1、秘书实务国家精品课程,课程负责人：禹明华,课程主讲人：周妮、刘婕,项目二 接待来访个人和团体,模块二 秘书办事模块,任务二 接待团体客户,知识目标1、掌握确定接待规格的方法2、掌握接待方案的基本内容和要求能力目标1、能够能够制定接待工作方案；2、能够安排来访团体的食宿、交通、行程；3、能够安排来访团体的参观、娱乐活动教学重点制定接待工作方案 教学方法 讲授法、示范法、模拟法、案例法,任务导入,一上班，经理交待秘书高山，下星期二（9月2日）奥科公司王总经理一行7人，来公司参观学习先进的管理经验，让高山尽快制定出接待计划，做好相应的接待工作。,任务分析,接待来访团体，与日常接待相比较，时间长、涉及
2、人员多、工作内容多，来访客人要求相应也多，因此秘书必须提前要做好接待前的准备工作，要求了解来访人员的具体情况，制定接待方案；安排好来访团体的住宿、交通、行程及参观娱乐活动。,相关知识点,安排来访者的参观、娱乐活动,1、安排来访者的参观活动2、安排来访者的娱乐活动,为表示对来访者的尊重与友好，主陪人的身份应与来访者相当。依据主陪人的角度，接待规格分为高规格接待、对等接待、低规格接待三种：,指定接待方案,一、日程安排,二、经费开支,工作经费：租借会议室、打印资料等费用住宿费餐饮费劳务费：讲课、演讲、加班等费用交通费参观、游览、娱乐费用纪念品费宣传、公关费用其他费用,三、工作人员,四、预定住宿宾馆及
3、房间,五、宴请安排,安排来访者的参观、娱乐活动,1、明确参观目的2、安排参观内容参观内容应符合下列要求：（1）有代表性的内容，能够满足来访者的基本要求。（2）不会影响正常的工作及生产。（3）不会泄露核心机密。,1、游览活动,如果客人是初次到本地来访，一般都会安排游览本地区的著名景点。秘书应做好准备工作：了解客人的身体、年龄、兴趣等相关情况，以便确定适合客人游览的风景点。有些景点风景优美，但地势险要，或路途较远，来访团体中的主宾年龄较大或身体状况不太好时就不宜安排。秘书应熟悉将要游览的地方，方便游览时介绍或交谈。如是人文景观，秘书应该对它的历史有所了解；如果是自然景观，秘书也应该知道它的特色是什
4、么，有哪些与众不同之处。,2、娱乐活动,观看项目有：听音乐会、看话剧、京剧、看芭蕾舞剧、参观博物馆等参与项目包括：打高尔夫球、台球、唱卡拉OK、跳舞等,礼仪,团体接待的相关礼仪,1、见面礼仪,一般在机场或车站迎接来访团体时，本着尊者优先了解对方情况的原则，主人一方应该先自我介绍，由主人方的秘书或主陪人来为客人介绍自己方面的人，从我方身份最高者开始依次介绍；然后客人一方的秘书或主宾把自己一方的人介绍给主人。见到客人后，主人一方应该主动伸手握手，向客人表示欢迎。主人一方的司机或秘书应该马上接过客人的行李放在车上，手包除外。,2、握手礼仪,注意眼神：握手时要注视对方的眼睛，表示你的诚恳和自信。握手时
5、眼睛东张西望，传达给别人的意思是心不在焉、轻视或内心慌乱。握手的次序：职位高者、年长者、主人、女性先伸手。注意：职位低者、年轻人、客人、男性则应该马上伸握手的方法：力度：适中时间：握上2、3秒钟即可。注意：多人相见时不可交叉握手；握手时应该摘掉手套,3、互换名片礼仪,递名片 一般应是来访者、男性、身份低者先向被访者、女性、身份高者先递名片。 递名片时应该站立姿态，双手持名片，名片上的字正面朝向对方，以齐胸的高度递上。接名片放置到位。认真读念。双手接名片。,4、上下车的礼节,上车时，应遵循尊者先行，请主宾先上车，秘书等随行人员应为主宾打开车门，以手指示车顶高度，待他坐好后为其关上车门，等其余人上
6、车后，秘书最后上车。下车时，秘书应该自己先下车为主宾打开车门。,轿车的座次,轿车座次安排分有专职司机和主人开车两种情况，秘书要注意座次的不同，将尊贵的客人让至适当的位置。,参观娱乐的礼仪,馈赠礼仪,（1）礼品的选择,（2）受礼的礼节,表示喜爱,双手接受,当面致谢,任务回顾,一上班，经理交待秘书高山，下星期二（9月2日）奥科公司王总经理一行7人，来公司参观学习先进的管理经验，让高山尽快制定出接待计划，做好相应的接待工作。,任务实施,(一)了解来访者信息：根据对方提供的信息，了解对方来访的目的及来访单位信息和来访团成员的个人基本情况。以便报请领导批示，制定接待方案。(二)向领导汇报，听取领导对接待
7、的指导意见将收集到的来访团的基本信息加以分析，明确来访者目的及来访者成员情况，听取领导对接待工作的指导意见。,(三)制定接待方案并报请领导审定1、接待方针：奥科公司王总经理一行7人，来公司目的是参观学习，联络感情，因此应热情友好地做好接待工作。2、接待规格：对等接待(1)主要陪同人员：公司张总经理、行政部经理(2)主要工作人员：秘书高山、行政部两名员工,3、住宿安排拟将王总经理一行安排在本市条件设施较好的本公司定点宾馆宏达宾馆。房间安排：王总经理套间另外6人：三人标准间,4、餐饮安排（1）王总一行7人平时用餐安排在下榻宾馆，由秘书高山或行政部经理陪同用餐。中间安排接风及送行两次宴请。（2）宴请
8、安排：地点：燕山酒店标准：根据来访者身份、级别及双边关系，按公司相应接待标准执行。人数：来访者7人和我方陪同及工作人员5人，共12人。,5、会谈、座谈安排地点：公司小会议室参与人员：双方总经理及与会谈内容相关人员6、参观游览：参观项目：本公司车间、及产品陈列室。陪同人员：总经理、车间主任、秘书高山。游览项目：安排较近的旅游景点。陪同人员：秘书高山、工作人员1名。,日程安排,8、经费列支,接待费用双方共同担负。住宿费由客人支付，其他费用由我方提供。我方负担费用主要有以下几项：工作经费：打印资料费等餐饮费交通费参观、游览、娱乐费用纪念品费其他费用上述方案内容安排好后，及时向领导层汇报，如有不妥，及时修订补充。,实战演习,我院管理系学生会与院学生会联手计划于5月4日联合本市几所大专院校举办“五四”青年节联欢会，发出邀请后，有三家大专院校最终商定参加联欢，管理系学生会成立了筹备小组，着手组织这次大规模联欢会，请你做为学生会组织者，拟定5月4日的对三家大专院校学生会及演职人员的接待工作方案。,三级秘书考证视频,接待工作,
