1、玩转 Excel 电子表格排序方法大汇总2010-07-27 07:30 出处：论坛作者：论坛【我要评论】 导读排序是数据处理中的经常性工作，Excel 排序有序数计算(类似成绩统计中的名次)和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍 Excel 2000/XP 的数据排序方法。排序是数据处理中的经常性工作，Excel 排序有序数计算(类似成绩统计中的名次)和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍 Excel 2000/XP 的数据排序方法。一、数值排序1、RANK 函数RANK 函数是 Excel 计算序数的主要工具，它的语法为：RANK(number，ref，orde
2、r)，其中 number 为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref 是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用，order 是用来说明排序方式的数字(如果 order 为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式)。例如要计算 E2、E3、E4 单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是：在 F2 单元格内输入公式“=RANK(E2，$E$2:$E$4)”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是 2。再将 F2 中的公式复制到剪贴板，选中 F3、F4 单元格按 Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值排名为 3 和 1。美文坊提醒大家如果 B1 单元格中输入的公式为“=RANK(E
3、2，$E$2:$E$4，1)”，则计算出的序数按升序方式排列，即 2、1 和 3。需要注意的是：相同数值用 RANK 函数计算得到的序数(名次)相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中 F2 单元格存放的数值与 F3 相同，则按本法计算出的排名分别是 3、3 和1(降序时)。2、COUNTIF 函数COUNTIF 函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF(range，criteria)。其中 range 为参与统计的单元格区域，criteria 是以数字、表达式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。仍以上面的为例，F2 单元格内输入
4、的公式为“=COUNTIF($E$2:$E$4，”“&E2)+1”。计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、1 和 3。此公式的计算过程是这样的：首先根据 E2 单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个逻辑表达式，即“176。7”、“167。3”等。COUNTIF 函数计算出引用区域内符合条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与 RANK 函数相同。3、IF 函数Excel 自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与 IF 函数结合，可以计算出没有空缺的排名。以上例中 E2、E3、E
5、4 单元格的产值排序为例，具体做法是：选中 E2 单元格，根据排序需要，单击 Excel 工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。假如数据是按产值由大到小(降序)排列的，而您又想赋予每个车间从 1 到 n(n 为自然数)的排名。可以在 G2 单元格中输入 1，然后在 G3 单元格中输入公式“=IF(E3=E2，G3，G3+1)”，只要将公式复制到 G4 等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。二、文本排序选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel 提供了比较好的解决办法。如果您要将上例数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排序关键字所
6、在列(或行)的首个单元格，单击 Excel“数据”菜单下的“排序”命令，再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框。如果您的数据带有标题行，则应选中“有标题行”(反之不选)，然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排序方式(“升序”或“降序”)后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。打印机维修网(http:/)提醒大家此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。三、自定义排序如果您要求 Excel 按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间
7、”的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击 Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序列”框。无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用。使用排序规则排序的具体方法与笔划
8、排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的自定义排序。需要说明的是：显 示在“自定义序列”选项卡中的序列(如一、二、三等)，均可按以上方法参与排序，请读者注意 Excel 提供的自定义序列类型。2.条件函数 IF():在 H2 单元格直接输入 1，在 H3 单元格输入公式: =IF(G3=G2,H2,H2+1) 接着把鼠标指针指向 H3 单元格右下角，当鼠标指针变成黑色实线加号时，按住左键向下拖动将公式向下复制到 H13 单格后放手(如图 7)。
9、IF 函数用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此函数也称之为条件函数。可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件检测。它的语法为IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。其中 Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。此参数可使用任何比较运算符。Value_if_true 显示在 logical_test 为 TRUE 时返回的值，Value_if_true 也可以是其他公式。Value_if_false 显示在 logical_test 为 FALSE 时返回的值。Value_
10、if_false 也可以是其他公式。也就是说如果第一个参数 logical_test返回的结果为真的话，则执行第二个参数 Value_if_true 的结果，否则执行第三个参数Value_if_false 的结果。IF 函数可以嵌套七层，用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。这个公式中 logical_test 是 G3=G2， value_if_true 是 H2，value_if_false是 H2+1。意思是 G3 单元格中的分数与 G2 单元格中的分数是否相同，如果相同，则显示 H2单元格值，也就是我们填入的 1，如果不同，则显示
11、 H2+1，也就是 2。用这种方法排的名次不会出现空缺，相同分数的排名仍然相同。四、公式法在 H2 单元格直接输入 1，在 H3 单元格输入公式:=H2(G3 公式“=H2(G3 公式中“=”为赋值命令，其作用是将计算结果填在这个单元格内，“H2”是我们先手工输入的 1；“”为加法运算；(G3 这种直接使用公式法同使用 IF 函数一样，名次不会出现空缺，相同分数的排名仍然相同。假设 A2，B4,数据区 A1:A12 =COUNTIF(A1:A12,“2“)-COUNTIF(A1:A12,“=4“) =SUMPRODUCT(A1:A15)2)*(A1:A15)4)*(A1:A15) 这个公式也可以达到相同的效果
