1、 一、树立分类下拉列表填充项 咱们常常要将公司的称号输入到表格中，为了坚持称号的一致性，运用“数据有效性”功用建了一个分类下拉列表填充项。 1.在 Sheet2 中，将公司称号按种类(如“工业公司”、“商业公司”、“个别公司”等)别离输入不相同列中，树立一个公司称号数据库。 2.选中 A 列(“工业公司”称号地点列)，在“称号”栏内，输入“工业公司”字符后，按“回车”键进行承认。 模仿上面的操作，将 B、C列别离命名为“商业公司”、“个别公司” 3.切换到 Sheet1 中，选中需求输入“公司种类”的列(如 C 列)，履行“数据有效性”指令，翻开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“答
2、应”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，鄙人面的“来历”方框中，输入“工业公司”，“商业公司”，“个别公司”序列(各元素之间用英文逗号离隔)，断定退出。 再选中需求输入公司称号的列(如 D 列)，再翻开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来历”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，断定退出。4.选中 C 列恣意单元格(如 C4)，单击右侧下拉按钮，挑选相应的“公司种类”填入单元格中。然后选中该单元格对应的 D 列单元格(如 D4)，单击下拉按钮，即可从相应种类的公司称号列表中挑选需求的公司称号填入该单元格中。 提示：在今后打印报表时，若是不需求打印“公司种类”列，能够选中该列，右
3、击鼠标，选“躲藏”选项，将该列躲藏起来即可。 二、树立“常用文档”新菜单 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的作业簿文档增加到其间，便利随时调用。 1.在东西栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，翻开“自定义”对话框。在“指令”标签中，选中“种类”下的“新菜单”项，再将“指令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。 按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个称号(如“常用文档”)。 2.再在“种类”下面任选一项(如“刺进”选项)，在右边“指令”下面任选一项(如“超连接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并模仿上面的操刁难它进行命名(如“薪酬表”等)，树立第一个作业簿文档列表称号。
4、 重复上面的操作，多增加几个文档列表称号。 3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“薪酬表”等)，右击鼠标，在弹出的便利菜单中，选“分配超连接翻开”选项，翻开“分配超连接”对话框。经过按“查找规模”右侧的下拉按钮，定位到相应的作业簿(如“薪酬.xls”等)文件夹，并选中该作业簿文档。 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的作业簿文档超连接起来。 4.今后需求翻开“常用文档”菜单中的某个作业簿文档时，只需翻开“常用文档”菜单，单击其间的相应选项即可。 提示：虽然咱们将“超连接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“刺进”菜单中“超连接”菜单项和“常用”东西栏上的“刺进超连接”按钮的功用。 三
5、、让不相同类型数据用不相同色彩显现 在薪酬表中，若是想让大于等于 2000 元的薪酬总额以“赤色”显现，大于等于 1500 元的薪酬总额以“蓝色”显现，低于 1000 元的薪酬总额以“棕色”显现，其它以“黑色”显现，咱们能够这样设置。 1.翻开“薪酬表”作业簿，选中“薪酬总额”地点列，履行“格局条件格局”指令，翻开“条件格局”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后边的方框中输入数值“2000”。单击“格局”按钮，翻开“单元格格局”对话框，将“字体”的“色彩”设置为“赤色”。 2.按“增加”按钮，并模仿上面的操作设置好其它条件(大于等于 1500，字体设置为“蓝色”；
6、小于 1000，字体设置为“棕色”)。 3.设置完结后，按下“断定”按钮。 看看薪酬表吧，薪酬总额的数据是不是按你的需求以不相同色彩显现出来了。 四、制造“专业符号”东西栏 在修正专业表格时，常常需求输入一些格外的专业符号，为了便利输入，咱们能够制造一个归于自个的“专业符号”东西栏。 1.履行“东西宏录制新宏”指令，翻开“录制新宏”对话框，输入宏名如“fuhao1”并将宏保存在“自个宏作业簿”中，然后“断定”开端录制。选中“录制宏”东西栏上的“相对引证”按钮，然后将需求的格外符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”东西栏上的“中止”按钮，完结宏的录制。 模仿上面的操作，逐个录制好其它格外符号的
7、输入“宏”。 2.翻开“自定义”对话框，在“东西栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建东西栏”对话框，输入称号“专业符号”，断定后，即在作业区中呈现一个东西条。 切换到“指令”标签中，选中“种类”下面的“宏”，将“指令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个格外符号就拖多少个按钮)。3.选中其间一个“自定义按钮”，模仿第 2 个秘技的第 1 点对它们进行命名。 4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的便利菜单中，选“指定宏”选项，翻开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如 fuhao1 等)，断定退出。 重复此步操作，将按钮与相应的宏连接起来。 5.封闭“自定义”对话框，今后能够像运
8、用通常东西栏相同，运用“专业符号”东西栏，向单元格中疾速输入专业符号了。 五、打印作业表的不相同区域 有的作业表，常常需求打印其间不相同的区域，用“视面管理器”吧。 1.翻开需求打印的作业表，用鼠标在不需求打印的行(或列)标上迁延，选中它们再右击鼠标，在随后呈现的便利菜单中，选“躲藏”选项，将不需求打印的行(或列)躲藏起来。 2.履行“视图视面管理器”指令，翻开“视面管理器”对话框，单击“增加”按钮，弹出“增加视面”对话框，输入一个称号(如“上报表”)后，单击“断定”按钮。 3.将躲藏的行(或列)显现出来，并重复上述操作，“增加”好其它的打印视面。 4.今后需求打印某种表格时，翻开“视面管理器
9、”，选中需求打印的表格称号，单击“显现”按钮，作业表马上按事前设定好的界面显现出来，简略设置、排版一下，按下东西栏上的“打印”按钮，悉数就 OK 了。 六、让数据按需排序 若是你要将职工按其地点的有些进行排序，这些有些称号既的有关信息不是按拼音次序，也不是按笔画次序，怎么办?可采用自定义序列来排序。 1.履行“格局选项”指令，翻开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入有些排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“增加”和“断定”按钮退出。 2.选中“有些”列中恣意一个单元格，履行“数据排序”指令，翻开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出
10、“排序选项”对话框，按其间的下拉按钮，选中方才自定义的序列，按两次“断定”按钮回来，一切数据就按需求进行了排序。 七、把数据彻底躲藏起来 作业表有些单元格中的内容不想让阅读者查阅，只好将它躲藏起来了。 1.选中需求躲藏内容的单元格(区域)，履行“格局单元格”指令，翻开“单元格格局”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“;”(三个英文状况下的分号)。 2.再切换到“维护”标签下，选中其间的“躲藏”选项，按“断定”按钮退出。 3.履行“东西维护维护作业表”指令，翻开“维护作业表”对话框，设置好暗码后，“断定”回来。 经过这样的设置今后，上述单元
11、格中的内容不再显现出来，即是运用Excel 的通明功用也不能让其现形。 提示：在“维护”标签下，请不要铲除“断定”前面复选框中的“”号，这样能够避免他人删去你躲藏起来的数据。 八、让中、英文输入法智能化地呈现 在修正表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，重复切换输入法真实不便利，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢? 选中需求输入中文的单元格区域，履行“数据有效性”指令，翻开“数据有效性”对话框，切换到“输入法形式”标签下，按“形式”右侧的下拉按钮，选中“翻开”选项后，“断定”退出。 今后当选中需求输入中文的单元格区域中恣意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第 1 个中
12、文输入法)主动翻开，当选中其它单元格时，中文输入法主动封闭。 九、让“主动更正”输入一致的文本 你是不是常常为输入某些固定的文本，如“*”而烦恼呢？那就往下看吧。1.履行“东西主动更正”指令，翻开“主动更正”对话框。 2.在“交换”下面的方框中输入“pcw”(也能够是其他字符，“pcw”用小写)，在“交换为”下面的方框中输入“*”，再单击“增加”和“断定”按钮。3.今后若是需求输入上述文本时，只需输入“pcw”字符，此刻能够不思考“pcw”的巨细写，然后承认一下就成了。 十、在 Excel 中自定义函数 Excel 函数虽然丰厚，但并不能满意咱们的一切需求。咱们能够自定义一个函数，来完结一些特
13、定的运算。下面，咱们就来自定义一个核算梯形面积的函数： 1.履行“东西宏Visual Basic 修正器”菜单指令(或按“Alt+F11”便利键)，翻开 Visual Basic 修正窗口。 2.在窗口中，履行“刺进模块”菜单指令，刺进一个新的模块模块1。 3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码： V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End 4.封闭窗口，自定义函数完结。 今后能够像运用内置函数相同运用自定义函数。 提示：用上面办法自定义的函数通常只能在相应的作业簿中运用。 十一、表头下面衬张图像 为作业表增加的布景，是衬在整个作业表下面的，能不能只衬在表头下面呢？ 1.履行“格局作业表
14、布景”指令，翻开“作业表布景”对话框，选中需求作为布景的图像后，按下“刺进”按钮，将图像衬于整个作业表下面。 2.在按住 Ctrl 键的一起，用鼠标在不需求衬图像的单元格(区域)中迁延，一起选中这些单元格(区域)。 3.按“格局”东西栏上的“填充色彩”右侧的下拉按钮，在随后呈现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置今后，留下的单元格下面衬上了图像，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图像了(其实，是图像被“白色”遮盖了)。 提示：衬在单元格下面的图像是不撑持打印的。 十二、用连字符“&”来兼并文本 若是咱们想将多列的内容兼并到一列中，不需求运用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定(
15、此处假定将 B、C、D 列兼并到一列中)。 1.在 D 列后边刺进两个空列(E、F 列)，然后在 D1 单元格中输入公式：=B1&C1&D1。 2.再次选中 D1 单元格，用“填充柄”将上述公式仿制到 D 列下面的单元格中，B、C、D 列的内容即被兼并到 E 列对应的单元格中。 3.选中 E 列，履行“仿制”操作，然后选中 F 列，履行“修正挑选性张贴”指令，翻开“挑选性张贴”对话框，选中其间的“数值”选项，按下“断定”按钮，E 列的内容(不是公式)即被仿制到 F 列中。 4.将 B、C、D、E 列删去，完结兼并作业。 提示：完结第 1、2 步的操作，兼并效果现已完结，但此刻若是删去B、C、D
16、 列，公式会呈现过错。故须进行第 3 步操作，将公式变换为不变的“值”。 十三、生成果条 常有兄弟问“怎么打印成果条”这样的疑问，有不少人采纳录制宏或 VBA的办法来完结，这关于初学者来说有必定难度。出于此种思考，我在这里给出一种用函数完结的简洁办法。 此处假定学生成果保存在 Sheet1 作业表的 A1 至 G64 单元格区域中，其间第 1 行动标题，第 2 行动学科称号。 1.切换到 Sheet2 作业表中，选中 A1 单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！A，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(ROW()+4
17、)/3)+1)，COLUMN()。 2.再次选中 A1 单元格，用“填充柄”将上述公式仿制到 B1 至 G1 单元格中；然后，再一起选中 A1 至 G1 单元格区域，用“填充柄”将上述公式仿制到 A2至 G185 单元格中。 至此，成果条根本成型，下面简略润饰一下。 3.调整好行高和列宽后，一起选中 A1 至 G2 单元格区域(第 1 位学生的成果条区域)，按“格局”东西栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后呈现的边框列表中，选中“一切框线”选项，为选中的区域增加边框(若是不需求边框，能够不进行此步及下面的操作)。 4.一起选中 A1 至 G3 单元格区域，点击“常用”东西栏上的“格局刷”按钮，然后
18、按住鼠标左键，自 A4 迁延至 G186 单元格区域，为一切的成果条增加边框。 按“打印”按钮，即可将成果条打印出来。 十四、Excel 帮你选函数 在用函数处置数据时，常常不知道运用啥函数比拟适宜。Excel 的“查找函数”功用能够帮你减小规模，挑选出适宜的函数。 履行“刺进函数”指令，翻开“刺进函数”对话框，在“查找函数”下面的方框中输入需求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，体系马上将与“计数”有关的函数挑选出来，并显如今“挑选函数”下面的列表框中。再联系查看关联的协助文件，即可疾速断定所需求的函数。 十五、一起查看不相同作业表中多个单元格内的数据 有时，咱们修正某个作业表(Sheet
19、1)时，需求查看其它作业表中(Sheet2、Sheet3)某个单元格的内容，能够运用 Excel 的“监督窗口”功用来完结。 履行“视图东西栏监督窗口”指令，翻开“监督窗口”，单击其间的“增加监督”按钮，翻开“增加监督点”对话框，用鼠标选中需求查看的单元格后，再单击“增加”按钮。重复前述操作，增加其它“监督点”。 今后，无论在哪个作业表中，只需翻开“监督窗口”，即可查看一切被监督点单元格内的数据和关联信息。 十六、为单元格疾速画边框 在 Excel 2002 曾经的版别中，为单元格区域增加边框的操作比拟费事，Excel 2002 对此功用进行了全新的拓宽。 单击“格局”东西栏上“边框”右侧的下
20、拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或许履行“视图东西栏边框”指令，翻开“边框”东西栏。 单击东西栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框款式，然后在需求增加边框的单元格区域中迁延，即可为相应的单元格区域疾速画上边框。 提示：若是画错了边框，不要紧，选中东西栏上的“擦除边框”按钮，然后在过错的边框上迁延一下，就能够铲除去过错的边框。若是需求画出不相同色彩的边框，能够先按东西栏右侧的“线条色彩”按钮，在随后弹出的调色板中选中需求的色彩后，再画边框即可。这一功用还能够在单元格中画上对角的斜线。 十七、操控特定单元格输入文本的长度 你能幻想当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或许
21、在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时分，Excel 就能主动判别、即时剖析并弹出正告，那该多好啊!要完结这一功用，对 Excel 来说，也并不难。 例如咱们将光标定位到一个挂号“年份”的单元格中，为了输入的一致和核算的便利，咱们期望“年份”都用一个四位数来标明。所以，咱们能够单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“答应”下拉菜单中挑选“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中挑选“等于”，且“长度”为“4”。一起，咱们再来到“犯错正告”卡片中，将“输入无效数据时显现的犯错正告”设为“中止”，并在“标题”和“过错信息”栏中别离填入“输入文本不合法!”和“请输入四位数年份
22、。”字样。 很显然，当若是有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel 就会弹出示的正告对话框，通知你犯错缘由，并直到你输入了正确“款式”的数值后方可持续录入。奇特吧?其实，在 Excel 的“数据有效性”判别中，还有许多格外类型的数据格局可选，比方“文本类型”啊，“序列巨细”啊，“时刻远近”啊，如你有爱好，何不自作主张，自个描绘一种检测规范，让你的 Excel展示出与众不相同的光荣呢。 十八、成组填充多张表格的固定单元格 咱们知道每次翻开 Excel，软件总是默许翻开多张作业表。由此就可看出Excel 除了具有强壮的单张表格的处置才能，更适合在多张彼此关联的表格中和谐作业。要和谐关联，
23、当然首要就需求同步输入。因而，在许多状况下，都会需求一起在多张表格的相同单元格中输入相同的内容。 那么怎么对表格进行成组修正呢?首要咱们单击第一个作业表的标签名“Sheet1”，然后按住 Shift 键，单击最终一张表格的标签名“Sheet3”(若是咱们想关联的表格不在一起，能够按住 Ctrl 键进行点选)。此刻，咱们看到Excel 的标题栏上的称号呈现了“作业组”字样，咱们就能够进行对作业组的修正作业了。在需求一次输入多张表格内容的单元格中随意写点啥，咱们发现，“作业组”中一切表格的同一方位都显现出相应内容了。 可是，仅仅同步输入是远远不行的。比方，咱们需求将多张表格中相同方位的数据一致改动
24、格局该怎么办呢?首要，咱们得改动第一张表格的数据格局，再单击“修正”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中挑选“至同组作业表”。这时，Excel 会弹出“填充成组作业表”的对话框，在这里咱们挑选“格局”一项，点“断定”后，同组中一切表格该方位的数据格局都改动了。 十九、改动文本的巨细写 在 Excel 中，为表格处置和数据运算供给最强壮撑持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要认为 Excel 中的函数仅仅对于数字，其实只需是写进表格中的内容，Excel 都有对它修正的格外函数。例如改动文本的巨细写。 在 Excel 2002 中，至少供给了三种有关文本巨细写变换的函数。它们别离是：“=UPP
25、ER(源数据格)”，将文本悉数变换为大写；“=LOWER(源数据格)”，将文本悉数变换成小写；“=PROPER(源数据格)”，将文本变换成“恰当”的巨细写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，咱们在一张表格的 A1 单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”，回车后得到的成果将会是“EXCEL”。相同，若是咱们在 A3 单元格中输入“mr.weiwei”，然后咱们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”，那么咱们得到的成果就将是“Mr.Weiwei”了。 二十、获取字符串中的特定字符 除了直接输入外，从已存在的单元格内容中获取特定字符输入，肯定是一种省
26、时又省劲的办法，格外是对一些款式相同的信息更是如此，比方职工名单、原籍等信息。 若是咱们想疾速从 A4 单元格中获取称谓的话，最佳运用“=RIGHT(源数据格，获取的字符数)”函数，它标明“从 A4 单元格最右侧的字符开端获取 2 个字符”输入到此方位。当然，若是你想获取名字的话，则要运用“=LEFT(源数据格，获取的字符数)”函数了。还有一种状况，咱们不从左右两头开端，而是直接从数据中心获取几个字符。比方咱们要想从 A5 单元格中获取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就能够了。意思是：在 A5单元格中获取第 4 个字符后的两个字符，也即是第 4 和第 5
27、两个字。 二十一、把基数词变换成序数词 将英文的基数词变换成序数词是一个比拟杂乱的疑问。因为它没有一个十分固定的形式：大多数的数字在成为序数词都是运用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结束的数字却别离是以“st”、“nd”和“rd”结束的。而且，“11”、“12”、“13”这 3 个数字又不相同，它们却依然是以“th”结束的。因而，完结起来好像很杂乱。其实，只需咱们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松变换了。不信，请看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE
28、(RIGHT(A2),st,nd,rd),th)”。该公式虽然一长串，不过含义却很清晰：若是数字是以“11”、“12”、“13”结束的，则加上“th”后缀；若是第 1 准则无效，则查看最终一个数字，以“1”结束运用“st”、以“2”结束运用“nd”、以“3”结束运用“rd”；若是第 1、2 准则都无效，那么就用“th”。因而，基数词和序数词的变换完结得如此轻松和便利。 二十二、用格外符号补齐位数 和财政打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那即是将金额中的空位补齐，或许在金钱数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在 Excel 中也有相似的输入办法，那即是“REPT”
29、函数。它的根本格局是“=REPT(“格外符号”，填充位数)”。 比方，咱们要在中 A2 单元格里的数字结束处用“#”号填充至 16 位，就只须将公式改为“=(A2&REPT(#,16-LEN(A2)”即可；若是咱们要将 A3 单元格中的数字从左侧用“#”号填充至 16 位，就要改为“=REPT(#,16-LEN(A3)&A3”；别的，若是咱们想用“#”号将 A4 中的数值从两边填充，则需求改为“=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-LEN(A4)/2)”；若是你还嫌不行专业，要在 A5 单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：“=(TEXT(A5,$#,#0.
30、00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,#0.00)”，必定能满意你的需求。 二十三、创立文本直方图 除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生运用即是能够直接在作业表中创立由纯文本组成的直方图。它的原理也很简略，即是运用格外符号的智能重复，依照指定单元格中的核算成果表现出犬牙交错的比拟效果。 比方咱们首要制造一张年度出入平衡表，然后将“E 列”作为直方图中“预算内”月份的显现区，将“G 列”则作为直方图中“超预算”的显现区。然后依据表中已有成果“D 列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。详细步骤如下： 在 E3 单元格中写入公式“=IF(D30,R
31、EPT(n,ROUND(D3*100,0),)”，也拖动填充柄至 G14。咱们看到，一个没有动用 Excel 图表功用的纯文本直方图已展示眼前，便利直观，简略明晰。 二十四、核算单元格中的总字数 有时分，咱们能够对某个单元格中字符的数量感爱好，需求核算单元格中的总字数。要处置这个疑问，除了运用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟核算外，还要动用“TRIM”函数来删去空格。比方如今 A1 单元格中输入有“how many words?”字样，那么咱们就能够用如下的表达式来协助： “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),)+1)”
32、 该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创立一个新字符串，而且运用“TRIM”函数删去其间字符间的空格，然后核算此字符串和原字符串的数位差，然后得出“空格”的数量，最终将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。二十五、关于欧元的变换 这是 Excel 2002 中的新东西。若是你在装置 Excel 2002 时挑选的是默许办法，那么很能够不能在“东西”菜单中找到它。不过，咱们能够先挑选“东西”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元东西”选项，“断定”后 Excel 2002 就会自行装置了。 完结后咱们再次翻开“东西”菜单，单击“欧元变换”，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国钱银
33、变换的窗口就呈现了。与 Excel 的其他函数窗口相同，咱们能够经过鼠标设置钱银变换的“源区域”和“目标区域”，然后再挑选变换前后的不相同币种即可。所示的即是“100 欧元”别离变换成欧盟成员国其他钱银的比价一览表。当然，为了使欧元的显现更显专业，咱们还能够点击 Excel 东西栏上的“欧元”按钮，这样一切变换后的钱银数值都是欧元的款式了。 二十六、给表格做个超级查找引擎 咱们知道，Excel 表格和 Word 中的表格最大的不相同即是 Excel 是将填入表格中的一切内容(包括静态文本)都纳入了数据库的领域之内。咱们能够运用“函数查询”，对目标数据进行精断定位，就像网页中的查找引擎相同。 比
34、方在所示的表格中，从 A1 到 F7 的单元格中输入了多名同学的各科成果。而在 A8 到 A13 的单元格中咱们则树立了一个“函数查询”区域。咱们的想象是，当咱们在“输入学生名字”右边的单元格，也即是 C8 格中输入任何一个同学的名字后，其下方的单元格中就会主动显现出该学生的各科成果。详细完结的办法如下： 将光标定位到 C9 单元格中，然后单击“刺进”之“函数”选项。在如图18 弹出的窗口中，挑选“VLOOKUP”函数，点“断定”。在随即弹出的“函数参数”窗口中咱们设置“Lookup_value”(指需求在数据表首列中查找的值)为“C8”(即查找咱们在 C8 单元格中填入的人名)；“Table
35、_array”(指数据查找的规模)为“A2B6”(即在一切学生的“语文”成果中查找)；“Col_vindex_num”(指要查找的数值在表格中的序列号)为“2”(即数值在第2 列)；“Range_lookup”(指是不是需求准确匹配)为“FALSE”(标明不是。若是是，就为“TURE”)。设定结束按“断定”。 此刻回到表格，单击 C9 单元格，咱们看到“fx”区域中显现的指令行动“=VLOOKUP(C8，A2B6，2，FALSE)”。仿制该指令行，在C10、C11、C12、C13 单元格中别离输入：“=VLOOKUP(C8，A2C6，3，FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2D6，4，
36、FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2E6，5，FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2F6，6，FALSE)”(其参数含义同 C9 中相同，不再赘述)。 接下来，咱们就来查验“VLOOKUP”函数的成效。试着在“C8”单元格中输入某个学生名，比方“赵耀”，回车之下咱们会发现，其下方每一门类的单元格中就主动显现出该生的入学成果了。 二十七、Excel 作业表纲要的树立 和 Word 的纲要视图相同，Excel 这个功用首要用于处置格外大的作业表时，难以将要害条目显如今同一屏上的疑问。若是在一张表格上名目繁多，但数据类型却又有必定的可比性，那么咱们彻底能够先用鼠标挑选数据区域，然后
37、点击“数据”菜单的“分类汇总”选项。并在弹出菜单的“选定汇总项”区域挑选你要汇总数据的种类。最终，如图 19 所示，如今的表格不是就小了许多吗?当然，若是你还想查看明细的话，单击表格左侧的“+”按钮即可。 二十九、了解 Excel 的“从文本到语音” 虽然当时现已有许多软件都致力于文本的机器朗诵，但微软的 Office 不论从语音的柔软度和口气的波澜起伏都是其它同类软件不行比拟的。 依照 Office 的默许装置，你能够还不能在 Excel 的菜单中找到它，在咱们承认装置了“从文本到语音”的选项后，就能够在 Excel 的“东西”菜单中看到“语音”项目了。如图 21 所示，翻开一个表格，随意挑
38、选其间的内容，然后单击“从文本到语音”东西栏上的“朗诵单元格”按钮，此刻一个带有磁性的声响就开端一字一句地朗诵了。值得一提的是，当碰到标点符号时，Excel 的朗诵会主动中止一瞬间，然后再接着朗诵，这一点和其他软件彻底不相同，笔者认为这样的处置愈加天然。 还有一点需求阐明的是，若是你想调整 Excel 2002 中语音朗诵的速度，能够在“操控面板”中双击“语音”图标，然后在“文字到语音”卡片上调整即可。 三十、Excel 中“拍照”功用的妙用 这个功用比拟特别，好像和核算、核算、排序等等“正统”功用方枘圆凿，因为它的效果居然是“抓屏”!而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”
39、，而是答应让你经过鼠标进行挑选，“指哪抓哪”。 要找到这个功用还不太简略，咱们点击 Excel“东西”菜单的“自定义”选项。在“指令”卡片的“种类”中点“东西”，再在指令栏中找到“拍照”按钮，并将它拖到东西栏的恣意方位。若是咱们想要对表格中的某一有些“照相”，只须先挑选它们(图 23)，然后按下“拍照”按钮，这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需求显现“相片”的当地(当然，也能够是另一张表格)，再次按下“拍照”按钮，这样方才被“拍照”的“相片”就当即张贴过来了。当然，和“相片”一起呈现的还有“图像”东西栏。很显然，Excel是将它作为一幅图像来对待了，咱们可随意将它进行旋转、缩放处
40、置。 不过，请各位必定要注意：这可不是通常的相片!你能够试着改动本来被咱们“拍照”下来的表格数据看看改写一下“相片”，成果“相片”中的数据居然也被同步更新了！ 三十一、在多张表格间完结共用数据的连接和引证 或许咱们会新鲜，为啥每次翻开 Excel，软件总是翻开了一个由 3 张空白表格组成的文件组呢？若是你是专业的管账师、核算师或许谙熟于此的表格高手，就必定会理解，因为核算项目的名目繁多、数据信息的条理杂乱，单*一张表格往往处置不了一切的疑问，多表格数据连接、多文件数据互动才是以一当十的取胜法宝。 比方咱们首要制造“Sheet1”为“一班学生成果表”，“Sheet2”为“二班学生成果表”，然后来
41、到“Sheet3”，想进行“一班”和“二班”各科成果的比拟以及“年级平均分”的核算。此刻咱们就能够将光标定位到目标方位，挑选好关联函数。然后在 Excel 弹出的函数对话框中，运用数据列表右侧的“”按钮点击一下其他表格中想引证的单元格就行了。你看，如图 24 所示，这时函数窗口中就会呈现“班学生成果表!单元格”的字样了。尔后，不论咱们在源单元格中进行怎么的修正，在“Sheet3”的目标方位都会当令进行从头核算。 三十二、“征服”剪贴板窗口 每次当你接连运用两次“仿制”或“剪切”指令时，剪贴板就会弹出来，和你抢夺有限的文档显现空间，让人厌烦。好在，“征服”剪贴板的办法十分简略。 笔者主张，若是你
42、不期望剪贴板总是出乎意料地蹦出来，只须点击剪贴板菜单底部的“选项”，铲除“主动显现 Office 剪贴板”复选框上的钩。若是你不期望剪贴板的图标呈如今体系任务栏上或随时弹出来，只须铲除去“在任务栏上显现 Office 剪贴板的图标”和“仿制时在任务栏邻近显现状况”两个复选框上的挑选。只保存“搜集而不显现 Office 剪贴板”复选框前面的钩即可。 当然，在撤销剪贴板主动显现功用之后，你还能够随时康复这个功用。比方咱们能够自定义一组便利键，以便随时敏捷调出剪贴板。从菜单中挑选“东西”之“自定义”选项，点击弹出对话框下部的“键盘”按钮，在弹出对话框的“种类”列表中挑选“修正”，然后，在对话框右上方
43、的“指令”列表中挑选“EditOfficeClipboard”；将光标置于“请按新便利键”对话框中，并按下Alt+Shift+C(或许你喜爱的其他组合)，“封闭”对话框。如今，咱们只需一按下 Alt+Shift+C，剪贴板就会马上呈如今你面前了。 三十三、运用公式审阅东西查看数据出处 “公式审阅”东西，它能够将任一单元格中数据的来历和核算成果的去向显现得清清楚楚、明理解白。 让咱们单击“东西”菜单的“公式审阅”选项，并点击“显现公式审阅东西栏”。咱们依然借用“给表格做个超级查找引擎”一招中的比如，用鼠标挑选 C12 单元格。从图 25 中咱们能够看到，该单元格中的成果是经过函数“=VLOOKU
44、P(C8,A2C6,3,FALSE)”得出的。因而，数据来历有 3 个：C8、A2和 C6。所以，当咱们单击“公式审阅”东西栏上的“追寻引证单元格”按钮后，Excel 马上用箭头和蓝点指明晰这 3 个单元格的地点(图 25)。当然，若是咱们表格中某个数据无效或语法不妥的话，也能够点击“公式审阅”东西栏上的“圈释无效数据”按钮来让 Excel 主动帮咱们查看疏忽。 三十四、巧用“智能鼠标” 咱们知道，滚轮鼠标如今简直成为了电脑的“标配”，但当咱们翻滚鼠标滚轮上下翻页时，你是不是想过咱们还能够运用它完结一些其他的功用呢？ 点击“东西”菜单中的“选项”指令，然后在“惯例”选项卡中选中“用智能鼠标缩放
45、”复选框，点“断定”后，咱们再来看看如今的鼠标滚轮都有些怎么的功用： 在“智能鼠标”的默许状况下，上下翻滚鼠标滚轮，作业区中的表格会以15%的份额扩大或减小，而只需当咱们按住 Ctrl 键，再翻滚鼠标滚轮时，作业表才会像平常相同上下翻页。别的，若是咱们运用了 Excel 的“分级显现”，那么当咱们按住 Shift 和翻滚鼠标滚轮时，又能够操控各级条目的显现或躲藏了。当然，还有更多的格外功用需求各位在实践中渐渐探索。 三十五、“监督”窗口的运用 若是你创立了一个较大的电子表格（），而且该表格具有连接到其他作业簿的数据时，Excel 中的“监督窗口”能够为你供给很大的协助。经过它你能够轻松看到作业表、单元格和公式函数在改动时是怎么影响当时数据的。 在“东西”菜单中单击“公式审阅”子菜单，然后单击“显现监督窗口”按钮。右击咱们想盯梢的单元格，并在便利菜单中挑选“增加监督点”。这时，“监督窗口”的列表中就呈现了被 Excel 监督的单元格及其公式了。 今后，只需咱们双击“监督窗口”中的该条目，被监督的单元格就会不速之客了。 提示：当包括有指向其他作业簿的单元格被监督时，只需当一切被引证的作业簿都翻开时，才能在“监督窗口”的列表中显现出来。
