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1、excel 应用的小技巧Excel 中让人郁闷的减法公式输入在使用 Excel 时，有时需要输入像“6-2”这样的减法公式，我们遇到这种情况也很多。如果在一个单元格按正常的输入“6-2”结果显示的是“6 月 2 日”；如果把此单元格格式设置为数字，显示的是“38505”。在 Excel 中，输入第一个数字减去第二个数字时，其系统会判断是否符合日期的格式（如：6-2），其中第一个数字是月（或日），第二个数字是日（或月），如果有这样的日期，就自动显示为某月某日，如果不符合日期格式（如：6-31），即显示此式子。如果要显示“6-2”这样减法公式，可以分两个（或三个）单元格输入，比如在 A1 单元格输

2、入6，在 A2 单元格中输入-2。另外的一种方法是：在式子前随便输入一个文字（如：96-2），并将此文字设置与底色相同（如：将 9 设置为白色），这样打印出来就是 6-2 了。郁闷的问题也就可以解决了。更简单方法 再说 Excel 中数据输入中国电脑教育报2005 年第 12 期 F5 版的郁闷的减法公式输入文中动用了单元格拼接和添加无关文字两种方法来解决 Excel 自动将用户输入的“6-2”变成日期“6 月 2 日”的问题，虽然构思巧妙，但根本没有必要这么麻烦，其实有更简单的解决方法。选定单元格(可以是多个单元格)后选择菜单“格式单元格”，或直接在单元格上单击鼠标右键后选择“设置单元格格式

3、”，在打开的“单元格格式”窗口中单击“数字”选项卡，在“分类”中选定“文本”并“确定”即可(如图所示)。之后在设置过的单元格中输入内容时 Excel 就不会自动把减法公式文字“6-2”变成日期“6 月 2 日”了，而是保持原本的文本模样。还有一种方法，就是在输入内容的前面加上一个英文半角的单引号，可以告诉 Excel 将单引号后的内容作为文本处理，单引号本身并不会被打印出来。除了输入“6-2”、“2005-6-2”这样可转换为对应日期的内容会被 Excel 自动理解为日期外，常见的电话号码尤其是 11 位的手机号码以及不含字母“x”的身份证号码输入时也会被 Excel 自动理解为数字，由于位数

4、多，会被自动变为科学记数法的形式，要想保持正确的格式，上面的两种方法就是解决之道。在单元格中文本默认是左对齐的，而包括日期在内的数字都默认是右对齐的，从这一点可以直观地看出差别。注意：单元格的内容在强制变回文本时其值可能会发生变化，如日期变成相对于 1900 年 1 月1 日的天数、身份证号码的后几位被科学记数法舍为 0 等，需要留意加以订正，以免产生差错。动态表头 Excel 中动态表头的制作很多老师都用 Excel 来管理学校的各种表格(包括出勤表、加班表、工资表等等)，这些表格的标题基本上是由单位名称加年份、月份和表格名称组成的。每隔一段时间打印这些表格时，都要将所有表格标题中的部分内容

5、(如单位名称、年份或月份)重新进行更改，表格少还无所谓，如果要改动的表格数非常多，操作时不仅繁琐，而且容易出错。如果我们能做一个动态表头，将所有标题需要变动的部分做成单元格的引用，只要改动一处，所有的标题将一起跟着改变，这样就方便多了。 1制作表格标题初始化界面为了操作方便，我们先插入一张新工作表，命名为“初始化”。在 C7 单元格中输入“请输入单位名称：”的文字提示，这样 D7 单元格可用于输入单位名称。接下来右击工具栏，选择“窗体”命令，打开“窗体”工具栏。在 C9 单元格中输入“时间：”，D9 单元格用于显示标题中的年份。单击“窗体”工具栏中的(微调框)按钮，在紧靠着 D9 单元格后绘制

6、一个微调框对象。类似地，在紧靠着 F9 单元格后面再绘制一个微调框用于调整表格标题中的月份。在 E9 和 G9 单元格中分别输入“年”和“月”字，并设为右对齐。最终效果如图 1 所示。右击“微调框 1”，选择“设置控制格式”命令，此时会打开“对象格式”对话框，切换到其中的“控制”选项卡(如图 2 所示)。在“当前值”框中输入一个默认的年份如“2005”，在“最小值”和“最大值”框中输入年份的上限和下限，“步长”为“1”，在“单元格链接”框中输入要显示年份单元格的绝对地址如“$D$9”，设置完成后，单击(确定)按钮，这样微调框 1 和 D9 单元格就链接好了。类似地，可以将“微调框 2”和 F9

7、 单元格链接起来，要注意的是最大值和最小值受到月份本身的限制。2设置表格标题 打开“加班记录”工作表，在表格标题位置处输入公式“=初始化!D7一般情况下，大家要是可以打开受损 ExcelXP 文件，只是不能 对文件进行各种编辑和打印操作的话，那么笔者建议大家首先尝试这种方法，来将受损的 ExcelXP 工作簿转换为 SYLK 格式来保存，通过这种方法 可筛选出文档中的损坏部分。2、直接修复法最新版本的 ExcelXP 具有直接修复受损文件的功能，大家可以利用 ExcelXP 新增的“打开并修复”命令，来直接检查并修复 ExcelXP 文件中的 错误，只要单击该命令，ExcelXP 就会打开一个

8、修复对话框，单击该对话框中的修复按钮就可以了。这种方法常常适合用常规方法无法打开受损 文件的情况。3、偷梁换柱法遇到无法打开受损 ExcelXP 文件时，大家可以尝试使用 Word 程序来打开 Excel 文件，这种方法是利用 Word 直接读取 Excel 文件功能实现的，它 通常适用于 ExcelXP 文件头没有损坏的情况，下面是具体的操作步骤:(1)运行 Word 程序，在出现的文件打开对话框中选择需要打开的 Excel 文件;(2)要是首次运用 Word 程序打开 ExcelXP 文件的话，大家可能会看到“Microsoft Word 无法导入指定的格式。这项功能目前尚未安装，是否 现

9、在安装?”的提示信息，此时大家可插入Microsoft Office 安装盘，来完成该功能的安装任务;(3)接着 Word 程序会提示大家，是选择整个工作簿还是某个工作表，大家可以根据要恢复的文件的类型来选择;(4)一旦将受损文件打开后，可以先将文件中损坏的数据删除，再将鼠标移动到表格中，并在菜单栏中依次执行“表格”/“转换”/“表 格转换成文字”命令;(5)在随后出现的对话框中选择制表符为文字分隔符，来将表格内容转为文本内容;(6)在 Word 菜单栏中依次执行“文件”/“另存为”命令，将转换获得的文本内容保存为纯文本格式文件;(7)运行 ExcelXP 程序，来执行“文件”/“打开”命令，

10、在弹出的文件对话框中将文字类型选择为“文本文件”或“所有文件”，这样就 能打开刚保存的文本文件了;(8)随后大家会看到一个文本导入向导设置框，大家只要根据提示就能顺利打开该文件，这样大家就会发现该工作表内容与原工作表完全 一样，不同的是表格中所有的公式都需重新设置，还有部分文字、数字格式丢失了。Excel 技巧:学籍管理中自动生成年龄在学生的学籍管理中，经常要录入学生的身份证号、出生年月日、年龄等信息。如果能利用Excel 的函数功能，便可以使录入的学生身份证号自动生成出生年月日和年龄，既方便，又可减少录入出生年月日、年龄的差错与繁琐。 正确录入身份证号 由于身份证号有 18 位，而默认的数字

11、录入只可正确显示前15 位，而后 3 位显示为 0，因此可用下述方法之一操作。 1. 在英文标点的状态下，先输入引号“，”再输入身份证号或学号（如图 1）。 2. 首先选中需录入身份证号的单元格，在“格式单元格”的命令菜单中选“数字”选项，在分类项里单击“文本”，再录入身份证号。这样，既可解决 18 位以上身份证的显示问题，又可解决以0 打头的学号显示问题。 生成出生年月日 利用 DATE 函数，返回代表特定日期的系列数。语法：DATE(Year,Month,Day)。参数 Year可以为一到四位数； Month代表每年中月份的数字；Day代表在该月份中第几天的数字。 利用 MID 函数，返回

12、文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。语法：MID(Text,Start_Num,Num_Chars)。参数 Text是包含要提取字符的文本串，文本中第一个字符的 Start_Num 为 1，以此类推；Start_Num是文本中要提取的第一个字符的位置；Num_Chars指定希望 MID 从文本中返回字符的个数，如果 Num_Chars 是负数，则 MID 返回错误值“#VALUE!”。 如图 2 所示，G 列为身份证号，F 列为出生年月日，在 F2 单元格中输入公式“=DATE(MID(J2,7,4),MID(J2,11,2),MID(J2,13,2)”，即可根据身份证号

13、生成出生年月日。只要拖动填充柄就可以完成其他学生的数据。 生成当前所需年龄 利用 DATEIF 函数，计算两个日期之间的天数、月数或年数。语法：DATEDIF(Start_Date,End_Date,Unit)。Start_Date 为一个日期，它代表时间段内的第一个日期或起始日期； End_Date为一个日期，它代表时间段内的最后一个日期或结束日期；Unit 为所需信息的返回类型。 利用 TODAY 函数，返回当前日期的系列数。语法：TODAY( )。如图 2 所示，G 列为身份证号，E 列为年龄，在 E2 单元格中输入公式“=DATEDIF(G2,TODAY(),“Y“)”，这样就可根据当

14、前计算机中的日期，自动计算出学生的实际年龄，而且每次打开文件时计算机都自动更新其数据。如果需要计算某日的实际年龄，只要修改系统的时钟后，再打开文件也可自动完成。用 VBA 实现 Excel 打印成绩通知单准备工作 为便于理解、记忆，将工作表的名称分别更改为“考试成绩”、“通知单”。在“考试成绩”工作表中是每个学生的考试成绩 A1 至 K64，在“通知单”工作表中建立一个空白表格，作为成绩通知单模板，如图 1 所示。 图 1编写代码 1. 进入 VB 编辑环境，依次点击“工具宏Visual Basic 编辑器”。 2. 定义触发事件。鼠标双击“工程”窗体中的“通知单”工作表，窗体右侧就出现了对应

15、于该工作表的一些事件。选择响应“激活工作表”动作的事件 activate，在窗体右侧的代码区域就出现了 worksheet_activate()过程。接下来要做的就是在这个过程中添加代码了。 3.为事件添加代码如下： Private Sub Worksheet_Activate() Dim i As Integer 循环变量 For i = 1 To 100 If Sheet1.Cells(i, 1) = “ Then 如果“考试成绩”工作表的考号中没有内容，则退出循环 Exit For End If sbegin = (i - 1) * 5 + 1 send = i * 5 dbegin =

16、 i * 5 + 1 dend = (i + 1) * 5 确定复制、粘贴“通知单”格式区域的起止行，5 为复制区域的行数 Sheet2.Range(Cells(sbegin, 1), Cells(send, 11).Copy _ Destination:=Sheet2.Range(Cells(dbegin, 1), Cells(dend, 11) 将(Cells(sbegin, 1), Cells(send, 11)区域中的格式拷贝到(Cells(dbegin, 1), Cells(dend, 11) Cells(sbegin + 3, 1).Value = Sheet1.Cells(i +

17、 1, 1).Value Cells(sbegin + 3, 2).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 2).Value Cells(sbegin + 3, 3).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 3).Value Cells(sbegin + 3, 4).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 4).Value Cells(sbegin + 3, 5).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 5).Value Cells(sbegin + 3, 6).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 6).Val

18、ue Cells(sbegin + 3, 7).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 7).Value Cells(sbegin + 3, 8).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 8).Value Cells(sbegin + 3, 9).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 9).Value Cells(sbegin + 3, 10).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 10).Value Cells(sbegin + 3, 11).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 11).Value 将“考

19、试成绩”工作表的数据填入“通知单”相应位置 Next i End Sub 检验成果 进入工作簿，按下“通知单”工作表，即可得到所有学生的成绩通知单了（如图 2）。 Excel 表头斜线设置秘技本文所介绍的方法仅限于最简单的斜线表头，即只有两个标题的斜线表头。 技术要点：使用“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡设置斜线，使用“对齐”选项卡结合空格键调整文字位置。 具体操作步骤如下。 1 .单击 工作表的的 A1 单元格，输入斜线表头的内容，比如本例中有两个标题“项目名称”和“日期”，先输入“项目名称”，然后按快捷键 Alt+ 回车键，这样可以在单元格内向下换行，再按 Alt+ 回车键一次，输入

20、“日期”。 2.按 Ctrl+ 回车键，这样可以在不离开该单元格的情况下选中该单元格。这时的单元格应如图 1 所示。 图 1 选中 A1 单元格 3.按快捷键 Ctrl+1 ，打开“单元格格式”对话框。 ( 如果在单元格上单击右键，然后从弹出的快捷菜单中选择命令“设置单元格格式”，也能打开该对话框，但使用快捷键会更快一些。 ) 4.在 “单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，然后单击如图 2 所示的左斜线按钮。 图 2 单击左斜线按钮 5.在 “单元格格式”对话框中，单击“对齐”选项卡，将文本的水平和垂直对齐方式都设置为“两端对齐”，如图 3 所示。设置完毕，单击“确定”按钮，可以看到如图

21、 4 所示的效果。 图 3 设置单元格对齐方式 图 4 出现斜线 6.观察表头中的文本，显然项目名称的位置不是很合适。双击 A1 单元格，将插入点定位到“项目名称”左边，并按两次空格键，让“项目名称”的位置向右一些。按 Ctrl+ 回车键离开编辑状态并选中 A1 单元格，如果发现“项目名称”换行了，可以通过调整该列的宽度将其调整到合适为止，同样可以调整行宽，使表头的大小变得合适。当然，也可以改变表头中文本的大小。最后我们可以得到如图 5 所示的表头斜线效果。 图 5 最终的表头斜线效果 巧用 办公软件 Excel 轻松计算跳远得分具体操作是这样的：课前建立“班跳远成绩及分值表”，输入姓名、性别

22、，“跳远项目标准”依据教学大纲输入评分标准。在D3 单元格中输入“=IF(C3=“男“,VLOOKUP(B3,$F$3 H$31,2),VLOOKUP(B3, $F$3 H$31,3)”，向下填充至最后一个单元格（如图所示）。 体育测验课上，丈量完学生的跳远成绩后，在该学生对应的“成绩”单元格内输入数值后敲“回车”键，“得分”马上出来了解析 Excel 中的阅读完整性问题Excel 中的阅读完整性问题主要表现在屏幕显示和打印输出两个方面。为了全面分析 Excel 中阅读的完整性，首先我们来看一个例子：如图 1 所示“教学工作量统计表”，管理部门根据该统计表为教师发放课时津贴。 但是由于数据量大

23、、窗口小，图中只显示了部分数据，出现了阅读完整性问题。如图 2 所示，这是在打印“教学工作量统计表”时出现的情况，在默认页面设置情况下，全部数据需要打印在 8页上，图中显示的是第 7 页，显然，仅凭这页数据内容，无法理解这些数据的含义，同样出现了阅读完整性问题。 图 1 图 2 屏幕显示中的解决方法 1. 全屏显示 操作方法：选择“视图/全屏显示”命令。这时整个屏幕上除了必需的菜单栏、行标、列标和工作表名称外，屏幕的其他绝大部分都被用来显示数据。 2. 改变“显示比例” 操作方法：选择“视图/显示比例”命令打开“显示比例”对话框，在对话框中提供了对显示比例的多种选择，其中“恰好容纳选定区域”可

24、以对数据细节显示效果进行折中，保证了阅读的完整性。 3. “拆分”工作表 在 Excel 中，可以根据需要将窗口水平“拆分”成左右两个窗格，或垂直“拆分”成上下两个窗格，或同时在水平和垂直两个方向上将窗口“拆分”成四个窗格。水平“拆分”操作方法：在欲拆分位置选定列，选择“窗口/拆分”命令；垂直“拆分”操作方法：在欲拆分位置选定行，选择“窗口/拆分”命令；双向“拆分”操作方法：在欲拆分位置选定单元格，选择“窗口/拆分”命令； 特别注意：“拆分”后的每个窗格都可以通过滚动条定位到所希望的数据位置，拆分工作表并不是将工作表中的数据分割成多个部分，而是在完整的工作表上开设了多个观察孔，从任意一个窗格中

25、都能查看到工作表的全部数据。因此，“拆分”工作表常用于阅读数据时进行相互参照。 4. 冻结窗格 冻结窗格同“拆分”工作表类似，也可以在水平方向、垂直方向或双向同时进行冻结。方法与“拆分”类似，这里不再赘述。“冻结窗格”后，冻结位置上方的行和左边的列将不再参与滚动，在发生滚动时，为工作表中的其他数据提供参照，从而保证了阅读完整性。 打印中的解决方法 打印中的阅读完整性问题主要表现在两种情况，第一种是当数据打印在多页纸上时，数据自身的完整性被破坏，从而造成阅读完整性问题；第二种是当数据打印在多页纸上时，某些页上的数据因缺少必要的参照信息（标题行或标题列），从而造成阅读完整性问题。 Excel 首先

26、提供了一个面向完整性的视图形式，称之为“分页预览”。在“分页预览”方式下，可以非常方便地指定打印区域、设置分页位置，避免不适当的分页割裂数据间的逻辑联系，解决了可能由此引起的阅读完整性。其次，Excel 提供了“页面设置”，在“页面设置”中可以通过简单设置保证阅读完整性。第三，提供了与“分页预览”和“页面设置”紧密配合的“打印预览”功能，用屏幕模拟打印输出，对可能产生的阅读完整性问题，及早发现、及时处理。 下面，就打印中可能出现的阅读完整性问题，重点介绍 Excel 中通过“页面设置”提供的一些处理方法。 1. 让数据适应页面 操作方法：选择“文件/页面设置”命令。在“纸张大小”设置列表中，可

27、根据当前需要或现有纸张情况选择纸张类型，然后视工作表数据和纸张符合情况通过“方向”选择用纸方向，数据和纸张的符合可以通过“缩放”设置进行调整，一种方式是按照“缩放比例”，使打印数据符合到当前纸张上；另一种方式直接着眼于希望打印的页数，通过“调整为”将打印数据强行符合到当前纸张的宽度和高度上。这两种方式都通过牺牲绝对尺寸，保证了阅读完整性。 2. 让参照信息完整 本文图 2 所示的阅读完整性问题，产生的原因是缺少理解这些数据所必需的参照信息，也就是数据顶端的标题行和数据左端的标题列，如果能把这些参照信息补进来，问题就解决了。针对这种情况，Excel 提供了强行重复参照信息的功能保证阅读完整性，可

28、以通过页面设置中的“工作表”设置实现。操作方法：在“打印标题”设置区域，将“顶端标题行”设置为 1 行到 4 行（$1 4）；将“左端标题列 x”设置为 A 列（“姓名”）到 B 列（“组”），打印预览效果如图 3 所示。对比图 3 和图 2 可以看出，这里的阅读完整性问题得到了圆满解决。而且图 3 中的第一行和左端的两列作为参照信息，是仅在生成打印预览或者生成打印数据时由 Excel 自动生成的，这些信息并没有被添加到工作表中。 图 3 简单操作 复杂的编号也可以轻松填在单位工作的时候，经常会遇到输入一些复杂编号的事情。比如输入员工的工号和身份证号等等。这些编号，往往前面的几位数字是固定的，

29、而后几位数字则是按照正常的排序进行编号。如果我们手工输入这些复杂编号，那当然会很麻烦，而且还很可能会出错，所以，应该想办法让这些事情变得简单些。 1在 Excel 中输入这类问题在 Excel 中可以说是易如反掌。比如要将如 WK200304001 这样的编号输入到 B2B300 单元格区域中。其中，前面的 WK200304 是固定的，后面有数据则是正常编号。那么，我们应该先选中 B2B300 单元格区域，然后，点击菜单命令“格式单元格”，打开“单元格格式”对话框，点击“数字”选项卡。在左侧的“分类”列表中选择“自定义”，然后在右侧“类型”下文的输入框中输入“WK20030400#”(引号不必

30、输入)，确定，如图 1 所示。图 1如此设置以后，输入编号时，我们只需要在 B2 至 B4 单元格中分别输入 1、2、3，那么就可以得到合乎要求的 WK200304001 样的编号了。选中这三个单元格，将鼠标定位于填充句柄，向下拖动至B300 就可以完成自动填充了。2在 Word 中输入 相比之下，在 Word 中输入类似的复杂编号就没有 Excel 这么灵活了。不过，要简化输入过程还是完全可以做到的。首先点击菜单命令“格式项目符号和编号”，打开“项目符号和编号”对话框。点击其中的“编号”选项卡，选中其中除“无”以外的任意一种编号方式，这样，对话框下方的“自定义”按钮就可以使用了。点击“自定义

31、”按钮，打开如图 2 所示的“自定义编号列表”对话框。在最上方的“编号格式”输入框中删除原有内容，再输入“WK200304”(引号不必输入)。点击“编号样式”下拉按钮，在列表中选择“01，02，03”样式，并可以在右侧的“起始编号”处指定起始编号，设置效果可以在下面的“预览”中实时看到结果。完成后点击确定，就可以得到第一个编号了。在其后方输入相应的内容后按回车键，则可以自动出现“WK20030402”号码。其它依此类推。图 2不过，用这种方法完成输入的缺点也是显而易见的。那就是如果我们的数据比较多，而最后几位又要求位数固定，那是不容易做到的。所以，如果遇到这种要求，不妨在 Excel 中先行输

32、入，然后再复制粘贴到 Word 中来。使用工作区一次打开多个 Excel 工作簿许多人在使用 Excel 时，可能会同时使用多个工作簿进行工作。每次开机时，如果按普通的方法将这几个工作簿一个一个地打开，特别是当这些工作簿分散于不同的分区或不同的文件夹中时，这项工作就会比较费劲，日久天长，自然不胜其烦。 其实，使用工作区，可以实现一次性打开多个 Excel 工作簿，下面介绍具体的操作方法。一、在工作区中保存工作簿1、先将所有平时工作要用的工作簿在 Excel 中打开，关掉任何不想保存到工作区中的工作簿。2、从“开始”菜单中，选择命令“保存工作区”。3、在弹出的“保存工作区”对话框中，选择一个保存

33、的位置，并输入一个文件名。如果希望能够快速打开这个工作区文件，可以将它保存到桌面上，如下图所示。二、使用工作区一次性打开多个工作簿选择菜单命令“文件|打开”(或按快捷键 Ctrl+O)，从弹出的“打开”对话框中找到上面保存的工作区文件，将其打开。如果工作区文件保存在桌面上，则可以直接双击该文件将其打开。Excel 中用内置序列功能快速输入员工姓名先将员工姓名输入到一列(行)连续的单元格区域中，然后选中他们，执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框(如图)，切换到“自定义序列”标签下，按“导入”按钮将其导入到序列中，确定返回。以后，只要输入序列中某个员工的姓名，然后用“填充柄”拖拉，即可输入该员

34、工后续的姓名了。注意：序列定义好了以后，原来工作表中输入的员工姓名可以删除；此序列对所有的 Excel工作簿文档都有效。在“自定义序列”标签，我们可以看到所有的“内置序列”。Office 超强技巧连载Excel 打印技巧没有打印机一样可以打印预览在没有安装打印机的电脑上按下 Excel 的“打印预览”按钮后，Excel 会却提示没有安装打印机，且无法打印预览。其实，只要单击“开始”“设置”“打印机”，然后双击“添加打印机”项目，再随便安装一个打印机的驱动程序。重启 Excel，就会发现已经可以打印预览了。打印指定页面一个由多页组成的工作表，打印出来后，发现其中某一页（或某几页）有问题，修改后，

35、没有必要全部都打印一遍！只要选择“文件”“打印”（不能直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，否则是将整个工作表全部打印出来），打开“打印内容”对话框，选中“打印范围”下面的“页”选项，并在后面的方框中输入需要打印的页面页码，再按下“确定”按钮即可。首行重复打印当工作表大于 1 页时，用户一般希望在打印时能在每一页中均能包含首行，你可以这样设置，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，接下来只需在“打印标题顶端标题行”文本框中输入：:类似的字符，或用鼠标将工作表中的首行拖过来也可以，以后就该表格首行就会打印在每页了。表格也缩印有时为工作需要，可能要求将多页内容调整为一页打印出来（在 Wor

36、d 中可以通过“缩放”技巧来实现），可选择“文件”“页面设置”，再在打开的“页面设置”对话框中单击“页面”标签，在“缩放”组下有一个“调整为”选项，只要在这里键入打印工作表内容时所需要的页数（注意页宽和页高两个值必须一致）就可以了。不过，此功能对于与纸张高、宽比例严重不协调的工作表来说，建议不要采用，否则会严重影响打印效果。打印选定区域选定需要打印的区域，执行“文件”“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。如果经常要打印固定的某个区域，可以先选定相应区域，再执行“文件”“打印区域”“设置打印区域”。经过这样的设置后，无论是执行菜单的打印

37、命令，还是直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，均可将设置的区域打印出来。此时，如果想打印别的内容，就必须先执行“文件”“打印区域”“取消打印区域”命令，然后再进行打印操作。打印不连续的单元格（区域）如果仅仅需要将一些不连续的单元格（区域）中的内容打印出来，那么在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格（区域），选中多个不连续的单元格（区域，如A2.B2:C8.D10），然后选择“文件”“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格（区域）分开，打印在不同页面上（即 A2 打印在一张纸上，B

38、2:C8 打印在另一张纸上）。如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行“视图”“视面管理器”，打开“视面管理器”对话框，按其中的“添加”按钮，在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称（如“打印”等），确定退出。以后需要打印时，再打开“视面管理器”对话框，选中“打印”视图项，按“显示”按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。打印不连续的行（或列）有时，需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来，可以在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标左键单击行（列）标，选中不需要打印出来的多个不连续的行（列），右击鼠标，选“隐藏”选项，将其隐藏起来

39、，然后再执行打印操作就可以了。将公式打印出来如果要将单元格中的公式打印出来，则执行“工具”“选项”，在“视图”标签中，选中“公式”选项，确定退出。此时，工作表中含有公式的单元格，不是显示公式的运算结果，而是显示出具体公式，执行打印操作，即可将公式打印出来。一次打印多个工作表在按住 Shift（或 Ctrl）键的同时，用鼠标在需要打印的工作表名称上单击，即可选中多个连续（或不连续）的工作表，进行正常的打印操作，即可将选中的工作表一次打印出来。在“打印内容”对话框中，选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项，再确定打印，即可一次性将整个工作簿中所有工作表打印出来。让每一页都打印出标题行一个由多页组

40、成的表格，通常需要在每一页上都打印出标题行：执行“文件”“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”标签，在“顶端标题行”后面的方框中输入：:（这里假定第 2 和第 3 行为标题行，$符号在英文状态下，用 Shift+4 组合键输入），确定退出，再打印时，系统会自动为每一页加上标题行。如果在“左端标题列”后面的方框中输入列标题区域，就可以为每一页添加上列标题。异地打印 Excel 表格如果某台电脑（A 电脑）没有安装打印机，而另一台有打印机的电脑（简称 B 电脑）上却没有安装Excel，可这样操作：先在 A 电脑上安装一下 B 电脑打印机的驱动程序，再打开需要打印的 Excel工作簿，

41、调出“打印内容”对话框，将打印机设置成 B 电脑上的打印机，选中“打印到文件”选项，并设置好其他选项，按“确定”按钮，在随后弹出的“打印到文件”对话框中输入一个文件名（如a.prn）后，再按“确定”按钮。然后将 a.prn（保存在“我的文件”文件夹中）文件拷贝到电脑B 中，在 DOS 状态下（Windows 下的“MS-DOS 方式”也可以），在文件所在的目录中，执行“copy a.prn lpt1”命令，即可将 Excel 工作表打印出来。让工作表居中打印有时，可能需要打印的数据不是很多。如果直接打印，这些内容有可能会集中在纸张顶端，看起来很不美观，但如果人工调整又非常麻烦。这时，只要选择“

42、文件”“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项页，如果希望工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，只要在“居中方式”小节下勾选“水平”复选框即可；如果希望工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，只要勾选“垂直”复选框，当然建议同时勾选这两个复选项，这样就美观多了。自动避开错误值打印当工作表中存在公式时，有时难免会出现一些错误信息，当然不想在打印时将这些错误信息也显示出来。选择“文件”“页面设置”，单击“工作表”标签，再单击“打印”选项组下“错误单元格打印为”下拉列表框，再从中将缺省的“显示值”改为“空白”，这样就不会将屏幕上显示的错误信息也打印出来，而是只打印空白单元格。打印公

43、式原形首先，需要在工作表中将公式显示出来才行，在“工具”“公式审核”菜单下选中“公式审核模式”选项即可。然后选择“文件”“打印”，接着单击“选项”按钮来选定区域、活动工作表或整个工作簿。调整打印机的分辨率单击“文件”“打印”，在打开的“打印内容”中单击“属性”按钮，然后在打开窗口的对话框下“打印质量”下拉框中可以选择一种点数较低的分辨率，例如 360 点/英寸，这样打印起来速度就会快很多。以草稿方式打印以草稿方式打印工作表时，将忽略格式和大部分的图形，这样也可以达到提高打印速度的目的，大家要做的只需选择打印机设置框中的“按草稿方式”复选框。以单色方式打印如果工作表中有很多彩色格式设置，那么要采

44、用单色打印的方式，这样 Excel 在打印时就会自动将彩色字体和边框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以选择打印机设置框中的“单色打印”复选框。不让表头到表格中有时打印表格线时，经常会把表头也弄到表格里面。这时，可以选取表格中需要打印的区域（记住不要选择表头），然后单击快捷工具栏中“边框”按钮旁边的小三角形符号，在出现的边框样式中选“所有框线”就行了。这样，打印出来后，表头就再也不会跑到表格里面去了。快速打开打印机窗口Excel XP 具有后台打印功能，执行打印任务时，你可以在前台继续从事其他操作，而系统会在后台进行打印，状态栏会显示一个打印机图标。此时，只需双击状态栏中的打

45、印机图标即可打开打印机状态窗口，从中可快速执行暂停、删除打印等操作。打印预览的妙用假设 Excel 的一个工作簿建有两个工作表，现第二个工作表的页码要接着第一个工作表的页码。只要选中第二个工作表，按“打印预览”“设置”，进入“页面设置”“页面”，最下面有一项“起始页码”，默认是自动，现修改其默认值即可，如第一个工作表的结束页码是 5，那么在起始页码中输入 6。打印行号和列标选择“文件”“页面设置”命令，单击“工作表”标签，再选中“行号列标”复选框即可。不打印图形对于一个图文混排的文件，常常需要校对其中的文本，为了节省纸张和油墨，不打印其中的图片。你可以通过下面两种方法来实现：（1）执行“工具”

46、“选项”，单击“打印”标签，将“打印文件附加信息”下面的“图形对象”复选框前面的对号去掉。（2）在“打印”对话框中，按下端的“选项”按钮，即可单独打开“选项”对话框中的“打印”标签，去掉“图形对象”前面的对号去掉。纵横向纸张混合打印有时，文件中插入表格，而表格需要横向输出时，可这样设置：将光标定位在表格所在页（即需要横向输出的页）的开头，打开“页面设置”对话框，在“页边距”标签下，将纸张类型设置为“横向”，按“应用于”右边的下拉按钮，选“插入点之后”选项，确定退出；再将光标定位在后面需要恢复“纵向”输出页的开头，仿照上面的操作，将纸张类型设置为“纵向”。双面打印（1）在“打印”对话框中，按下端

47、“打印”右边的下拉按钮，选定“奇数页”选项，“确定”打印，“奇数页”打印完成后，将打印了内容的纸张翻过来装入打印机（顺序千万不要搞错哟），再将“偶数页”打印上去就行了。（2）在“打印”对话框中，选中“人工双面打印”选项，“确定”打印，“奇数页”打印完成后，系统会弹出一个提示打印另一面的对话框，此时，将打印了“奇数页”内容的纸张翻过来装入打印机，按下上述对话框的“确定”按钮，将“偶数页”内容打印上去就好了。小提示如果打印机有夹纸的“不良”习惯，请采取前面的“打印指定页面”的做法，一页一页实现双面打印。尽管此法很麻烦，但最可靠！打印连续页码默认情况下，打印 Excel 表格时，每个工作表中的表格页

48、码都是从 1 开始编号的。如果需要将多个工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数，接着切换到第二个工作表。单击“文件”“页面设置”，进入“ 页眉/页脚”选项卡，再单击“自定义页眉”（或“自定义页脚”）按钮打开对话框。根据需要单击其中的“左”、 “中”或“右”框，再单击带有 “#”字样的按钮，即可将“&页码 ”放入框中。如果要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只须在“&页码 ”后输入后者的总页数（即尾页码，例如 11） ，使其变成“&页码+11”的样子。如果必要，还可以在“&页码+15”前后加上“第”和“ 页”字样，使其变成“第&

49、页码 +11 页”。最后按上面介绍的方法操作，就可以打印页码连续的多个工作表了。小提示采用上述方法打印连续页码时， “页面设置”、 “页面”选项卡中的“ 起始页码”选项应为“自动”。利用 Excel 2003 中共享工作簿功能在“工具”菜单中单击“共享工作簿”命令，然后选择“编辑” 选项卡，选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，在“高级”选项卡中可以对“自动更新间隔”、“用户间修订冲突解决方法”以及“个人视图属性”等进行设置，在通常情况下，“高级”选项卡中的各个参数可直接使用系统默认值，然后单击“确定”即可。出现提示时，保存工作簿。在“文件”菜单中单击“另存为”，然后将共享工作簿保存在共享文件夹内。然后将各个工作表分别命名为各部门的名称，如“一分店”、 “二分店”等。提示 这时标题栏中的文件名后会多出“共享”两字，表示共享工作簿设置成功。在进行操作时，要求每个分店的工作表只能由该分店的负责人编辑，其他人只有读的权限。单击“工具保护允许用户编辑区域”，在打开的窗口中单击“新建”按钮，进入”新区域”对话框。在“新区域”窗体的“标题”框中输入用户名，单击“引用单元格”输入框右侧的按钮，