1、西鐵捷運股份有限公司文件名稱 出口作業管理程序 制 訂 部 門 出口部 頁次：第 1 頁，共 7 頁文件編號 QPE-002 制 訂 日 期 2007/10/01 版本/版次：2.0文 件 修 訂 履 歷 表版本/版次 修 訂 日 期 修 訂 內 容核 准 審 查 制 訂 文 件 發 行 章西鐵捷運股份有限公司文件名稱 出口作業管理程序 制 訂 部 門 出口部 頁次：第 2 頁，共 7 頁文件編號 QPE-002 制 訂 日 期 2007/10/01 版本/版次：2.01. 目的：使客戶委託運送的貨物依據出口作業程序，準時、安全、確實將貨物運送至目的地。2. 範圍：受理出口需求、訂艙位、貨物運
2、送及報關、標籤製作與貼標、寄送出口文件及帳單、到貨異常狀況及到貨通知等流程處理。3. 權責：出口部：受理出口商出口需求、到貨狀況異常處理、到貨狀況通知。美亞提單部：訂艙位、製作標籤、製作出口報單。美亞報關部：貨物資料EDI上傳報關。美亞運務部：提領貨物、標籤貼附、寄送出口文件及帳單。4. 定義：無。5. 流程控制表：流 程 項 目 作 業 內 容 權責單位 使 用 表 單受理出口商出口需求1. 出口商以電話或 E-MAIL通知出口部出貨需求。2. 對於特殊 AGENT要求，出口部必須事先與海外 AGENT聯繫，確認出貨需求。3. 出口部接收出口商出貨文件(Packing List & Invo
3、ice)。4. 出口部將出貨狀況登記於【訂位單】 ，並將【訂位單】傳真至美亞提單部。5. 出口部填寫【出口文件、派車、報關、綜合審核表】 ，連同出口商出貨文件，傳真至美亞報關部。6. 出口部對已確認的出貨需求，填寫【派車單】傳真至美亞運務部，前往出口商處載送貨物。出口部訂位單出口文件、派車、報關、綜合審核表派車單西鐵捷運股份有限公司文件名稱 出口作業管理程序 制 訂 部 門 出口部 頁次：第 3 頁，共 7 頁文件編號 QPE-002 制 訂 日 期 2007/10/01 版本/版次：2.0航空公司艙位訂位(委外流程)1. 美亞提單部收到【訂位單】資料，即與航空公司艙位訂位，並將定位資料填寫於
4、【CARGO MANIFEST】或【DEBIT MEMO】 。美亞提單部CARGO MANIFESTDEBIT MEMO出口貨物報關(委外流程)1. 美亞報關部收到【出口文件、派車、報關、綜合審核表】 ，連同出口商出貨文件，進行報關作業以及 E.D.I.連線。2. 美亞報關部傳真【出口報單】 、 【Invoice】 、【Packing List】至部分所需要的出口商核對與留底。美亞報關部 出口報單InvoicePacking List派車提貨(委外流程)1. 美亞運務部收到【派車單】 ，依照時間約定派車前往出口商提貨。2. 出口部提供倉儲資料給出口商送貨到美亞運務部的倉儲單位。出口部美亞運務部
5、派車單標籤製作與貼標(委外流程)1. 美亞提單部將定完艙位之【CARGO MANIFEST】或【DEBIT MEMO】資料製作並提供美亞運務部。2. 美亞運務部拿到【LABEL】後黏貼於出口商提供的貨物上。美亞運務部美亞提單部CARGO MANIFESTDEBIT MEMOLABEL機場磅重、回報重量與進倉放行(委外流程)1. 美亞機場人員將出口商貨物依照訂定之班機進倉磅重以及放行。2. 美亞機場人員將磅重之重量回報美亞提單部。美亞機場人員發 PRE-ALERT通知海外 AGENT(委外流程)1. 美亞提單部將機場回報重量繕打於提單上後將【PRE-ALERT】發送至海外 AGENT。美亞提單部
6、 PRE-ALERT寄送文件及帳單給出口商(委外流程)1. 將所有完成的文件連同帳單核對無誤，交至美亞運務部寄送給出口商完成作業。美亞運務部西鐵捷運股份有限公司文件名稱 出口作業管理程序 制 訂 部 門 出口部 頁次：第 4 頁，共 7 頁文件編號 QPE-002 制 訂 日 期 2007/10/01 版本/版次：2.0海外 AGENT到貨狀況異常通知1.海外 AGENT對到貨狀況發現有破損、短溢、淋濕、貨物不相符、分批到貨、標籤錯誤、標籤漏貼、延遲等貨物異常狀況時，出口部接收異常訊息。異常處理依據【異常處理程序】及時處理異常問題。2.出口部查詢貨物飛航狀況，查詢狀況通知出口商並回覆海外 AG
7、ENT。出口部海外 AGENT發 POD通知到貨狀況視出口商要求，海外 AGENT發 POD通知到貨狀況。出口部轉【POD】交出口商。 出口部 POD識別與追溯1.出口運送過程中， 【CARGO MANIFEST】 、提單(Air Way Bill)、貨物標籤(Label)做為貨物處理狀況識別與貨物識別的主要依據。2.貨物已空運出口至海外，若收貨人或海外Agent有需要追溯運送過程，可由海外 Agent提出【PRE-ALERT】後，循航空公司艙單(CARGO MANIFEST)、提單製作、報關、派車運送、訂位等過程的相關記錄追溯特定貨物作業過程。出口部6. 相關文件：6.1 QPE-001 出
8、口合約審查程序6.2 QPR-006 採購管理程序6.3 QPR-009 異常處理程序7.附件:空運出口流程空運出口流程作業品質計劃表西鐵捷運股份有限公司文件名稱 出口作業管理程序 制 訂 部 門 出口部 頁次：第 5 頁，共 7 頁文件編號 QPE-002 制 訂 日 期 2007/10/01 版本/版次：2.0空運出口流程 (附件)西鐵捷運股份有限公司文件名稱 出口作業管理程序 制 訂 部 門 出口部 頁次：第 6 頁，共 7 頁文件編號 QPE-002 制 訂 日 期 2007/10/01 版本/版次：2.0出 口 部出 口 商 海 外 代 理美 亞 捷 運航 空 公 司同 行關 貿 網
9、 路海 關航 空 公 司機 場美 亞 /OP出 口 商美 亞 /倉 庫Sales calR/O 通 知 出 貨 S/LR/O訂 位借 單 /併 貨EDI 連 線報 關C1 放 行直接送貨至機場 提貨P.OD.發 er/Alert送 貨寄送文件及帳單碰 檔 C1/2/3 回報重量 /作提單 作報單/標籤通 知 車 單 /提 貨告知訂位資料 填 寫 預 報 單訂 位 單派 車 單空運出口流程作業品質計劃表(附件)西鐵捷運股份有限公司文件名稱 出口作業管理程序 制 訂 部 門 出口部 頁次：第 7 頁，共 7 頁文件編號 QPE-002 制 訂 日 期 2007/10/01 版本/版次：2.0異常處
10、理流程名稱 流程管理程序權責部門資訊產出與交換(表單記錄) 主要作業內容監控與管制 記錄 權責受理出口商出口需求出口作業管理程序 出口部1. P/L2. INV.3. 訂位單4. 派車單1. 接收及確認 P/L 及 INV.2. 發訂位單、派車單通知美亞提單部及運務部1. 提貨時間2. 訂位單是否已接收3. Packing List 及 Invoice確認NA出口部CS人員航空公司艙位訂位出口貨物報關派車提貨出口作業管理程序出口部美亞提單部、報關部、運務部1. 訂位單2. 派車單3. CARGO MANIFEST DEBIT MEMO4. 出口報單5. P/L、INV.1. 依據訂位單訂位2.
11、 依據文件進行報關3. 依照時間派車提貨，或提供資料送貨1. 艙位是否已完成2. 報關是否有問題3. 貨是否準時到達異常處理單業務經理美亞提單部經理標籤製作與貼標出口作業管理程序美亞報關部運務部提單部1. CARGO MANIFEST或 DEBIT MEMO2. LABEL 1. 將訂艙位資料製作 LABEL2. 將 LABEL黏貼於貨物上1. LABEL正確性2. LABEL黏貼是否確實異常處理單美亞提單部經理機場磅重、回報重量與進倉放行出口作業管理程序美亞機場人員美亞提單部1. 託運單2. 磅重單3. 提單1. 依照訂定進倉磅重以及放行2. 將磅重之重量回報製作提單1. 是否放行、交單2.
12、 重量是否正確異常處理單美亞提單部經理發 P/A通知海外AGENT出口作業管理程序美亞提單部1. P/A 1. 發送 P/A至海外 AGENT 1. PRE-ALERT是否送達 異常處 理單美亞提單部經理寄送文件及帳單給出口商出口作業管理程序美亞運務部1. 文件連同帳單1. 將文件連同帳單寄送給出口商完成作業1. 帳單及文件是否送達 NA海外 AGENT到貨狀況異常通知出口作業管理程序出口部1. POD2. 異常通知1. 到貨異常狀況處理2. 查詢貨物飛航1. 異常處理2. 貨物是否準時到達異常處理單出口部人員西鐵捷運股份有限公司文件名稱 出口作業管理程序 制 訂 部 門 出口部 頁次：第 8 頁，共 7 頁文件編號 QPE-002 制 訂 日 期 2007/10/01 版本/版次：2.0發 POD通知到貨狀況狀況以及發 POD通知到貨狀況
