1、接受订单 我接触的订单大多是以传真形式发送过来的，其他形式的订单与此比较只是发送形式不同罢了，主要内容以及版面大同小异。当来传真电话时，不要怕麻烦，在给对方信号前先问清对方公司名称，防止出现传真中没写明单位名称，虽然这种情况的发生率很低，但正是因为发生率低才容易被忽略，我要做的是杜绝一切纰漏。这个细节的强调是针对与老客户而言。对于新客户，要注意的事情更多也更细致了，这在制作销售合同中再表述。对于口头的订单，在写明对方公司全称后，记录所订货物名称 型号 数量，在询问交货期，再询问对方称呼及联系方式。等确定本方对货物型号 数量以及发货期无问题后，重复相关内容以确认。如有必要，征求一下对方需要的发货
2、方式。当货物之中出现我方没有的型号，看可否用相近型号代替，并且不要说我方“不能做”“做不了”之类的话，可以婉言比如“做起来有些困难”“开模具费用高”“发货期紧不能按时交货”等来推辞。接收完订单后，要把其中内容以及接收时间记录下来，要做到随时可以答出任何一张订单的接收时间，以及订单内容，之后就要写生产任务分配单了。写任务分配单 接收订单后，就要写任务分配单了。要在第一时间内将任务分配单写好。首先是日期，先写日期应该成为一种习惯。客户名称，有时可以直接写到分配单上，为保密起见，有些客户名称可以用一些特殊字符表示。其中注意的细节是，产品的型号 图号 ，有些型号相同的产品而图号不同。并要写清晰数量，并
3、且产品分类要正确，因为订单中产品有多种，每个车间都有特定产品，互不干涉，因此不可将不同车间产品写在同一张分配单上。再者，十分重要的就是写交货期，完成订单是有一定期限的，不可随意拖延。所以要保证交货期。在分配单上注明完工时间，这个时间的掌握也要十分到位，要特别清楚，从产品入库到发货，在到产品到客户手中，这个期间的准确时间，只有把这个时间掌握好，才能把完工期写到分配单上，切不可估摸着写，入库不必太早，太早了浪费资源，并且增加保管费用。没有特殊情况，当然不得拖延入库时间。把分配单写完毕，首先自己检查，必须至少有另一人审核一遍。然后可以下发分配单了。分配单必须保留一份，下发到生产车间一份，还有仓库要保
4、留一份，以备产品入库。产品入库当订单中部分产品完成后，要及时入库。首先库房要整洁干净，要及时整理。产品入库时，首先将入库产品名称 数量 此批货物归属哪家客户，还有入库日期，产品生产车间以及负责人，都要填写清楚，并要把任务分配单中仓库存联填写清楚，并交于库房管理处。接着负责入库人员，把填写清晰并由该车间保存的入库记录及凭证，交于负责发货人员。负责发货人员接到产品入库单据后，应及时按照入库单据核对入库产品，以确保入库产品在型号 数量 名称 客户名称上正确。核对无误后，要将产品合理放置。然后可以将入库内容填写在原始订单上，或者可以在分类抄写一份，以备发货和日后查对时使用。到此产品入库事项已毕，其后就
5、是发货了。发货 当一批货物生产完毕后，或根据客户需要临时急发货时，就该将货物发出了。首先，及时填写发货单和发货明细单，此两项单据应包括所发产品的归属客户名称 发货日期 所发货物的名称 型号 规格 数量 单价，以及该批货物总价格和发货人。这两项单据应和货物一同发出，要把这两项单据密封于信封之中，按照邮寄方式填写信封，特别重要的是 在信封上注明接货方电话联系方式。所邮寄出的该两项单据都应为复印件，并盖有本公司的发货章。原始单据应妥善保存，以备日后需要时查证。货物发出后，应及时电联客户，提醒对方按时接收货物，并要将发货明细单传真对方。所发货物都应在原始订单上有所体现，不得遗漏，并注明发货日期。当一张
6、订单完全做完后，就该及时将该订单撤到相应文件夹中。发毕货后，应及时完成发货帐目的记录，确保分厘不差。还要填写日发货跟踪表，填写清楚，客户名称 发货方式或地点，以及发货件数（以后该项内容详细程度可根据实际情况酌定），如有必要还需加以备注。货物发送要有强大物流做保障。一般情况下，发送货物都要依赖物流公司，以及直接发铁路或航空，或者直接发客车，再有就是快递公司，或者自己完成送货任务。选择物流公司时，要选择信誉好 价格公道的物流公司，并且发同一地点货物时，不能只由一家物流来承担，必须有两家以上物流做保障，以防止在发货出现问题时，不至于手足无措。一定要与物流公司搞好关系，这也是确保货物发送及时的一个小窍
7、门。要和物流公司签定协议，在货物发送出现问题时，赔偿方案。心中要有发货铁路处的全部列车发车时刻表，以及到站时间，并且要清楚地知道列车到客户方的时间，还要有客车的时刻表，还要知道物流公司的工作时间和每个地方的货物用时几天可以到达，还要知道快递公司的工作安排。至此发货问题全部叙述完毕收录工作 首先是订单的保存。对于传真订单，将每一个客户的订单用特定的文件夹保存起来，对于某些特殊订单，如需开模具或出现过异议的，应该做好标记，或再单独存放。对于电子版订单，直接保存就 OK 了。对于图纸的保存，特殊型号 不常用图纸应单独保存，然后每个客户常用图纸也应分类标记保存。每日发货的总数，包括客户名称 发送方式 发货帐目，还有每日每个客户每种产品的发货数目也应统计下来。
