1、 湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 1 页，共 39 页*医药有限公司KSOA软件操作培训手册建立日期: 2014-08-01修改日期: 2014-08-01文控编号: JL-HBMSYXGS-SK-KSOA-04KSOA 软件操作手册版本编号: V 1.0作 者: 吴帆审核人：*医药有限公司项目经理武汉科情新技术开发责任有限公司湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 2 页，共 39 页一、前言本文档中将采用如下简称方式：*医药有限公司简称*武汉科情新技术开发责任有限公司简称武汉科情1 1 GSP 首营资料操作流程111 GSP 首营企业审核操作流程1、首营企业
2、登记1）路径：质量管理中心首营企业管理首营企业登记湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 3 页，共 39 页打开登记页面，完整填写企业证照信息，带 * 号为必填项，点击保存存盘（为避免输入格式错误，建议输入前先双击下，看有没有弹出的选项，没有则手输）（注意，一定要维护委托书范围！）2、首营企业资料审核（业务）1）路径：质量管理中心首营企业管理首营企业审批（业务）由于单店人员配置不够全，所以一般为采购员自己审核湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 4 页，共 39 页点击查询在需要的单位右键选择审批。2.1 在弹出的审核界面，填写业务部门主管意见，点击保存（因为单店人
3、员配置不够全，所以第一步可以设为采购员自己审核）湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 5 页，共 39 页3、首营企业资料审核（质管）1）路径：质量管理中心首营企业管理首营企业审批（质管）点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质管部门主管意见，点击保存湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 6 页，共 39 页4、首营企业资料审核（质量负责人）1）路径：质量管理中心首营企业管理首营企业审批（质量负责人）点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质量负责人意见并选择审核通过或者不通过，点击保存存盘湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：
4、吴帆 第 7 页，共 39 页1.22 GSP 首营商品审核操作流程1、首营商品登记1）路径：质量管理中心首营商品管理首营药品登记表完整填写商品登记信息。带 * 号选择为必填项湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 8 页，共 39 页（为避免输入格式错误，建议输入前先双击下，看有没有弹出的选项，没有则手输） （记得填写处方分类，是否麻黄碱，前台销售需要拦截）2、首营品种审批表（业务）1）路径：质量管理中心首营商品管理首营品种审批表（业务）点击查询在需要的单位右键选择审批。湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 9 页，共 39 页在弹出的审核界面，填写采购部门主管意见
5、，点击保存（因为单店人员配置不够全，所以第一步可以设为采购员自己审核）3、首营品种审批表（质管）1）路径：质量管理中心首营商品管理首营品种审批表（质管）湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 10 页，共 39 页点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质量部门主管意见，点击保存。湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 11 页，共 39 页4、首营品种审批表（质量负责人）1）路径：质量管理中心首营商品管理首营品种审批表（质量负责人）湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 12 页，共 39 页点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界
6、面，填写质量负责人意见，点击保存。湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 13 页，共 39 页2.1 采购业务操作流程湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 14 页，共 39 页211 采购入库业务操作流程KSOA 采购管理流程概述：采购部人员根据供应商送货情况填制采购订单进行采购开票。采购订单经过质管部审核后，采购员填写运输登记单，收货员开具收货单，通过质量部门（验收员）GSP 验收后，仓储部（保管员）进行采购入库业务。采购入库流程：采购订单（质管部审核）运输登记单采购收货单购进入库质量验收购进入库单 (打印) 操作步骤：1、采购订单（采购员）1）路径：业务管理中
7、心采购管理采购订单 采购订单填制详见下图：2）操作界面：湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 15 页，共 39 页在单位编号处，可通过单位名称、单位编号、助记码等模糊查找出单位信息。在委托销售员处，双击选择销售员。在商品编号处，可通过商品名称、商品编号、助记码等模糊查找出商品信息。填写数量、价格等信息，选择对应部门及业务员。最后点击“存盘” ，退出单据即可。采购订单审核1）路径:业务管理中心 采购管理采购订单采购订单审核（质量负责人）2）双击选中要审核的记录，填写审核意见或引用意见。点审核确定或审核不通过采购计划查询1） 路径：数据中心采购业务数据采购计划查询湖北*医药有限公司
8、 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 16 页，共 39 页采购计划修改:流程：取消订单审核采购订单修改业务单据修改审核采购订单审核过程图：（取消订单审核）点击取消审核双击选中单据，点击取消审核（采购订单修改）湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 17 页，共 39 页修改内容后，点击存盘（业务单据修改审核）（采购订单审核）然后继续往后面走流程采购订单-运输登记（做了运输登记单要修改采购订单则先删除运输登记单，然后按照上面的走流程）1）路径：业务管理中心采购管理采购订单 采购订单 _运输登记湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 18 页，共 39 页2）操作界面：辅助功
9、能提取采购订单因提取的是采购订单，这一步只需要提取后确认信息点击“存盘”即可（冷链药品一定要填写起运时间，到货时间，运输方式，温控方式，其他药品直接填写承运方式和单位就可以存盘）2、采购收货单(收货员)1）路径：业务管理中心采购管理采购收货 采购收货单填制2）操作界面：1、 提取采购订单-运输登记（辅助功能 提取采购订单- 运输登记）填写运输过程温度、温度状况、到货时温度等信息。核对无误后，点击“存盘”即可。湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 19 页，共 39 页3、购进入库质量验收1）路径：质量管理中心购进质量验收详见下图：2）操作界面：通过双击“相关单据编号”选择需验收的
10、单据。单据选择湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 20 页，共 39 页填写单据明细时要注意 GSP 检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。检查各项内容是否正确，如单据内容与商品不符，请重新输入正确内容检查数量、批号、效期，生产日期等数据填写是否正确，如有问题，可进行修改及拆分。如是特殊药品，必须进行第二验收人验收。如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。如有不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格” 使明细颜色变红。最后，点击“存盘”即可。若检验为不合格则生成拒收操作方式：右键点击记录复制复制出相同的记录选择合格的验收数量
11、以及不合格的验收数量，生成两条记录点击“存盘” 。湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 21 页，共 39 页随后进入操作合格入库流程，合格入库后质量管理中心药品拒收药品拒收报告单辅助功能提取验收单据 双击选择部门 点击拒收卡片 填写相关内容以及验收人（验收人可双击选择）确定 存盘 拒收完成若检验为不确定则生成待验，需进行药品复查。操作方式：右键点击记录复制复制出相同的记录选择合格的验收数量以及不合格的验收数量以及不确定的验收数量（当有不合格和不确定时才有此操作） ，生成三条记录点击“存盘” 。湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 22 页，共 39 页合格药品入库
12、记账后，复查流程：填写复查通知单（注意复查结论）：填写复查通知单后点击存盘进入复查审批：湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 23 页，共 39 页操作步骤：点击查询选择需要审批的单据点击审批进入原复查通知单填写审批意见保存（注意选择复查结论，在复查流程最后可选择合格还是不合格，合格则在入库单单据提取中可提取出来入库）购进入库质量验收查询1） 路径：质量管理中心质量管理报表入库验收记录6、购进入库单1）路径：仓储管理中心采购入库单详见下图：湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 24 页，共 39 页2）操作界面：通过双击“票单编号”选择需入库的单据。填写货位(双击)
13、 点击“记账” ，并选择打印单据。212 购进退出业务操作流程湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 25 页，共 39 页购进退出流程：购进退出票单填制购进退出质量复核购进退出出库单1、退出开票单填制1）路径：业务管理中心采购管理采购退出 采购退出票单填制详见下图：2）操作界面：1、 填写单位名称，然后提取进货入库单（辅助功能提取进货入库单）退出开票单查询1)路径：数据中心采购业务数据退出票单查询2、购进退出质量复核1）路径：质量管理中心购进退出质量复核湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 26 页，共 39 页详见下图：2）操作界面：通过双击“相关单据编号”选择需
14、验收的单据。填写单据明细时要注意 GSP 检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。以及填写质量意见、退货原因等。单据选择湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 27 页，共 39 页如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。如有不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格” 使明细颜色变红。最后，点击“存盘”即可。药品购进退出复核查询1）路径：质量管理中心GSP 台账药品购进退出复核3、购进退出出库单1）路径：仓储管理中心采购退出出库单详见下图：2）操作界面：湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 28 页，共 39 页通过
15、双击“票单编号”选择需入库的单据。点击“记账” ，打印。购进退出出库单查询1)1）路径：数据中心采购业务数据退出出库查询4.1 仓储业务操作流程1.1.盘点操作流程1.盘点票单填制1）路径：仓储管理中心存货盘点盘点票单填制湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 29 页，共 39 页1） 操作界面：双击盘点货位、部门等，选择填写需要盘点的库区，商品、架位号等。最后，点击“存盘”即可。2.实盘数据录入1）路径：仓储管理中心存货盘点实盘数据录入2）操作界面：湖北*医药有限公司 KSOA 项目撰写人：吴帆 第 30 页，共 39 页（录入实盘数据）3.实盘数据审核1）路径：仓储管理中心存货盘点实盘数据审核2）操作界面：4.实盘数据入账1）路径：仓储管理中心存货盘点实盘数据入账
