1、深圳市铭晨社工服务中心行政管理制度1.0 总则1.1 目的：为让各位员工更好在铭晨社工展现自我的风采，尽快地适应铭晨，顺利的展开工作，结合机构实际情况，制订本制度。1.2 管理部门：人力资源部负责日常行政事务的管理。1.3 适应范围：本制度适用于机构全体员工。2.0 办公纪律2.1 机构办公布局、办公设施及座位由人力资源部负责规划和布置。2.2 办公区及桌面具体要求 2.2.1 未经人力资源部许可，员工不得擅自挪动办公设备或设施；2.2.2 文件柜上不得摆放杂物，由人力资源部统一规定摆放位置；2.2.3 废纸篓要求摆放在桌下的走道内侧或不显眼处，不得放在走道旁；2.2.4 雨伞不得摆放在办公区
2、；2.2.5 办公桌面要求简单整齐，统一美观。2.2.6 员工下班或外出离开公司时，要求桌面整洁，将重要资料锁入抽屉,座椅推进办公桌。2.3 工作纪律2.3.1 每天提前几分钟到岗，做好工作前的准备；2.3.2 员工上班必须配戴工作牌，洽谈工作时，也须配戴工作牌。2.3.3 工作牌应正面朝外戴于胸前，保持干净、完整，不得放置于衬衣口袋内或用外衣遮挡。发现破损或遗失，应及时申请更换和补发。工作牌遗失，每次收取工本费 5（待定）元。2.3.4 员工因公外出，须填写公出单，由部门负责人签字审批后交考勤负责人（前台综合文员统一管理），如果部门负责人不在可由人力资源部负责人代签；总干事、副干事外出请知会
3、人力资源部。2.3.5 员工因私外出，须提供请假卡，具体详见公司相关考勤规定。员工因公外出返回公司后，由人力资源部前台综合文员在公出单上登记返回时间。2.3.6 员工着装要求整洁，有重要会议或会见客户及对外相关活动，要求员工着机构统一服装。2.3.7 员工着装要求大方得体、正式庄重，与办公环境协调2.3.8 工作语言要求：2.3.8.1 同事见面问候：“你好！”“早上好！”“下午好！”“晚上好！”2.3.8.2 请求同事帮助：“xxx 请求你给与支持！”“能请你帮个忙吗！”2.3.8.3 回报同事支持：“谢谢！有你的支持真好！”2.3.8.4 接听电话（三声之内）：“您好！铭晨社工，请问有什么
4、可以帮到您？”2.3.8.5 同事不在场：“抱歉他不在，方便我帮您转达吗？”2.3.8.6 客户咨询电话：“您说的事情很关键，我将马上与同事协商，XX 分钟后回复您”2.3.8.7 同事之间产生不同观点的冲突：“我有一个想法，你可以参考一下”“我倒是这么想，你看有没有参考意义”2.3.8.8 提倡鼓励同事，赞美同事如：“你一定行！”“你太棒了！只有你才能做到”“有你做同事是我的荣幸！”2.3.8.9 提倡交流与个人技能提升和机构经营改善有关的信息2.3.8.10 不给自己设置框框，勇于挑战自己。2.3.9 内部沟通：机构提倡各个部门、岗位之间建立和谐、顺畅的工作关系。员工可以通过以下公开的渠道
5、开展同事间、部门间的沟通协作。2.3.9.1 例会：部门内部工作信息交流、业绩辅导、任务分配、建议提供、机构信息通告。2.3.9.2 总干事信箱（）：个人建议、疑惑咨询、投诉、征求意见。2.3.9.3 公告栏：发布机构动态、机构新闻、制度规章、人事任命、操作规定等。2.3.9.4 真情园地：鼓励同事、感谢同事、生日祝贺、新婚祝贺、员工活动等情感表白园地。（待建）2.3.9.5 铭晨社工简报：每月 1 期，反映社工专业活动，典型个案，社工知识，双工联动模式等。2.3.9.6 员工大会：每年一次，机构高层的开放日直接面对全员的一次交流会。3.0 电话及传真管理3.1 分类及配置3.1.1 机构电话
6、为市内电话。3.2 基本要求3.2.1 公务电话应长话短说、言简意赅，私人电话不得超过 3 分钟。3.2.2 电话用语3.2.3.1“您好！铭晨社工”3.2.3.2“正在电话中，有什么可以帮到您，请您留下您的联系方式，我们将尽快为您服务。”3.2.3.3“不在座位上，。同上句”，同事不在请代为留言及转告；3.3 费用管理3.3.1 进行总额控制,加强月度费用监督管理。4.0 办公及劳保用品4.1 办公用品4.1.1 办公用品分个人办公用品和公用办公用品4.1.1.1 个人办公用品分易耗性个人办公用品（笔类/胶水/涂改液/纸类/回形针/订书针/橡皮擦等）和耐耗性个人办公用品（文件夹/文件栏/剪刀
7、/介刀/计算器/订书机/打孔器/起钉器/直尺）；4.1.1.2 公用办公用品分易耗性公用办公用品（纸类/打印墨水/炭粉）和耐耗性公用办公用品（文件夹/办公设施等）。4.1.1.3 易耗性办公用品：使用周期短或一次性消耗的办公用品；4.1.1.4 耐久性办公用品：长期使用的办公用品；4.1.2 易耗性个人办公用品实行岗位定额使用制， 12 元/月（待定），特殊岗位例外，如文控等可按工作需要适当增加。4.1.3 易耗性公用办公用品按月度计划申购领用。4.1.4 耐耗性办公用品实行限量使用制。原领用的未核销收缴时，不发放同类用品。员工离职，须退还所领用的耐耗性办公用品，如有损坏，由人力资源部视具体情
8、况要求给予赔偿。公用耐耗性办公用品由部门负责人指定专人领用及保管。4.1.5 个人办公用品实行月度计划申购制。由人力资源部综合文员每月度 30 日前进行次月办公用品需求分部门统计，人力资源部负责人审核，总干事审批，然后购买。特殊情况视情况而定。4.2 劳保用品:指用于公司清洁、环境维护等需要的日常用品，劳保用品不得用于私人用途。4.3 员工领用办公及劳保用品时须按申请计划领用，在指定日期以部门为单位领用，领用时填写办公用品登记表。4.4 办公用品管理人员（综合文员负责）详细填写物品出入库登记表，定期进行盘点。5.0 员工制服管理：5.1 发放对象：社工人员。机构办公室人员不发放工作服。5.2
9、制服标准： （待定）5.3.1 新员工入职之日起，由人力资源部根据岗位不同发放制服。5.3.2 制服费用：每人 元，财务部分两期从员工工资中扣除，从入职后的第 2 个月开始扣，并由财务部出据收据给员工。工作满 3 年后（不含 3 年），全部退还制服费。5.3.3 制服破损或磨损后，可向人力资源部申请更换，以旧换新，如未到相应的退还制服年限，需按照成本价支付款项。如丢失及人为损坏，由个人负责赔偿成本价后，方可领用新的制服。5.3.4 制服退还：员工离职时，工作服需清洗干净退还给公司，财务部会根据相应折旧标准予以扣除折旧额，退还员工制服费。5.4 制服折旧: （待讨论）5.5 制服采购及管理5.5
10、.1 由人力资源部提出采购申请计划，总干事审批后执行。5.5.2 前台负责员工制服的入库及保管，凭入库明细单及发票办理报销手续。6.0 名片管理6.1 名片印制资格6.1.1 部门负责人以上员工；6.1.2 对外联系较多的部门主管以上员工；6.1.3 公关人员、社工、外勤行政人员；6.1.4 对有业务需要联络，但频率不是很多的，可使用公司名片，由人力资源部根据工作需要统一印制、分配。6.2 员工填写名片印制申请单，由部门负责人及人力资源部负责人审核。特殊情况，报人力资源部负责人审批。由相关部门于三个工作日内印制完毕并交付使用。6.3 名片版本的设计和更换（待定）。6.4 员工离职，其名片由人力
11、资源部负责收回、销毁。7.0 邮寄管理7.1 公务邮寄分包裹、速递等。7.1.1 包裹：名片等一般物品类；7.1.2 速递：合同（协议）、委托书、重要文件、凭证及其它等资料，可用速递处理；7.2 人力资源部（前台）应做好速递的登记工作。8.0 安全管理8.1 树立安全防范意识，共同做好保卫工作，是每一位员工的义务和责任。一旦发现异常情况，应及时查问并报人力资源部。8.2 严禁精神病人，酗酒人员等情绪不正常人员进入办公与经营区域；严禁携带枪支、弹药、刀械、危险品人员进入公办公与经营区域。8.3 出入办公区域的来客实行登记制度，严禁闲杂人员进入办公场所。8.4 员工下班时要求关闭空调、电脑、电源等
12、，锁好文件柜、保险柜和各办公室的门，关好窗户。财务人员要严格遵守现金保管制度。8.5 员工须妥善保管机构专用钥匙，不得擅自转交他人。使用机构的贵重物品，如有损坏或遗失，须照价赔偿。私人贵重物品不得存放在机构，如丢失，机构不负责任。8.6 注意防火、防盗。不能擅接电线。除楼梯口外，公司内禁止吸烟。吸烟区严禁乱扔烟头。如发现事故苗头或闻到异味，必须立即查找处理并及时报告人力资源部。8.7 员工必须熟记火警电话、讯号，熟悉走火通道及出口位置，掌握灭火器具的使用方法。在救火过程中听从消防中心的指挥。如发生火警，无论程度大小，必须采取以下措施：8.7.1 保持镇静，不可惊慌失措；8.7.2 呼唤附近的同
13、事援助并报机构领导；8.7.3 直拨火警电话：119，清楚说出火警地点、燃烧物质、火势情况及公司名称、本人姓名；8.8 在不影响人员安全疏散的情况下，把火警现场的所有门窗关闭，将电源切断，采取有效措施进行补救。切记不可使用电梯，一定要从楼梯上下。8.9 定期检查各类电器使用情况；定期检查办公与经营区域消防设备。8.10 严禁携带易燃易爆及有毒物品到机构。9.0 执行监督9.1 人力资源部负责行政制度的执行与监督，有权视执行情况予以处罚，如出现疏于检查、处罚不公、徇私舞弊等现象，将追究人力资源部相关人员责任。9.2 人力资源部负责办公纪律执行与监督。对违纪行为纳入该员工考核，视情节轻重给予相应的行政处罚。
