1、附件 19： 接待会议标准说明 根据 总部 不同的接待标准，将接待分为董事长、总裁 级 、部门 级三个级别；按照不同的接待对象，将接待分为政府领导、 重要 合作企业 以及一般 企业 来访 、部门负责的业务 交流等 两类等级，具体如下： 一、接待级别 1.董事长接待：董事长亲自接待，或者总裁代表董事长接待 。 2.总裁级别接待：总裁级别组织的接待 。 3.部门级别接待：部门级别组织的接待 。 二 、 接待对象等级 1.A 类：政府领导 、重要合作 企业 2.B 类： 一般企业来访、部门负责的业务交流等 三、接待服务标准 接待等级 鲜花 水果 糕点 （可选） 咖啡 （可选） 大会议室召开 董事长会
2、议室召开 董事会 /经营分析会 800 元 *1 个 150 元 /个 *3 个 茶歇 500 元 /次 有 董事长 接待 A 类 接待 800 元 *1 个 200 元 /个 *3 个 50 元 /人 20 元 /人 有 B 类 接待 500 元 *1 个 150 元 /个 *2 个 30 元 /人 20 元 /人 有 总裁级别接待 A 类 接待 500 元 *1 个 150 元 /个 *2 个 30 元 /人 20 元 /人 有 B 类 接待 300 元 *1 个 150 元 /个 *2 个 20 元 /人 无 有 部门级别接待 A 类 接待 300 元 *1 个 150 元 /个 *2
3、个 20 元 /人 无 有 B 类 接待 无 无 20 元 /人 无 无 四、 接待费用超标 处理流程 1.超过以上服务接待标准，会议组织部门需提交相应情况说明， 报财务部负责人同意后，行政部进行相关物品采买。 2.超出接待标准产生的费用，由各部门自行承担。 五、接待 标准及 操作流程 1.一级接待 一级接待是指董事长、总裁级别接待的 A 类人员。一般在董事长会议室进行。 2.一级接待服务标准 2.1 明确会议要求 根据接待通知提前与本次接待负责人做好对接，明确会议时间、地点、人数、要求。 2.2 预定鲜花水果 根据各会议特点，定制不同花型、花色。可以是花圃，也可以是瓶花两至三瓶，颜色要求素雅
4、、高贵。（如下图） 2.3 预定水牌 根据会议内容，定做水牌，提前 2 小时摆放到一楼疏通门前。（如下图） 2.4 会前准备 2.4.1 开窗通风 2.4.2 提前 1 小时摆桌 摆放好纸抽盒（ logo 朝向客人）、杯垫、信纸垫板、鲜花、水果、湿巾及接碟、矿泉水、桌牌、激光笔、铅笔各一个 ； 投影、电脑设备调试好等（见下图）。 1） 董事长及对方 1 号领导单独摆桌。 2） 双方 1 号领导多摆一只铅笔在垫板上。 3） 1 号摆位纸抽盒与杯垫不留空隙，其他摆位纸抽盒与杯垫约留四指空隙。 4） 其他座位领导两人一组，纸抽盒及壶垫摆放在两人中间位置， 果盘分别摆放在壶垫两侧，湿巾及接碟摆放在壶垫
5、正下方。 5） 提前 15 分钟冲泡茶水： 洗茶叶，先将茶叶装入大茶壶中，倒掉第一壶热水。 分茶水，用大茶壶冲好茶叶分别倒入每个小茶壶中。 摆茶壶，客人到前 15 分钟将茶水摆放到会议桌上。 2.4.3 座次安排 按照国际惯例“面门为上 ” 原则， A 为客方面门， B 为主方背门。具体操作中，按照总部 领导习惯，董事长及总裁在接见 一般 客人时，列席 A 位置面门，外部 来访 人员在 B 位置背朝门（如下图）。 总部 惯例 A 我方 B 客方 如果来访为外宾或政府级客人 ， 总部 领导 列席 B 位置背朝门， 访客 在 A 位置面门（如下图）。 如果领导是单数 “ 居中为上 ” 原则 ， 1
6、 号领导坐在中间。 按照 “以 左 为上” 原则，2 号领导和 3 号领导 依次列席 在 1 号领导的左右 手位置。 如果领导为双数 1 号 2 号领导并列坐在中间（ 1 号在 2 号的右边） ,3 号 领导 在 1号的右边 。 国际惯例 B 我方 A 客方 A1 A3 A2 A5 A4 总部 领导 客方领导 B1 B2 B3 B4 B5 2.4.4 物业需要配合的工作 1）预留足够数量的车位，必要时清空门前停放 车辆。 2） 安排 专人开启速通门， 负责 电 梯 梯控 ，保证客人 顺利进入电梯抵达指定楼层。 2.5 会议服务 2.5.1 客人 抵达 时，应起立，身体前倾约 30，微笑，问好。
7、引导客人时，注意礼貌用语及手势。如果客人较多要提前打开玻璃门。 2.5.2 待客人落座后提供咖啡， 10 分钟后将咖啡杯撤掉。每 30分钟续水一次。续水要从客人的右后方向取茶壶。客人离开时，再次起立，面带微笑，目送客人。 2.6 会后整理 A1 A3 A2 A5 A4 总部 领导 客方领导 B2 B4 B3 B6 B5 B1 A6 整理会议室，将会议室用品归位，关闭设备、空调、照明等。 3.二级接待 二级接待是指总裁、部门级别接待的 B 类人员。一般在总裁及部门会议室进行。 3.1 接待 服务标准 与一级接待相同，但如无特殊要求不需要物业相关配合工作。摆台要求与一级接待相同。水果、鲜花等标准按照接待服务标准规定执行。 4.三 级接待 三级接待是指一般外来人员来访，会见地点可能是领导办公室、会议室或接待室 4.1 接待服务标准 有人进入前台区域，应用目光迎送，保持温和表情，起立问好 ， 询问 了解来访人需求 后 ，将客人引导至接待室内，视情况判断是否需要倒水 。然后 第一时间告知相关人员，避免让客人长时间等候。 图 3 其他领导座位布置图（两人位）
