数据透视表教程1—打造精美的数据透视表.doc

1、本课主题：打造精美的数据透视表数据透视表最大的功能在于分析，但是我们在用数据透视表进行分析的时候往往是要把做的分析给同事、老板、客户供应商以及相关人员看的。那么，在这个时候数据透视表就要注重其仪表形象了。否则数据透视表的可读性就比较差，吸引人眼球的能力也就比较差，所以一张养眼的数据，透视表首先在外表上也许就能打动阅读者的心。下面就我们就来探讨一下怎么样让数据透视表更美。一、试穿摩登套装：自动格式1、快速为数据透视表应用格式套用格式的两种方法： A、 数据透视表工具栏里第二个按钮，设置报告格式，激活自动套用格式。如图 1B、 EXCEL 工具栏菜单，格式，自动套用格式。如图 22、四类自动格式的

2、区别与特点在自动套用格式里提供了 22 种格式，其中有 10 种报表类型，10 种表类型，1 种传统数据透视表，1 种无格式。A、报表：报表格式的特征是它是一维表格，而且报表的优先级成缩进形态显示。在应用报表格式之后，它会改变数据透视表的布局。如图 3B、表：是一个二维表格，没有缩进。应用表的这种格式只是改变了字体颜色、大小、样式、边框等等，但是会保留数据透视表的原来的布局。如图 4C、传统：传统格式也就是 EXCEL 默认的格式，数据透视表创建好之后就是这种格式。如果想让数据透视表的格式回到原来样子，就应用这个格式。如图 5D、无：隐藏数据透视表的某些特征，比如去掉透视表数据区域上方的“数据

3、”按钮和边框，让表格看起来更象普通表格，这就是无格式的用处。如图 63自动格式的优点与缺点优点：A、快：只要选择一个你认为适合现在数透视表的格式就可以很快地应用到表格中。B、自动、鲜：当套用了一个自动格式以后，无论透视表发生布局改变、刷新、内容的筛选，套用的格式是不会受到影响。如果不是自动套用格式，那么无法达到与透视表这种无缝结合的这个特点。缺点：A、样式太少了只有 22 个，容易应生审美疲劳。B、不支持自定义。不能将自已设置好的格式保存下来供以后使用。二、个性鲜明 DIY1、显示或隐藏透视表的行、列总计方法 1：将光标停在汇总项的行（列）的靠左边（上边）位置，光标变为黑色向右（向下）箭头时点

4、右键，在弹出的对话框中选择隐藏（不要将光标停在行标签和列标签上）方法 2：定位鼠标到任一单元格，单击右键，表格选项，去掉列总计和行总计前的勾即可隐藏。（反之即可显示）如图 72、显示或隐藏透视表的分类汇总项隐藏分类汇总项的方法：A：把光标停在分类汇总项左边，当光标变成向右的箭头，单击鼠标左键，所有的分类汇总项就都会被选中（要先启用选定内容功能），单击鼠标右键，弹出的菜单中选择“隐藏”。B：双击要隐藏分类汇总的行字段名称，弹出数据透视表字段对话框，在分类汇总选项下选择“无”，确定。如图 8显示分类汇总项的方法：双击要显示分类汇总的行字段名称，弹出数据透视表字段对话框，分类汇总选项下选择“自动”或

5、“自定义”，确定。（自动就是求和，自定义可以改变当前的汇总方式，如计数等等）3、显示或隐藏透视表的明细项隐藏数据明细的方法：A、 单击想隐藏明细项的数据项，鼠标右键，弹出的菜单选项选择“组及显示明细数据下的隐藏明细项目。如图 9B、 双击想隐藏明细项的数据项，即可隐藏下一级的明细项。如图 10显示数据明细的方法：双击已经隐藏明细项的数据项，即可显示隐藏的数据明细。 4、合并居中显示标题内容合并居中方法：选中透视表的任一单元格，单击鼠标右键，表格选项，勾选合并标志。如图 11注意：在普通表格里最好不使用合并居中，因为在进行数据分析或创建数据透视表时可能遇到很多问题。数据透视表的合并居中是对整个数

6、据透视表起作用的，该功能跟菜单里的合并居中不同。5、每项后面插入空行双击字段名称，布局，勾选“每项后面插入空行”，确定。如图 12注意数据透视表不允许直接在表内插入空行，否则会影响它的完整性。 6、设置错误值的显示方式选中透视表任一单元格，单击鼠标右键，表格选项，格式选项，勾选对于错误值，然后在显示的框内自定义内容（可以配合 ALT+数字小键盘进行特殊字符的输入），确定。 如图 137、处理空白处理数据项有空白的方法：选中透视表任一单元格，单击鼠标右键，表格选项，格式选项，勾选“对于空白选项”，显示（即可填入内容进行十分明替换）处理行字段内有空白的方法：先复制一个“（空白）”然后按 CTRL+

7、H 查找替换，查找内容粘贴（空白），替换为输入一个空格，点击全部替换。8、设置单元格格式A、行标题：可以换一个填充色进行填充、加粗。B、汇总项：启用选定内容，换填充色进行填充，字体加粗，变换字体颜色。C、数据区域：设置数字格式，选中表格，单击“千分位分隔符的数字”快捷键。如果想持久保鲜数字格式，则用数据透视表的字段设置里的单元格格式来设置。如图 14三、智能外观1、改变数值的显示方式（自定义数字格式）A、全部选中，设置单元格格式。B、双击计数项，数据透视表字段，数字，自定义，类型中输入“”，确定，确定。如果想让变成红色，则在自定义类型下面输入红色“”即可。如图 15如果想在纯数字后面加上某字，

8、比如 102 班，即在自定义类型下面输入 G/通用格式“班”，确定，确定。注意：自定义数字格式只能在有数字的字段用。因为文本字段菜单中没有此项显示。如图 162、隐藏零值A、工具菜单，选项，视图，勾选掉“零值”。这种设置法整个表格将不会显示零值。如图 17C、 只希望零值不在透视表中显示，并且出现负数的需要标注出来：双击字段名，数据透视表字段选择数字，数值，选择负数用红字显示格式，点击自定义，然后在代码的后面输入 0.00_；红色-0.00_，确定，确定。如图 18自定义格式说明：1、 如果只定义一个段，则该代码用于所有的数字上。2、 如果只定义两个段，第一段用于正数和 0，第二段用于负数。3

9、、 如果只定义三个段，第一段用于正数，第二段用于负数，第三段用于 0 值。4、 如果定义四段，第一段用于正数，第二段用于负数，第三段用于 0 文本，第四段用于文本。有空还得补补这方面的知识。3、突出显示符合条件的数值A、按数值大小：500 以上用红颜色表示，500 以下用蓝颜色表示。方法 1：自定义格式设置，双击字段名，数字，自定义类型下面输入红色500G/通用格式;蓝色”,A$5”)当前面两个条件成立时就应用后面设置的格式确定。如图 22使用条件格式，简单易行无需代码，但是如果行字段或者列字段中有“空项目”，那么数据透视表的公式就不像下图中那么简单了，或是改变透视表布局，比如添加字段后透视表

10、区域将“扩大”，那么新增加的单元格区域无法自动添加条件格式，因此没有“永恒边框”，也就是说这种实现方法无法自适应扩展。D、 问题：如何创建通用的条件？这个下去再想。活动单元格一定要是 K22四、格式保鲜1、注意透视表美化后的格式丢失问题A、尽量使用字段属性B、借助条件格式重点在于变化中边框的设置。2、解决列宽问题A、设置表格选项透视表创建，设置列宽后，刷新数据后设置的列宽就没有了，要让它刷新数据列宽不变可以去掉自动套用格式勾选，再刷新的时候，列宽就不会变化了。这是最简便的一种设置列宽的方式，但是从此以后就不能再使用透视表的自动格式了。如图 23B、利用空格选中自动套用格式选项，可以在列字段名称

11、两侧加空格来达到列宽的固定，它是按列字段的名称长度来调整列宽的。如图 24C、借助宏（终极武器）录制一段宏设置列宽，然后在工作表标签上按鼠标右键，查看代码，在工作簿名下双击模块，复制右边的代码，然后点击左边工作表的名称，点击Worksheet，PivotTableUpdate（为每次刷新数据透视表执行），然后把代码复制到里面。如图 253、解除数据透视表的列数限制数据透视表创建多个字段的时候，行字段达到 6 个或以上的时候，只能加入一个数据区域，否则就会报错。创建方法：先拖数据区域的字段，再拖行字段。五、美化实例1、设置页字段2、自动套用“无”格式3、将数据区域设置为自动筛选4、设置汇总项5、设置数值的显示方式6、标题行的设置7、为表格设置永恒的边框线8、设置整个表格的字体9、取消表格中默认的网格线10、为整个工作表添加一个背景虽然这节课看起来是美化数据透视表的工作，但是要掌握的知识还是很多，所以感觉收获还真不少。另外在自定义数字格式和 VBA 方面的东西接触的很少，以后还要抓紧学习呀！