1、正确定位 把握重点 提高效率 注重协调做好办公室工作的几点体会上虞市妇联办公室 马亚振本人从事办公室工作已近十年，在工作的实践中，有成功的喜悦，也有失误的烦恼，有不甘平庸的失落，也有因生活着与工作着的现实而产生的自豪。下面从五个方面谈一下做好办公室工作的几点体会。一、正确定位办公室工作的性质和意义对于像妇联这样的小型机关来说，办公室工作的性质用最简洁的语言来表达，就是参谋部和后勤部。大单位的后勤工作是有专门的处室来承担的。这样的性质定位，就决定了办公室工作所管的事情特别多、特别杂，任何一件细小的事情，其他部室可以不管的事，办公室不能不管。对于工作的要求特别高，因为它是领导的参谋部，属于智囊机构
2、。一个决策、一个文件的出台先后，都有大量细致深入的工作要做，一着不慎，就可能满盘皆输。这样的定位，也决定了办公室工作有了成绩是理所当然；有了错误则是重点责任人。领奖台上永远也不会放上给办公室人员的红花， “功劳簿”上也永远不会有记载办公室工作的一页。但是，办公室工作的意义却是十分重大的，从较高层面来说，一个单位上报下发的文件材料等，基本出自办公室，这就代表了一个单位的外在形象和内在管理水平。一个单位的各种决策，也依靠办公室的调查研究、综合分析而后确定的。办公室工作人员虽然不是领导，但有可能影响到领导的决策。所以从一个较低层面上说，虽然办公室工作付出很多，回报很少，但还是有许多人愿意被选任到办公
3、室工作，特别是党政机关的办公室，更是为很多人所向往，这至少也能从一个方面说明公办室工作的重要性。二、把握好办公室工作的重点和节奏办公室工作千头万绪，如果眉毛胡子一把抓，更加容易手忙脚乱，忙中出错。从统筹学的角度来说，要善于把握几个重点。（一）重视调查研究，掌握第一手材料，为决策参谋提供坚实基础。办公室的调研工作，除了跟着领导下基层进行实地调查，还可以有许多途径。例如上报的各种材料数据，上级、平级、下级发布的各种文件，将许多材料搜集、整理，综合分析，然后为领导的决策提供依据，这是办公室工作的职责所在。例如 2006 年，我市妇联办公室做了一份关于大力发展手工来料加工业的调研报告，产生了比较好的效
4、果。一是通过调研对全市的妇女手工来料加工情况有了详实的第一手资料，在妇联系统建立起手工来料加工数据库，可以随时为手工来料加工企业和散闲妇女劳动力提供各种有用的信息；二是调研报告得到当时的市委主要领导批示。此后，市双学双比协调小组出台了一个关于发展手工来料加工业的意见，并召开全市双学双比工作暨手工来料加工现场会议；三是在全市开展了手工来料加工“双十佳”的评选，采取以奖代补的办法推动手工来料加工业发展；四是由于市领导批示，市妇联在年终部门考核时附加分值增加了 2 分，为市妇联机关顺利获得年终考核一等奖挣得了的必备分值。我们认为，一份调查报告得到这样的结果，这应该算是抓住了重点，是富有实效的工作。（
5、二）重视政策动向，加强分析综合，发挥领导决策的助手和智囊作用。办公室是接触了解上级有关文件、有关的政治、政策动向较早的部门，凭借这个“近水楼台” ，办公室工作人员要做有心人，灵敏地感知党和国家的大政方针，把握地方政策的工作重点，了解人民群众关心的热点焦点。这样，在起草领导的讲话和有关文件时，才能胸有大局，更好地体现领导的意图。对于一些有可能与上级精神不一致的说法和做法，要勇于提出疑问，以便进一步加以研究论证。（三）重视规范规矩，处理好日常事务，确保机关工作的正常运转。办公室的一切工作都是围绕党和政府的中心工作，不折不扣体现和落实领导意图，保证机关工作的正常运转，所以特别要注意遵守规范，恪守规矩
6、，不越位，不逾矩。这种规范和规矩主要是指四个方面。一是文字工作守规范。凡是办公室出去的文字，不但代表一个单位的形象，还承载着一个单位的法律责任，一字一句，都必须准确无误，来不得半点马虎。办公室在文字的操作还应该拒绝花架子，防止假大空，做到言之有物，言之有序。二是事务工作守规矩。办公室是一个服务性的机构，每天有许多常规性的事务工作要处理，恪守工作的规章制度，遵守工作纪律，这是做好事务性工作的前提和保证。三是忠于职守，该说的说，不该说的坚决不说。四是检点自身行为，廉洁奉公，慎独严谨。（四）重视创新创造，在平凡中出新意，努力提升办公室工作的水平。在规范规矩的基础上来创新创造，最能体现办公室工作的水平
7、与层次。创新创造的领域和范围是很广的，例如，在调查研究方面，有课题选择、调查方法和手段的创新和创造。在办公室事务工作处理上，充分利用现代科技新技术，切实提升办公室工作的质量档次。我市妇联办公室在信息报送与发布、妇联网站的创建，档案人事、财务工作等都较早实现计算机处理，在积极推进电子政务平台的有效利用方面也走在市级机关较先进行列。相对于妇联工作人员构成单一、年龄偏大的特点，办公室在努力创新方面的努力是有所成效的。三 努力提高办公室的工作效率和水平。提高办公室工作效率，实际上与上面提到的把握重点和节奏是分不开的，重点与节奏把握好了，办公室的工作效率也就提高了。提高办公室工作效率的关键是把握好以下三
8、点：一是有个统一计划和安排，万事预则立，不预则废。办公室工作千头万绪，如果不安排妥当，就会成为“救火兵” ，那里着火了就越往哪跑，工作效率难以保证。每个月、每天要做什么工作，都要预先有个安排，轻重缓急，排好次序，一件一件加以落实。二是要有合理的分工。办公室工作人员少，工作内容复杂，如果安排不合理，就容易忙乱而低效，忙中出错。除了岗位的职责要明确以外，具体的办事要求，时间性限制，都要十分明确，使每个工作人员工作有头绪，对办好事情有信心。对一些很难办的事，不应该工作人员“自己去想办法” ，而是帮助提出具体的解决方案与办法。三是整合理用资源的方法。办公室是个综合性机构，在综合处理问题方面有优势，要充
9、分利用这个优势。例如每到年底，妇联系统常常有许多工作数据要报送，过去都是各自为政，大家发表格，搞得基层的表格满天飞。表格收上来后，大家又分头统计，有时数字对不起来，矛盾百出。从 2004 年起，我们妇联办公室搞了一个统筹方案，年底前，对各部室的有关数据统计要求事先进行了解，然后把各项目设计到同一个表格里。这样，妇联常规工作和活动的数据就集中到一张表格上，填表的人节省了时间，数据的统计、调用、报送也方便不少，还能减少差错。另外，我们对办公室的工作人员，在电子计算机使用方面有较高要求，不但要会熟练使用，还要能处理常见的故障，避免经常请专业人员维护修理、或者是数据丢失的麻烦。各部室间文稿修改处理也通
10、过电子政务平台交换。同时对乡镇妇联（街道）使用电子文档报送信息材料等进行具体的要求和辅导，建立起信息交换平台，一方面大大提高了办公室工作的效率，另一方面也有助于培养一支精干高效的妇女干部队伍。四、注重协调方方面面的力量办公室既是个办事机构，也是个协调机构。一个单位有许多工作，光靠办公室是不能完成的，那就需要协调各方面的力量，共同做好工作。一是对内的协调。各部室的配合与协作，要由办公室来进行沟通。在沟通协调的过程中，办公室要把握好协调的内容、职责、人员的特长等各种因素，将最适合的工作交给最适合的人去完成。并且注重内部人员的团结和谐，善于沟通，做到同心办事，合力办事。二是对外协调。妇联工作的性质特
11、点决定了“求人”的机会多，所以办公室要协调好对外的各部门单位之间的关系，借助外力，做好工作。五、办公室人员的基本素质（一）重视学习善于思考。办公室人员特别是负责人，对人对事要有自己的思考。有人说，办公室人员就是领导的传声筒，这话也对也不对。对的是落实好领导意图，这是办公室工作的本份。不对的是对于所有的事，要经过自己的思考，什么是该做的，什么是不该做的，什么事在做的过程中会有什么样的可能与结果，办公室人员要通过自己的思考来做出判断，如果有必要向领导提出不同意见的，要敢于表达自己的思想，这与违背领导意图是完全不同的两个概念。（二）重视调查善于谋略。办公室工作的务实性，就在于重视事实、尊重客观。所谓
12、谋略，也就是建立在尊重客观事实基础上的谋略。办公室是一个执行机构，它本身没有什么决策权，但是它可以对决策起到影响的作用。谋略和善于谋略是两个不同的概念。办公室的谋略，不应该老想出一些上有政策下有对策的“短棒计” ，也不应该是搞些歪门邪道的小算盘，而应该以大局为重，立足现实，着眼长远。说得通俗一说，就是要多做一些有利于人民群众长远利益，有利于领导清政廉洁的大谋大略。（三）重视修养善于沟通。办公室人员的个人政治素养和生活素养是十分重要的，因为这些素养直接关系到办公室工作的成功与失败。从高要求上来说，办公室工作人员除了要具备坚定的政治信念和法制纪律观念，还应具备三种品格：谦和大度不卑不亢；细致谨慎面面俱到；淡泊名利乐于奉献。这是一种很高的境界，对大多数人来说，还只能中一种努力的方向，而非现实的存在。有了这样的境界和品格，与人沟通当然也就不成问题了。
