1、 1 / 4公司表格编码规范为规范公司表格管理，实现表格管理数据化标准化，特制定本表格编码规范。一、表格编码结构1. 表格编码由四部分组成，每部分之间用“”连接。第一部分：表明公司名称第二部分：表明发文机构第三部分：表明表格的状态第四部分：表明表格的密级第五部分：表明表格的流水号第六部分：表明表格的建立日期2. 各部分表示方法1）第一部分：一律使用统一号为：Q/HAB2）第二部分：发文机构发文机构 表达符号公司 QA管理部 QG财务部 GC营销部 QY生产部 QS技术部 QJ2 / 43）第三部分：表格的密级 密级表达符号 控制发放和使用的范围 特别说明R01 限于高层管理人员 总裁、总经理R
2、02 限于中层以上管理人员 部门及以上R03 限于涉及的某个人或某部门R00 无任何限制4)第四部分：表格的流水号表格流水号：数字表示，从 0001到 99995）第五部分：表格的建立日期日期代号由年组成，如 2012年建立的表格则写：20126）第六部分：版本号版本、版次号按该制度制订、修订的先后顺序确定，制度修订、整体更新一次就发布一次版本或版次号，修订一次即以阿拉伯数字形式修改版次，即用 0、1、2、3.9 表述，制度进行整体更新或修订次数过多时即用大写英文字母修改版本号，即用 A、B、C、DZ 表述，如：第 A版第零次的表述为“A/0” ，第 A版第 1次的表述为“A/1” 。3、具体
3、表示方式 举例：XX 管理部考勤登记表使用的表格编码：Q/HAB QGR0200012009 版次： A/1文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的，比如，属于质量手册的用 QM 来表示1.3 文件类别码：代表过程，比如：用 5 来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如，在第 5 部分，用 01 来表示质量目标，用 02 来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：3 / 42.1 抬头码：公司简写，用大写英文表示2.2 文件阶层码：用大写英文表示，其中，一级文件质量手册用 QM 表示，
4、二级文件程序文件用 QP 表示，三级作业文件等三级文件用 QW 表示，四级表单用 QR 表示，外来文件用 ED 表示。2.3 文件类别码：代表文件所属过程，为管理规范，用一位阿拉伯数字表示。特规定为文件类别码与 ISO9001 各个大点相对应：代码表示过程标准4 与体系策划、文件、记录管理相关的质量管理体系5 与管理职责、质量目标、管理评审相关管理职责6 与资源管理相关资源管理7 与产品实现过程相关产品实现8 与产品、过程测量和监视、持续改进有关测量、分析与改进2.4 文件序列码：为两位阿拉伯数字，本部分，从 01 开始，直到 99，在实际编写中，尽量与标准条文小点对应，比如：比如，在第 5 部分，用 01 来表示质量目标，用 02 来表示管理评审等等2.5 文件版本码：表明文件的版本，用一位大写英文字母和一位阿拉伯数字组成，如：A/0。比如：ABC/QP/501A/0阅读者能够很清楚地知道，这个文件是一个关于管理职责部分的 A/0 版程序文件ABC/QW/501A/1关于管理职责部分的 A/1 版本的三级文件ABC/QR/501 A/1关于管理职责部分的 A/1 版本的记录表单ABC/ED/501 A/1关于管理职责部分的 A/1 版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性4 / 4编写者清楚，在新编一个文件的时候，如何进行明确准确编码。
