1、办公软件应用进阶教程 第 1 页 共 16 页办公软件应用进阶培训教程一、 文件的压缩与解压缩有时候，我们需要把一组文件贮存成一个文件以便备份或传输到另一个目录甚至另一个计算机上。有时候，我们还需要把多个文件压缩成一个文件，因为它可以使用少量磁盘空间并能更快地通过互联网上传和下载。压缩文件是一个文件和目录的集合，且这个集合被贮存在一个文件中，它的贮存方式使其所占用的磁盘空间比其中所有文件和目录的总和要少。如果你在计算机上的磁盘空间不足，你可以压缩不常使用的、或不再使用但想保留的文件。你甚至可以创建归档文件，然后再将其压缩来节省磁盘空间。现流行的压缩软件主要有 winrar 和 winzip，其
2、中 winrar 的使用最为广泛。winrar 是一个强力压缩工具，允许你管理和操作压缩文件。它的文件格式是带有的 “.rar“ 扩展名的文件( 图 1)图 1目前我局的计算机大都安装了 winrar 共享版，我们可点击“开始”“程序”在那里找到“winRAR”文件夹里找到 winRAR，单击打开（图 2）：图 2“添加”按钮，用来新建压缩文件，当点击它的时候就会出的界面，办公软件应用进阶教程 第 2 页 共 16 页图 3在“压缩文件名（A） ”可以建入新文件名，点击 “浏览”可以在资源管理器中查找要压缩的文件。当在的窗口中选好一个具体的文件后，您点“查看”按钮就会显示文件中的内容代码等。“
3、解压到”是将文件解压，在的窗口中选好一个具体的文件后点击它出现的界面，图 4“删除”按钮的功能十分简单就是删除您选定的文件。“修复”是允许您修复文件的一个功能。修复后的文件 WinRAR 会自动为它起名为 _reconst.rar，所以只要在 “被修复的压缩文件保存的文件夹”处为修复后的文件找好办公软件应用进阶教程 第 3 页 共 16 页路径就可以了，当然也可以自己为它起名。“测试”是允许对选定的文件进行测试是否有错误等。WinRAR 支持在右键菜单中快速压缩和解压文件操作十分简单。（1） 快速压缩当在文件上点右键的时候，就会看见图 5 中用红色方框标注的部分就是 WinRAR 在右键中创建
4、的快捷键。图 5想压缩文件的时候，在文件上点右键并选择“添加到档案文件” ，这样就会出现图 3，在图 3 的最上部您可以看见 6 个选项，图 3 是选择“常规“时出现的界面。（2） 快速解压当您在压缩文件上点右键后，会有图 5 中画圈的选项出现，您选择“释放文件”左图 文件加密有些数据我们不想让别人看到，通过 WinRAR 可以让我们在压缩文件的同时，实现对文档的加密处理第一步：选中欲加密文件 先把硬盘中的重要文件拷贝到一个临时文件夹下，选中它们后，选择 WinRAR“ 添加到压缩包”命令，打开“压缩包名称和参数”设置对话框。 第二步：设置密码 在打开的“压缩包名称和参数”窗口中单击“高级”标
5、签，然后单击“设置密码”按钮，并在打开的“带口令存档”窗口中输入密码，按下“确定”按钮返回“压缩包名称和参数 ”窗口，再次按下“确定”按钮后即可把所选文件加密起来（如图 6） 。办公软件应用进阶教程 第 4 页 共 16 页二、 WORD/EXCEL2000（2003）菜单功能应用。1、 WORD/EXCEL2000（2003） “文件”菜单中的“另存为”另存为可以以不同的格式和位置保存文件，使用文件处理更有弹性。2、 WORD/EXCEL2000（2003） “编辑”菜单中的“选择性粘贴” ；选择性粘贴粘贴板中的内容按一定规则贴粘到文档中，而不是简单的拷贝。可以别特处理好多问题，如 WORD
6、 中粘贴网页的内容，EXCEL 中粘贴公式，值数等。办公软件应用进阶教程 第 5 页 共 16 页3、 WORD/EXCEL2000（2003） “视图” 、菜单中的“工具栏” ；可以选取哪一项显示在操作界面上，方便操作。4、 WORD/EXCEL2000（2003） “工具”中的“选项”和“自动更正选项”自动更正：自动更正能够帮助你在输入的时候自动地修改文本，这对于纠正经常会打错的单词来说办公软件应用进阶教程 第 6 页 共 16 页是非常方便的功能。选择“工具”菜单，然后在“自动更正”对话框中左边的文本框中输入一些文字。这样无论什么时候只要你输入这些文字，它们都会被同一行中右边对话框中所显
7、示的文字代替。三、 WORD/EXCEL2000（2003）协同应用。邮件合并运用“邮件合并”提高办公效率在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？ 其实，借助 Word 提供的一项功能强大的数据管理功能 “邮件合并” ，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题，详细讲解“邮件合并”以及具体用法，同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手（文章中提供案例原文件下载） 。 1、什么是“邮件合并” 什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”
8、前加上“邮件”一词呢？ 其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如 Excel表、Access 数据表等） ，从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率， “邮件合并”因此而得名。 显然， “邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 Word2002 以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的 “邮件合并向导” ，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。 2、什么时候使用“邮件合并” 我们可以通过分析一
9、些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律： 一是我们需要制作的数量比较大；二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 办公软件应用进阶教程 第 7 页 共 16 页什么是含有标题行的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图 1 就是这样的表，其中包含的字段为“客户姓名
10、” 、 “服务帐号”等。接下来的每条记录，存储着每个客户的相应信息。3、邮件合并的三个基本过程上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并的“纲” ，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。(一)建立主文档“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。(二)准备好数据源数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中
11、包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是 Word、Excel 、Access 或 Outlook 中的联系人记录表。在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了 Excel 表格，其中含有制作信封需要的 “姓名” 、 “地址” 、 “邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、 Excel、Access 都可以，实际工作时，常常使用 Excel 制作。(三)把数据源合
12、并到主文档中前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。例子：假若要将以上文件中的 9 个设备分别生成以下 WORD 文档，每一个设备一页并填下相寻的数，如图：办公软件应用进阶教程 第 8 页 共 16 页下面，我们来学习如何用邮件合并来完成。5、 先建好原始表，如上图，并打开。单击“工具”“信函与邮件”“邮件合并” ，系统弹出邮件合并窗口：选取信函，单击“下一步：正在启动文档” ，再选“使用当前文档”“下一步：选取收件人” ，选“使用现有列表” ，单击“
13、下一步：撰写信函” ，就出弹出“选取数据源”对话框：办公软件应用进阶教程 第 9 页 共 16 页选数据源“清产核资基础表” ，如果文件中里含有几个表格的话，会出现以“选择表格”单击“电源设备”确定，在详表中再按确定。这时会出现“邮件合并”工具栏，将光标定在固定资产名称旁边的编辑框里，单击“插入域。就会出现：办公软件应用进阶教程 第 10 页 共 16 页选定“设备名称”按插入，便将名称插入表中。可以单击“查看合并数据” 按钮查看数据，按 来回查看所有数据。反复插入相应的数据后，排好版，点击合并到新文档。在“合并到新文档”对话框中选全部，按确定，就生成文件名为字母1 的新文档，有多少条就生成多
14、少页。办公软件应用进阶教程 第 11 页 共 16 页四、 EXCEL2000（2003）函数在学会了 Excel 的基本操作后，是不是觉得自己一直局限在 Excel 的操作界面中，而对于 Excel 的函数功能却始终停留在求和、求平均值等简单的函数应用上呢？难道 Excel只能做这些简单的工作吗？其实不然，函数作为 Excel 处理数据的一个最重要手段，功能是十分强大的，在生活和工作实践中可以有多种应用，Excel 中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定
15、贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如，SUM 函数对单元格或单元格区域进行加法运算。函数是否可以是多重的呢？也就是说一个函数是否可以是另一个函数的参数呢？当然可以，这就是嵌套函数的含义。所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。例如下图中所示的公式使用了嵌套的 AVERAGE 函数，并将结果与 50 相比较。这个公式的含义是：如果单元格 F2 到 F5 的平均值大于 50，则求 F2到 F5 的和，否则显示数值 0函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数
16、名称前面键入等号（=） 。在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。函数的结构公式选项板-帮助创建或编辑公式的工具，还可提供有关函数及其参数的信息。单击编辑栏中的“编辑公式 “按钮，或是单击 “常用“工具栏中的 “粘贴函数“ 按钮之后，就会在编辑栏下面出现公式选项板。办公软件应用进阶教程 第 12 页 共 16 页Excel 一共向用户提供了日期、统计、财务、文本、查找、信息、逻辑等 10 多类，总计达数百种函数，不熟悉的用户可能很难使用这些优秀功能，没关系， “粘贴函数”功能可在我们需要使用各种函数时提供很大的帮助。 “粘贴函数”功能是 Excel 为了解决部分用户不了解各种函数的
17、功能及用法、而专门设置的一种一步一步指导用户正确使用各种函数的向导功能，广大用户可在它的指导下方便地使用各种自己不熟悉的函数，并可在使用的过程中同时进行学习、实践，效果非常好。在 Excel 中使用 “粘贴函数”功能插入各种函数的步骤为：1. 在 Excel 中将光标移至希望插入有关函数的单元格中。2. 执行 Excel“插入”菜单的“函数”命令（或单击快捷工具栏上的“粘贴函数”按钮），打开“粘贴函数”对话框。3. 若 Office 向导没有出现，可单击“粘贴函数”对话框中的“Office 向导”按钮，激活 Office 向导，以便在适当的时候获取它的帮助。4. 在参考“粘贴函数”对话框对各个
18、函数简介的前提下，从“函数分类”列表框中选择欲插入函数的分类、从“函数名”列表框中选择所需插入的函数。5. 单击“确定”按钮。6. 此时，系统就会打开一个用于指导用户插入相应函数的对话框，我们可在它的指导下为所需插入的函数指定各种参数。7. 单击“确定”按钮。五、 附录：Word 快捷键我们中间的大部分人使用 Microsoft Word 的频率都远远高于其他的 Office 软件，所以了解下面这些快捷键的使用就能够帮助你更快地使用 Word，这节省了你菜单和工具条中寻找这些功能的时间，从而提高你的工作效率。 Ctrl+B 将所选文字变成粗体Ctrl+U 为所选文字添加下划线Ctrl+I 将所
19、选文字变成斜体Ctrl+L 将所选文字向左对齐Ctrl+E 将所选文字或段落居中对齐Ctrl+M 将所选文字或段落缩进Ctrl+1 将所选文字行之间的行间距设定为一倍行间距Ctrl+2 将所选文字行之间的行间距设定为两倍行间距Ctrl+5 将所选文字行之间的行间距设定为 1.5 倍行间距Ctrl+Space 自动更正Ctrl+Del 删除光标右边的单词Ctrl+Backspace 删除光标左边的单词Ctrl+Shift+8 隐藏空格、回车标记F7 进行拼写和语法检查Excel 快捷键不要陷入 Excel 的选项和命令之中。使用下面这些快捷键能够帮你更快地完成工作，让你不用时常把手从键盘上移开去
20、操作鼠标。 Ctrl+- 删除当前单元格或者选定的区域Ctrl+Shift+ 插入单元格或者选定的区域Ctrl+; 在所选单元格中插入当前日期Ctrl+Shift+; 在所选单元格中插入当前时间办公软件应用进阶教程 第 13 页 共 16 页Ctrl+K 插入超级链接或者 web 链接Ctrl+Tab 转到下一张工作表Shift+F3 打开公式窗口F11 创建一个图表Ctrl+Space 选择所有当前列Shift+Space 选择所有当前行Ctrl+Shift+1 将当前单元格中的数字用千位分隔符隔开Ctrl+Shift+4 将当前单元格数字类别设置为货币Ctrl+Shift+5 将当前单元格
21、数字类别设置为百分比Ctrl+方向键 将光标沿着方向键的方向移到下一个被使用了的单元格Ctrl+F 打开“查找”对话框常用的 EXCEL2000（2003）函数1、ABS 函数 函数名称：ABS 主要功能：求出相应数字的绝对值。 使用格式：ABS(number) 参数说明：number 代表需要求绝对值的数值或引用的单元格。 应用举例：如果在 B2 单元格中输入公式：=ABS(A2)，则在 A2 单元格中无论输入正数（如100）还是负数（如-100），B2 中均显示出正数（如 100）。 特别提醒：如果 number 参数不是数值，而是一些字符（如 A 等），则 B2 中返回错误值“#VALU
22、E！”。 2 、 AND 函数 函数名称：AND 主要功能：返回逻辑值：如果所有参数值均为逻辑“真（TRUE）”，则返回逻辑“真（TRUE）”，反之返回逻辑“假（FALSE）”。 使用格式：AND(logical1,logical2, .) 参数说明：Logical1,Logical2,Logical3 ：表示待测试的条件值或表达式，最多这 30 个。 应用举例：在 C5 单元格输入公式：=AND(A5=60,B5=60)，确认。如果 C5 中返回TRUE，说明 A5 和 B5 中的数值均大于等于 60，如果返回 FALSE，说明 A5 和 B5 中的数值至少有一个小于 60。 特别提醒：如果
23、指定的逻辑条件参数中包含非逻辑值时，则函数返回错误值“#VALUE!”或“#NAME”。 3 、 AVERAGE 函数 函数名称：AVERAGE 主要功能：求出所有参数的算术平均值。 使用格式：AVERAGE(number1,number2,) 参数说明：number1,number2,：需要求平均值的数值或引用单元格（区域），参数不超过 30 个。 应用举例：在 B8 单元格中输入公式：=AVERAGE(B7:D7,F7:H7,7,8)，确认后，即可求出 B7至 D7 区域、 F7 至 H7 区域中的数值和 7、8 的平均值。 特别提醒：如果引用区域中包含“0”值单元格，则计算在内；如果引用
24、区域中包含空白或字符单元格，则不计算在内。 4、COLUMN 函数 函数名称：COLUMN 主要功能：显示所引用单元格的列标号值。 使用格式：COLUMN(reference) 办公软件应用进阶教程 第 14 页 共 16 页参数说明：reference 为引用的单元格。 应用举例：在 C11 单元格中输入公式： =COLUMN(B11)，确认后显示为 2（即 B 列）。 特别提醒：如果在 B11 单元格中输入公式：=COLUMN() ，也显示出 2；与之相对应的还有一个返回行标号值的函数ROW(reference) 。、CONCATENATE 函数 函数名称：CONCATENATE 主要功能
25、：将多个字符文本或单元格中的数据连接在一起，显示在一个单元格中。 使用格式：CONCATENATE(Text1，Text) 参数说明：Text1、Text2 为需要连接的字符文本或引用的单元格。 应用举例：在 C14 单元格中输入公式： =CONCATENATE(A14,“,B14,“.com“)，确认后，即可将 A14 单元格中字符、 B14 单元格中的字符和.com 连接成一个整体，显示在 C14 单元格中。特别提醒：如果参数不是引用的单元格，且为文本格式的，请给参数加上英文状态下的双引号，如果将上述公式改为：=A14&“&B14&“.com“ ，也能达到相同的目的。6、 COUNTIF
26、函数 函数名称：COUNTIF 主要功能：统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。 使用格式：COUNTIF(Range,Criteria) 参数说明：Range 代表要统计的单元格区域；Criteria 表示指定的条件表达式。 应用举例：在 C17 单元格中输入公式： =COUNTIF(B1:B13,“=80“)，确认后，即可统计出B1 至 B13 单元格区域中，数值大于等于 80 的单元格数目。 特别提醒：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现。7 、 DATE 函数 函数名称：DATE 主要功能：给出指定数值的日期。 使用格式：DATE(year,month,day) 参数说明：y
27、ear 为指定的年份数值（小于 9999）；month 为指定的月份数值（可以大于12）；day 为指定的天数。 应用举例：在 C20 单元格中输入公式： =DATE(2003,13,35)，确认后，显示出 2004-2-4。 特别提醒：由于上述公式中，月份为 13，多了一个月，顺延至 2004 年 1 月；天数为 35，比2004 年 1 月的实际天数又多了 4 天，故又顺延至 2004 年 2 月 4 日。 8、SUM 函数：计算所有参数数值的和。 函数名称：SUM 主要功能：计算所有参数数值的和。 使用格式：SUM（Number1,Number2） 参数说明：Number1、Number
28、2代表需要计算的值，可以是具体的数值、引用的单元格（区域）、逻辑值等。 应用举例：如图 7 所示，在 D64 单元格中输入公式：=SUM(D2:D63)，确认后即可求出语文的总分。特别提醒：如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略；如果将上述公式修改为：=SUM(LARGE(D2:D63,1,2,3,4,5)，则可以求出前 5 名成绩的和。9、SUMIF 函数 函数名称：SUMIF 主要功能：计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。 使用格式：SUMIF（Range,Criteria,Sum_Range） 参数说明：Range 代表条
29、件判断的单元格区域；Criteria 为指定条件表达式；Sum_Range 代表需要计算的数值所在的单元格区域。 办公软件应用进阶教程 第 15 页 共 16 页应用举例：如图 7 所示，在 D64 单元格中输入公式：=SUMIF(C2:C63,“男“,D2:D63) ，确认后即可求出“男”生的语文成绩和。 特别提醒：如果把上述公式修改为：=SUMIF(C2:C63,“女“,D2:D63)，即可求出“女”生的语文成绩和；其中“男”和“女”由于是文本型的，需要放在英文状态下的双引号（“男“、“ 女“）中。TEXT 函数 函数名称：TEXT 主要功能：根据指定的数值格式将相应的数字转换为文本形式。
30、 使用格式：TEXT(value,format_text) 参数说明：value 代表需要转换的数值或引用的单元格； format_text 为指定文字形式的数字格式。 应用举例：如果 B68 单元格中保存有数值 1280.45，我们在 C68 单元格中输入公式：=TEXT(B68, “$0.00“)，确认后显示为“$1280.45”。 特别提醒：format_text 参数可以根据“单元格格式”对话框“数字”标签中的类型进行确定。TODAY 函数 函数名称：TODAY 主要功能：给出系统日期。 使用格式：TODAY() 参数说明：该函数不需要参数。 应用举例：输入公式：=TODAY() ，确
31、认后即刻显示出系统日期和时间。如果系统日期和时间发生了改变，只要按一下 F9 功能键，即可让其随之改变。 特别提醒：显示出来的日期格式，可以通过单元格格式进行重新设置（参见附件）。 VALUE 函数 函数名称：VALUE 主要功能：将一个代表数值的文本型字符串转换为数值型。 使用格式：VALUE(text) 参数说明：text 代表需要转换文本型字符串数值。 应用举例：如果 B74 单元格中是通过 LEFT 等函数截取的文本型字符串，我们在 C74 单元格中输入公式：=VALUE(B74)，确认后，即可将其转换为数值型。 特别提醒：如果文本型数值不经过上述转换，在用函数处理这些数值时，常常返回
32、错误。 10、VLOOKUP 函数 函数名称：VLOOKUP 主要功能：在数据表的首列查找指定的数值，并由此返回数据表当前行中指定列处的数值。 使用格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 参数说明：Lookup_value 代表需要查找的数值；Table_array 代表需要在其中查找数据的单元格区域；Col_index_num 为在 table_array 区域中待返回的匹配值的列序号（当 Col_index_num 为2 时 ,返回 table_array 第 2 列中的数值，为 3 时，返回第 3 列
33、的值 ）；Range_lookup 为一逻辑值，如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value 的最大数值；如果为 FALSE，则返回精确匹配值，如果找不到，则返回错误值 #N/A。 应用举例：参见图 7，我们在 D65 单元格中输入公式：=VLOOKUP(B65,B2:D63,3,FALSE)，确认后，只要在 B65 单元格中输入一个学生的姓名（如丁 48），D65 单元格中即刻显示出该学生的语言成绩。 特别提醒：Lookup_value 参见必须在 Table_array 区域的首列中；如果忽略 Range_lookup参数，
34、则 Table_array 的首列必须进行排序；在此函数的向导中，有关 Range_lookup 参数的用法是错误的。11、WEEKDAY 函数 函数名称：WEEKDAY 主要功能：给出指定日期的对应的星期数。 办公软件应用进阶教程 第 16 页 共 16 页使用格式：WEEKDAY(serial_number,return_type) 参数说明：serial_number 代表指定的日期或引用含有日期的单元格；return_type 代表星期的表示方式当 Sunday（星期日）为 1、Saturday （星期六）为 7 时，该参数为 1；当 Monday（星期一）为 1、Sunday（星期日）为 7 时，该参数为 2（这种情况符合中国人的习惯）；当 Monday（星期一）为 0、Sunday（星期日）为 6 时，该参数为 3。 应用举例：输入公式：=WEEKDAY(TODAY(),2)，确认后即给出系统日期的星期数。 特别提醒：如果是指定的日期，请放在英文状态下的双引号中，如=WEEKDAY(“2003-12-18“,2)。网上学习的好去处：http:/
