档案的概念 档案是国家机构和其他社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像等各种形式的历史记录。,1、档案是由机关团体或个人在其自身活 动中积累而来的文件集合体。2、档案是保存备查的历史文件。3、档案是原始性的记录。4、信息记录方式、载体形成是多样化的。,二、档案的特点,1、根据形成者的不同，可以将档案划分为： 国家机关档案、企事业单位档案、党派团体
36、档案、个人档案等。 2、根据内容性质的不同，可以将档案划分为： 立法档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、经济档案、科技档案、艺术档案等。,三、档案的种类,3、根据载体形式的不同，可以将档案划分为： 石刻档案、泥版档案、甲骨档案、金文档 案、简牍档案 、缣帛档案、 纸草档案、 纸质档案、羊皮档案、棕榈叶档案、胶片 档案、磁带档案、光盘档案等。 4、根据信息记录方式的不同，可以将档案划 分为：文字档案、图形档案、音像档案等。 5、根据所涉及时间范围的不同，可以将档案 划分为：古代档案、近代档案、现代档案、 建国前档案、建国后档案等。,6、根据所有权形式的不同，可以将档案划分为：国有档案、
37、集体所有档案、个人所 有档案。 7、按照目前实际工作中约定俗成的分类方法，常将档案分为：文书档案、科技档案、其他专门档案；或者是普通档案、专门档案。也有的则分为：社会管理档案、科技档案；等等。,四、档案的功能,第一，档案具有凭证作用： 它可以成为印证历史事实的真凭实 据，也就是人们可以以档案为根据证明 有关事实。 第二，档案具有参考作用： 它可以为人们开展社会活动提供经 验和指导。,档案功能的实现是有其特定规律的： 1价值实现扩展律 2机密性递减律 http:/ 3科研价值递增律 4社会条件制约律,档案功能的实现规律,五、机关档案工作的内容,按照国家有关部门的规定，我国机关档案工作的基本内容包
38、括两大类：本机关档案业务；下属机构档案工作的管理，即对本系统 和直属单位档案工作的监督、指导。,（一）归档 （二）档案整理 （三）档案价值鉴定 （四）档案保管 （五）档案登记与统计,五、机关档案工作的内容,（六）档案利用服务（七）档案编研 （八）档案检索 （九）业务指导和监督,一、机关档案工作机构 1、规模大的机关，内设机构和直属单位较多，或对 本系统具有更多监督指导任务的设档案处、 科； 2、一般机关，对下属单位指导任务不大，但本机关 工作任务重的设档案科（室）或配专职人员； 3、规模小，没有对下指导任务，本机关任务不重的 只配专或兼职人员。,第二节 机关档案工作机构与工作方式,1、指导文书
39、部门的立卷归档工作，并制定或会同 文书部门制定有关的制度和标准，向有关各方 提出相应建议。 2、集中管理本机关档案。 3、定期将有长远保存价值的档案向档案馆移交。 4、对本机关所属单位档案工作进行指导和监督。 5、适应机关文件、档案“一体化”管理需要，综合 管理机关的文件与档案。,二、机关档案工作机构的任务与工作方式,一体化： 将文件工作与档案工作密切联系起来，作为一个整体系统，协调地进行统一管理。这不是要简单混淆两项工作的界限，而是要在管理层面上，统一组织和协调两方面工作。,1从中央到地方都设立了相应的档案行政管理部门统一领导，分级管理档案事业。 2全国各级各类机关工作均受各级档案行政管理部
40、门统一的指导、监督、检查。 3全国档案工作统一方针，统一政策，统一制度，各机关务必遵行。 4对各具体机关的档案工作的管理，在统一领导、统一制度前提下，实行分级、分类、分专业管理。国家-地方-专业系统，实行条块结合。 5国家所有档案由档案机构集中管理。 6国家档案行政管理部门有权代为保管集体、个人所有的对国家和社会具有保存价值的或应当保密的档案。,第三节 档案工作管理体制,这里所说的“信息”专指为机关管理决策提供支持的具有高度动态性、综合性、预测性和真实准确性的“情报”或者“消息”。对这些“信息”的收集、加工处理、传递、存储活动和过程就是机关信息工作。,第四节 机关信息工作管理,一、机关管理决策的信息需求,机关管理决策活动是一项重要的职能活动，但它的有效性在很大程度上取决于是否能获得必要的信息支持，即获得足够的具备如下特性的信息：1、动态性2、综合性3、预测性4、真实准确性,二、机关信息工作的任务,1、收集信息材料2、筛选信息材料3、加工处理信息材料4、形成信息产品报道性短文、文摘、提要、综述、数据资料汇集5、传递信息6、存贮信息,
