1、闽江学院党政办公室文件闽江学院党政办公室文件闽院办20118 号关于印发闽江学院公文处理规定的通知各处（部、室） 、各系（院） 、各单位：为适应学校发展需要，切实做好公文处理工作，提高工作效能，根据国务院发布的国家行政机关公文处理办法和省、市党委、政府及教育主管部门有关文件要求，经校领导同意，在原闽江学院公文处理暂行规定 （闽院200235 号）基础上作进一步修订完善，特制定闽江学院公文处理规定 ，现印发给你们，请认真遵照执行。闽江学院党政办公室二一一年三月十六日闽江学院公文处理规定为适应学校的发展需要，推进公文处理工作的科学化、现代化、规范化，根据中国共产党机关公文处理条例 、 国家行政机关
2、公文处理办法和省、市党委、政府及教育主管部门有关文件要求，结合学校实际情况，制定本规定。一、公文处理原则（一）闽江学院的公文，是学校在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是依法治校和进行校务活动的重要工具。 （二）公文处理是指公文办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 （三）公文实行统一管理。党政办公室是学校公文处理的管理机构，主管并指导全校的公文处理。全校各单位和部门应有一名负责人分管公文处理工作，并确定专职或兼职文秘人员（文件管理员）负责本单位日常公文的处理工作。（四）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。必须严格执行国家保密法
3、律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。必须发扬认真负责、严谨细致的作风，迅速准确地进行公文的登记、运转、催办、立卷和归档。（五）充分利用学校办公自动化（OA）系统的现代办公手段，实行网上办文，提高办文效率。二、公文种类适用于我校党政的公文种类：（一）决定。用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销职能部门和系院、直属单位不适当的决定事项。（二）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 （三）通知。用于批转职能部门的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求职能部门和系院等有关单位办理、周知或共同执行的事项，公布内设机构，任免干部。（四）通报。用于表彰先进
4、，批评错误，传达重要精神或情况。（五）公告。用于向校内外宣布重要事项或法定事项。 （六）通告。用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 （七）报告。用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。 （八）请示。用于向上级请求指示、批准。 （九）批复。用于答复职能部门、系院和直属单位的请示事项。（十）函。用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准和答复审批等。 （十一）会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。 三、公文格式（一）公文一般由秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送单位、
5、印发机关、印制时间和印制份数等部分组成。 1.发文字号一般由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份用全称，用六角号 （用于校级和党政办公室文件）或（） （用于部门文件） 括入；序号不编虚位，不加“第“字。具体发文字号详见附件。联合发文的，只注明主办单位发文字号，不得有两个发文字号。2.公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。下发校内行政规章用“发布“；下发本校产生的其他公文用“印发“；转发隶属单位的公文用“批转“；转发上级、同级或不相隶属单位的公文用“转发“。批转、转发公文
6、只将事由写清楚，不必照抄原标题。3.主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称。向上级机关及平行单位发文，一般只写一个主送机关。4.除综合性工作报告外，应执行一文一事。其中，“请示“应当注明联系人的姓名和电话。 5.如有附件，应当写在正文之后，落款之前，并注明附件的名称和件数。附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件“，有序号时标识序号。6.成文时间以负责人签发的日期为准，联合发文以最后签发人的签发日期为准。公文中的签发人标识是选择要素，只有上报的公文须标识签发人姓名。7.除会议纪要和印制的有特定版头的普发
7、性文件及工作简报等外，公文应当加盖印章。印章应盖在落款的发文机关名称正中央，要求上不压正文，下压成文日期。8.为传递或存档方便，公文应按上级机关和公文主题词表的要求标注主题词，一份文件标引的主题词最多不超过 7 个。主题词在公文的抄送栏上顶格标注。 9.抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。 10.保密公文，应根据密级分别注明“绝密“、“机密“、“秘密“等密级和保密期限，其中“绝密“、“机密“级公文还应当标明份数序号。11.紧急公文，应根据紧急程度，分别注明“特急“、“紧急“、“急“。 （二）公文版头、适用范围及发文字号 1.版头为“中共闽江学院委
8、员会文件“：用于校党委对党委全面工作和党建思政的各类工作做出重要决策、工作部署，向下级印发重要通知、批复重要事项，向上级党委报告、请示重要工作，以及其他需要用校党委文件印发的公文。发文字号的机关代字为“闽院委“。2. 版头为“闽江学院文件“：用于学校对学校全面工作和各类教育工作做出重要决策、工作部署，向下级印发重要通知、批复重要事项，向上级报告、请示重要工作和同平级部门、不相隶属单位协商重要事宜，以及其他需要用学校文件印发的公文。发文字号的机关代字按照拟文主办单位编写（详见附件 1） 。3. 版头为“闽江学院党政办公室文件“：用于根据校党委、行政授权，安排或代校党委、行政发布对某一方面工作的部
9、署，转发有关文件，下发通知，以及其他需要用党政办公室名义印发的公文。发文字号的机关代字为“闽院办“。4.会议纪要：分为“中共闽江学院委员会会议纪要“、“闽江学院校长办公会会议纪要“、“闽江学院专题会议纪要“等版头。5.以学校各部门名义的校内发文用于发布本部门职权范围内的事项，发文版头及字号详见附件 2。（三）公文的格式规范1.公文用纸一般采用国际标准 A4 型，左侧装订。 2.文字从左至右横写、横排。 3.公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。四、行文规则（一）行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。凡是法律法规已有明确规定的，一律不再发文；已全文公开见报的或通过传
10、真形式下发的，不再另发文件。领导在会议上的报告、讲话，会后一般不再印发文件。部门职权范围内的事务，由部门自行发文或联合发文，不以学校或党政办公室名义批转或转发。（二）公文的行文关系，根据发文单位的隶属关系和职权范围确定。1.向上级单位行文，应当主送一个上级单位；如需要其他相关的上级单位阅知，可以抄送；不得越级向上级单位行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级单位，并在文中写明越级理由。2.向下级单位的重要行文，应当同时抄送发文单位的直接上级单位。3.机关各单位在其职权范围内就一些具体业务工作可以向校内其他单位行文，但不得对外正式行文。4.同级单位在必要时可
11、以联合行文。（三）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送“请示“、“意见“和“报告“。（四）专门委员会及各种领导小组、组委会等常设、非常设临时机构工作范围内的事，原则上以专门委员会、领导小组、组委会名义自行行文，不以学校党委、行政或党政办公室名义发文。（五）除涉密文件外，一律利用 OA 系统处理公文，按规定可以通过 OA 系统传递的公文原则上不再以纸质形式传递。五、发文办理（一）发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。1.公文的草拟（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚
12、，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（3）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。（4）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（5）结构层次序数，第一层为“一、“，第二层为“(一)“，第三层为“1.“，第四层为“(1)“。（6）应当使用国家法定计量单位。（7）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（8）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素
13、的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（9）须定密级的公文应按学校有关保密制度的规定做好定密工作。2.公文的审核（1）以学校党委、行政或党政办公室名义发文应使用学校统一编制的闽江学院发文表单，认真填写发文表单相关要素。主办处室草拟的学校公文，要经本处室负责人核稿，党政办公室把关、审核后，由党政办公室主任签署意见送校领导审定签发。负责审核文稿的各级负责人应在审核文稿后签署意见、姓名和审核日期（OA 上姓名与时间自动显示，下同） 。（2）核稿应认真负责，须对文稿的内容、格式、紧急程度和定密意见等严格把关。涉及国家法律、地方性法规、政府规章和学校制度的，要送学校法律顾问核稿。（3）拟制公文，对涉
14、及其他部门、单位职权范围内的事项，拟文主办单位应当主动与有关部门、单位协商、会稿，取得一致意见并会签。（4）需要以学校党委、行政或党政办公室名义发文的公文，拟文主办单位视情况提出拟发文请示，说明有关情况，随文稿一起报送。（5）文稿存在下列情况之一者，党政办公室审核时予以退稿：不符合党和国家政策；不符合有关法律法规；与工作要求不一致；文种使用、体例格式不规范；文理表达不清；未按要求填写发文表单；应与其他处室(单位)会稿而没有会稿；附件材料不齐全；不需要发文的。3.公文的签发（1）以“中共闽江学院委员会“名义发文的由校党委书记或分管副职领导签发，重要发文由党委书记或主持工作的副书记签发。以“闽江学
15、院“名义发文的由校长或分管副职领导签发，重要的涉及面广的由校长或主持工作的副校长签发。上行文(含“请示“、“报告“、上报的“意见“)必须由校主要领导或主持工作的副职领导签发。（2）以“闽江学院党政办公室“名义发文的，由党政办公室主任或主持工作的副主任签发。上行文由党政办公室主任视情况送有关校领导审阅后签发。（3）“会议纪要“由会议召集人签发。（4）公文中涉及重大问题的，应先经党委会或校长办公会集体讨论决定。（5）签发公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和签发日期。其他审批人圈阅或在 OA 上未签署意见直接提交的，视为同意。（6）公文经签发后，付印前，如确需再作修改，拟文主办单位应将修改后的
16、文稿及修改理由重新报批。4.公文的编号、印制、分发（1）领导签发的文稿经党政办公室复核无误后，办理发文登记、编写发文字号，交文印室排版印制。（2）文印室负责公文格式的统一规范或印制。付印的文稿如确需更动，由拟文主办单位提出具体修改意见及修改理由重新报批。（3）党政办公室负责按主、抄送对象分发学校和党政办公室公文。各部门文件由各部门负责分发。分发涉密公文必须按规定采取保密措施，确保安全。（二）起草文件处室，应负责发文办理全过程的跟踪、催办等工作。六、收文办理（一）收文办理指对收到公文的办理过程。包括签收、登记、拟办、分发、传阅、承办、催办、查办等程序。1.签收公文应逐件清点，注明签收时间。除写明
17、领导姓名的亲启件外，收文应由党政办公室专门管理公文的人员拆封。 2.收文登记应包括日期、编号、发文机关名称、公文字号、公文标题及办理情况。根据需要，增加秘密等级、缓急时限、份数及份号。无标题或标题中未注明公文主题的来文，在登记时应补拟标题以便查询。3.收文应填写公文传阅单 ，提交党政办公室领导签批。党政办公室领导应及时提出拟办意见报校领导审示或送有关部门办理。4.各单位文件管理员应及时到党政办公室机要科（收发室）及登录学校 OA 主页领阅文件并办妥签收手续。涉密文件按规定通知有关人员到指定地点阅处。（二）外单位来文1.上级机关发给学校但直接寄到部门的重要公文，或学校派出参加有关会议的人员带回的
18、重要文件材料，应先送党政办公室机要科，纳入收文办理程序。2.凡外来的非涉密公文，采取电子登录通过 OA 系统流转，涉密文件用纸质登记，按涉密件处理。3.凡校外单位寄送给学校或各部门、系院的公文，属一般性公文的，可按业务分工由业务单位承办。重要公文必须报学校主要领导或分管领导阅签后再转业务单位承办。（三）校内请示、报告1.校内请示、报告使用学校统一编制的闽江学院校内请示、报告公文传阅单 ，经请示、报告单位主要负责人审签后，通过 OA系统提交党政办公室，由党政办公室呈送校主要领导或分管领导签批。2.各部门、各单位向学校呈送请示、报告，内容如涉及其他部门，主办单位应主动与相关部门协商，尽可能取得一致
19、意见后会签上报。如双方经过协商仍未取得一致意见，应把分歧和各自理由一并说明。3.请示应单头主报，不要自行多头呈送两个或两个以上主管部门或领导，以免重复批示或发生纰漏。不应在非请示公文中夹带请示事项。 4.校内请示、报告经领导签批后，退还请示、报告单位保存。若工作涉及到其他职能部门或执行单位，由请示、报告单位协调落实相关职能部门或执行单位办理。5.属学校各职能部门负责的事项，基层各单位应当直接报送学校有关职能部门处理。（四）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期；内容涉及几个部门的，主批人应明确主办单位和协办单位，以主办单位为主，同协办单位共同商定处理意见或会稿。
20、其他签批人圈阅或在 OA 上无签署意见直接提交视为同意；没有请示事项的，圈阅或在 OA 上无签署意见直接提交表示已阅知。（五）承办单位收到交办的公文后应当及时处理，不得延误、推诿；确有困难的，应及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应及时退回并说明理由。（六）各单位办公室应加强公文催办工作，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。承办单位对有规定办理时限的紧急公文，应当按时限要求办理；一般性公文应在收到后 2 个工作日内办理或提出处理意见。七、公文归档（一）公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法 、高等学校档案管理办法 （教育部第 27 号令）以及
21、学校档案管理的有关规定，对纸质文件和电子文件同步归档。个人不得保存应当归档的公文。（二）归档范围内的公文应根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学校的主要工作情况，便于保管和利用。（三）联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。 （四）每年第一季度内，文书人员要按照档案管理的有关规定对上一年度公文材料进行收集、整理和编目，并按有关要求向学校档案室移交。（五）没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和所在单位负责人批准，可定期销毁。销毁涉密公
22、文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。八、附则（一）校内各系院、各单位公文处理工作，参照本规定执行。 （二）党政办公室对本规定落实情况应当进行督促检查，并根据需要适时进行公文处理情况通报。（三） 中国共产党机关公文处理条例 、 国家行政机关公文处理办法已明确规定的内容，本规定未提及的，严格按中国共产党公文处理条例和国家行政机关公文处理办法执行。（四）本规定由党政办公室负责解释。自公布之日起施行。原闽江学院公文处理暂行规定废止。学校以往发布的有关公文处理规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。附件：1、闽江学院校级发文版头及发文字号2、闽江学院部门校内发文版头及字号附件 1 : 闽江学
23、院校级发文版头及发文字号一、“中共闽江学院委员会文件“发文字号：闽院委20号。二、“闽江学院文件“发文字号按照拟文主办单位分别编号如下：1闽院20号（拟文主办单位为党政办公室或其他单位） ；2闽院外20号（拟文主办单位为党政办公室，用于外事工作） ；3闽院学20号（拟文主办单位为学生工作处） ；4闽院学纪20号（拟文主办单位为学生工作处，用于学生处分） ；5闽院监20号（拟文主办单位为监察审计处） ；6闽院教20号（拟文主办单位为教务处） ；7闽院人20号（拟文主办单位为人事处） ；8闽院职改20号（拟文主办单位为人事处，用于职称报批） ；9闽院科20号（拟文主办单位为科研处） ；10闽院后2
24、0号（拟文主办单位为总务处） ；11闽院财20号（拟文主办单位为财务处） ；12闽院保20号（拟文主办单位为保卫处） ；13闽院招就20号（拟文主办单位为招生就业处） ；14闽院技20号（拟文主办单位为现代教育技术中心） 。三、“中共闽江学院纪律检查委员会文件“发文字号：闽院纪20号。四、“闽江学院党政办公室文件“发文字号：闽院办20号。附件 2 : 闽江学院部门校内发文版头及字号序号版 头发文单位发文字号1中共闽江学院委员会组织部组织部（20）闽院委组号2中共闽江学院委员会党校党校（20）闽院委党校号3中共闽江学院委员会宣传部宣传部（20）闽院委宣号4中共闽江学院委员会统战部统战部（20）闽
25、院委统号5闽江学院学生工作部（处）学工部（处）（20）闽院学号6闽江学院工会委员会工会（20）闽院工号7共青团闽江学院委员会团委（20）闽院团号8闽江学院监察审计处监察审计处（20）闽院监号9闽江学院教务处教务处（20）闽院教号10闽江学院人事处人事处（20）闽院人号11闽江学院科研处科研处（20）闽院科号12闽江学院学生工作处学生工作处（20）闽院学号13闽江学院总务处总务处（20）闽院后号14闽江学院财务处财务处（20）闽院财号15闽江学院保卫处保卫处（20）闽院保号16闽江学院人民武装部武装部（20）闽院武号17闽江学院招生就业处招生就业处（20）闽院招就号18闽江学院现代教育技术中心现代教育技术中心（20）闽院技号19闽江学院图书馆图书馆（20）闽院图号此页无正文主题词：公文处理 规定 印发 通知抄 送：校领导，存档。闽江学院党政办公室 2011 年 3 月 16 日印发（共印 3 份）118
