1、3.4 控制活动3.4.1、销售与收款循环1. 有关职责分工的政策和程序公司建立了下列职责分工政策和程序：(1)不相容职务相分离。主要包括：订单的接受与赊销的批准、销售合同的订立与审批、销售与运货、实物资产保管与会计记录、收款审批与执行等职务相分离。其中合同的审批权限按 合 同 金 额 划 分 ： 合 同 金 额 在 500万 元 以 上 或 周 转 金 在 50万 元 以 上 的 由 销 售公 司 总 经 理 审 批 ， 其 余 的 由 销 售 副 经 理 审 批 ） 。(2)各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或个人不得处理销售与收款业务的全过程。2. 主要业务活动介绍
2、XX股份有限公司现行的销售政策和程序业经董事会批准，如果需对该项政策和程序作出任何修改，均应经董事会批准后方能执行。本年度该项政策和程序没有发生变化。该公司的产品主要是XX及附属产品、垫带、空气弹簧、轮辋等。侧重于XXX的生产和销售，主要面向军工企业。公司的产品既有内销又有外销，其中国内销售主要通过销售公司实现，出口部分由进出口公司代理。本年出口约占总销售额的20%，全部采用海运方式，全部采用海运方式，有三种交货方式：FOB、CRF、DDU，两种付款条件：TT、L/C，货物以从XX装箱上船为风险报酬转移作为风险、报酬转移的时点。公司的国内客户主要有三大类：代理商、配套商、集团商。产品按订单生产
3、，每年年初公司根据与客户签订年度销售合同的情况，制定年度销售计划，年中根据实际情况进行调整。通常情况下，公司与客户于每年年初签订一份包含全年预计所需商品数量、基本单价等条款的一揽子采购意向。公司根据顾客采购意向总体、生产能力、年度销售计划安排采购原材料及生产计划，实际销售业务发生时，公司与客户签订销售订单。公司发出货物主要交由XX公司承运，部分由客户自行来提货。公司使用 SAP 系统处理销售与收款交易，自动生成记账凭证和顾客清单，并过至营业收入和应收账款明细账和总账。销售处室有销售经理 5 人及订单录入人员等（该销售经理不负责销售业务，主要负责内勤工作），各片区设有片区销售经理，各销售地区设有
4、地区销售经理。（1) 销售1)制定年度销售计划A、公司每年 11 月底根据月度、年度经营活动分析的结果及次年公司生产能力、技改方案等确定次年的销售结构调整方向（各产品系列的总量变化情况），并下达给各片区、部门主管经理，由主管经理据此安排各分公司、办事处上报次年销售计划；B、各片区、分公司及办事处于 12 月中旬完成对当年销售数据的整理，并根据市场调查、经销商和大客户的反馈意见，编写市场情况报告，制订本片区次年销售计划，经片区经理审核后上报总公司销售办公室；C、销售办公室根据本年度公司的销售数据、各片区、部门的销售计划和销售政策建议，及公司产品结构调整方向和市场变化情况，对汇总后的销售计划和销售
5、政策建议进行合理调整，形成次年国内（斜交）销售部的销售计划草案和销售政策建议；D、销售部制订的销售计划草案报公司总经理办公会及财务总监审核通过后下达给各子公司、分公司及各销售片区。2) 赊销的审批A、公司的国内客户分为代理商、集团商、配套商各片区经理、办事处人员对所负责的区域深入调查，选择有资质的潜在客户，并与他们洽谈，并将面谈的结果和双方初步合作意向书面上报销售总经理审核。在签订合同前，片区经理对经销商的资信情况进行调查，并认真核定经销商周转金限额。收到客户的合作意向后，片区经理与客户面谈，并评价客户的信用情况，确定给与的信用额度。所有合同先经各销售地区的经理签字片区经理审批签字销售办公室的
6、王峰、陈虎、张 XX 签字（负责价格及返利审核）财务经理确认客户欠款情况法律顾问审核销售总经理审批。合同金额在 500 万元以下或周转金在 50 万元以下的不需要销售总经理审批，但合同金额在 500 万元以上或周转资金在 50 万元以上的，都需提交销售总经理或公司总经理批准。另外，发展新客户需铺底资金或周转资金的都需要销售总经理审批。信用额度由各销售地区经理根据对客户资信调查情况确定，报各片区经理审批。合同审批表上填列的周转金即给予客户的信用额度。代理商大部分都设有周转金，集团上和配套上部分设有周转金，未设周转金的主要采取款到发货的形式。合同审批后公司要将对客户的信用额度输入 SAP 系统中，
7、每次信用额度的变更都要进系统进行维护。收到客户的发货通知后，公司在系统里下达采购订单，系统会根据客户的欠款金额及信用额度自动计算订单金额是否超出剩余信用额度。如果超过剩下信用额度，订单无法打印并安排进一步发货。销售办公室人员会及时通知各片区经理及销售地区经理通知客户付款，将欠款降低在信用额度之下；如果要超出信用额度发货，各片区经理通知销售地区经理对客户的付款能力进行调查，确认对方付款不存在障碍时再授权销售办公室人员对订单进行解冻，按照原订单发货，但各片区经理和销售地区的经理要对该超出信用额度的部分要承担连带责任，并督促客户月底前必须将欠款降至周转金货赊销额度内B、国外客户公司与中国出口信用保险
8、公司签订保险合同，所有 TT 方式结算的合同都在保险范围内。在发展新客户时，先委托中国出口信用保险公司对客户进行资信调查，保险公司核准该客户的信用额度。公司与客户每次签订合同后，都要将合同金额（或者合同金额加代收的运费及装箱费）告知保险公司承保。只要公司与客户的交易金额在核定的信用额度内，保险公司就未能按时收回的货款承担连带责任；对于部分信用好的老客户，业务人员会不定期通过网络、大使馆、展销会等途径获取客户资料，评估客户的资信情况，并形成书面报告，上报销售经理、总经理莫代宏审批。公司与客户在合同中约定了付款条件（TT 或 L/C），如果采用 TT 付款方式，客户须先预付 30%-40%的货款，
9、公司才予以发货。货物装船后，船运公司将提单提供给公司业务员，业务员会催促客户付款，待客户几乎全额付款公司才将提单寄给客户，余款由中国出口保险公司承担连带责任；如果采用 L/C 结算方式，公司需审核客户出具的信用证无误后才安排发货。3) 签订合同A、内销销售地区经理与客户面谈后达成初步合作意向书后，授权业务员与客户签订销售合同。所有合同先经各销售地区的经理签字片区经理审批签字销售办公室的王峰、陈虎、张毓亚签字（负责价格及返利审核）财务经理确认客户欠款情况法律顾问审核销售总经理审批（金额超过500万元或周转金超过50万元的合同）。公司与代理商实行年代理制，即一年签一次合同，客户每次要货要向公司下达
10、要货通知。公司与集团商、配套商一般在年度中签订合同。公司业务员收到客户的合作意向后，先跟产品调度员确认库存状况及生产能力，再签订合同。B、出口业务员收到客户的询价单财务经理王培泽根据工厂的实际情况对成本进行测算测算数据交公司总经理莫代宏审核签字业务人员根据成本测算数据，结合出口当地市场的平均利润及竞争对手的销售价格制定销售价格表销售经理审核公司总经理审核并签字业务人员向客户报价。签订合同前，业务人员与客户就合同的相关条款（如价格、交货方式、交货时间、付款条件、装运港、目的港、索赔条款等）进行沟通，再签订销售合同。合同经销售经理、总经理莫代宏审批签字。4) 发货A、内销销售人员接收到客户订单后先
11、与产品调度员沟通，确认是否有货，可以发货的订单交销售经理审批，再由信息管理员胡杨、龙飞、张远望、陈意勇录入SAP系统，由系统自动生成连续编号的销售订单（此时系统显示为“未处理”状态）。信息管理员不定期核对本周内生成的销售订单，对任何不连续编号的情况将进行检查。安排发货时，销售办公室人员要打印订单，订单在生成时自动计算客户的剩余赊销额度，如果订单金额超过剩余信用额度，订单无法打印。销售办公室人员要向该片区经理上报，片区经理告知销售地区经理催促客户付款，将欠款金额降低在信用额度下，如果要超过信用额度发货，销售地区经理要调查客户的付款能力，确认对方付款不存在付款障碍时再授权销售办公室人员对订单进行解
12、冻，按照原订单发货，但各片区经理和销售地区的经理要对该超出信用额度的部分要承担连带责任，并督促客户月底前必须将欠款降至周转金货赊销额度内。发货前销售人员要与产品调度员沟通，确认库存状况，再给储运部下达发货订单，斜胶部发货的订单经业务员、销售经理、陈虎（价格审核）签字，全钢XX产品的发货订单只有业务员签章；储运部刘静在发货订单上注明运输方式，交仓储经理欧阳云初签章，并加盖“同意发货”字样的章；储运部开票员认丽莉、颜小平接到刘静的发货通知，将订单信息导入XX公司的系统，并告知XX物流公司来提货。仓库发货交XX物流公司承运，填写发货交接单，发货员和XX承运人签收；XX公司将实际发货数量填入送货单签收
13、，再交给储运部刘静签字审核（送货单分10联，其中白色1联交给财务结算运费，红色2联交给储运部开票，绿色1联交由仓库统计员赵玉梅在SAP系统中录入出库单，黄色1联交给业务部与客户沟通，绿色1联由XX公司带给客户签收，其余联XX留底）； 如果系客户来工厂自行提货的，提货人需在发货订单上签收；如果为了拼车将导致实际发货数与订单数不一致，储运部刘静先通知销售办公室的业务人员，业务人员告知各片区经理，由片区经理或销售地区经理与客户口头沟通，若客户同意按实发数量收货，业务人员告知刘静，刘静通知仓库发货。待收到XX签收的送货单，业务部门按照实发数量修订订单，开票员手工修改原订单数量。仓库发出货物后，发货员在
14、发货交接单上签字（如果客户自提的在发货订单上签字），并将发货交接单交给仓库统计员赵玉梅，赵玉梅先核对发货数量与系统订单数量，并SAP系统中输入出库信息，系统自动生成连续编号的出库单（订单数量必须与实际发货数量一致才能录入）；储运部开票员任丽莉、颜小平核对出库单、送货单、订单信息无误后开具连续编号的系统发票和增值税发票。货物发出后，订单状态由“未处理”变成“已完工”，系统记录收入。B、出口业务人员根据合同约定的发货时间，与综合计划部确认库存状况后在系统中下达销售订单（约定一次交货的合同只下一次订单，分多次交货的合同下多份订单）。订单的编号与即将开出的出口发票一致（出口发票的编号是唯一的且连续），
15、但系统会生成一个连续编号的系统编号。 此时，订单显示为“未处理”状态。仓库根据订单安排发货，交由XX物流公司承运。仓库发货员填写货物交接单，交XX签收。XX将签收的送货单交给储运部。货物运输到广州大朗库。业务人员定舱，由大朗仓库人员安排货物装运，并运输到深圳港口安排报关。货物从大朗仓库发出，大朗仓管员编制装箱单并及时发送电子邮件给相关部门。精忠桥库仓管员根据装箱单在SAP系统中录入出库信息，生成出库单；业务部根据装箱单及时修订订单信息，开具连续编号的出口发票，系统生成收入确认凭证。订单状态由“未处理”变成“已完工”。(2) 记录应收账款 1) 记录应收账款 A、内销发货发出交由XX公司承运，仓
16、库将XX签章的送货单交给储运部刘静签收，再分发到仓库、开票处、业务部等相关部门；仓库统计员赵玉梅根据送货单在SAP系统中输入出库信息，系统自动生成记账凭证，确认收入；储运部开票员校对出库单、送货单、销售订单信息无误后开具系统发票和增值税专用发票（发票一式6联，2联交给客户，1联交财务入账，其余联留底）；应收账款主管罗燕对系统发票、增值税发票、应收账款记账凭证进行校对。校对无误后打印记帐凭证，并在记帐凭证上签章。如有差异，通知业务部、储运部核实。B、外销货物在广州XX仓库装箱，XX仓库人员将装箱单发给公司业务人员。业务人员根据实际装箱的数量在系统中修改销售订单，并开出口发票，其中出口发票一式六联
17、发票，发票存根联由销售部留存，其他联次分别用于报关、出口退税、外汇核销以及财务记账等。XX仓库人员将1份装箱单发给X桥库的仓管员，该仓管员在SAP系统中输入装箱单信息，系统自动生成出库单；业务人员将装箱信息输入系统，系统自动生成应收账款记帐凭证。业务人员将出口发票、合同、报关单、外汇核销单交给 XX 公司，委托其报关。业务人员预定船位，待货物装船离岸后，公司根据船运公司提供的发票结算运费等相关费用。费用结清后，船运公司给公司出具提单。月末，应收账款会计核对记帐凭证、出口发票、装箱单信息是否相符。2) 销售退回、折扣与折让A、内销公司的退货有两种处理方式：1、收到对方开具的红字发票直接冲减收入；
18、2、回购已售货物。公司按照之前的售价回购之前卖出的货物。公司主要以第二种方式为主，回购处理流程：客户与业务人员协商退货客户退货，商品入库，仓库填写入库单三包内勤人员对退回商品进行检测，出具“三包XX产品初检记录表”，监测员及技术部门负责人签字财务部收到客户开具的发票，财务凌晶校对发票，制定单据交业务部业务部在SAP系统中下以45*开头的采购订单财务在系统中做以5*开头的记账凭证（入库凭证）财务应付该客户的款冲应收该客户的款。注：退回的三包胎直接销售给XXXX产品实业开发公司，不直接入库，但帐务处理上有入库的过程3、公司实施“三包”服务。公司设有“三包内勤”和“三包外勤”人员，三包内勤接收客户的
19、理赔申请后，交给销售经理审核，再通知三包外勤深入客户端进行产品检测。如果确属公司的责任，外勤人员填写理赔鉴定书，XX产品运回公司交给技术服务部复检，最后交给技术部总监黄总审批。公司赔偿分实物补偿和价格这让两种方式。价格折扣不是开具红字发票，而是在下次发货时直接扣减发票金额，折扣部分做备查登记。所有的客户索赔表财务留底。斜胶销售索赔金额大多按照复检确定的索赔金额确定，全钢根据初检结果先预估赔偿。全钢赔偿流程：业务员杨玲收到三包外勤的“三包XX产品初检记录”，根据钱其尚未赔付金额制定“销售价格调整执行通知单”，在下次发货时传给开票处开票，财务根据审核发票与价格调整表。B、外销出口产品出现质量问题不
20、采取退货方式，客户若发现质量问题，需出具索赔表，并传真问题胎的照片。公司技术服务部对问题胎进行鉴定，如果相符出具索赔鉴定表交技术服务部经理审批。财务根据索赔鉴定表登记备查记录，在下次发货时在交易金额中给予折让。3) 对账及差异处理公司销售人员每季度根据财务提供的应收账款明细账与客户进行对帐，出现对账差异及时进行调查，并将结果告知销售财务； 财务与客户每半年对帐一次，向期末所有欠款的客户发送对帐单，并要求全部回函，但有小部分未回函。公司收到客户回单后进行汇总，并对对仗结果进行分析。如有差异，应收账款主管罗燕将立即进行调查。对帐差异处理如下：如果属于串户，根据对帐单直接调整；小金额的差异未进行处理
21、；大金额的进行调查；已形成坏账的呈交给财务总监审核，并交董事会批准核销坏账。4) 计提坏账准备和核销坏账公司董事会制订并批准了应收账款坏账准备计提方法和计提比例的会计估计。每年末，应收账款主管罗燕编写应收账款账龄分析表，提交给财务总监复核。但公司未对应收账款进行分析，形成可收回性分析报告。坏帐准备由应收账款主管罗燕负责计提；计提个别坏账准备或核销坏账都由罗燕提出建议和分析报告，交财务总监审核，报董事会批准。(3) 记录税金外销业务，报税员李建东负责收集出口销售的相关单据（报关单、外汇核销单、出口专用发票、代理出口货物证明、纳税申报表、提单、装箱单），审核无误后办理出口退税手续，并将每月应申报的
22、退税款告知股份公司报税员刘昌菊；报税员刘昌菊于每月 10 日前编制增值税纳税申报表，报税务局；财务经理王培泽收到出口退税汇算清缴表在 SAP 系统中生成应收出口退税凭证；实际收到税务部门的退税款时，由财务经理许强将实际收到的退税款与退税申报表数字进行核对，在 SAP 系统中生成记帐凭证。 对销售与收款循环涉及的税金实施实质性程序更为有效，故以下控制程序中将不再涉及税金。(4) 收款A、内销收到顾客已付款通知，由出纳员彭文、李文东前往银行办理托收。款项收妥后，出纳员被查登记收款单据，并将相关单证，如银行结汇水单、银行到款通知单等，交应收账款会计审核并签收（在出纳员的备查簿上签收）；在完成对收款凭
23、证及相关单证的复核后，应收账款会计入账，会计主管罗燕审核并在凭证上签章。如果收到对方的银行承兑汇票，业务员先将汇票交由应收账款主管罗燕审核，再交给黄经理签收，财务再根据已签收的汇票据以入账。B、出口业务员收到客户付款通知后，告知出纳。出纳取得银行回单，先交给业务员审核，核对无误后交给应收账款会计入帐。信用证项下交易款项由委托行代理收款并在收到银行回单后入帐。(5) 维护顾客档案业务员接收客户的资料或自行填写的变更表，经销售经理王峰审批后交业务员在系统内进行更改。不运作的客户或已经解除合同的客户，先由公司法律办事处进行调查，再由业务人员填写债券债务转让申请表，经销售经理、法律办事处、财务处、财务总监、公司法律顾问审批，由业务员系统里面消除该客户信息。财务人员每年检查与客户的交易，若发现长期未有交易的客户，财务人员告知业务人员调查，并催收所欠款项。如果确属不会发生交易的客户，财务人员在系统中将该客户的状态设置为“冻结”。储运部开票员任丽莉、颜小平根据业务员传来的客户信息变更资料表在开票系统中进行修改。
