1、Excel 实用操作技巧1、快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如 12345）。右击该单元格，点击 “设置单元格格式”，从弹出的“单元格格式 ”对话框中选择 “数字”选项；然后从 “类型”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“ 确定”就自动变成“壹万贰仟叁佰肆拾伍 ”。 2、多个工作表的页眉和页脚同时设置 我们有时要把一个 Excel 文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好：把鼠标移到工作表的名称处（如果没有给每张表取
2、名的话，Excel 自动设置的名称就是 Sheet1、Sheet2、Sheet3 等等），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。 3、Excel 单元格文字随时换行 在 Excel 中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元格”下“对齐” 的“自动换行”复选项，单击“确定” 即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住 Alt 键的同时按下回车键就可以了，这种方法又快又方便。 4、Excel 中插入空白
3、行 如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住 Ctrl 键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。 5、Excel 中消除 0 值 有 Excel 中当单元格计算结果为 0 时，默认会显示 0，这看起来显然有点碍眼。如果你想显示 0 时，显示为空白，可以试试下面的方法。打开“工具选项视图”，取消 “0 值”复选项前的 ，确定后，当前工作表中的值为 0 的单元格将全部显示成空白。 6、批量转换日期格式 以前在 Excel 中输入职工出生时间时，为了简单都输入成“yymmdd”形式，但上级
4、部门一律要求输入成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击“数据分列”，出现 “文本分列向导 ”对话框。勾选“固定宽度 ”，连续两次点击“下一步”按钮，在步骤三对话框的“列数据格式” 中，选择“ 日期” ，并选定“YMD”形式，按下“完成”按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了。 7、快速选定“空白”和“数据” 单元格 在 Excel 中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开“编辑定位” ，在“定位” 窗口中，按下“定位条件”按钮；选择“定位条件 ”中的 “空值”，再按“确定” ，
5、空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，在上面方法的“定位条件”窗口中，选择“常量” ，再点“确定”，含有数据的单元格全部选定。 8、防止误改有新招 在包含多个工作表的工作薄中，为了防止误修改，我们常常采取将行（列）隐藏或者设置编辑区域的方法，但是如果要防止整个工作表的误修改怎么办呢？单击“格式 工作表隐藏” ，将当前的工作表隐藏，这样操作者连表格都看不到，误操作就无从谈起了。要重新显示该表格，只须单击“格式工作表取消隐藏”。要注意的是：如果设置了工作表保护，则不能进行隐藏操作。 9、快速隐藏 在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号（列标）分界
6、线的方法比较麻烦，这时笔者介绍一个简单方法：在英文状态下，按“Ctrl+9“或“Ctrl+0“ 组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。1、如何快速选取特定区域？ 使用 F5 键可以快速选取特定区域。例如，要选取 A2：A1000，最简便的方法是按 F5 键，出现“ 定位 ”窗口，在“引用” 栏内输入需选取的区域A2：A1000。 2、如何快速返回选中区域？ 按 Ctr+BacksPae（即退格键）。 3、如何快速定位到单元格？ 方法一：按 F5 键，出现“ 定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定” 按钮即可。 方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。 4、
7、“Ctrl*”的特殊功用 一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下 Ctrl* 键可选定整个表格。Ctfl * 选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。 5、如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？ 有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格：选择“编辑”、“定位” ，单击“定位条件”按钮，在 “定位条件 ”对话框中选择“公式”项，按 “确定”按钮即可。 6、如何在不同单元格中快速输
8、入同一数值内容？ 选定单元格区域，输入值，然后按 CtrlEner 键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。 7、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？ 如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。 具体方法是：在编辑栏中输入一个等号，其后接函数名，然后按 CtrA键，Excel 则自动进入 “函数指南 步骤 2 之 2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。 8、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？ 按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的次序。 具体方法是：选定单元格
9、，按下 Shift 键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。 七招让你在 Excel 弹指如飞在 Excel 工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在 Excel 中输入各种类型数据的方法和技巧。 一、输入文本
10、Excel 单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳 32000 个字符数。虽然在 Excel 中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在 Word、PowerPoint 的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在 Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住 Alt 键的同时按回车键。 二、输入分数 几
11、乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母” ，在 Excel 中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2“，按回车键则显示 “1 月 2 日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0“（零）以示区别，并且在“0“和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入 1/2 时，则应该输入“01/2“。如果在单元格中输入“81/2“ ，则在单元格中显示 “81/2“，而在编辑栏中显示“8.5“。 三、输入负数 在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-“作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中
12、输入“（88 ）“，按一下回车键，则会自动显示为“-88“。 四、输入小数 在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0“字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项” 命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点 ”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88“ 后自动添加 3 个零
13、，变成 “88000“，就在“位数”微调框中输入“3“，相反，如果要在输入“88“后自动添加 3 位小数，变成 “0.088“，则要在“位数”微调框中输入“3“ 。另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点 ”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点” 中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。 五、输入货币值 Excel 几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（）等。 欧元出台以后，Excel2000 完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel 会自动套用货币格式，在单元格中显示
14、出来，如果用要输入人民币符号，可以按住 Alt 键，然后再数字小键盘上按“0165“即可。 六、输入日期 Excel 是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/“或者“-“来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001 年 12 月 1日”，可以在单元各种输入“2001/12/1“或者“2001-12-1“。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的 Ctrl+组合键。 七、输入时间 在 Excel 中输入时间时，用户可以按 24 小时制输入，也可以按 12 小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的
15、，比如要输入下午 2 时 30 分 38 秒，用 24 小时制输入格式为：2:30:38，而用 12 小时制输入时间格式为：2:30:38p，注意字母 “p“和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按 Ctrl+Shift+键。 绘制斜线表头 由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大，所以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格，单击“格式单元格”命令，弹出“单元格格式”窗口，选择“对齐”标签，将垂直对齐的方式选择为“靠上” ，将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中，再选择“边框”标签，按下“外边框”按钮，使表头外框有线，接着再按下面的“斜线”按钮，为此单元格添
16、加一格对角线，设置好后，单击“确定”按钮，这时 Excel 的第一个单元格中将多出一个对角线。现在双击第一单元格，进入编辑状态，并输入文字，如“项目” 、 “月份” ，接着将光标放在“项”字前面，连续按空格键，使这 4 个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行” ，所以当“月份”两字超过单元格时，将自动换到下一行)。现在单击表格中任何一处，退出第一单元格看看，一个漂亮的斜线表头就完成了。 绘制斜线单元格 利用 Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线，就必须利用“绘图”工具，方法是:打开 Excel的“绘图”工具，
17、单击“直线”按钮，待光标变成小十字后拖动光标，即可画出需要的多条斜线。只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线，仍然按上面介绍的方法添加。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。 让 Excel 出现错误数据提示Excel 除了可以对单元格或单元格区域设置数据有效性条件并进行检查外，还可以在用户选择单元格或单元格区域时显示帮助性“输入信息” ，也可以在用户输入了非法数据时提示“错误警告” 。 选取单元格或单元格区域，单击“数据有效性”命令，单击“输入信息”选项卡，选定“选定单
18、元格时显示输入信息”复选框，输入标题，如“注意” ，输入显示信息如“这里应输入负数！” ，单击“确定”按钮。此后，再选定那些单元格或单元格区域时，Excel 将自动提示上述信息。 另外，你还可以对设置了有效性条件检查的单元格或单元格区域，再设置“出错警告”信息，方法是:选取单元格或单元格区域，单击“数据有效性”命令，单击“出错警告”选项卡，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框，选择警告样式，输入标题如“警告” ，输入出错信息如“不能输入正数！” ，然后单击“确定”按钮即可。此后，如果你在指定的单元格中输入了正数，Excel 将警告你“不能输入正数!” 禁止复制隐藏行或列中的数据 如果你复制
19、了包含隐藏列(或行)的一个数据区域，然后把它粘贴到一个新的工作表，那么 Excel 把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。制作个性单元格 如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格，可用以下方法实现:先在单元格内输入数据，然后打开“绘图”工具栏，在“自选图形基本形状”子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字，由单元格左上角向右下角拖动，即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖，可用鼠标右击刚刚画出的单元格
20、，选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开，选中“颜色 填充”下拉列表下“无填充颜色”，“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将“ 属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变” 选项选中，它还会随单元格自动改变大小。 快速删除选定区域数据如果用鼠标右键向上或向左(反向) 拖动选定单元格区域的填充柄时，没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键，则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域，在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。在 Excel 中选择整个单元格范围在 Excel 中，如果想要快速选择正在处理的整个单元格
21、范围，按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:该命令将选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中的全部单元格，包括那些你不打算使用的单元格。完全删除 Excel 中的单元格 想将某单元格（包括该单元格的格式和注释）从工作表中完全删除吗？只要选择需要删除的单元格，然后按下“Ctrl+ -（减号）”，在弹出的对话框中选择单元格移动的方式，周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间禁止复制隐藏行或列中的数据 如果你复制了包含隐藏列(或行) 的一个数据区域，然后把它粘贴到一个新的工作表，那么 Excel 把隐藏列也粘贴过来了。
22、要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果在一个单元格内输入多个值 我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格，然后按住 Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格，此时，单元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了。 奇特的 F4 键 Excel 中有一个快捷键的作用极其突出，那就是 F4 键。作
23、为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下 F4 键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单快速输入特殊符号 有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如 X，注意:不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击“编辑替换”命令，打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在 “替换为”下面的方框中输入“”，将“单元格匹配”前面的钩去掉
24、（否则会无法替换），然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。快速输入相同文本 有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X ”、“Ctrl+V”）的方法来完成输入: 1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如“有限公司”），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。 2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下 Enter 键就可以把后续文本输入。 3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接
25、按下“CtrlD（或 R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“Ctrl+Enter”键即可快速给数字加上单位 有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等） ，少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中（注意:仅限于数值） ，然后在按住 Ctrl 键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击“格式单元格”命令，打开“单元格格式
26、”对话框，在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#” “立”“方” “米” ，按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。快速输入拼音 选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式拼音信息显示或隐藏”命令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式拼音信息编辑”命令，即可在汉字上方输入拼音。单击“格式拼音信息设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。 对不同类型的单元格定义不同的输入法 在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让人觉得麻烦。下面的方法能让 Excel 针对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换: 1.选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据有效性”命令，在“数据有效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打开” ，单击“确定”按钮; 2.同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据有效性”命令，选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式) ”，单击“确定 ”按钮。 此后，当插入点处于不同的单元格时，Excel 会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。
