1、知識管理相關計畫I 行政院原住民族委員會知識管理系統建置規劃案,邱子恆 2007.12.19,知識管理系統建置規劃案,期間：民93年3月民93年8月目標：提出原民會知識管理系統之SPEC主持人：國立台灣大學圖資系陳雪華教授coordinator：台北醫學大學 通識教育中心邱子恆助理教授,原住民族委員會簡介 - 1,隸屬行政院，除了國防之外，全都包辦的小內閣原名原住民委員會後更為今名，以下簡單為原民會設有主任委員一人，副主任委員三人，並置委員十九人至二十五人正式編制：人勞務人員：N位約聘協助者,原住民族委員會簡介 - 2,組織圖：,原住民族委員會簡介 - 3,原民會正式編制單位：企劃處教育文化處
2、衛生福利處經濟及公共建設處土地管理處秘書室,原住民族委員會簡介 - 4,原民會任務編制單位：國會聯絡組法規委員會文化園區管理局東埔技藝中心,計劃緣起 - 1,數位典藏原住民族資訊中心（實體圖書館）資訊資源網（for the public）知識管理系統（for內部管理）,計劃緣起 - 2,知識經濟時代的來臨知識成為組織永續生存以及提高競爭力的重要來源知識管理所帶來的好處：有效的知識資源利用支援個人工作、流程、決策績效,計劃目的 - 1,期望原民會知識系統可達到下列目標：提高行政效率提高決策效率創造知識,計劃目的 - 2,研究方法,文獻分析法網站分析法訪談法專家座談會,研究步驟與流程 - 1,分析
3、相關文獻蒐集國內外知識管理的理論及相關實務性文獻參考相關知識系統建置規劃案政府實施知識管理的相關報告調查相關政府網站上網瀏覽相關政府機關網站，由已公開的資料中去了解目前各政府機構規劃知識管理系統的情形,研究步驟與流程 - 2,進行訪談原則上是以整個原民會單位中的科長，對於出缺的科長則無法進行訪談採用面訪和電訪兩種方式擬定訪談大綱：參考文獻分析的結果修定訪談大綱：針對面訪和電訪兩種不同情形再加以修稿，讓訪談的進行能夠更加順利並且得以得到所需的資料,研究步驟與流程 - 3,資料分析轉錄知識地圖工作可能遭遇的問題記錄並分析政府網站是否規劃知識管理系統進行專家座談會研究進行至中間階段時，在原民會進行期
4、中報告的專家座談，做為後續調整研究方向的參考撰寫研究報告,研究步驟與流程 - 4,研究範圍與限制 - 1,本研究以原民會為研究對象，不包括各縣市政府所屬之原住民局、原住民事務委員會等相關原住民行政單位本研究訪談的對象僅限於原民會中知識資源取用較為頻繁者由於空間距離與受訪者公務繁忙等因素，本研究之訪談在進行時，以面訪與電訪交錯使用，訪談的人數也非完全一對一,研究範圍與限制 - 2,本研究所調查與分析之國內政府機關建置之知識管理系統，以從網際網路上可供一般大眾查詢到的網站為限；建構在內部專用網域（intranet），的知識管理系統，則不在本研究探討的範圍內,知識的種類 - 1,資料（data）資訊
5、（information）知識（knowledge）知識是各種經驗與價值的綜合體，由個人建構而成，以資料和資訊為基礎,知識的種類 - 2,知識的五大要素個人的經驗真理判斷直覺價值觀,知識的種類 - 3,隱性知識經由非正式學習行為與程序或非結構化或半結構化學習的結果個人的實務經驗，難以口語化與形式化，且不易分享。多是由學徒訓練或頻繁的互動溝通方式取得經由人際互動才能產生共識的組織知識,知識的種類 - 4,顯性知識可以被文件化、標準化、系統化的知識具有廣泛適用性能被重複使用可以與人分離,知識的種類 - 5,結構化知識與非結構化知識結構化知識便於分享和保存，如研究報告和作業程序等；非結構化的知識則散
6、落在各處，不過其有時遠比結構化的知識還來得重要外部知識與內部知識外部知識容易擁有，組織可透過建立資料庫的方式充實；內部知識則存在於組織成員的腦海中，必須經過轉化後，才能流通使用,知識的種類 - 6,組織中，普遍存在的知識形式標記知識（Label Knowledge）流程知識（Process Knowledge）技能知識（Skill Knowledge）人際知識（People Knowledge）,知識管理的目的,協助建立需求的發展策略發揮創造、累積及應用的功能加速知識的獲得與個人、組織的成長強化組織的合作機制促進新知識的發展與散佈利用知識提昇其競爭力,知識管理主要活動 - 1,知識蒐集分類知識
7、在有效管理之前，必須要先進行分類，分類可以說是知識有效管理的第一步知識有效流通組織內部流通的知識，可以分為三種層次存在於個人心中工作團隊共同分享整體組織認定並使用的知識,知識管理主要活動 - 2,知識有效流通組織必須建立以整體利益為主體的激勵制度，來引導員工提供與分享其資訊與知識越多樣化、豐富的溝通媒介，共識的效果越佳，知識的運用性也越好建立組織內部的網路加強員工感情交流,知識管理主要活動 - 3,知識轉換共同化（Socialization）外化（Externalisation）結合：（Combination）內化（Internalisation）知識創造知識整合,政府在知識經濟時代的角色 -
8、 1,知識經濟時代中政府所面臨的環境的特質：組織間的互動更加緊密文化、時間與空間意義的改變資訊科技與經濟活動高度結合知識工作者取代傳統勞工服務性取向,政府在知識經濟時代的角色 - 2,政府角色職能轉變概況：,政府在知識經濟時代的角色 - 3,工業與經濟時代政府角色之比較：,政府與知識管理結合的好處,強化政府的策略性能力加強民眾及公務員對行政機關的信心及強化民眾參與公共事務的能力創造新的方法，改善決策制定所需的資訊及知識品質強化策略性的政策規劃方法，以改善部會間的規劃及協調能力,政府施行知識管理的調整 - 1,知識團隊的形成知識長團隊成員內部資訊部門員工各部門的專業人員外部學術單位、企業體、研究
9、機構一般公民與基層業務人員知識平台之建構,政府施行知識管理的調整 - 2,知識平台之建構實體的資料庫虛擬資料庫政府業務執行模式加強流程再造單一窗口服務,政府推動知識管理所面對的問題,公務人員資訊與網路資源應用能力應持續加強提昇機關單位之間需加強協調整合文官制度應落實激勵措施智慧財產需重視法律問題,政府推動知識管理的迷思,知識管理將破壞公部門層級管理的體制知識管理導致領導權分裂幕僚單位不能適用知識管理知識管理只是文件管理或是資訊管理知識管理無法收立竿見影之效，所以根本沒用知識的分享將影響個人升遷機會業務繁重，無暇參與知識工作圈知識管理對個人的助益不大,政府單位實行知識管理概況調查 - 1,郭昱瑩
10、針對學分班與在職專班中不同機關的公務員進行調查，以茲了解政府部門各機關實施知識管理的現況與績效，並探討其困境67份有效問卷，問卷內容包含20題勾選題詢問受訪者對於所在機關推行知識管理的現況及看法問卷內容問卷採李克特（Likert）五分量表，分數由1分類推至5分,政府單位實行知識管理概況調查 - 2,研究結果平均值都在3.1至3.8之間多數政府部門並無訂定相關指標以衡量員工知識分享、知識累積，與知識創新三項活動進行的績效同事間知識分享的意願普遍不高了解政府部門許多單位都已開始重視知識管理的工作，不過幾乎都重在知識分享及其相關活動，知識累積與創新的執行上仍有待加強,行政院研究發展考核委員會,行政院
11、重要的智庫幕僚機關，負責辦理研究發展、綜合規劃、管制考核、資訊管理及政府出版品管理工作研考會推動知識管理的方式可以分為三個階段政策資料支援階段政策知識管理階段推動全會知識管理階段,檔案管理局,負責統籌規劃政府機關檔案管理事務，匯集政府機關重要檔案文件與資訊，以促進檔案公開利用推動知識管理系統方式擬定知識管理的推展構想成立知識管理推動小組組織出知識管理的工作內容與流程架構建立知識社群對檔案局內部進行宣導,本次研究調查相關部會推動現況 - 1,知識管理系統多為組織機構內部使用，外界並不容易取得相關資訊，要掌握目前已實施知識管理系統之單位實不容易本研究希望能夠得到有其他有建置相關知識管理網站之機關，
12、使得本次研究更為完整,本次研究調查相關部會推動現況 - 2,研究前題該政府機關網站上若能找到該單位之知識管理系統的入口或是使用說明，則可判定該政府單位有規劃相關之知識管理系統許多知識管理系統是屬於內部網路，並沒有對外公開。所以有些機構在其網頁上雖未註明其有建置知識管理系統，並不代表其內部沒有建置,本次研究調查相關部會推動現況 - 3,研究者連結到行政院各部會及各縣市政府之WWW網站，依照下列方式去瀏覽，若有則加以記錄：由這些政府網站之網路地圖中去瀏覽該機構是否已建構知識管理系統。透過站內搜尋功能以”知識管理”為關鍵字進行搜尋，並針對結果進行瀏覽，以確定是否有建置知識管理系統。針對有建置知識管理
13、系統的政府機關之網頁加以瀏覽分析。,本次研究調查相關部會推動現況 - 4,研究結果有建置知識管理系統者臺北縣政府文建會,本次研究調查相關部會推動現況 - 5,臺北縣政府系統內容法規檢索業務說明標準作業程序檢索功能,本次研究調查相關部會推動現況 - 6,文建會國家文化資料庫,訪談對象,研究者進行半結構性的訪談，前六份以”處”為單位，當面訪問該處之下的科長們，後十二份由於時間與空間的關係，改以電話對第一輪沒有訪談到的科長一一進行訪問,訪談分析與結果 - 1,研究者於訪談時徵得受訪者的同意進行全程錄音，並以筆記紀錄錄音帶中無法補捉的非語言訊息訪談內容隨後謄寫成逐字轉錄稿經研究者仔細反覆閱讀，將轉錄稿
14、中無意義的語助詞和口頭禪刪除，並以方括弧加上註解，以求文意通暢，利於後續的登錄與分析,訪談分析與結果 - 2,訪談稿轉錄的分析工作原則,訪談分析與結果 - 3,訪談稿轉錄的分析工作原則原則上以轉錄稿上所載之文字為主，自己加註的說明以表示。若是各項資源裡的分類（如：人、流程）則以【】表示。如果是“打電話問xxx”或是“用e-mail聯絡xxx”，所需記錄的是xxx。電話或e-mail只是管道而非資源。“檔案櫃”或“儲存資料的電腦”皆屬載體而非屬於資源，要記錄的是其中的檔案或資料。只要提及資源概念者，其行號需詳細列出。,原民會之知識地圖 - 1,原民會工作職掌特性各處科的性質都不相同，各自的業務也
15、都可以自行獨立只要與原住民有關的業務，便會被放到原民會來執行，但許多資訊資源卻不是原民會所能夠完全掌控的原民會是屬於中央，主要是負責決策，執行主要是交由地方去執行。但是由於有些時候地方上無法執行，反倒需要由原民會自己去做,原民會之知識地圖 - 2,原民會取用知識資源之現況網路資源各項業務承辦人會內各項紀錄檔案及會內各系統政策與法規各式名錄,原民會之知識地圖 - 3,原民會知識地圖透過訪談的內容中受訪者所界定出的知識資源再根據本研究資料分析的方式，先個別將知識資源羅列出來，把十八份訪談稿分析後的資源，依其大類區分彙整成一份總表，表現出原民會需要的知識資源，繪製成原民會的知識地圖,原民會目前所遭遇
16、到之問題 - 1,現階段原民會內部的窘境勞務人員的問題流動率大容易產生知識斷層新進人員不僅要花費時間重新訓練，又無法累積前人的知識領導者便需要花費很多時間在這方面，不只加重了自己的工作，卻又常常需要一再的花時間,原民會目前所遭遇到之問題 - 2,現階段原民會內部的窘境職代系統並不完善職務負責人的壓力常常很大，而且會內的工作還可能因此而延遲沒有人能夠頂替該負責人的工作，使得負責人也不敢放手目前職代只能夠代收公文,原民會目前所遭遇到之問題 - 3,資訊處理能力對內對外聯繫的問題原民會各處室看似業務各自獨立，皆可自行獨立運作許多的計畫案都是整合性的，因此一般跨處或是跨科的合作機會很多還有中部辦公室，
17、某些處因此被劃分二地相互間聯繫管道不佳,原民會目前所遭遇到之問題 - 4,原民會推動知識管理可能遭遇的問題分析轉錄稿的結果，發現原民會在推動知識管理時可能遭遇到一些問題，可以歸納成下列十五項：組織文化問題文件缺代系統化的保存缺乏公文簽核系統公文提醒機制文件缺乏統一的格式,原民會目前所遭遇到之問題 - 5,文件缺乏統一的格式缺乏電子公文的標準處理流程缺乏資源共享系統新進人員訓練問題知識傳承中央與地方的聯繫不好,原民會目前所遭遇到之問題 - 6,組織橫向聯繫匱乏、和中部的溝通問題專案管理系統的缺乏系統的權限問題職代系統不夠完整缺乏專家系統,原民會知識管理系統功能規格,原民會知識管理系統之功能規格依
18、據前述的調查與分析的結果，研究者進一步參考目前國內現有的知識管理系統與相關之系統建罝案之系統功能，以提出一個符合原民會需求的知識管理系統的規格書以本研究所發現的原民會現行狀況（或稱為“問題”）為主軸，思考要解決該問題所需的系統功能與規格,知識管理系統架構 - 1,根據本研究所分析出來原民會的知識資源，參考市場上現有系統的功能，規劃出合於原民會之需求且務實之知識管理系統的功能規格根據各子系統強調的重點功能及各子系統間相互的關係，可以繪製成知識管理系統圖,知識管理系統架構 - 2,知識庫應用系統 知識文件庫維護 知識庫建置架構與維護 知識文件建檔維護知識文件調閱應用,知識管理系統架構 - 3,線上自動蒐錄系統線上討論區電子郵件政府網站其及資料庫外部文獻資料庫 專案管理系統外部專案內部專案,知識管理系統架構 - 4,工作園地線上資訊交流行事曆個人資訊管理人才庫會議紀錄管理 原民會知識管理系統規格書,對原民會的建議 - 1,對組織文化方面的建議破除對知識管理的迷思增強原民會中工作同仁的資訊能力標準作業程序之建立建全職代系統與新進人員訓練方式,對原民會的建議 - 2,對知識內容的建議加強工作同仁隱性知識的顯性化業務工作紀錄匯整建立專屬的國會資料,附：本研究相關文件,專家座談會轉錄分析初稿範例原民會網站相關系統一覽表,問題與討論,THE END,
