1、1,时间管理与工作统筹,目录,一、时间管理的概念 二、职业生涯规划 三、组织的时间管理 四、时间管理的基本策略 五、基础工作与有备无患 六、工作目标及其计划性 七、分清工作的轻重缓急 八、时间管理的统筹技巧 九、管理技巧的具体应用,小实验,道具： 铁桶一只，大石头一块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。 方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？,时间管理（Time Management）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目
2、的也是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。,一、时间管理的概念,1、职业生涯与时间管理 生命的有限性 人最宝贵和稀缺的是什么 生命的价值观 生命的价值和人生的意义 追求成功人生是每个人的梦想 成功的原动力来自心灵 实现理想取决于行动力 个人职业设计与操作中的时间管理,二、职业生涯规划,2、人生的四个职业发展阶段,二、职业生涯规划,3、人生定位与选择最佳职业 性格/爱好/能力/市场 准确定位提高人生价值是另一种时间节约,二、职业生涯规划,性格线,爱好线,能力线,市场线,个人职业选择的范围,1、企业常见问题 透过现
3、象看本质 三个字特征 时间管理失序 做事缺乏计划性 做事分不清主次 不善于说“不” 无法恰当处理外部的打扰,三、组织的时间管理,“茫”,“忙”,“盲”,1、企业常见的问题 时间的浪费 电话干扰，陪同煲粥 会而不议，议而不决 不速之客，礼节陪聊 回复信件，斟字酌句 外部客观的低效率，如： A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等） B、餐饮服务 C、社会化程度,三、组织的时间管理,时间陷井 情不自禁 事必躬亲 过分客套 例行公事 犹豫不决 漫不经心 碌碌无为,三、组织的时间管理,国外学者对某跨国公司总部人员 的跟踪调查显示： 管理人员平均每8分钟被打扰一次； 业务系统的管理人员平均每周花在 会议上
4、的时间不少于10小时； 行政管理人员每周会议20小时。 心理学家指出： 恢复思路平均时间为分钟,日本学者关于时间浪费的调查“人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次， 即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义 或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至 少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的 时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时 间的68.7%。,三、组织的时间管理,1、提高你的时间管理技能 做个时间管理的高手 有效地计划与安排自己的时间 找到节
5、约时间的措施 学会积零成整 实行交叉“轮作” 提高“复种”指数 整批使用时间 应付意外事件 分身有术,四、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法 准备之一：长期准备（4） 购买工具书/增加知识储备/提高能力 训练你的快速阅读能力 把常用的文件/文具放好 养成存放思想档案和作记录的习惯,四、时间管理的基本策略,凡事预则立，不预则废。,2、应该记住的20条实用方法 准备之二：临时准备（5） 明天的工作前晚进行优先级排序 将相关的工作列在一起 把工作计划放到随时可见的地方 每天早晨比规定时间起早十分钟 做好正式工作前的准备工作,四、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法 要培养的
6、好习惯（7） 利用各种装备如电话/信件等节省时间 把最困难的事放在效率最高的时候 利用零碎时间处理例行性事务 午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会 休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料 报刊放在晚上看 每晚沉思片刻/回顾与总结,四、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法 与外部产生联系时的应变能力（4） 站着接待一向健谈的来访者 从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者 管理电话：主动拨号/与被动接听 如遇琐事缠身能快速摆脱 3、经理人员的时间管理 抓大放小/充分授权 4、秘书人员的时间管理 认清自己的角色和职责,四、时间管理的基本策略,、树立时间价值观 首先解决思想认识问题 人的行动
7、是受思想支配的 思想方法决定行为模式 牢固树立时间的价值观 时间就是效益 时间就是金钱 时间就是生命,五、基础工作与有备无患,牢记鲁迅先生的话：时间是组成生命 的材料，浪费别人的 时间，其实是无异于 谋财害命的。,2、日常价值法控制时间 工作中的现象 我们每天都要面对各式各样的人和事，这些人和事都需要你耗费时间来处理。 你将如何应对？ 是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？ 通常的表现 有明确标准的，快速决断 没明确标准的，依据直觉感受,五、基础工作与有备无患,、浪费时间的大敌 工作目标不明确 你为什么工作 你要达到什么目的 工作没有计划性 工作千头万绪 眉毛胡子一把抓 被动工作和生活 跟着感
8、觉走,六、工作目标及其计划性,2、时间管理第一法则 目标管理与工作的计划性 工作方法三段论,六、工作目标及其计划性,目标,方法,行动,计划,计划是从目标到方法的桥梁,3、明确工作目标 建立目标体系,六、工作目标及其计划性,3、明确工作目标 怎样制定工作计划 年度计划 季度计划 月度计划 周计划 每天工作任务,工作计划表要素：序号任务内容拟完成时间相关责任人检查监督人备注,六、工作目标及其计划性,4、目标体系的SMART原则 S-Specific 具体，不能笼统； M-Measurable 可度量， A-Attainable 可实现，指付出努力的情况下可以实现，避免过高或过低的目标。 R-Rea
9、listic 结果导向，而非行动或过程。 T-Time bound 时限，完成目标的期限。,六、工作目标及其计划性,1、“80、20”法则运用 先做最重要的事情,你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？,你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？,结论： 做重要的少数事情,七、分清工作的轻重缓急,请运用“80、20”法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。个人模式：自发回忆法团队模式：头脑风暴法,现场思考：,七、分清工作的轻重缓急,、工作任务重要程度分析,七、分清工作的轻重缓急,宏观,微观,从微观到宏观,较重要,次重要,从次重要到较重要,注：重要度取决于任务本身对战略的影响力,、工作时间紧迫性分
10、析,七、分清工作的轻重缓急,时间性强,时间性弱,时间性从弱到强,优先,次优先,优先度从小到大,注：紧迫性取决于任务本身时间性的强弱,、工作优先级综合分析 四象限坐标图,重要度,紧迫性,A 重要而且紧迫, 紧迫但不重要,D 不重要不紧迫, 重要但不紧迫,七、分清工作的轻重缓急,请运用四象限方法排列你的工作：,七、分清工作的轻重缓急,案例分析,一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。刚一散
11、会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长来找李经理。 假如你是李华，此时此刻你该怎么办？,案例分析,M公司是一家生产注塑机械设备的中型企业，由于市场竞争加剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干向市场部经理张文斌提出辞职申请。为稳定员工队伍，张文斌已约定今晚同这两人谈话。但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话，一位西安的客商今天来本市，晚上六点到机场，因为这是一个跟进了很长时间的大客户，总经理特别强调要张经理代表他亲自去机场迎接并配合办公室搞好接待。其实
12、，张文斌的MBA论文尚未完成，这两天也到了最后的期限，他曾想让在本市某大学工作的妻子帮忙，妻子未同意，这样公事私事便搅得他十分着急。刚过五点钟张文斌就急匆匆地找到司机，开车前往机场。还没走出市区，突然手机响了，里面传来一个女子焦急的声音：“你是张文斌吗？你母亲在菜市场前面的马路上被汽车撞伤，我是路边商店的售货员，你母亲现在被扶到了我店里，她让我给你打电话，你赶快来！” 假如你是张文斌，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？,1、并行工作模式 什么情况下能并行工作 举例,八、时间管理的统筹技巧,2、串行工作模式 什么情况下必须串行工作 举例,八、时间管理的统筹技巧,3、并行串行如何兼顾 学一点统
13、筹学,八、时间管理的统筹技巧,4、工作任务转移 学会授权与借力 依据企业管理的组织原则 遵照公司岗位职责和权限 合理分权为授权的前提 非指挥权限关系的借力 依靠个人非职务影响力 注意事项 授权有度，控权有方 借力要适当，注重实效,八、时间管理的统筹技巧,陈明宇是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事：A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜；B、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续；C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知；D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话；E、复印机故障需联系售后服务单位前来维修；F、后天主
14、管市场的张副总去北京，安排订机票。主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员马丽来到他办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况： 陈明宇应该如何对待和安排好一天的时间？请你帮助小陈做一个时间安排的设计方案。,案例分析,陈明宇应如何安排时间？,1、会议的时间管理,九、时间管理技巧的具体应用,2、应酬的时间管理,九、时间管理技巧的具体应用,3、学会说“不” 拒绝的学问 灵活运用日常价值法 快速反应，马上决断 注意国人的“讲面子” 婉言谢绝，而非强力拒绝 动之以情，晓之以理 提供良好的建议,九、时间管理技巧的具体应用,4、学会休息
15、 睡眠的时间管理 睡眠的长度 睡眠的深度 午睡的问题 闲暇的时间安排 民间谚语中的学问,九、时间管理技巧的具体应用,案例：周恩来总理如何休息,承诺今天,今天是我新生命的开始， 我呼吸着新鲜空气， 我沐浴着灿烂阳光， 我对今天充满信心， 我无法预料未来， 但我要牢牢把握今天!,九、时间管理技巧的具体应用, 时间的特性决定了人永远无法直接管理时间 根本手段是通过合理利用时间提高工作效率，相对节约时间和完成更多的任务 时间管理的八大法宝（理念、原则、方法） 20条应该掌握的具体实用方法（四类） 时间管理方法的应用实践（经理人员、秘书人员，会议、应酬） 简单实用方法和养成良好的习惯（记住下页的顺口溜）,课程总结,时间管理顺口溜凡事明确目标，提前做好准备； 制定工作计划，分清轻重缓急； 操作统筹兼顾，学会说不借力； 注意劳逸结合，一切注重效率！,课程总结,1、请按下表类型列出你日常的工作任务：,课后作业：,45,谢 谢 大 家,唐山市盾石信息技术有限公司,http:/,E-mail:,
