1、第四部分公文的特定格式,一、信函格式二、纪要格式 三、命令格式,山西忻州粮校 张晋生,一、信函格式,公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。信函格式相对简单，易操作，在各级行政机关的公文中广泛应用，常用于通知、批复、函等文种的公文中。,一、信函格式1、发文机关标志,发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称，其上边缘至上页边为30mm，推荐用红色小标宋字体，字号大小由发文机关酌定，以版心为准居中排布。联合行文时，使用主办机关标志。,一、信函格式2、红色分隔线,发文机关标志下4mm处
2、为一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处为一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，均以版心为准居中。 即两组红色双线。,一、信函格式3、份号、密级和保密期限、紧急程度,如需标识份号，顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下；如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格编排在份号下1行，紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。,一、信函格式 4、发文字号,发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。发文字号与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8。,一、信函格式 5、标题,标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。,一、信函格式 6、页码,信函格式公文首页不显示页码，由第
3、2页开始标注。只有2页的信函式公文，第2页可以不显示页码。,一、信函格式 7、版记,信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期及分隔线。,信函样式,空2行,首页不要页码,标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。,二、关于纪要,纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。各级党政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决策事项，要以纪要的形式印发公文，作为指导开展工作的依据。,二、纪要格式1、纪要标志,纪要标志由“XX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。纪要格式可以根据实际制定。纪要格式样式如下图：,上边缘至版心上边缘为35 mm,推荐使用红色小标宋体字
4、,下空2行居中编排纪要编号“第X号”,发文机关和成文日期,“出席、请假、列席”一般用3号黑体字,出（列）席人、请假人单位、姓名等用3号仿宋体字,二、纪要格式2、纪要编号,编号：纪要标志下空2行居中编排纪要编号“第X号”，并用圆括号括入，不受年度限制；也可按年度编排，如“2012X号”。见上图所示。,二、纪要格式3、纪要发文机关和成文日期,发文机关和成文日期：纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期，发文机关居左空1字，成文日期居右空1字。,二、纪要格式4、关于人员的标注,一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名等，
5、回行时与冒号后的首字对齐。 标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。,二、纪要格式5、印章,纪要不加盖印章。,二、纪要格式6、注意事项,1. 文种是“纪要”，不是“会议纪要”。2. “参会人员”，统一标为“出席”、“请假”或“列席”。3. “出席”二字（黑体字 ），冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。4.（1）为便于今后档案查询，以“单位+职务+姓名”格式记录。 （2）纪要按照正常公文的格式排版。,三、命令格式,命令格式的公文，适用范围有特殊的限制。一般用于公布行政法规和政府规章。,命令格式图 示,空2行,空2行,空2行,空1行,空2字,空4字,三、命令格式1、发文机关标志,发文机关标志是由发文机关全称加命令或令组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35，推荐使用红色小标宋。,空2字,三、命令格式2、令号,发文机关标志下空两行集中编排令号，令号下空两行编排正文。,三、命令格式3、签发人,在正文下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。,三、命令格式4、成文日期,在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。,
