1、办公自动化应用系统知识办公自动化的基本知识是什么？加入时间：2004 年 6 月 29 日 阅读：2709-中国人民大学行政管理系副教授 陈幽泓众所周知，信息技术的发展推动了社会信息化的进程。在政府管理领域，其直接后果是改变了传统办公的方式。具体而言，这种转变包括在办公操作技能方面和办公系统方面的变革，体现为在个人办公自动化和群体办公自动化两个方面的变化。以下内容将分别阐述三个部分的内容以说明这些变化：办公自动化概述；个人办公自动化技术与设备；群体办公自动化所涉及的综合办公自动化系统。第一章 办公自动化概述第一节办公自动化概述一、办公自动化的背景与发展历程自 70 年代中期以来，社会信息化的进
2、程在全球范围内已逐渐显示出其特征轮廓和重大的影响。世界各国的产业界、知识界和政府都围绕着这一进程开展活动、规划对策，力求在信息时代走在世界的前列。（一）社会信息化的特征1.产业结构发生变化：信息产业成为社会经济的最大部门，在产业领域居主导地位。 2.劳动力结构发生变化：信息业从业人员取代体力劳动者成为劳动力资源的主体。 3.资源结构发生变化：信息成为社会财富增长的最重要的资源，知识的生产成为决定竞争力和经济成就的关键因素。4.组织结构与管理模式发生变化：传统金字塔式组织结构逐渐向网络式结构演变，伴随着上传下达式的信息传达方式和决策方式的变化；以知识共享、运用集体智慧提高组织应变能力和创新能力为
3、目的的新型管理模式知识管理成为知识经济时代组织生存所依赖的新型动力机制。（二）社会信息化的冲击信息技术的发展速度超出人类社会其它领域的发展步伐，上述变化过程会导致社会发展中的失衡现象，因此，信息技术革命同时会对世界产生冲击与震荡。例如，高技术服务的产出和价值无法按现有方式计算，专家们指出，由于这些技术设备的价格的不断下降，信息产业的发展常常表现为国内生产总值的下降，这使得不发达国家在选择和形成自己的发展模式方面处于困境；此外，自动化技术对就业方面产生的冲击将会极大地困扰整个人类社会。信息技术可能会在经济发展模式、政府管理和决策模式、技术风险、就业状况、财富分配以及国际关系等等各方面产生一系列错
4、综复杂和难以预料的结果。这些都是我们不容忽视、尚待研究的难题。需要积极探讨以知识经济为特征的智力效率、无形资产、智力结构等方面的重组与优化造成的组织变革等具体问题。二、办公自动化的概念70 年代美国麻省理工学院教授 M.C.Zisman 为初露端倪的办公自动化下了如下的定义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。80 年代中期，我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划，同时，国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化作了如下定义：办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的办
5、公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、辅助决策、求取更好的效果以达到既定（即经济、政治、军事或其它方面的）目标。一个比较完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存这四个基本环节。核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需运用的信息。日本人工智能专家渡部和先生对办公自动化的概念作了富有哲理性的解释，他指出，凡能够清楚地设定其指标的业务属于工场型的事务，将来应由办公室机器人来处理。办公自动化的长远目标是改善人们在办公室中的工作效率，使办公室的工作人性化。这
6、意味着在这样的办公室系统中，人的活动集中于办公业务的核心部分，而这些活动是无论科学多么发达都不能完全由机器所取代的。这样，人的精力将只用于创造性的智力工作，办公自动化将对智能型业务提供强有力的支持，办公室将真正成为智力活动的场所。第二节 办公自动化技术概述：个人办公与群体办公的自动化为了便于论述、理解和学习，本书中将办公自动化技术分为个人办公与群体办公自动化技术两大部分。其中，个人技术部分偏重应用软件的基本概念与操作，群体部分偏重系统方面的知识内容。显然，这二者之间并不存在泾渭分明的界限，例如，数据库和数据仓库部分的内容放在第一大部份纯粹是处于论述的方便。一、个人办公自动化主要指支持个人办公的
7、计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理、多媒体技术等内容。（一）数据处理技术从应用软件的角度来看，在一般办公室环境下，数据处理是通过数据库软件、电子报表软件以及应用数据库软件建立的各类管理信息系统或其它应用程序来实现的。它们包括了对办公中所需信息的存储、计算、查询、汇总、制表、编排等内容。（二）文字处理技术文字处理是指应用计算机完成文字工作，其核心部件是文字处理软件。文字处理技术包括文字的输入、编辑排版以及存储打印等基本功能。（三）语音处理技术指计算机对人的语言声音的处理，从应用角度来看，主要包括语音合成和语音识别技术。（四）图形图像处理技术就办公室环境的计算机应用而言，
8、是指包括图形（像）的生成（绘制） 、编辑和修改，图形（像）与文字的混合排版、定位与输出等。汉字的自动识别技术也可以被看作一种对图形的智能化处理技术。二、群体办公的自动化(一) 群体办公的自动化概念是支持群体间动态办公的综合自动化系统，为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。其极端形式是不以行政的或地理的界限为基础的动态的电信社会单位，社会信息化进程正越来越多地创建出各种大大小小的电信单位。不论其组织形式如何，协同交互的电子办公能力是新时代环境下组织生存和发展的技术基础。(二) 支撑群体办公的自动化技术
9、的特征网络化（Internet/Intranet）：系统从一开始就是建立在网络上、依靠网络和网络信息的支持而运转，信息系统支持组织的动态变化和任何形式的协同交互业务； 智能化（Intelligence）：具有人工智能和多媒体等技术的支持，实施知识管理的组织机制，能够挖掘隐性知识、揭示信息的价值和意义、达到组织内知识共享的目的，使之成为组织运用信息进行创造性智能活动的技术基础。 第二章 办公自动化技术与设备：个人办公自动化第一节文字处理技术一、中文平台（一）中文平台与西文操作系统中文平台是基于 Intel 80X86（包括奔腾）体系结构的、分别以英文 DOS、Windows 和 UNIX 为基础
10、的，以外挂式方式实现的中文处理基准台面和支撑环境。（二） 中文平台的构成与功能它包括以下部分：1外挂接口，即在原西文操作系统外部所做的一个独立的中文处理模块，通过某种方式挂接在西文操作系统上，使原西文操作系统增加了中文处理功能。这个中文处理模块可被撤除，且撤除后西文操作系统完全恢复原有功能； 中文处理驱动程序，包括中文显示驱动程序、中文输入法驱动程序（键盘输入、语音输入、扫描输入等方式）打印驱动程序和字型驱动程序等； 中文处理辅助功能，可包括中文时间日期格式处理、中西文字符和标点符号个数的统计、中文字符多种方式的排序、中文字词校对等常用功能或实用工具，这些辅助工具是可选的； 系统信息，有关系统
11、所处的中文或西文状态、正在使用的或可用的输入法及打印驱动程序、已装入的字型等反映系统状态和资源情况的信息，这些信息常常是应用程序运行时需要设置和查询的 二、汉字信息处理技术在中文平台的支持下，计算机系统能够处理汉字信息，即汉字的信息化代码。汉字的信息化是通过汉字属性的信息化实现的。信息化后的汉字属性特征构成汉字的代码体系，中文平台就是通过对汉字代码体系的转换最终实现汉字的处理。（一）汉字属性汉字信息处理技术是汉字文字处理技术的基础，它体现在对汉字属性的处理过程中。汉字的属性包括汉字的字量、字频、字形、字音、字义等，对这些属性的信息化处理贯穿在汉字信息处理流程的各个阶段以及相关的技术考虑中。1汉
12、字的字量在中文电脑中，选用或配备多少个汉字由所用的汉字编码字符集标准来决定。国家标准 GB2312-80 基本集共收录汉字 6763 个，其中常用字（一集字库）3755 个，次常用字（二集字库）3008 个。此外，国家标准的两个辅助集收录了稀用字和罕用字共 16000 余个。2汉字的字频上述汉字编码字符集中汉字的选用是建立在汉字使用频率的统计基础上。例如国标一集字库 3755 个汉字在通用文献中的使用频率是 99.9%，加上二集字库一共 6763 个汉字的使用频率覆盖了通用文献应用的 99.99。两个辅助集中的汉字的使用频率在万分之一以下。不过汉字的使用频率受时空的限制，在不同的时代背景下具有
13、显著差异，在不同的专业领域中差异也很大。3汉字的字形在汉字信息处理中，汉字的字形通过被分解为部件、笔画、位点等层次最终被数字化了。汉字字形的分解方式是汉字的输入与输出技术、以及汉字字模生成的基础。4汉字的字音汉字的字音是汉字输入、排序的基础。此外，是汉语语音的自动识别与合成技术中处理的对象。汉语是一种单音节语言，在汉字中同音现象十分突出。最多一音达 120130 个字。在传统的社会生活中，由于语言环境和上下文的客观因素，同音现象产生的矛盾并不突出，但是在计算机技术的应用与发展中，对同音字的处理是技术难度很大的问题，但目前智能化的同音字、词处理已经取得了突破性的进展，成为实用化的技术。5汉字字义
14、语言的表现形式是“音” ，其潜在内容是“义” ，文字的表现形式是“形” ，其潜在内容是“音”和“义” 。每一个汉字都是多义的，对于语义歧义的处理是中文语音自动处理、机器翻译、自然语言理解等方面计算机人工智能技术发展的关键。（二）汉字代码体系1汉字代码体系：由汉字输入码、汉字机内码、汉字字形码和汉字国标交换码等构成。2汉字代码的概念：其中汉字输入码是用于在计算机键盘上输入汉字的编码方法所产生的代码；汉字机内码是计算机内部处理汉字时使用的代码，类似于给每个汉字的一个序号；汉字字形码是汉字字形的数字化表示法所产生的代码；汉字国标交换码是我国制定的汉字信息交换标准中为每个汉字所规定的代码。（三）汉字信
15、息处理流程1汉字代码体系的作用：计算机处理汉字的过程实际上就是一个对汉字代码进行转换的过程，即汉字信息处理流程。2汉字代码的转换：其转换的具体过程是，人在键盘上敲入汉字的输入码，由计算机将其转换为汉字机内码供计算机处理，在处理的过程中和结束后，将机内码转换为字形码以便在显示器上显示或者在打印机上打印；在不同的汉字信息系统例如大陆与台湾或日本等使用的汉字系统之间的信息交换过程中使用汉字交换码作为通信转换的工具。三、汉字输入技术（一）汉字输入技术类型1键盘输入技术：使用各种编码方法输入汉字的技术。2自动输入技术：包括汉字的图形扫描自动识别和汉语语音的自动识别等方法输入汉字的技术。（二）汉字键盘输入
16、编码方案的类型与评价1类型：大体上可分为拼音码、拼形码、 音形码、流水码等，它们体现了以汉字的不同属性为主要取码特征的编码方法。2汉字键盘输入编码方案的评价：用户对编码的评价和选择包括两个层面的考虑，技术指标和人文标准。技术指标主要是平均码长、重码率、输入速度、学习成本、易用性等；人文标准则反映了职业、文化、年龄、地域、习惯等多方面的因素。（三）汉字键盘输入编码方案的发展趋势1规范化：形码的规范化，根据国家语言文字工作委员会与新闻出版暑联合发布会发布的汉字部件规范、汉语通用字笔顺规范在1998 年 5 月 1 日付诸实行，最有影响的一批形码如五笔、郑码等依据规范进行调整。2词语化：无论是拼音码
17、还是拼形码，都出现了演变到以词语而不是单字为主要处理对象的趋势，这样的好处是加快了输入速度同时使得计算机的智能功能有了更多的发挥空间。3智能化：音码的智能化，主要建立在拼音的连续序列输入方式上，人可以自如地输入不论单字还是词的拼音序列，由计算机根据智能理解自动分词、自动挑选同音字词自动记忆所用搭配。形码的智能化主要体现在字词的上下文自动关联的处理上。它们共同的目的是使人的干预趋于最少，而使计算机承担更多的选择性任务，从而加快输入速度，使人机之间建立某种沟通，就如同人与人之间随着时间的过程而建立某种理解和默契一样的感觉。4辅助功能多样化:提供动态的联想、近义、反义词汇及资料、素材等帮助录入甚至构
18、思和写作的辅助、支持功能。四、文字处理软件的主要功能（一）基本编辑功能：完成多数需要的文字编辑工作。（二）验证工具：提供基本字典和用户字典、词库等工具实现诸如拼写、语法、文档格式等多种检查功能。（三） 函件合并：对文字与表格文档之间的数据读取、拼接等功能。（四）版面编排：包括多栏目设计、图表图形输入编辑、模板与样式的预览、缩放剪辑等功能（五）样式设计：自动样式和用户自己编辑样式的功能。（六）字体/打印机支持：丰富的字体的显示及打印能力。（七）输入/输出口：支持输入/出各种不同格式文本的能力，包括不同程序的文本文件和不同媒体文件。（八）联网能力：在网上多用户协同参与文档制作、修订、批注等操作的能
19、力。（九）宏功能：能充分支持与字处理软件动态交换数据和处理过程的宏语言。（十）帮助文档：提供全面并易于理解的使用说明和联机帮助以及多途径的帮助指南工具。（十一）易学/易用性：菜单以及功能键易于掌握，提供诸如“向导”等工具帮助使用较复杂的功能。对熟练用户提供快捷键和丰富的可定制选项以适应用户特性和提高使用速度。（十二） 检索工具：可写出各章节内容要点、目次索引、修订工具、文件修订的历史记录等。 （十三） 出错处理：能及时发现错误，并能快速退回原处重新编辑，还能恢复已删除或已完成的操作，提醒用户避免出错。五、中文校对软件（一）作用：自动校对中文、英文或中英文混排文件内的中文、英文和标点错误并可提出
20、修改意见。（二）技术原理：以词库为基础，采用良好的词切分技术，避免句子内词切分的二义性，对切分后的词汇判断其是否存在、词汇间的语法搭配是否合理，在此判断后，系统给出错误提示。（三）纠错功能：对以下错误进行提示或纠错意见，形似错字、词；音似错字；同音错词；别字；叠字；词组丢字；词组搭配不当；检查语法；重句重段；重要领导姓名、称谓错误；年、月、日；全角、半角英文；检查数字；检查章节等。六、排版印刷系统（一）桌面型印刷系统也称之为轻印刷系统，是指在办公室中使用的小型电子印刷系统。一般具有文字与图形图像的输入、编辑处理和制版和印刷输出三个部分组成。其核心部分是一台或几台具有文字、图像处理功能的计算机系
21、统，其输出精度即分辨率要求目前一般在每英寸 700 点左右或更高的制版和印刷用的激光印字机或小型胶印机等。在不同级别的办公室系统中，印刷系统的硬件配置、软件功能也可能是各不相同的，但从办公系统的要求来看其共性是：对文件的形成和编辑处理需具有较高的速度；要保证文件的大容量存储；有丰富的文件编辑功能；有较丰富的文字字体字号；具有一定的图形图像处理能力；具有中等以上的输出精度；在办公局域网中的通信能力，使得可共享轻印刷系统的软件与硬件资源，使得减少开销和提高效率；此外，还应具有廉价、噪音小、无污染、占地面积小、方便易用和稳定性高的特点。（二）精密型激光照排系统是计算机与激光照相相连接而组成的精密型汉
22、字编辑排版系统。一般用于书籍、报刊等正式出版物的编辑、排版。第二节 数据处理技术一、数据库管理系统软件（一）数据与数据处理的概念数据，指编码后的信息，广义而言，对所有数字化了的信息，例如数值、文字、图形图象、声音、视频、动画等各种信息对象类型的计算机处理都可统称为数据处理。在办公室环境下，数据处理常专指各类事务信息管理、报表统计、帐目计算、信息查询检索和资料管理等方面的计算机处理的应用。其主要特点是计算机对大量结构性较强、业务程序较明确的信息（数字和文字）的处理。一般说来，数据处理包括数据的收集、存储、分类、排序、比较、检索、计算、编排、输出、传递等基本环节。（二）数据库是计算机存储器中合理组
23、织、相互关联的数据的集合。这些数据具有冗余度小、数据的存储独立于使用它的程序，可共享性等特点。在数据库中存储的大量数据与管理这些数据的专用软件系统及相应的硬件设备构成一个完整的系统，称为数据库系统。其中，管理数据库系统的专用系统，即实现数据库的定义、建立、管理、维护功能的软件包就是数据库管理系统。（三）数据库检索的技术方法数据库中存储的是经统一定义、规范化的记录性文献，或称库文件。数据库的检索查询依赖于库文件的格式与组织。一般而言，数据库的检索可分关键字检索、逻辑条件表达式检索以及主题检索。关键字检索根据用户给出的某一关键字的值，即可找出满足要求的记录。逻辑条件表达式检索根据记录中关键字之间的
24、逻辑关系，通过逻辑运算，即逻辑与、或、非的组合运算，查找符合条件的记录。逻辑条件表达式的检索功能提供对所查找文献的较丰富的信息，此外，在查准率方面大大强于单一关键字检索。主题检索能提供有关文献内容的深层检索，但在文献的前处理方面的技术要求和投入成本都较高。二、全文检索系统软件（一）全文检索系统的概念与作用信息检索可分为两大类：一类是受控词汇的检索，即数据库的检索，这种检索必须进行对文献的著录标引等前期处理工作，所需人力和时间的投入极高；另一类就是全文检索，这是一种非受控词汇的检索，其优点是无需对文献进行著录标引等前期处理。具体而言，计算机文本无需作任何数据库文件结构设计、主题标引和格式修改因而
25、避免了二次加工的人力和时间的大量投入。全文检索系统可以检索一切存在于计算机中的文本，可实现大容量大范围全文快速检索，可实现任意字、词逻辑组合检索，可实现中、西文混合检索，可实现文本标题、日期、文件名综合检索，可实现屏幕捕捉、逐步逼近、模糊检索（二）检索系统类型1 受控词检索：根据标准化和规范化的词汇作为检索标志的检索方法。2 非受控词（全文）检索：根据任意字符串进行检索的技术方法。（三）检索标志1 关键词：关键词是数据库和其它计算机文件中特定的数据项或限定词，用以对计算机文件及其数据记录起标识作用，并可以其作分类或索引。2 主题词：主题词是从自然语言中筛选并加以规范化了的、用以概括和表达文献中
26、的内容主题的基本概念的词汇。一篇文献通常以若干个主题词来标识。主题词在文献中可能并不出现，但用户可以通过它找到符合概念内容的文献。（四） 全文检索系统软件的检索功能具有以下基本功能：可按字、词检索；可按日期查询；可按记录名查询；可按逻辑组合查询检索；可从屏幕捕捉字词查询检索等方式和途径找到所需的信息。三、数据库管理系统开发工具软件(一) 数据库管理系统的开发工具的作用由于以数据库系统软件开发的大量管理信息系统在本质上具有共性，这使得在技术上以计算机标准化和模块化的自动编程来代替大量简单、重复和繁琐的手工编程成为可能。即由人机交互的、由人给出设计要求和具体参数，由生成工具软件完成编程的工作方式取
27、代了传统手工为主的编程劳动。其优势是提高了工作效率，缩短了开发周期，免除了程序的反复调试的过程，简化了系统的维护。特别有意义的是使得业务和管理人员可以方便地开发出符合自己需要的系统，而不必需要在计算机编程方面有很专业的知识和投入很大的精力。这一类工具软件的出现解决了长期以来在计算机应用领域存在的开发与应用脱节的困境，解决了影响和制约计算机应用的瓶颈问题，为信息化进程起到了有力的推动作用。（二）数据库管理系统的开发工具功能：实现管理信息系统的自动编程，数据录入维护与设计票据录入维护、数据查询与票据查询、数据统计与统计图形、数据汇总、公式计算、数据合并与数据删除、图像维护与图像查询、各种报表打印、
28、文件输入与输出（各种文件与 FoxPro 的转换与共享） 、辅助功能（代码、备份、加密、日志等） 、网络数据库管理（集中或分布式）。（三） 数据库管理系统的开发工具应用的基本过程：包括以下步骤，建立或复制数据库结构、确定录入方式； 建立系统的总菜单和各级子菜单结构； 选择和建立各功能模块、生成应用程序；确定和建立各打印输出格式及内容等。自动编程工具软件虽然可以快速建立一个管理信息系统，但是，应指出的是，要想建立一个好的管理信息系统并不容易，需建立在对管理业务和数据库系统两方面的理解的基础之上，特别是对管理业务的信息化的深刻理解是管理信息系统建设成败的关键，需要进行周密细致的管理系统分析。此外，
29、不可忽视的一点是需要对传统管理系统进行信息化的改造。四、数据仓库软件系统(一) 数据仓库的概念数据仓库是支持管理决策过程的、面向主题的、集成的、稳定的和不同时间的数据集合。所谓面向主题的数据库是经过科学规划和设计而建立起来的具有共享性和一致性的数据环境。其特点是面向组织的目标主题，而不是按用户视图建立的面向一般应用项目业务，其数据结构和存储方式独立与职能区域和业务过程。与传统的面向文献型的数据库处理技术不同，数据仓库是对于分散在不同的系统、不同的应用程序中，具有不同的格式的数据的获取、相互关联和解释的以单位或专业为对象的数据库综合性处理技术，它允许用户访问综合的面向对象存储的大量历史数据，可把
30、若干不同来源中取得的数据统一到一个易于使用的参考数据库中，可为用户提供专业化的信息和指导，它形成了对象综合性决策支持系统的核心。可根据不同类型的业务信息（决策人员必知的）组织来自众多应用的基于时间的信息；可包括种类繁多的信息以满足不同用户的不同需求；还可包括单一类型的信息，以满足某一特定用户群的特殊需求。(二) 数据仓库的结构由若干层逻辑结构组成，从传统数据库及数据文件中获取原始数据后按辅助决策的主题要求形成当前基本数据层；在基本层的基础上按综合决策要求形成综合数据层；随着时间的推移由时间控制机制将当前基本层转为历史数据层。(三) 数据仓库系统由数据仓库、仓库管理和分析工具组成。其中仓库管理负
31、责对确定的数据需求进行数据的建模、数据的抽取、清理和转换，最后确定数据仓库的物理存储结构。分析工具是用于实现决策支持功能的各种工具。(四) 数据集市是一种特定作用的数据仓库工具。它具有规模小面向特定应用和特定部门，开发和维护方便，易于升级等种种优点，因而被广泛应用。(五) 数据仓库开发过程数据仓库不是一种现成的产品而是需要业务部门和技术部门协同进行再开发才能实际应用的产品。其开发的具体过程如下： 系统规划：确定工程目标及计划。包括数据范围、来源、技术设备、人员培训及工程进度等。 建立技术环境：确定所需软件和硬件资源，包括开发平台、开发工具网络通信环境和服务水平目标等。 确定主题与数据建模：根据
32、决策需求确定主题、选择数据源、设计数据逻辑结构。 设计数据仓库中的数据：根据用户需求确定主题、 ，设计数据仓库的物理结构。 设计数据转换程序：即对数据的抽取、清理、格式化、综合和装载等过程的设计和编码。 管理元数据：即定义、表示数据的意义和协同个组成部分之间的关系 开发决策分析工具：面向用户的决策工具，包括优化查询工具、统计分析工具、多维数据分析工具以及数据采掘工具等。 管理数据仓库：对数据仓库本身的质量检测、维护、数据更新等工作。 五、电子报表软件(一) 电子报表的概念电子报表是由工作簿、工作表和单元格构成的数据动态管理软件系统。其中，单元格是数据处理的最小单位，其地址由列和行坐标标识。单元
33、格构成工作表，一个典型的工作表有 256 列16384行，是一个相当大的区域，用户可在工作表中选择多个独立或相关的小工作区域，必要时由系统对其进行联系、汇总等处理。若干个工作表组成一个工作簿，就如同一本书由若干页构成一样，可在工作簿中翻页查看各工作表并对其进行增、删和前后调整。一个工作簿是一个独立的计算机文件。（二）电子报表软件功能可在单元格中填入、整理和存储数据，可通过系统提供的功能强大丰富的函数及自建的公式对工作表进行运算，还可以使用数据透视功能根据用户的要求对工作表进行方便、灵活的汇总处理，数据透视表功能可以生成手工情况下要化很多功夫作很麻烦的处理才能完成的复杂的汇总表，而在电子报表软件
34、下经过简单操作就可生成具有相关的地图和统计图形的图文并茂的图表。此外，电子报表还可以与数据库及其它软件交换和共享数据。第三节 多媒体实用技术一、多媒体微机（一）多媒体微机的概念信息的表现形式多种多样，如文字、图形、声音、动画、活动影像等。不同表现形式的信息称为不同的信息媒体。多媒体计算机技术是指计算机交互式综合处理各种媒体信息，并将各种信息建立逻辑连接，集成为一个系统并具有交互处理能力，能同时捕捉、处理、存储和展示多个不同类型信息媒体的微机称为多媒体微机（MPC） 。（二）多媒体微机的配置多媒体微机一般配置只读光盘 CD-ROM 以存储多媒体信息。CD-ROM 根据传输数据的速率不同需配置各种
35、倍速的驱动器。此外还需配置声卡以实现数字信号与声波的相互转换，以便播放和录制音响数据。配置解压缩装置用来还原图像信息，这样才可以在多媒体微机上看到图像。其中图像处理是多媒体微机处理能力的关键。图像处理能力由下述概念体现：象素，是构成图象的最小单位；分辨率，是每桢能显示的象素，例如 VGA 标准显示器的分辨率为640480，SVGA 为 1024768；颜色，计算机当前能显示的颜色，最多 256 色。这些性能集中体现在彩色显示卡的指标上，例如，总线类型的显示卡（VESA/PCI，数据传输位数 32/64 位）分辨率（640480、1024768）存储器容量（2M 以上）标识了它的图像处理能力和显
36、示速度（每秒能显示的桢数） 。此外压缩（不存储图象的每一位原始信息而是存储图象的变化规律信息的存储方法，在显示时需要用解压算法软件恢复原始图象）与解压方式也是图像处理的重要内容。（三）多媒体微机发展的关键技术有赖于以下技术设备的市场产品的发展，即在性能与价格比方面的不断优化：传递多种信息媒体的输入输出技术与设备、处理多媒体信息所要求的高速度技术软件、海量存储技术、数据压缩与还原技术、多媒体编辑技术等。（四）可视计算机环境提供视频、语音的同步传输及应用共享的计算机通信环境，基于计算机强大的多媒体功能和通信网络的基础上。据认为，在下个世纪初，90以上的企业和其他部门会在可视环境中进行交易，包括企业
37、与用户、企业之间。二、汉字识别技术与产品（一）模式识别技术的概念及其应用模式识别就是将事件和过程进行分类和鉴别的技术。它把一种要研究的对象根据某些特征进行识别并分类。例如要识别写在卡片上的数码字，判断它是 0、1、29 中的哪个数字，就是将数码字图象分成十类的问题。计算机识别数码字可解决信件邮政编码的自动分拣问题。计算机应用的发展，可以把不同的对象图象化或模式化，例如汉字、心电图与地震波等波形图、遥感遥测照片等等。模式识别技术使得计算机能执行某种类似于专家水平的任务或者某种智能化的活动。（二）汉字识别技术是一种文字自动输入方法。它通过扫描和摄像等光学输入方式获取纸张上的文字图像信息，也可使用联
38、机手写方式识别写在手写板上的汉字，然后利用各种模式识别算法分析文字形态特征，判断出文字的标准编码，并按通用格式存储在文本文件中。OCR 是一种快捷、省力的文字输入方式，是在有大容量文字录入的场合可采用的替代方法。它可缩短录入时间，减轻劳动强度，提高录入的正确率，提高工作效率。具有以下实用产品：1联机手写体汉字识别系统（手写板）：适用于不愿或不便使用键盘输入汉字的计算机操作者。除了用手写笔写汉字外，还能签名、绘图、保留手迹和代替鼠标。手写方式不会打断思维，基本不用停下来选择候选字，可以连续书写，识别后的字显示在屏幕上，每分钟 3050 字，适合普通人使用，具有自学习功能，对于特定用户能不断提高识
39、别率。2脱机汉字文本自动识别（OCR：Optical Character Recognition）：可分为印刷体文稿识别和手写体文稿识别。对印刷体文稿的识别系统，目前先进的产品，识别速度在每秒 3540 字以上，扫描仪扫描线在每英寸 300 线以上，字迹清晰的铅印或胶印文本的识别率可达 99。手写体文稿的识别率，对工整的文稿识别率可达 90，一般工整程度可达 80。智能化的 OCR 系统具有自学习功能，可以不断适应用户的写法习惯，只要用户的笔迹变化不大，经学习一段时间以后，可识别较潦草的字迹。三、语音处理系统（一） 语音识别技术与产品1 语音识别概念：是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换
40、为文字和指令、使计算机具备听觉功能的技术方法。2影响识别的要素：语音识别技术的复杂性和指标取决于三方面的技术，发音方式，发音时是以孤立词、连结词或自然语言的连续语音的方式；字表的大小，可识别的字符范围，分为大、中、小不同类型；适用对象，分为特定人和非特定人系统。特定人系统指训练与识别是适用于同一人，非特定人系统则是指语音样板能适应一组人进行识别，即训练时为特定人，而识别时能适应一组人。 技术现状与产品：目前实用化的非特定人连续语音识别系统已投入应用。 （二）语音合成语音合成技术是计算机模仿人的语音生成过程，使计算机控制音响设备合成人工语音。目前人工合成的语音的可懂度、自然度和保真度都相当好，广
41、泛应用于许多计算机产品中。四、电子地图（GPS）技术：由其提供的地图能实时地提供精确度为厘米级的三维地形信息及时间信息。其最基本功能是能够确定位置和时间，还可提供卫星导航服务，它与其他系统结合形成日益扩大的应用市场例如资源管理、环境实时监测、交通定位管理、精密农业等等。其产品价格也日趋合理，例如，目前手提式 GPS 已下降到 200 美元以下，使个人也能够配备。五、虚拟现实与电信社会多媒体技术尚处于起步阶段，随着技术的发展走向，其革命性的影响是虚拟现实技术的广泛应用，虚拟现实技术创建出各种以假乱真的情境，它与全球的网络化相联系，将对我们的世界与我们的生活产生根本性的变革作用。 具体而言，虚拟现
42、实技术是应用多媒体计算机及其它技术设备为使用者构建出一个感觉上真实的而实际上不存在的情景。虚拟现实技术的发展会在基础理论和社会应用各领域产生巨大的影响，例如，它会使人类对世界的认识方式、人类与物质世界间的交流手段、人类社会之间的交流和组织方式等各方面产生根本性的变化，它还会导致被称为“电信社会”的社会形态变化。所谓电信社会是在人类社会中产生的无实体但却具有现实社会所具有的种种特征的社会。例如：由网络连结的强大的有共同兴趣的利益实体，虽然它们无地理国界，但同现实社会一样会增长或产生纷争和动荡，它们还会对地理上的社会产生经济、政治以及文化上的重大影响，特别是这些影响是以现有情况下无法阻挡的方式所产
43、生和形成的，换言之，是受新技术的驱动而产生的。人类尚无法估量其未来走势的具体轮廓，目前所能作的是寻找现实与虚拟二者之间的黏合剂。第四节 人工智能技术一、人工智能技术概念及应用领域人工智能技术是研究人类智能和如何使机器具有人的智能行为的科学，通常利用计算机模拟人的思维、语言、记忆、推理、感知、学习等智能能力，以延伸人的感觉和大脑功能。它与计算机科学、自动化技术、心理学、语言学、数理逻辑、控制论、信息论、仿生学、哲学等学科有密切关系。是一门综合性边缘学科。其研究课题主要包括定理证明、博弈、问题求解、自动程序设计、机器翻译、模式识别、自然语言理解、专家系统、自学习系统、智能机器人等领域。二、机器翻译
44、（一）机器翻译的概念与过程1 机器翻译的概念：是应用计算机实现自然语言之间的转换的过程，其核心内容在于根据某种规则对语法信息、语义信息的处理。当前，对机器翻译产品尚不能作出较高的评价，在这方面人类还有很多工作要作。机器翻译专家吴蔚天介绍了机器翻译过程和价值评价方法：2机器翻译的过程 符号学阶段，根据字典进行的词的转换； 语言学阶段，根据语法、语言环境和语义背景知识进行的内容理解方面的转换； 社会语言学阶段，根据语言特点、社会风俗等知识进行的非字面范围的文字重写的转换； 质量评估阶段，根据原文作等值校对，在不同层面上有不同的等值标准。 （二）机器翻译的等值标准分四个层次，由低到高简述如下：1词义
45、等值层次：原文的词与译文的词不仅是在字典上等值，而且在一词多意的情况下在具体的语言环境下等值；2语法等值层次：指语法成分及其间的关系的等值，要求原文与译文在主、谓、宾、动、状、补诸方面等值并符合译文的语法顺序；3语义等值层次：由于社会风俗与习惯的不同，虽然原文与译文在用词与句型方面可能有差异，但以句子为单位的语义之间要相吻合；4话语等值层次：这是从总体上衡量词义与句义的等值程度，使译文与原文在文笔、语感、韵味诸方面得到较满意的评价。三、专家系统的概念专家系统是一种基于知识的智能推理计算机程序系统。它涉及对知识的获取、知识库技术、推理控制机制的建设和智能化的人机界面的研究，集人工智能和领域知识于
46、一体。它能模拟专门领域中专家求解问题的能力，对所面临的复杂问题，作出专家水平的结论。它应用人工智能技术，将各领域专家的知识和经验以适当的形式存入计算机，利用类似专家的思维规则，对事例的原始数据进行逻辑的或可能性的推理、演绎，作出判断和决策。一般而言，专家系统由知识库（存储规则与事实） 、推理机（实施推理、控制） 、知识获取子系统、知识解释子系统和用户界面等部分构成。第三章 办公自动化系统：支持群体办公的自动化第一节办公自动化系统的概念与构成一、办公自动化系统的概念办公自动化系统是指面向特定单位、支持其综合办公业务的集成化信息系统。它将该单位的人员、业务流程、信息、组织机构与办公自动化技术与设备
47、集成为一个有机的系统。该系统的性能很大程度上依赖系统总体集成的优劣而不主要依赖技术设备的先进与否。换言之，系统的集成应体现管理和技术的良好整合。办公自动化系统的开发、建设和维护基于办公系统分析的基础，即针对办公系统要素的分析。二、办公系统要素(一) 办公系统要素包括对人员、业务、办公机构、办公制度、办公技术设备、办公环境等重要因素的分析。过去的系统分析强调使自动化系统以人的行为和组织结构为中心。但近年来，信息化的演进却揭示了这样的规律，凡是以人和组织的固有习惯和传统模式为特征的自动化系统都因缺乏生命力而不能持久，而能够主动适应信息化发展的作法使得一个组织走在社会发展的前列。人们认识到传统的系统
48、因素正在围绕信息技术的驱动而变化，不仅人的思想、观念、行为习惯需遵循信息化的变化，组织机构构等硬结构也正随其快速演变。因此系统分析的原则是，办公系统应是知识为中心的信息共享体系，一切系统要素全应以此为原则而展开。（二）办公系统模式1信息流模式：在系统分析中需明确信息处理环节、信息量、信息利用率、信息流向、信息使用要求、信息重要程度、信息共享需求和信息安全需求等，并对此作出规范化的描述。描述的准则是要保持系统整体上的一致性、透明性和相容性。2工作流模式：对办公活动、办公过程、工作规程的分解，使之达到可以由自动化系统模拟的最简单元流程。过程模式的描述要求有：明确办公系统及子系统的目标、达到目标的效
49、益标准、达到目标的具体任务与步骤、任务的参与者及相关方面、所需信息的范围、类型与质量要求、时间限制、可提供的技术手段等。三、办公自动化系统构成办公自动化系统由三个功能层次构成，从低到高，对应于组织机构的三个层级：（一）事务层办公自动化支持办公部门的分散的事务处理的办公自动化。（二）管理层办公自动化（MIS：Management Information System）管理层办公自动化除具有办公事务处理的功能外，还具有办公业务处理和管理的功能。从信息处理的角度来看，MIS 是满足基于整个业务系统的信息处理一体化的需求，合理地改善信息处理的组织方式和技术手段，从而达到提高信息处理效率和管理水平的目的。将办公系统的业务活动和管理活动构成一个整体的自动化功能模块。（三）决策支持层的办公自动化(DSS：Decision Support System)决策支持层的办公自动化功能，除具有办公事务处理功能和管理功能外还具有决策支持功能。具体而言，DSS 是一种基于计算机的交互式系统，用来帮助决策者在决策过程中利用数据和模型求解问题作出判断。所
