1、 办公及管理自动化系统建设方案二零一零年四月北京慧点科技开发有限公司 北京慧点科技开发有限公司- 1 -目 录第 1 章 总体规划 41.1 建设目标 .41.2 系统设计原则 .61.3 系统总体框架 .81.4 技术平台选择 .111.4.1 选择 IBM Lotus Domino/Notes 群件系统作为应用服务器和数据库 111.4.2 基于慧点科技 Indi.Office v4.5 产品基础量身定制 121.4.3 通软联合 Gocom 4.5 统一通讯信息服务平台 .131.5 大型企业办公自动化系统的应用部署方式 .151.6 系统关键特性 .171.6.1 “以人为本 ”的设计
2、思想 171.6.2 业务流程的固化与优化 .19第 2 章 办公系统设计 212.1 系统功能的基础模型 .212.1.1 工作流平台 .222.1.2 即时消息平台 .262.1.3 知识管理平台 .262.1.4 安全管理平台 .282.2 办公自动化系统需要具备的能力 .292.2.1 “框架组件 ”的体系架构 302.2.2 灵活的流程定义 .312.2.3 灵活的部门调整机制 .332.2.4 实现文档一体化管理 .342.2.5 一人多岗支持 .352.2.6 公文统计 .362.2.7 流程监控和跟踪 .372.2.8 “随需应变 ”的系统部署能力 382.2.9 灵活的多级系
3、统管理 .392.2.10 支持集团化架构及大用户量访问 .402.2.11 完善的痕迹保留功能 .422.2.12 对手写笔的支持 .422.2.13 提供与其他系统的接口 .432.2.14 完善的安全措施 .432.3 办公系统基础功能设计 .452.3.1 公文流转子系统 .462.3.2 个人事务子系统 .472.3.3 办公网站子系统 .482.3.4 公共信息子系统 .492.3.5 行政办公子系统 .50北京慧点科技开发有限公司- 2 -2.3.6 系统管理子系统 .512.3.7 即时通讯子系统 .522.3.8 网络传真系统 .542.4 其他相关系统集成 .542.4.1
4、 即时消息平台 .542.4.2 与移动短信网关集成 .57第 3 章 硬件平台系统设计 583.1 系统整体部署框架 .583.2 服务器设计 .593.1 存储系统设计 603.2 高可用设计 613.3 VPN 系统设计 613.4 邮件安全 .613.5 网络带宽建议 .63第 4 章 项目实施管理 644.1 项目实施方法论 .644.2 项目实施过程 .664.2.1 项目立项启动 .674.2.2 系统调研分析设计 .684.2.3 系统开发与测试 .694.2.4 人员培训 .704.2.5 系统安装联调 .704.2.6 系统应用及项目验收 .714.2.7 项目移交及售后服
5、务 .714.3 实施机构组织 .744.4 项目实施周期 .774.5 培训服务 .774.5.1 领导培训 .784.5.2 文秘培训 .784.5.3 使用培训 .784.5.4 技术培训 .794.5.5 开发培训 .794.5.6 管理培训 .79第 5 章 慧点科技在本项目中的优势 815.1 强在行业经验 .815.2 强在基础产品 .815.3 强在系统效率 .825.4 强在系统扩展 .835.5 强在应用集成 .845.6 强在服务能力 .855.7 强在培训组织 .875.8 强在配套制度 .88北京慧点科技开发有限公司- 3 -第 6 章 案例分析 891.中国五矿集团
6、公司 892.神华集团有限责任公司 933.华侨城集团公司 1024.华润（集团）有限公司 1135.华能国际电力股份有限公司 117北京慧点科技开发有限公司4第 1 章 总体规划1.1 建设目标通过 XXX 办公自动化系统的实施，能够形成企业信息应用集成的平台；能够形成个人办公及信息处理平台；能够形成集团公司协作办公平台；能够形成实时管理沟通平台；能够形成项目团队工作平台。办公自动化系统在 XXX 信息化整体架构中所处的层次应是企业所有应用信息查询操作的门户，通过该门户使每个用户都能根据自己的权限、角色，去履行自己的工作职责与义务。在 XXX 的办公自动化系统中，工作流管理与门户平台将是整个
7、系统的基石，通过这两个模块将人与工作有机的结合起来，去实现整个 XXX 的管理运作。从企业的管理视图上来说，通过建设办公自动化系统实现企业信息随时更新，在关键商务流程中消除管理和实施中的延迟，从而提高其竞争力，内部执行的关键在于控制和反馈，通过管理者对业务流程以及工作状态的实时监控从而作出有效反馈，能够确保企业的管理决策得以有效落实，能够确保对管理事务处理过程的有章可循，这种闭环的管理手段当然能够实现企业执行力的有效提升。具体的说，就是需要能够帮助 XXX 实现如下方面的具体目标： 通过办公自动化系统的建设实现个人办公效率的提升办公自动化系统中的公文管理、日常办公、个人事务管理等功能是员工提高
8、协作能力、提高办事效率的重要工具。通过将原有的手工作业形式迁移到电子化、网络化、流程化的办公平台上来进行，可以加快办公信息传递的效率，减少重复工作。而且由于协同办公平台能够完整的保留办公流程中的过程记录和结果信息，从而有效避免了手工作业模式下经常出现的出错、遗漏等问题，使员工可以将更多的精力投入到办公事务的内容上，因而能够大大提高个人的办公效率。 通过办公自动化系统的建设实现信息共享和资源利用水平的提升知识管理强调对知识的收集、共享、学习、利用和知识的再生，而办公自动化系统作为知识管理体系中的重要组成部分，正是能在这些方面为企业提供帮助。利用办公自动化系统，企业可以将各种经营信息汇集在其中，使
9、员工可以快速的了解到其工作所需的信息；对于以前深藏在业务系统或个人头脑中的有用数据或知识，也可以通过其方便的展示出来，让更多的人掌握。总之，办公自动化系统作为企业北京慧点科技开发有限公司5信息汇集的焦点，能够有效的提升企业信息共享和资源利用水平。 通过办公自动化系统的建设实现企业形象的提升由于信息系统在企业经营管理中所起到的重要作用，因此，信息系统建设的好坏已经成为衡量企业管理是否达到科学化、现代化的重要标志；另一方面，办公平台作为企业文化建设的重要场所，通过一系列网上宣传、学习、活动来培养充满正气、纪律严明、团结一致、勇于进取的职工队伍，利用办公自动化系统可以有效促进 XXX 员工队伍建设，
10、实现员工凝聚力的提升，增强了对企业的认同感和归属感。可见，办公自动化系统的建设不仅对内起到加强管理的作用，而且也使得企业形象得到了提升。 通过办公自动化系统的建设实现科学决策能力的提升办公自动化系统实施后，XXX 的职能部门可以在系统中，利用企业信息门户的信息集成功能，对各种业务过程中涉及到的各类数据进行任意条件的查询，以准确、快捷地获取所需信息，并可对各类业务数据进行全方位、多角度的统计和分析，为 XXX 的相关领导提供决策支持信息，从而为提升 XXX 的科学决策水平提供了有力的工具支持。 通过办公自动化系统的建设实现企业执行力的提升在 XXX 的办公自动化系统中，不仅仅要提供针对战略、人员
11、和运营管理流程的信息化实现，还需要提供众多的手段来保障企业执行力和应变力的提升。例如，通过业务流程执行情况的监控和催督办来提升其执行力，通过按时间段的工作效率统计、计划完成情况统计并在绩效考核体系中充分体现，实现了对执行文化的褒扬。同时，在与企业文化建设的相关部分对执行文化进行相应的引导。北京慧点科技开发有限公司6图 1 XXX 办公自动化系统的建设目标1.2 系统设计原则为保证系统能够切实有效的满足 XXX 提出的系统建设要求，符合 XXX 的现状，本系统在设计和建设过程中，应当遵循如下基本原则： 统一规划，分步实施任何信息系统的建设必然是一个渐进的过程，是一项系统工程，尤其对于 XXX这样
12、的国有企业来说，企业业务处于高速发展阶段，企业的管理制度和管理思想也在不断完善之中，如何在系统的设计中，制定有普遍意义、同时又能够充分考虑企业不同发展阶段、不同业务的特性的系统建设方案，有利于规避风险、取得预期效果。本系统涉及到的技术复杂、用户面广，在系统实施前进行充分的论证，做出整体规划是也是必要的。编制系统建设的总体规划的目的，是利用信息技术、网络技术和管理科学成果，提出打通企业信息渠道、开发企业信息资源、优化企业业务流程、改善企业经营管理、提高企业办公效率和竞争力的方案。而在系统的实施过程中，从信息系统应用水平较好、业务流程具有典型意义的部门和业务入手，在实施过程中不断总结经验，做好充分
13、准备后，再着手在全公司范围内推广，是信息系统推广实施的普遍规律。北京慧点科技开发有限公司7 技术的先进性、标准化系统所采用的技术必须具有先进性和前瞻性，以确保在未来 3-5 年内不落后，以适应神华集团“以高科技带来高效益”的企业发展方针。现有信息技术的发展越来越快，为了使该系统在未来运行过程中其技术能和整个信息技术的发展同步，系统应具备灵活适应性和良好的可扩展性，系统的结构设计和产品选型要坚持标准化，首先采用国家标准和国际标准，其次采用广为认可的实用化工业标准，要从工程的角度对系统进行整体规划，支持各类开放的技术与标准，不能陷入任何一种单一技术标准及架构中。 安全性、可靠性系统作为企业运营管理
14、的首要工作平台，系统的安全性和可靠性是必须得到保证的。在系统的设计上要充分考虑大量硬件设备、软件系统和数据信息资源的实时服务特点，要保证网络、系统、数据的安全，保证系统运行的可靠，防止单点故障；安全管理要充分考虑安全、成本、效率三者的权重，并求得适度的平衡，不能一味的追求安全性而不顾带来的成本增加和效率损失；对整个系统要有周密的系统备份方案设计，有效的防止因数据丢失而造成的损失；采取必要措施防止数据丢失，保证数据的一致性，保证系统运行过程中的高可靠性；对于重要数据，系统应提供良好的密级管理，实现在数据存储和数据传输过程中的加密防护。 可管理性、可维护性系统在技术层和应用层都应提供设计良好的管理
15、工具，通过多层次的、方便而有效的管理手段，为系统正常运行提供技术管理保障。从技术角度考虑，系统的各个技术层面都能够提供人机界面友好的可视化管理工具，确保从服务器硬件到专业系统软件的各个系统技术层面，系统管理员都能够方便的管理、配置和监控。 灵活性、可扩展性随着企业发展的需要，不可避免地需要进行企业机构及人员的调整，系统应提供充分的变更与扩展能力，系统应能够同时支持集中式或分布式的体系框架，支持功能的调整、迁移和再分布，以适应企业不断发展变化的要求。系统的技术方案要能将现有各种资源和应用系统有效地集成在一起，系统的结构要合理，要具有良好的可扩展性，由于 IT 领域技术发展十分迅速，应用环境，北京
16、慧点科技开发有限公司8系统硬件及系统软件都会不可避免将被更新，因此系统的可扩充性及版本的兼容性好坏，直接影响着应用系统和用户需求的发展和功能的提升。因此，系统应能比较容易地适应调整、扩充和删减；另一方面，它还要有与其它系统的接口能力，利用各系统功能之长，进行优势互补。 经济性、实用性在保证系统所采用的技术的先进性的同时，也应当充分考虑先进性与实用性的统一，对于任何一种技术的选择，都要充分考虑到技术的性能价格比。既要保证当前系统的高可靠性，又能适应未来技术的发展，满足多业务发展的要求。要本着“有用、适用和好用”的原则，不片面追求硬软件设施的先进性，强调整个系统具有最佳的性能价格比。系统建设方案采
17、用的技术在考虑先进性的同时，也要坚持实用的原则，在满足性能价格比的前提下，坚持选用符合标准的、先进成熟的产品和开发平台。 兼容性、开放性系统的整体体系架构应具有良好的兼容性，首先系统不能限定系统所选用的硬件平台，其次对于与其他系统之间的接口，也应能够支持不同的技术标准，使得整个系统可以具有相对灵活的配置和运行环境。 易用性为了确保企业中具有不同计算机应用水平的人员均能够对本系统快速地掌握并进行方便地使用，要重视用户界面的友好性和方便性。重点考虑用户使用上的接受程度、企业上网办事的效率及上网成本等各种因素，要求开发出的应用软件系统具有友好的用户界面，易于上手，便于使用。1.3 系统总体框架基于以
18、上对 XXX 信息化建设现状的调研和分析，结合我公司多年在企业和政府信息化方面的实践经验，我们为 XXX 办公自动化系统的构架做了整体的规划，如下图所示：北京慧点科技开发有限公司9图 2 系统总体技术框架设计 表现层协同办公系统门户是协同办公系统的统一入口，是系统建设中的重要组成部分，实现组织内各种信息的发布与管理，其表现形式为四个下属单位的独立信息门户。将协同办公系统中的各模块信息通过统一的门户网站界面，门户具有信息发布、信息查询及信息定制功能。按照 XXX 企业标识和企业文化要求进行栏目设计、编排和展示。从而加强企业中的信息交流和知识传递。 应用层协同办公系统协同办公系统是 XXX 员工进
19、行日常办公的平台和工具，可实现无纸化的协同工作，提供对工作流的设定与控制功能，实现安全有效的公文流转和工作流程。建立方便、稳定、安全的协作工作平台，实现可定制的工作流和多种形式的内容发布系统；为各单位内部各科室提供对办公过程的管理和监控工具。该系统的搭建，是实现信息共享和协同工作的的重要手段，能切实的提供强大的信息处理功能，并为公司实现科学化、高效率管理进而全面提升企业管理能力提供帮助。 应用支撑层北京慧点科技开发有限公司10应用支撑平台是采用 IBM Lotus Domino/Notes 平台，Lotus Domino/Notes 是集成的通信和 Web 应用软件平台；慧点科技 Indi.O
20、ffice4 产品提供了 B/S 的应用支撑体系框架，工作流引擎专门处理业务工作流、提供员工之间任务的协同工作，使用工作流引擎通过接口与协同办公系统流转审批业务模块进行交互，提供流程设计、运行控制和运行交互等功能， 网络层为企业的各类应用提供了必要的网络基础环境，提供了可靠、有效的信息传输服务通道，是各类政务信息的最终承载者。在总体应用框架图中，网络基础设施层包含了计算机主机、服务器、存储设备、外设、网络设备及线路、网络系统安全设施等部分。 安全管理对于整个应用系统而言，安全管理将贯穿系统的始终，我们必须为企业协同办公系统建立一个完整的安全体系框架。应用系统应该通过以下几个层面的共同保证系统的
21、安全：存储安全，方案中通过建立软、硬件的备份机制来实现；操作安全，方案中通过痕迹保留、流程跟踪和权限控制等机制来实现；传输安全，方案中通过加密传输手段予以实现。综合运用以上所提出的安全管理手段，可以充分的保障应用系统在其整个生命周期中的安全。 系统管理同安全管理相类似，系统管理也是贯穿于整个协同办公系统的各个层面。为了使系统管理的效率更高、更方便，在方案中将系统管理的内容分为两个方面：一方面，对于系统初始信息设置、系统日常维护等管理内容，系统将提供专门的管理工具供系统管理人员使用；另一方面，对于人员权限设置、人员部门划分等与实际业务紧密相连的管理内容，则交给各部门相关业务人员来控制。这样既能减
22、轻系统管理人员的工作负担，也可以使各部门对该系统的使用更加方便灵活。通过以上完整的支撑架构，形成了协同办公系统统一应用平台，各种分布式应用系统和网络资源就被完整地组织在一起，起到了相互数据沟通、相互服务调用、相互业务协同的无缝结合。北京慧点科技开发有限公司111.4 技术平台选择1.4.1 选择 IBM Lotus Domino/Notes 群件系统作为应用服务器和数据库考虑到 XXX 的规模、需求和相应的协同办公的复杂度，我们将基于 IBM Lotus Domino/Notes 这一目前主流办公自动化系统支撑平台来进行系统的设计开发。Lotus Domino/Notes 是一个典型的群件和交
23、互式的 Web 服务器。它的主要功能可以概述为：电子邮件和文件传输Lotus Domino/Notes 是首先一个通信处理软件，它在提供通信服务的同时，还具有管理、开发和数据集成的功能。文档数据库系统Lotus Domino/Notes 是一个文档数据库管理系统。一方面，它突破了传统的关系数据库在数据表达和数据操纵的局限性；另一方面，它借鉴了关系数据库系统管理数据的技术，可以以较高的效率管理像文档这样的非结构化或多媒体信息。工作流自动化的实现工具Lotus Notes 实现工作流自动化具有比较强大的功能。许多诸如协同工作、工作流业务追踪和网络环境下的办公自动化等传统信息技术比较难于解决的应用问
24、题，通过 Lotus Domino/Notes 可能得到很好的处理。交互式的 Web 服务器Lotus Domino/Notes 完全支持 Internet 标准，可以发布或浏览 Web 信息。此外还提供扩展功能，支持交互式 Web 开发和与现有的关系数据库及数据库应用系统的集成。网络应用的开发平台Lotus Domino/Notes 提供了一整套面向网络应用的开发工具。使得用户未来二次开发提供了有利的支持。数据联接和访问中心北京慧点科技开发有限公司12Lotus Domino/Notes 提供了多种手段集成企业的其它信息来源。可以与桌面应用软件、关系数据库、传真机上的信息以及其它邮件系统集成
25、。复制和分布计算/移动计算Lotus Domino/Notes 提供了强大的复制技术，通过这种技术，企业可以在集中和分布之间进行灵活的折中，并能较好地解决了移动计算（即外出办公）问题。支持海量数据存储在 Windows 操作系统上单个数据库最大支持存储数据量为 64G，unix 操作系统上最大支持存储数据量为 32G。与其他的办公平台（例如 Microsoft Exchanger + ASP 或 J2EE）相比较，Domino 提供了更成熟、集成度更高、各安全的集成平台，能为协同办公系统的快速、高效、可靠的实现奠定坚实的基础，事实上，在国内及国际相关市场的市场，Lotus Domino 始终是
26、最被用户接收和认可的协同工作平台。此外，Domino 从 R6 已经全面支持 J2EE 和 RDB 集成。这样就使得 Domino和 RDB，不是对立的，而是互补和统一的。在此基础上，可以采用 Domino 开发办公自动化系统，Domino 提供了开放的接口，支持行业标准，并且可以通过一系列的工具快速的和其他系统整和，为用户提供一个完整而统一的解决方案。这样，我们就可以真正实现在发挥各种平台各自优势的前提下，构建企业信息化统一平台。基于以上理由，我们认为采用 Lotus Domino/Notes 构建 XXX 办公系统平台的一个比较理想的软件平台。1.4.2 基于慧点科技 Indi.Offic
27、e v4.5 产品基础量身定制慧点科技的办公自动化产品 Indi.Office 是从 1998 年开始研发，并在众多的大型企业客户的项目实施经验中发展起来的，特别是在 2006 年推出的 Indi.Office v4.5 集团企业版，更是成为了国内基于 IBM Lotus Domino 所开发的办公自动化产品中的佼佼者。 屡获殊荣Indi.Office 办公自动化系统在 2002 年、2003 年和 2004 年连续三年获得 IBM公司颁发的年度“IBM Lotus 最佳应用奖”，2004 年度 IBM 培根奖“最佳行业解决方北京慧点科技开发有限公司13案”和“最佳地区贡献”两项提名，2006
28、 年度 IBM 培根奖“亚太地区突出贡献”奖，这样的成绩在国内只有慧点科技一家具备。 功能强大慧点科技 Indi.Office 办公自动化系统吸收了应用集成和企业信息门户的主要思想，为用户实现一个集内部通讯、信息发布、协同工作、知识管理、辅助办公、决策支持辅助为一体的协同办公平台，具备待办事宜动态显示、多种事件提醒机制、图形化的流程定义、笔迹保留、查询统计、人员和部门的无代码调整、各级机构应用的快速重组和拆分等特点，使企业领导和用户能够更好地进行电子协作、高效办公、快速决策。 性能稳定在慧点科技产品研发中心的不断努力下，对 Indi.Office 办公自动化系统在浏览器访问环境下的性能进行了不
29、断的优化，在宣化钢铁、五矿集团以及济南钢铁等大型企业的实际应用中均取得了超过 2000 名注册用户，800 名同时在线访问的优异性能指标。 “框架组件”慧点科技的 Indi.Office 产品采用了“ 框架组件”的设计思想进行设计，产品所提供的各个主要功能模块均经过了反复的科学测试和众多用户应用的考验，其稳定性和复用度以及对二次开发的支持能力是勿庸置疑的。而且，即使针对客户的实际需求进行了部分产品模块的修订和新功能模块的开发，由于系统本身将依据良好的产品框架和组件接口标准设计开发，因此也将保持良好的系统统一性和移植性。 随需应变Indi.Office v4.5 企业版支持对系统架构从“集中式”
30、到“ 分布式”的良好的应用过渡能力，这一特色对于集团型企业的办公系统实施无疑是相当重要的。1.4.3 通软联合 Gocom 4.5 统一通讯信息服务平台GoCom 是一种灵活的融合信息服务的解决方案，可以提供更有效的数据服务的创建、部署及管理途径。利用 GoCom 服务框架，软件提供商可以迅速的为客户提供极富吸引力的服务。GoCom 充分考虑了系统的扩展性和未来功能的延伸能力，为用户提供一个统一北京慧点科技开发有限公司14的、完整的网络数据、通讯应用解决方案。在将来的产品发展规划中通过产品的统一和整合，提供给用户从即时通信、软件系统集成、融合信息、统一资源等全方位的服务，为客户打造全新的网络沟
31、通方式。系统特点分析如下： 一目了然的树形组织结构通过 GoCom 可以清晰的看到组织结构以及人员编制，强大的查询功能方便用户查找，并且支持一人多岗、人员排序的功能。 丰富的通讯方式查看联系人的在线状态信息；即时消息的发送和接收；点对点的视音频对话；群发广播消息；文件和图片的收发；支持截图功能；支持远程控制；支持群发文件功能；群组讨论等。 日常办公辅助与办公自动化系统的无缝集成，待办事宜提醒；与邮件系统集成，邮件到达提醒；用户离线情况下可选择消息提醒转短信发送的应用；在办公自动化系统待办事宜页面可以实现在线感知，可直接在页面发起文本聊天。 集中式的 IM 管理方案支持 LDAP 标准协议，可实
32、现用户目录的同步管理；可针对不同用户的操作权限进行控制；支持远程管理；支持对短信功能的权限管理和费用统计。 扩展定制管理系统采用标准的 JDBC 数据库接口，支持 ORACLE、DB2、MS SQL Server、MySQL 等数据库，并可根据需求进行扩展定制。 扩展能力分布式系统提供了强大的扩充能力，模块化的结构增强了系统的灵活配置性。对于用户不同规模、不同应用需求的系统配置要求，可根据实际项目情况来进行系统的模块配置部署。通过服务器集群，系统规模还可以成倍的扩大，完全满足企业大型使用等较大规模应用需求。北京慧点科技开发有限公司151.5 大型企业办公自动化系统的应用部署方式目前市场上的多数
33、办公自动化系统基本是仅支持大集中式的部署方式，不利于跨地域大企业的分布式部署；当用户数不断增加的情况下，系统受到服务器性能及系统软件性能的制约，集中式部署方式不能很好地适应公司化用户地需要。慧点科技依赖于经过多年调研与实践开发经验，针对公司用户的特点研发完成基于多服务器、多应用的体系架构的办公自动化系统，解决了大型企业在实施办公自动化系统时经常遇到的如下问题： 问题 解决方法公司组织结构复杂，部门与人员可能经常发生变动 采用多应用、多服务器框架用户量大，且集中并发用户数较大 将部门应用和注册人员部署在不同的服务器上，减轻单个服务器的压力公司下属机构地域分布较广 利用公司组织结构与办公应用的对应
34、关系，灵活地拆分或整合下属机构成为单独的办公应用集合，使整个系统具有良好的可伸缩性下属机构具有一定的系统管理能力，可以承担部分系统维护任务将与该下属机构相关的用户管理、应用管理等权限下放到下属机构，由其自己来维护上级和下级部门间存在远程公文流转或其它信息交流，但即时性要求不高 利用“消息引擎”机制，使得分布在不同地域的公司总部与下属机构顺利地实现信息上传下达，业务畅通因为慧点科技的办公自动化系统解决了以上的问题，具有支持多服务器、多应用的体系构架，从而具有了更加灵活的应用分布方式。举例来说，如下图所示：北京慧点科技开发有限公司16图 3 应用拆分前的办公系统在某集团型企业办公自动化系统的部署过
35、程中，由于其下属公司较多，因此，起初由 A、B、C 三台服务器分别运行集团总部及其下属公司的办公自动化系统，其中在服务器 C 上运行有三个下属公司的办公自动化系统。后来，由于集团下属的 B、C、D 三个公司人员的增加和业务的不断扩展，服务器 C 的性能无法再支撑这三个公司的办公自动化系统。此时，就可以将 D 公司的办公自动化系统从服务器 C 上拆分出来，部署在一台新的服务器上。重新部署后的系统，仍然能象拆分前一样和集团总部以及其他下属公司实现公文、信息的传递，而在这一拆分过程中整个集团的所有系统都不会受到影响。下图显示了应用拆分后的效果：北京慧点科技开发有限公司17图 4 应用拆分后的办公系统
36、综上所述，慧点科技提供的办公自动化系统可适应大型企业如下的要求： 多应用、多服务器框架，适应复杂的大型组织机构要求； 从业务量的角度考虑，对部门、人员按应用和服务器来部署，减轻单一服务器的压力； 区分企业组织结构和办公自动化系统的对应关系，灵活地拆分或整合下属机构的子系统，使整个办公自动化系统具有良好的可伸缩性； 可以将企业部门或下属公司定义为管理节点，把用户管理、应用管理权限等管理功能下放； 利用“消息引擎”机制，使得企业与下属机构、下属机构与下属机构之间顺利地实现信息传递，业务畅通。1.6 系统关键特性1.6.1 “以人为本”的设计思想本项目将按照信息时代的要求，并结合 XXX 本身的特点
37、，采用信息化技术，为XXX 的各方面管理和事务处理，提供的一种数字化环境。XXX 办公自动化系统，将借助信息系统所提供的支撑环境，优化、重组 XXX 的北京慧点科技开发有限公司18管理流程，将分散在各业务系统中的信息进行有效的整合并展示在领导面前，为领导的科学决策提供必要的依据，引导 XXX 向开放式、高效率的高效企业转变。图 5 “以人为本”的设计思想在上述设计思路中，突出了信息系统中的四个关键因素，即人的因素、业务流程因素、信息因素和应用因素，其中将人的因素放在最重要的位置，充分体现了以人为本的设计思想。 人的因素是信息系统中的主导因素，信息系统应作到“以人为本” ，而常说的“一把手工程”
38、也是指人的因素，尤其指领导者。 信息系统应遵从“人”的使用习惯，难以被使用者接受的系统自然不会成功。 围绕“人”的使用问题，需要在易用性方面做很多考虑与设计，如门户平台的个性化定制、界面的简洁直观设计、公文审批的手写批复、各信息系统中的单点登录、强化了的特殊用户身份识别等。 企业中不同的“人”具有不同的管理权限、从属于不同的管理业务，因此系统必须提供个性化的处理功能，以满足不同人的使用要求。1.6.2 业务流程的固化与优化目前我国企业正在经历深层次、大范围的改革，从调整企业的管理模式、优化北京慧点科技开发有限公司19业务流程等方面入手，力争促进我国企业形成核心竞争力。现代企业管理的核心就是企业
39、管理制度，各种各样的制度的核心大多体现了制度化、流程化的管理要求，建立办公自动化系统，首先可以通过系统中提供的各项业务处理流程，将企业管理制度以实体的形式固化下来，建立并巩固现代化企业管理制度，提升企业管理制度的刚性，规范企业员工的行为，防止人为因素导致的企业管理不规范；同样随着企业业务的不断深入，企业管理流程必然会进行一定的调整，而信息系统在使用过程中，以其特有的安全保证措施，可以大幅度简化事务处理流程，减少人为记录、确认等环节，提高办公效率，优化企业事务处理流程以及各项管理制度。这些都是实施办公自动化系统带来的突出变化，信息系统在建设过程中必须充分考虑业务流程的要求，以适应企业未来的发展。
40、在这样的大背景下，XXX 办公自动化系统尤其是协同办公系统，不能够仅仅从满足现有业务流程的角度出发，而应在更大背景下进行设计。1、业务流程的扩展在 XXX 部门内部，对日常事务处理上的效能监控，是全面提升企业办事效率的重要手段。在 XXX 办公自动化系统的设计中，我们采用的工作流引擎，不仅仅是简单的工作流定制与处理的工具，同时还提供了对工作流监控的功能。可对工作流程中的各个环节进行监控，提供即时的工作流统计、流程状态显示，无论是在考察企业的事务处理量，还是在事务处理的即时性方面，都可以提供第一手的数据，通过对工作流的监控达到提升效能的目标。然而如果我们脱离开单一应用的模式，在更大的背景下看工作
41、流引擎，就必然会对工作流引擎提出更高的要求。在 XXX 部门间，办公自动化系统与业务系统之间，通常会有需要相互协调配合地事务处理，如果只有部门内部或系统内部的工作流处理，必然会导致流转过程的脱节，没有充分发挥现有应用系统的作用，反而增加了系统处理的复杂度。究其原因，就是缺少一个统一的、标准的协作调度系统。我们充分意识到了这一点，在慧点科技的工作流引擎中，提供了对大范围任务协同调度的支持，可在现有的信息系统应用基础上，与数据交换平台相结合，建立跨部门的、大范围的协同处理环境，实现真正意义上的跨系统流程。在这一意义上，工作流引擎的设计是业务流程重组的关键所在，对于系统的扩展性起着决定性的意义。2、
42、决策流程的改进北京慧点科技开发有限公司20XXX 办公自动化系统对于 XXX 来说，并不仅仅意味着日常业务处理的电子化，信息系统更应该为提升企业的科学决策水平提供有益的帮助。在作出一项决策之前，往往需要从各业务部门中调取各种相关的数据，然后对这些数据进行科学的分析，掌握数据之间的内在联系，然后依据分析的结果作出决策；在信息化时代，各业务部门的数据大多存储在相互分立的各专业系统中，但数据的获取、分析及展示的手段并没有太多的提升，其根据原因在于没有一个统一的标准和手段来获取这些业务系统内部的数据，自然也无法进行任何整理、分析和展示。在本设计方案中，由于采用了综合信息门户的技术，初步解决了结果展示的
43、问题；而对于数据的获取方面，我们提供了多种手段，从基本的报表处理工具，到功能更强大的数据交换平台，都可以提升 XXX 办公自动化系统在数据获取、处理与展示方面的能力。其中数据交换平台不仅具有的强大数据获取与处理能力，而且还能够支持建立企业经济指标体系和企业信息资源目录，使其在整个系统的应用和未来发展中，处于关键性的地位。北京慧点科技开发有限公司21第 2 章 办公系统设计2.1 系统功能的基础模型根据 XXX 的信息化建设的要求和初步交流的情况，并结合慧点多年来的办公系统开发实施经验，在本项目中采用了“提取要素、重新整合”的方法，建立起 XXX办公系统基础模型，即“六要素四平台”模型。首先，从
44、办公业务入手，提取了组成办公业务的“六要素”：人：具有一定角色能力的功能主体；事务：由人员参与或执行的事务；资源：完成工作所需的条件、物质、材料、信息等对象；计划：有时间进程特征的安排，并且要达到一定的目标；文告：典型的交流流转的信息，如通知、领导指示、各种表单等；文档：属于统一收储管理的文件，如各种表格、文档。企业办公业务中的所有工作都由这六个要素的全部或部分组成。明确某项业务的要素组成，并将这些要素按照工作流程组织起来，就能够形成办公系统中一项完备的功能。通过这种整合“六要素”的方法，已经能够比以往更加全面、准确的把握每一项办公业务的功能，接下来的问题就是如何将这些功能组合在一起形成一套完
45、整的办公系统，也就是前面所说的“重新整合”的过程。我们的做法是将这些功能“并排”的放置在一起，从横向上发现彼此之间相似或共用的部分，比如：人力资源管理中有流程控制，固定资产管理中有流程控制，合同管理中有流程控制，网上报销中也有流程控制；待办事宜需要信息提醒，合同生效、应收/付款、合同结束时需要信息提醒；通知公告也需要信息提醒。将这些功能中相似或共用的部分集合起来进行分类，可以分为四类：工作流、即时消息、知识管理和安全管理。每类功能通过几种技术的组合和集中实现，就可以形成该类功能的平台。这就是我们前面提到的“四平台” ，即工作流平台、即时消息平台、知识管理平台和安全管理平台。下图表现了办公系统中
46、“六要素”和“四平台”的北京慧点科技开发有限公司22关系。人员事务资源计划文告文档工作流平台即时消息平台知识管理平台安全管理平台图 6 “六要素、四平台”的关系我们将这种由“六要素、四平台”构成的框架称之为办公核心业务系统的基础模型。在模型中，办公系统的底层由四大平台组成，这些平台负责为上层的业务模块提供工作流引擎、消息传递、数据库访问、知识管理工具、安全控制等服务。上层的业务模块是将“六要素”的内容按照业务逻辑组合在一起，在组合过程中，需要什么样的服务都可以直接调用四个平台中的功能。采用这种方式，可以降低业务模块和平台之间的耦合度，从而使系统在基础稳定的前提下，具有了良好的扩展性。通过这个模
47、型我们不难看出，办公系统的好坏取决于两个方面：一方面是是否能够按照“六要素”的方法分析业务功能；另一方面则是“四平台”的本身是否能够提供足够的服务内容。关于第一个方面，这不是个技术问题，而是个方法论的问题，它需要通过用户的使用来检验，在此我们不做过多的分析。慧点科技办公系统中的功能模块根据功能需求，都通过调用各个平台提供的功能接口，方便的实现相应的功能。例如发文管理需要利用工作流平台实现文件的审批流程；利用即时消息平台实现审批消息的传递、提醒和沟通；利用知识管理平台实现文件进入企业知识库供查询利用；利用安全平台实现文件处理的安全、可信。下面，我们将就这慧点科技为企业实施的办公系统中“四平台”实
48、现的功能机制予以阐述：北京慧点科技开发有限公司232.1.1 工作流平台现代企业的日常活动中，70%以上都是有两个或两个以上的员工共同参与协作的的任务，比如生产流程、业务流程、各类行政申请流程、财务审批流程、人事处理流程、质量控制及客服流程等。一项工作，经过一个步骤处理后再转往下一站的连续步骤，称之为“工作流” 。在介绍工作流平台之前，我们首先需要明确两个概念：工作流：业务流程的全部或部分自动化，在此过程中，文档、信息或任务按照一定的过程规则流转，实现组织成员间的协调工作以达到业务的整体目标。工作流管理：提供一整套功能使得用户可以自动地并且动态地定义、验证、执行、管理和评价他们的业务过程，协调
49、用户和系统参与者，集中可被系统直接访问或非在线访问的相应数据资源，以完成设有最终期限的规定目标。协调功能包括按正确的顺序将任务从一个参与者传给下一个参与者，确认所有的参与者都完成了他们各自的规定工作，并在必要时执行缺省的操作。简单来说，工作流是一个动态过程；工作流管理是对工作流优化的思想和技术；而工作流平台就是支持工作流管理的功能集合。利用工作流平台，办公业务模块就能进行各种审批、流转、监控等功能。慧点科技办公系统中工作流平台的核心部分是工作流引擎，工作流引擎是驱动流程流动的主要部件，它负责解释工作流流程定义，创建并初始化流程实例，控制流程流动的路径，记录流程运行状态，挂起或唤醒流程，终止正在运行的流程，与其他引擎之间通讯等等工作。工作流平台可以包含一个或多个工作流引擎，并通过 API 向外部（具体需要使用工作流引擎进行流转的业务模块）提供五个方面的功能服务，分别为： 接口 1流程定义的导入导出 接口 2同客户端应用程序和工作列表处理程序之间的交互 接口 3软件工具和应用程序的调用 接口 4不同工作流管理系统之间的协同工作 接口 5管理和监视功能 通过这五个接口，工作流平台可以同办公系统
