1、文件编号 GRP-LD-GA-027深圳市格瑞普电池有限公司版 本 A制定日期 2011.01.03文件名称 受控文件管理规定页 次 1OF31. 目的：为了适应公司发展，对与质量体系有关的文件和 资 料 进行有效控制，防止作废文件的非预期使用，确 保 各相 关 场 所 及 时 得 到 并 使 用 文 件 的 现 行 有 效 版 本 ， 使受控文件的管理规范化、程序化，特制定此规定。 ，2. 适用范围：适用于深圳市格瑞普电池技术研发有限公司所有质量体系之受控文件及外来文件的管理。3. 定义：3.1 受控文件是“非受控文件”的对称。它是按 照 ISO9001 标 准 4.2.3 （ 或 GB/T
2、19001 及 其 它 体 系 ） 要求 予 以 控 制 的 文 件 。3.2 凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。如：电芯工艺、设备参数等。3.3 受 控 文 件 指 按 照 发 放 范 围 登 记 、 分 发 ， 并 能 保 证 收 回 的 文 件 。 受 控 文 件 未 经 文 件 管 理 部 门 批 准 不得 复 制 ， 文 件 封 面 一 般 加 盖 受 控 印 章 。4 职 责 4.1 总 经 理 负 责 批 准 发 布 质 量 环 境 管 理 手 册 和 质 量 环 境 程 序 文 件 。 4.2 管 理 者 代 表 负
3、 责 审 核 质 量 环 境 管 理 手 册 及 质 量 环 境 程 序 文 件 。 4.3 研 发 部 、 品 质 部 、 客 服 部 、 设 备 部 等 部 门 负 责 组 织 编 制 电 芯 工 艺 、 技 术 文 件 和 各 类 作 业 指 导 书 ，并 经 管 理 者 代 表 审 核 。4.4 文 控 中 心 负 责 文 件 格 式 的 审 核 、 编 制 受 控 文 件 目 录 清 单 ， 并 及 时 更 新 ， 负 责 各 类 体 系 文 件的 归 口 复 制 、 发 放 、 回 收 、 销 毁 和 归 档 管 理 。 4.5 各 部 门 负 责 人 负 责 属 本 部 门 适
4、用 文 件 的 签 收 和 贯 彻 实 施 ， 编 制 本 部 门 适 用 的 受 控 文 件 目 录 清单 。 5 程 序 5.1 文 件 分 类 5.1.1 质 量 环 境 管 理 手 册 ； 5.1.2 质 量 环 境 程 序 文 件 ； 5.1.3 作 业 指 导 书 ； 5.1.4 技 术 文 件 ： QC 工 程 图 、 检 验 标 准 、 工 艺 标 准 、 BOM 清 单 ； 5.1.5 管 理 规 定 、 管 理 规 范 ； 5.1.6 外 来 文 件 或 资 料 （ 如 国 家 或 地 方 法 律 、 法 规 和 其 它 要 求 等 ） 6.2 文 件 的 编 制 与 批
5、准6.2.1 文 件 应 按 其 使 用 范 围 和 性 质 ， 由 其 相 应 的 管 理 者 审 批 后 生 效 。 审 批 人 应 就 文 件 的 充 分 性 和 适 宜性 进 行 评 价 ， 如 文 件 的 功 能 、 便 于 使 用 、 所 需 资 源 、 方 针 和 目 标 、 与 管 理 知 识 相 关 的 当 前 和 未 来的 要 求 、 文 件 体 系 的 水 平 纵 向 对 比 、 公 司 与 顾 客 、 供 方 和 它 相 关 方 的 接 口 等 等 。 必 要 时 ， 可 采 用会 签 或 会 议 方 式 予 以 沟 通 ， 确 保 文 件 的 使 用 者 都 能 理
6、解 和 得 到 相 应 的 文 件 。 6.2.2 文 件 审 批 和 发 布 权 限 (一 览 表 ) 6.2.3 文 件 编 号 按 文 件 编 写 作 业 规 范 的 有 关 规 定 执 行 。 6.3 文 件 的 发 放 和 领 用 6.3.1 受 控 文 件 发 放 前 应 加 盖 蓝 色 “受 控 ”印 章 ， 并 注 明 分 发 序 号 后 发 放 。 文 件 领 用 人 应 在 文 件 发 放 控 制 记 录 上 签 收 。 6.3.2 各 部 门 应 宣 传 贯 彻 或 传 阅 受 控 文 件 的 内 容 ， 及 时 使 有 关 人 员 了 解 文 件 内 容 。 6.3.3
7、 文 件 因 破 损 严 重 影 响 使 用 时 ， 使 用 者 应 向 文 控 中 心 办 理 更 换 手 续 ， 交 出 破 损 文 件 ， 换 发新 的 文 件 。 6.3.4 受 控 文 件 不 得 随 意 自 行 复 印 。 文 件 因 丢 失 或 其 它 原 因 （ 如 提 供 给 顾 客 、 供 应 商 、 认 证 、咨 询 机 构 ） 而 需 申 请 领 用 时 ， 由 申 请 人 填 写 发 放 记 录 ， 发 放 部 门 核 准 后 发 放 ； 提 供 给 顾 客 等 相 关 方 的 文 件 ， 不 加 盖 “受 控 ”印 章 ， 不 做 更 改 （ 换 ） 控 制 ， 但
8、 必 须 做 好 发 放 记 录 。 6.3.5 受 控 文 件 的 使 用 人 因 工 作 岗 位 变 动 时 ， 其 使 用 文 件 按 如 下 方 式 管 理 ： a) 在 本 公 司 调 动 到 性 质 相 同 的 岗 位 ， 保 留 原 使 用 文 件 ； b) 调 出 本 公 司 或 调 到 与 原 岗 位 无 关 的 岗 位 时 ， 原 使 用 文 件 由 发 放 部 门 收 回 或 作 出 相 应 的 调 整 。 6.4 文 件 的 使 用 6.4.1 所 有 场 所 使 用 的 有 关 文 件 应 是 现 行 有 效 的 版 本 。 6.4.2 所 有 文 件 使 用 人 应
9、 经 常 查 阅 受 控 文 件 清 单 和 本 部 门 适 用 的 受 控 文 件 清 单 ， 了 解 文件 的 现 行 修 订 状 态 。 6.5 文 件 的 更 改 文 件 更 改 或 作 废 时 ， 由 申 请 者 填 写 文 件 更 改 申 请 单 或 文 件 作 废 申 请 单 ， 按 原 文 件 审 批 程序 批 准 后 进 行 更 改 或 作 废 ， 并 将 更 改 后 的 正 稿 或 作 废 的 相 应 文 件 交 至 发 放 部 门 ， 由 发 放 部 门 按 原 发放 单 位 进 行 发 放 ， 同 时 收 回 相 应 的 作 废 文 件 并 在 文 件 收 发 控 记
10、录 上 作 相 应 的 记 录 。 6.6 文 件 的 管 理 6.6.1 本 公 司 的 文 件 以 书 面 形 式 为 准 。 6.6.2 任 何 人 不 得 在 受 控 文 件 上 乱 涂 乱 画 乱 改 ， 不 准 私 自 外 借 ， 确 保 文 件 的 清 晰 、 整 洁 和 完 好 。 6.6.3 当 组 织 机 构 、 职 责 和 权 限 调 整 ， 文 件 控 制 部 门 应 组 织 对 文 件 适 宜 性 的 评 审 ， 确 定 是 否 修 订 ， 修订 文 件 应 重 新 履 行 审 批 。 6.6.4 与 质 量 /环 境 体 系 相 关 的 文 件 都 必 须 分 类
11、存 放 在 干 燥 、 安 全 的 地 方 。 6.6.5 各 部 门 文 件 由 本 部 门 负 责 人 保 管 ， 体 系 维 护 专 员 每 季 对 各 部 门 文 件 保 管 情 况 进 行 检 查 。 6.6.6 对 受 控 文 件 ， 各 部 门 负 责 人 应 及 时 填 写 本 部 门 的 适 用 受 控 文 件 清 单 ， 并 及 时 按 需 更 新 。1. 6.6.7 文件签收要确认1.1 文件接收人在接收文件时，要根据文控中心制作的签收表仔细核对文件的名称、编号、页数、版本状态等是否与所发一致、确认无误后方可签收。文件一经签收，则即属于文件接收部门使用和保管的范围。1.2
12、 文件接收部门在文件受控期间如果人为将文件丢失，则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一张扣款通知单，将扣款 30 元） ，扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。2. 换版或作废文件回收要及时2.1 文件接收部门在接到文件换版或作废通知后，一个工作日内（特殊：如比较急的文件文控中心第一时间下发，接收部门第一时间回收。 ）给予回收完毕，逾期者则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一张扣款通知单，将扣款 30 元） ，扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。如果由于未及时回收导致用错标准发生质量事故，则视情节严重程度追加惩罚。2.2 文件接收部门在及时将“换版或作废文件”交至文控中心时，
13、经文控中心核实确为全部回收时，文件接收部门负责人须在该文件收发控制记录表中“回收人”一栏签名，此签收记录由文控中心存档。3. 文件受控前要做好自我审核3.1 为确保下发文件符合 ISO 体系要求，文件制定者在将文件交至文控中心前要进行自我审核。自我审核包括：“文件名称、 ”“文件格式” 、 “ 文件编号” 、 “文件内容” 、 “版本状态” 、 “文件规范性”等。具体参照 GRP-LD-WI-001文件编写作业规范 。3.2 文控中心会对呈交上来即将受控制的文件参照文件编写作业规范 ，在“格式” 、 “ 编号” 、 “版本状态” 、 “文件规范性”等方面进行核对，如有严重不符文件要求时，则由文
14、控中心进行文件受控异常登记 （详见附件表格） ，由文件制定人确认签名，同时该文件退回制定人进行重新审核，直到合格方可受控制下发。异常登记同类现象累积超过 3 次，则改为开稽核罚单给文件编制部门，做为警示和改善。4. 文件控制表单：文件更改申请表 、 文件补发申请表 、 文件遗失补发申请表 、 文件作废申请表 。需求部门可根据实际填写相应表单。6.7 文 件 的 作 废 与 销 毁 6.7.1 所 有 失 效 或 作 废 文 件 由 原 拟 制 部 门 通 知 发 放 部 门 ， 发 放 部 门 文 件 管 理 员 按 原 发 放 清 单 逐 一 收 回并 记 录 于 文 件 收 发 控 记 录
15、 。 6.7.2 作 废 文 件 的 原 稿 上 加 盖 “作 废 ”印 章 ， 保 存 于 发 放 部 门 ， 不 作 销 毁 ,其 余 副 本 作 废 文 件 ， 由发 放 部 门 填 写 文 件 作 废 申 请 单 ， 经 由 原 文 件 批 准 部 门 批 准 后 ， 作 统 一 销 毁 处 理 。 6.7.3 作 业 现 场 不 准 保 留 “作 废 ”文 件 。 其 余 留 用 的 作 废 文 件 ， 经 文 件 管 理 部 门 负 责 人 批 准 后 ， 由文 件 管 理 人 员 加 盖 “作 废 ”印 章 后 方 可 保 存 参 考 。 6.8 外 来 文 件 的 管 理 6.
16、8.1 收 到 外 来 文 件 的 部 门 ,需 识 别 其 适 用 性 ,并 控 制 分 发 ,以 确 保 其 有 效 性 。 6.8.2 体 系 维 护 专 员 负 责 收 集 质 量 /环 境 适 用 法 律 、 法 规 与 其 它 要 求 的 最 新 版 本 ,统 一 编 号 ,加 盖“外 来 文 件 ”印 章 ,分 发 到 相 关 部 门 使 用 ,并 把 旧 标 准 收 回 。 6.8.3 各 部 门 要 把 与 质 量 /环 境 体 系 有 关 的 外 来 文 件 填 入 本 部 门 适 用 的 受 控 文 件 清 单 里 。 6.9 文 件 归 档 需 要 归 档 的 文 件
17、， 由 文 控 中 心 档 案 室 按 文 档 记 录 管 理 程 序 ， 进 行 分 类 、 编 写 目 录 、 归 档 。 7 相 关 文 件 7.1 文 件 编 写 作 业 规 范 8 相 关 记 录 8.1 受 控 文 件 目 录 清 单 8.2 文 件 收 发 控 制 记 录 表 8.3 文 件 发 放 申 请 单 8.4 文 件 更 改 申 请 单 8.5 文 件 遗 失 补 发 申 请 单 8.6 文 件 作 废 申 请 单 9 章 印 9.1 受 控 文 件 章 9.2 修 订 文 件 章 9.3 外 来 文 件 章 9.4 作 废 文 件 章 9.5 保 存 文 件 章核准 审核 制定文件编号 GRP-LD-GA-027深圳格瑞普电池有限公司版 本 A制定日期 2011.01.03文件名称 受控文件管理规定分 发 号编制部门 编制 郭雪勤 审核 批准品管部 日期 2011.01.03 日期 日期会签：编制/修订一览：版本(Rev.No.) 日 期 变 更 描 述 编制 审核 批准A 2011.01.03 初版发行 郭雪勤接收部门 分发内容 接收部门 分发内容 接收部门 分发内容生产部 5 套 内销部 1 套 PMC 1 套品质部 6 套 人事部 1 套研发部 1 套 财务部 1 套客服部 1 套 采购部 1 套分发说明 设备部 1 套 储运部 1 套文件管制章
